Beranda kerja resignasi surat tutorial

Panduan Lengkap: Cara Bikin Surat Resign Tulis Tangan

Diperbarui: • 0 • menit membaca
Daftar Isi

Mengundurkan diri dari pekerjaan alias resign memang bukan keputusan yang mudah. Ada banyak faktor yang harus dipertimbangkan. Nah, salah satu tahapan penting saat memutuskan untuk resign adalah membuat surat pengunduran diri. Meskipun di era digital ini surat seringkali diketik atau bahkan dikirim via email, ada kalanya kamu perlu atau justru memilih membuat surat pengunduran diri secara tulis tangan.

Kenapa harus tulis tangan? Mungkin karena aturan perusahaan masih tradisional, atau bisa juga kamu ingin memberikan sentuhan personal yang terasa lebih tulus dan penuh hormat. Apapun alasannya, membuat surat pengunduran diri tulis tangan tetap harus dilakukan dengan benar, sopan, dan profesional. Yuk, kita bahas langkah demi langkah cara membuatnya!

Kenapa Memilih Surat Tulis Tangan?

Di tengah gempuran surat digital, memilih cara konvensional seperti tulis tangan mungkin terdengar kuno. Tapi tunggu dulu, ada beberapa situasi atau alasan kuat kenapa seseorang justru memilih opsi ini:

  • Persyaratan Perusahaan: Beberapa perusahaan, terutama yang berskala kecil atau punya manajemen lebih tradisional, mungkin masih meminta format surat tulis tangan. Ini seringkali untuk memastikan keaslian tanda tangan dan memberi kesan formal yang kuat.
  • Sentuhan Personal: Surat tulis tangan sering dianggap lebih personal dan menunjukkan usaha lebih. Ini bisa jadi cara untuk menunjukkan rasa hormat dan terima kasih yang mendalam kepada atasan atau perusahaan.
  • Kondisi Tertentu: Mungkin kamu bekerja di lokasi yang sulit akses ke komputer atau printer, sehingga menulis tangan adalah satu-satunya pilihan yang memungkinkan saat itu juga.

Apapun alasannya, surat pengunduran diri tulis tangan tetap memiliki kekuatan dan kesannya tersendiri, asalkan dibuat dengan rapi dan sesuai kaidah.

Contoh menulis surat
Image just for illustration

Komponen Wajib dalam Surat Pengunduran Diri Tulis Tangan

Sama seperti surat resmi pada umumnya, ada beberapa elemen kunci yang nggak boleh ketinggalan dalam surat pengunduran diri tulis tanganmu. Keberadaan elemen-elemen ini penting agar suratmu jelas, sah, dan profesional.

1. Identitas Pengirim dan Penerima

  • Identitasmu: Nama lengkap, jabatan terakhir, dan mungkin ID karyawan (jika relevan dan umum di perusahaanmu). Ini untuk memastikan siapa yang mengundurkan diri.
  • Identitas Penerima: Kepada siapa surat ini ditujukan. Biasanya kepada HRD (Human Resources Department) dan/atau atasan langsungmu (Manager/Supervisor). Sebutkan nama dan jabatan mereka (jika diketahui dan relevan) serta nama perusahaan.

2. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat

Ini krusial untuk dokumentasi. Menunjukkan kapan surat tersebut dibuat. Tulis di bagian atas surat, biasanya di kanan atau kiri atas. Formatnya standar: [Nama Kota], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]. Contoh: Jakarta, 26 Oktober 2023.

3. Salam Pembuka

Gunakan salam pembuka yang formal namun tetap hangat. Contoh yang paling umum adalah “Dengan Hormat,”.

4. Isi Surat (Inti Pesan)

Ini adalah bagian terpenting. Di sini kamu menyatakan niatmu untuk mengundurkan diri. Pastikan isinya jelas dan lugas.

  • Pernyataan Jelas: Sebutkan dengan tegas bahwa kamu mengundurkan diri.
  • Tanggal Efektif: Kapan hari terakhir kamu bekerja. Ini penting banget dan harus disepakati bersama perusahaan, idealnya sesuai dengan masa pemberitahuan (notice period) yang tertera di kontrak kerja atau kebijakan perusahaan (umumnya 2 minggu atau 1 bulan).
  • Alasan Pengunduran Diri (Opsional): Kamu bisa mencantumkan alasanmu, tapi tidak wajib secara hukum (kecuali diminta oleh perusahaan atau kontrak). Jika dicantumkan, sampaikan secara umum dan positif (contoh: mencari tantangan baru, melanjutkan pendidikan, fokus ke keluarga), hindari mengeluh atau menyalahkan pihak lain.
  • Ucapan Terima Kasih: Tunjukkan apresiasimu atas kesempatan, pengalaman, dan pembelajaran yang didapat selama bekerja di sana. Ini meninggalkan kesan baik.
  • Permohonan Maaf: Meminta maaf jika ada kesalahan selama masa kerja. Ini menunjukkan kerendahan hati dan profesionalisme.
  • Kesediaan Membantu Transisi: Menawarkan bantuan untuk melatih pengganti atau menyelesaikan tugas-tugas penting sebelum keluar. Ini menunjukkan tanggung jawab.

5. Salam Penutup

Sama seperti salam pembuka, gunakan salam penutup yang formal. Contoh: “Hormat saya,” atau “Dengan hormat,” diikuti koma.

6. Tanda Tangan dan Nama Jelas

Karena ini surat tulis tangan, tanda tanganmu menjadi validasi utama. Bubuhkan tanda tangan di atas nama lengkapmu yang juga ditulis tangan dengan jelas.

Struktur Ideal Surat Pengunduran Diri Tulis Tangan

Supaya suratmu rapi dan informatif, ikuti struktur standar surat formal. Ini diagram sederhana yang bisa jadi panduan:

mermaid graph TD A[Mulai] --> B(Kepala Surat: Tempat, Tanggal); B --> C(Penerima: Yth. [Nama/Jabatan/Perusahaan]); C --> D(Salam Pembuka: Dengan Hormat,); D --> E{Isi Surat - Paragraf Utama}; E --> F(Pernyataan Pengunduran Diri + Tanggal Efektif); F --> G(Alasan Pengunduran Diri - Opsional); G --> H(Ucapan Terima Kasih); H --> I(Permohonan Maaf); I --> J(Kesediaan Membantu Transisi); J --> K(Penutup Singkat); K --> L(Salam Penutup: Hormat Saya,); L --> M(Tanda Tangan); M --> N(Nama Jelas); N --> O[Selesai];
Diagram di atas menunjukkan alur penulisan surat pengunduran diri, mulai dari bagian paling atas (kepala surat) hingga bagian paling bawah (nama jelas). Setiap kotak merepresentasikan elemen penting yang harus ada dalam urutan yang tepat.

Nah, sekarang kita jabarkan urutannya:

  1. Tempat dan Tanggal: Pojok kanan atas. Contoh: Jakarta, 26 Oktober 2023
  2. Kepada Yth.: Di bawah tempat dan tanggal, biasanya di sebelah kiri. Tulis lengkap nama/jabatan penerima dan perusahaan.
    • Contoh: Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Manajer/HRD], Manager/Kepala Departemen [Nama Departemen], di [Nama Perusahaan], [Alamat Perusahaan]
  3. Perihal: Di bawah Kepada Yth., tulis perihal suratmu. Cukup singkat dan jelas.
    • Contoh: Perihal: Surat Pengunduran Diri
  4. Dengan Hormat, : Di bawah perihal.
  5. Isi Surat (Paragraf 1): Ini bagian inti. Sampaikan niatmu mengundurkan diri, sebutkan namamu, jabatanmu, dan tanggal efektif terakhir bekerja.
    • Contoh: Melalui surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: [Nama Lengkapmu] Jabatan: [Jabatan Terakhirmu] Dengan ini memberitahukan pengunduran diri saya dari jabatan [Jabatan Terakhirmu] di [Nama Perusahaan], terhitung mulai tanggal [Tanggal Efektif Terakhir Bekerja].
  6. Isi Surat (Paragraf 2 - Opsional Alasan): Jika ingin atau perlu menyampaikan alasan.
    • Contoh: Keputusan ini saya ambil karena [Sebutkan alasan umum dan positif].
  7. Isi Surat (Paragraf 3 - Terima Kasih & Maaf): Gabungkan ucapan terima kasih dan permohonan maaf.
    • Contoh: Saya ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kesempatan dan kepercayaan yang telah diberikan kepada saya untuk bekerja dan berkembang di [Nama Perusahaan] selama [Durasi Bekerja, misal: 3 tahun]. Saya juga memohon maaf yang setulus-tulusnya apabila selama saya bergabung terdapat kesalahan baik dalam perkataan maupun perbuatan yang mungkin kurang berkenan.
  8. Isi Surat (Paragraf 4 - Bantuan Transisi): Tawarkan bantuan jika memungkinkan.
    • Contoh: Saya berharap [Nama Perusahaan] terus maju dan berkembang. Saya bersedia membantu semaksimal mungkin dalam proses serah terima tugas dan transisi demi kelancaran operasional perusahaan.
  9. Penutup: Kalimat penutup yang singkat dan formal.
    • Contoh: Demikian surat pengunduran diri ini saya buat dengan kesadaran penuh tanpa paksaan dari pihak manapun. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
  10. Hormat saya, : Di bawah penutup, biasanya di kanan bawah.
  11. Tanda Tangan: Di bawah salam penutup.
  12. Nama Jelas: Di dalam kurung atau di bawah tanda tangan.

Persiapan Sebelum Menulis

Sebelum mulai menorehkan tinta di kertas, ada baiknya kamu melakukan persiapan:

  1. Siapkan Alat Tulis Terbaik: Gunakan pulpen tinta hitam atau biru yang lancar dan tidak mudah luntur atau beleber. Hindari pensil atau spidol.
  2. Pilih Kertas yang Tepat: Gunakan kertas HVS putih polos standar (ukuran A4 atau F4) yang bersih dan tidak lecek atau sobek. Kertas bergaris bisa membantu menjaga kerapian tulisan, tapi pastikan garisnya tidak terlalu mencolok.
  3. Buat Draf: Sangat disarankan untuk menulis draf di kertas lain terlebih dahulu. Ini membantumu menyusun kalimat, mengecek ejaan, dan menghindari kesalahan fatal di kertas asli. Kamu bisa coba beberapa kali sampai drafnya sempurna.

Tangan memegang pulpen di atas kertas
Image just for illustration

Tips Agar Surat Tulis Tanganmu Rapi dan Terbaca

Menulis tangan butuh skill tersendiri, apalagi jika tulisanmu cenderung kurang rapi. Tapi jangan khawatir, ada tipsnya:

  • Tulis Pelan-Pelan dan Hati-Hati: Jangan terburu-buru. Fokus pada setiap huruf yang kamu bentuk.
  • Jaga Ukuran dan Spasi Konsisten: Usahakan ukuran hurufmu relatif sama dan jarak antar kata/baris teratur.
  • Gunakan Garis Bantu (Jika Perlu): Jika kertasmu polos, kamu bisa meletakkan kertas bergaris di bawahnya sebagai panduan agar tulisanmu lurus. Atau gunakan pensil untuk membuat garis tipis yang nanti dihapus setelah tinta kering sempurna.
  • Minimalisir Core-an: Kesalahan adalah musuh utama surat tulis tangan. Jika salah sedikit dan masih bisa diperbaiki dengan rapi menggunakan tip-ex atau correction tape secukupnya, silakan. Tapi jika kesalahannya mayor atau koreksiannya jadi terlihat tidak rapi, sangat disarankan untuk menulis ulang dari awal. Lebih baik buang satu lembar kertas daripada suratmu terlihat ceroboh.
  • Pastikan Tinta Kering Sempurna: Sebelum melipat atau memasukkan surat ke amplop, pastikan tinta benar-benar kering untuk menghindari noda atau coretan.

Hal Lain yang Perlu Diperhatikan

  • Nada dan Bahasa: Meskipun ditulis tangan, nada surat harus tetap profesional, sopan, dan penuh rasa hormat. Hindari penggunaan bahasa gaul atau terlalu santai. Gunakan kata-kata yang formal.
  • Koreksi Ulang (Proofread): Setelah selesai menulis, baca ulang dengan teliti. Cek apakah ada kesalahan ejaan, tata bahasa, atau informasi yang salah (terutama tanggal efektif). Karena tulis tangan, kesalahan bisa luput dari perhatian.
  • Buat Salinan: Penting! Fotokopi surat yang sudah kamu tanda tangani sebelum menyerahkannya. Ini adalah bukti bahwa kamu telah mengirimkan surat pengunduran diri sesuai prosedur dan memiliki catatan tanggalnya.

Kapan dan Bagaimana Menyerahkan Suratnya?

Timing is everything! Menyerahkan surat pengunduran diri ada aturannya:

  • Sesuai Notice Period: Pastikan tanggal penyerahanmu memungkinkan kamu memenuhi notice period (misalnya, menyerahkan hari ini untuk efektif 2 minggu/1 bulan lagi).
  • Jadwalkan Pertemuan: Idealnya, sampaikan niatmu secara lisan terlebih dahulu kepada atasan langsungmu, lalu serahkan suratnya secara fisik. Jangan sampai atasanmu tahu dari orang lain atau hanya menerima surat tanpa pembicaraan.
  • Kepada Siapa: Serahkan surat ini kepada atasan langsungmu dan/atau bagian HRD. Pastikan ada bukti penyerahan jika memungkinkan (misal, meminta tanda terima atau memfoto saat penyerahan jika perusahaan mengizinkan).
  • Jaga Kerahasiaan (Awalnya): Hindari mengumumkan resign-mu ke rekan kerja sebelum memberitahu atasan dan HRD. Ini menjaga etika profesional.

Contoh Singkat Format Surat Pengunduran Diri Tulis Tangan

Berikut adalah kerangka dasar yang bisa kamu tulis tangan:

[Tempat], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]

Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Manajer/HRD]
[Jabatan Manajer/HRD]
di
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Perihal: Surat Pengunduran Diri

Dengan Hormat,

Melalui surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama           : [Nama Lengkapmu]
Jabatan        : [Jabatan Terakhirmu]

Dengan ini memberitahukan pengunduran diri saya dari jabatan [Jabatan Terakhirmu] di [Nama Perusahaan], terhitung mulai tanggal [Tanggal Efektif Terakhir Bekerja].

[Paragraf Opsional: Alasan pengunduran diri, contoh: Keputusan ini saya ambil karena alasan pribadi.]

Saya ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kesempatan dan pengalaman yang telah diberikan kepada saya selama bekerja di [Nama Perusahaan] selama [Durasi Bekerja]. Saya juga memohon maaf yang setulus-tulusnya apabila selama saya bergabung terdapat kesalahan baik dalam perkataan maupun perbuatan.

Saya berharap [Nama Perusahaan] terus maju dan berkembang. Saya bersedia membantu semaksimal mungkin dalam proses serah terima tugas dan transisi demi kelancaran operasional perusahaan.

Demikian surat pengunduran diri ini saya buat dengan kesadaran penuh. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,


(Tanda Tanganmu)


[Nama Lengkapmu]

Ingat, ini hanya contoh format. Kamu bisa menyesuaikan redaksi kalimatnya agar sesuai dengan gayabahasamu namun tetap dalam koridor formalitas.

Fakta Menarik Seputar Resign dan Surat Pengunduran Diri

Mundurnya seorang karyawan adalah dinamika yang biasa terjadi di dunia kerja. Ada beberapa fakta menarik terkait hal ini:

  • Alasan Utama: Survei menunjukkan bahwa alasan utama karyawan resign bukan hanya soal gaji, tapi juga kesempatan berkembang yang terbatas, hubungan yang kurang baik dengan atasan/rekan kerja, budaya perusahaan yang tidak cocok, dan mencari work-life balance yang lebih baik.
  • Masa Pemberitahuan (Notice Period): Konsep notice period bertujuan memberi waktu perusahaan mencari pengganti dan memastikan transisi berjalan lancar. Durasi minimum notice period sering diatur dalam undang-undang ketenagakerjaan atau kontrak kerja. Di Indonesia, seringkali 1 bulan untuk karyawan tetap, tapi bisa bervariasi.
  • Exit Interview: Banyak perusahaan melakukan exit interview (wawancara keluar) setelah karyawan menyerahkan surat pengunduran diri. Tujuannya adalah mendapatkan masukan konstruktif dari karyawan yang keluar mengenai pengalaman kerja, budaya perusahaan, atau alasan mereka pergi. Jujur tapi tetap profesional saat exit interview sangat dianjurkan.
  • Pengaruh Terhadap Reputasi: Cara kamu resign (termasuk cara penyerahan surat) bisa memengaruhi reputasimu di dunia profesional. Meninggalkan kesan baik itu penting untuk referensi kerja di masa depan.
  • “Quiet Quitting”: Fenomena ini bukan resign dalam arti sebenarnya, melainkan memilih untuk hanya melakukan pekerjaan sesuai deskripsi kerja minimal, tanpa usaha ekstra. Ini berbeda total dengan pengunduran diri formal menggunakan surat. Surat pengunduran diri menunjukkan niat untuk benar-benar mengakhiri hubungan kerja.

Mengetahui fakta-fakta ini bisa memberimu perspektif yang lebih luas mengenai proses resign yang akan kamu jalani.

Risiko dan Alternatif Selain Tulis Tangan

Memilih tulis tangan memang punya kelebihan personal, tapi ada juga risikonya:

  • Kurang Rapi: Jika tulisan tanganmu tidak rapi, suratmu bisa terlihat tidak profesional dan sulit dibaca.
  • Sulit Dikoreksi: Kesalahan kecil saja bisa membuatmu harus menulis ulang seluruh surat, memakan waktu dan tenaga.
  • Kurang Standar: Beberapa perusahaan modern mungkin merasa format tulis tangan kurang standar atau efisien untuk arsip digital mereka.

Alternatif yang Lebih Umum:

  • Surat Diketik: Ini adalah format paling umum dan disarankan saat ini. Lebih rapi, mudah diedit, bisa dicetak banyak, dan terlihat sangat profesional. Kamu bisa menggunakan template dan tinggal ganti isinya.
  • Email (dengan lampiran PDF): Jika kamu bekerja remote atau perusahaan punya sistem digital yang canggih, mengirim surat pengunduran diri (dalam format PDF) via email mungkin bisa diterima atau bahkan disarankan. Namun, pastikan ini sesuai dengan kebijakan perusahaanmu.

Memilih antara tulis tangan, ketik, atau email sebaiknya disesuaikan dengan kebijakan perusahaan, budaya kerja di sana, dan situasimu sendiri. Jika tidak ada keharusan tulis tangan, surat ketik atau email biasanya lebih praktis. Namun, jika kamu harus atau ingin tulis tangan, ikuti panduan di atas agar hasilnya tetap optimal.

Mengatasi Perasaan Saat Resign

Keputusan resign bisa dibarengi dengan perasaan campur aduk, mulai dari lega, cemas, hingga sedih. Menulis surat pengunduran diri adalah salah satu tahap formal dalam proses ini.

  • Fokus pada Tujuan: Ingat kembali alasanmu resign dan fokus pada langkah selanjutnya yang akan kamu ambil. Ini membantu mengurangi kecemasan.
  • Jaga Hubungan Baik: Proses resign yang profesional (termasuk surat yang sopan) sangat membantu menjaga hubungan baik dengan mantan atasan dan rekan kerja. Mereka bisa menjadi networking berharga di masa depan atau bahkan memberimu referensi.
  • Bersiap untuk Pertanyaan: Atasan atau HRD mungkin akan bertanya lebih lanjut tentang alasanmu. Jawab dengan jujur namun tetap positif dan hindari mengeluh.

Menyelesaikan surat pengunduran diri adalah satu langkah maju dalam transisimu ke babak baru dalam karier atau kehidupanmu. Lakukan dengan tenang dan profesional.

Kesimpulan

Membuat surat pengunduran diri tulis tangan memang butuh ketelitian ekstra dibandingkan diketik. Namun, dengan mengikuti struktur yang benar, menyiapkan alat tulis yang baik, menulis dengan rapi dan hati-hati, serta memperhatikan konten yang sopan, jelas, dan profesional, suratmu akan tetap efektif dan meninggalkan kesan baik. Pastikan semua elemen penting seperti identitas, tanggal efektif, ucapan terima kasih, dan tanda tangan ada di tempatnya. Jangan lupa buat salinannya dan serahkan sesuai prosedur perusahaan.

Gimana, siap bikin surat resignmu? Ada pertanyaan atau pengalaman seru soal surat resign? Share di kolom komentar yuk!

Posting Komentar