Panduan Lengkap Bikin Surat Undangan Formal & Informal

Table of Contents

Mengundang seseorang untuk hadir di sebuah acara adalah langkah awal yang penting. Tapi tahu nggak sih, jenis undangan itu ada macam-macam, tergantung acaranya, siapa yang diundang, dan siapa yang mengundang? Secara umum, kita kenal dua jenis utama: undangan formal dan undangan informal. Masing-masing punya gaya dan aturan main sendiri. Yuk, kita bedah satu per satu biar kamu nggak salah bikin undangan lagi!

Undangan Formal: Apa dan Kapan Digunakan?¶

Undangan formal, seperti namanya, adalah jenis undangan yang digunakan untuk acara-acara yang bersifat resmi, struktural, atau memerlukan penghormatan tinggi terhadap etiket dan protokol. Biasanya, undangan ini dikirim oleh lembaga, instansi, perusahaan, atau perorangan untuk acara yang punya bobot penting. Bahasa yang digunakan dalam undangan formal selalu bahasa baku dan sopan.

Ciri Khas Undangan Formal¶

Undangan formal punya beberapa ciri yang mudah dikenali. Pertama, bahasanya sangat baku dan lugas, menghindari singkatan atau bahasa gaul. Kedua, formatnya terstruktur dan mengikuti kaidah surat resmi, lengkap dengan kop surat (jika dari instansi), nomor surat, lampiran, perihal, tanggal, alamat lengkap penerima, salam pembuka yang resmi, isi surat yang detail, salam penutup yang hormat, nama pengirim dengan gelar atau jabatan, serta stempel atau tanda tangan. Ketiga, tujuannya selalu untuk acara yang sifatnya resmi, seperti:

• Acara kedinasan atau pemerintahan
• Pernikahan (seringkali formatnya formal)
• Pelantikan jabatan
• Pembukaan acara besar (seminar, konferensi, pameran)
• Acara perusahaan (rapat umum pemegang saham, perayaan hari jadi perusahaan)
• Acara kenegaraan
• Upacara atau seremoni resmi

Kepada siapa undangan formal ini ditujukan? Biasanya kepada pejabat, kolega bisnis, lembaga lain, atau tamu yang dihormati dalam konteks acara tersebut.

Image just for illustration

Komponen Penting dalam Undangan Formal¶

Dalam membuat undangan formal, setiap detail itu penting dan punya tempatnya masing-masing. Ibaratnya, undangan formal itu kayak baju resmi, nggak boleh ada kancing yang meleset. Komponen-komponen utamanya antara lain:

• Kop Surat: Jika undangan berasal dari instansi atau perusahaan, wajib mencantumkan kop surat yang berisi nama dan alamat lengkap instansi.
• Nomor Surat: Setiap surat resmi, termasuk undangan formal, punya nomor registrasi unik.
• Tanggal Surat: Tanggal kapan undangan tersebut dibuat.
• Lampiran (Jika Ada): Menjelaskan dokumen lain yang disertakan bersama undangan (misalnya, rundown acara).
• Perihal: Ringkasan singkat mengenai tujuan surat, misalnya “Undangan Menghadiri Seminar Nasional”.
• Pihak yang Dituju: Ditulis lengkap dengan nama dan gelar/jabatan penerima (misalnya, “Yth. Bapak/Ibu [Nama Lengkap], [Jabatan]”). Penggunaan kata “Yth.” atau “Kepada Yth.” sangat umum.
• Alamat Lengkap Penerima: Ditulis di bawah nama/jabatan.
• Salam Pembuka: Frasa standar seperti “Dengan hormat,” atau “Assalamu’alaikum Wr. Wb.” (jika konteksnya relevan).
• Isi Surat: Bagian utama yang menjelaskan detail acara:
  • Pengantar atau latar belakang singkat (kenapa acara ini diadakan).
  • Nama acara atau kegiatan.
  • Waktu pelaksanaan (hari, tanggal, jam, zona waktu jika perlu).
  • Tempat pelaksanaan (nama gedung/lokasi, alamat lengkap).
  • Tujuan acara (opsional, tapi bisa menambah konteks).
  • Harapan atas kehadiran penerima.
• Salam Penutup: Frasa standar seperti “Hormat kami,”, “Wassalamu’alaikum Wr. Wb.”, atau “Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.”
• Nama Pengirim: Nama lengkap yang mengundang (bisa nama individu atau nama instansi/panitia).
• Jabatan/Kedudukan: Jabatan dari pengirim, atau nama panitia penyelenggara.
• Tanda Tangan dan Stempel (Jika Dari Instansi): Bukti keabsahan undangan resmi.

Contoh Undangan Formal (Acara Kantor)¶

Berikut adalah contoh sederhana untuk memberi gambaran:

[KOP SURAT INSTANSI/PERUSAHAAN]

Nomor : 123/UND/IV/2024
Lampiran : -
Perihal : Undangan Rapat Koordinasi

Yth.
Bapak/Ibu Kepala Divisi [Nama Divisi]
[Nama Instansi/Perusahaan]
Di Tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka meningkatkan sinergi dan koordinasi antar divisi menjelang [nama proyek/kegiatan], kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam Rapat Koordinasi yang akan diselenggarakan pada:

Hari, Tanggal : Selasa, 30 April 2024
Pukul : 09.00 - 12.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Utama, Gedung [Nama Gedung], Lt. [Nomor Lantai]

Mengingat pentingnya agenda rapat ini, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu.

Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Pengirim]
[Jabatan Pengirim]

Ini adalah format yang umum digunakan untuk undangan resmi antar pihak dalam sebuah organisasi atau antar organisasi. Cukup detail dan jelas kan?

Contoh Undangan Formal (Pernikahan - Versi Formal)¶

Meskipun pernikahan adalah acara personal, format undangannya seringkali dibuat formal sebagai bentuk penghormatan kepada tamu, terutama jika tamu yang diundang adalah kerabat yang lebih tua, atasan, atau kolega bisnis.

[Biasanya tidak ada kop surat, tapi bisa ada logo keluarga/inisial]

Dengan memohon rahmat dan ridho Allah Subhanahu Wa Ta'ala,
kami bermaksud mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri acara Resepsi Pernikahan putra dan putri kami:

[Nama Lengkap Calon Mempelai Pria]
Putra dari Bapak [Nama Ayah Calon Pria] & Ibu [Nama Ibu Calon Pria]

dengan

[Nama Lengkap Calon Mempelai Wanita]
Putri dari Bapak [Nama Ayah Calon Wanita] & Ibu [Nama Ibu Calon Wanita]

Yang Insya Allah akan dilaksanakan pada:

Hari, Tanggal : Minggu, 19 Mei 2024
Pukul : 11.00 - 14.00 WIB
Tempat : [Nama Gedung/Lokasi Resepsi]
            [Alamat Lengkap Lokasi Resepsi]

Merupakan suatu kehormatan dan kebahagiaan bagi kami apabila Bapak/Ibu/Saudara/i berkenan hadir untuk memberikan doa restu.

Wassalamu'alaikum Wr. Wb.

Kami yang berbahagia,
Keluarga Besar Bapak [Nama Ayah Calon Pria]
Keluarga Besar Bapak [Nama Ayah Calon Wanita]

Perhatikan penggunaan bahasa yang sopan dan penghormatan kepada tamu (“Bapak/Ibu/Saudara/i”, “merupakan suatu kehormatan”). Meskipun nggak pakai nomor surat, strukturnya cukup rapi dan informasinya detail.

Tips Menulis Undangan Formal¶

1. Cek Kembali Detail Acara: Pastikan hari, tanggal, jam, dan lokasi sudah benar dan tidak ada typo. Ini krusial!
2. Gunakan Bahasa Baku: Patuhi Ejaan Yang Disempurnakan (EYD) dan gunakan kosakata formal. Hindari singkatan yang tidak umum.
3. Sebutkan Nama dan Gelar Penerima dengan Benar: Kesalahan penulisan nama atau gelar bisa dianggap tidak sopan. Lakukan double-check!
4. Perhatikan Struktur Surat: Ikuti format surat resmi yang umum digunakan.
5. Cantumkan Kontak Person: Sediakan nomor telepon atau email yang bisa dihubungi untuk konfirmasi kehadiran (RSVP) atau pertanyaan.
6. Kirim Tepat Waktu: Beri jeda waktu yang cukup agar penerima bisa mengatur jadwal mereka. Untuk acara besar, mengirim undangan beberapa minggu atau bahkan bulan sebelumnya itu wajar.

Undangan Informal: Santai Tapi Tetap Jelas¶

Berbeda 180 derajat dari undangan formal, undangan informal digunakan untuk acara-acara yang sifatnya pribadi, santai, atau tidak terikat oleh protokol resmi. Undangan ini biasanya dikirim antar teman, keluarga, atau kenalan dekat. Bahasa yang digunakan pun lebih santai dan personal.

Ciri Khas Undangan Informal¶

Undangan informal punya karakter yang ramah dan akrab. Ciri-cirinya antara lain:

• Bahasa Santai: Bisa pakai bahasa sehari-hari, bahkan bahasa gaul atau emotikon jika memungkinkan (terutama via chat atau media sosial).
• Format Fleksibel: Tidak terikat format surat resmi. Bisa berupa kartu, pesan singkat, email personal, atau postingan di media sosial.
• Tujuan Pribadi: Untuk acara-acara seperti:
  • Pesta ulang tahun
  • Arisan
  • Buka puasa bersama
  • Acara kumpul keluarga
  • Nongkrong bareng
  • Syukuran rumah baru (tergantung tingkat formalitasnya)
• Audiens Terbatas: Biasanya ditujukan kepada orang-orang yang sudah punya hubungan personal atau akrab dengan si pengundang.

Intinya, undangan informal itu kayak ngajak teman main; santai tapi pesannya sampai.

Image just for illustration

Komponen dalam Undangan Informal¶

Meskipun formatnya lebih bebas, undangan informal tetap harus mencantumkan informasi penting supaya penerima tahu mau diajak ke mana, ngapain, kapan, dan di mana. Komponen esensialnya meliputi:

• Siapa yang Mengundang: Cukup sebutkan nama kamu atau kelompok yang mengundang.
• Siapa yang Diundang: Bisa sebut nama spesifik atau sapaan umum (misalnya, “Hai semua,” atau “Guys,”).
• Acara Apa: Jelaskan singkat acaranya (misalnya, “Pesta ulang tahunku,” “Buka puasa bareng,”).
• Kapan: Hari, tanggal, dan jam.
• Di Mana: Lokasi acara.
• Info Tambahan (Opsional): Dress code (kalau ada), bawa kado atau tidak (seringkali ditulis “tidak perlu membawa kado”), atau informasi relevan lainnya.
• Kontak Person: Nomor yang bisa dihubungi untuk konfirmasi atau tanya-tanya (opsional, tapi baik untuk dicantumkan).

Nggak perlu nomor surat, kop surat, atau salam pembuka/penutup baku. Langsung ke inti acara!

Contoh Undangan Informal (Ulang Tahun)¶

Ini bisa dikirim via chat atau kartu simpel:

Hey guys!

Aku mau ngajak kalian seru-seruan ngerayain ulang tahunku yang ke-[umur] nih!

Acaranya: Pesta Ulang Tahunku!
Hari/Tanggal: Sabtu, 4 Mei 2024
Jam: Mulai jam 19.00 WIB
Tempat: Rumahku, [Alamat Singkat atau Ancer-ancer]

Pokoknya datang ya, kita kumpul-kumpul, makan, dan main games! Jangan lupa bawa semangat aja, kado nggak wajib kok :)

Kalau ada yang mau tanya, chat aku aja ya.

See you!
[Nama Kamu]

Contoh di atas sangat santai, menggunakan sapaan akrab (“Hey guys!”, “Aku mau ngajak”), dan langsung menjelaskan detail acara. Jelas dan personal.

Contoh Undangan Informal (Buka Puasa Bersama)¶

Kalau ini via grup chat atau pesan personal:

Assalamu'alaikum teman-teman,

Gimana kalau kita adain acara Buka Puasa Bersama (Bukber) angkatan [angkatan/komunitas]? Udah lama nih nggak kumpul.

Insya Allah Bukbernya bakal diadain:
Hari/Tanggal: Minggu, 5 Mei 2024
Jam: 17.30 WIB (biar sempat ngobrol sambil nunggu buka)
Tempat: Restoran [Nama Restoran], [Alamat Singkat/Daerah]

Mohon konfirmasi kehadiran ya paling lambat tanggal 2 Mei biar bisa pesen tempat. Langsung reply di grup/chat aku aja.

Ditunggu kehadirannya ya! Semoga lancar puasanya :)

Salam,
[Nama Kamu/Perwakilan Panitia Kecil]

Tetap santai, tapi informasinya lengkap. Ada ajakan, detail acara, dan permintaan konfirmasi (RSVP versi informal).

Tips Menulis Undangan Informal¶

1. Sesuaikan Bahasa: Gunakan bahasa yang akrab dan nyaman bagi kamu dan penerima.
2. Langsung ke Inti: Nggak perlu basa-basi panjang. Jelaskan langsung acara apa, kapan, dan di mana.
3. Pastikan Info Penting Ada: Hari, tanggal, jam, dan lokasi adalah wajib.
4. Jelas Soal RSVP: Meskipun informal, meminta konfirmasi kehadiran itu penting agar kamu bisa memperkirakan jumlah tamu. Bisa dengan format santai (“Reply ya kalau bisa datang,”).
5. Tambahkan Sentuhan Personal: Bisa berupa lelucon internal, emotikon, atau gaya bahasa yang mencerminkan kepribadianmu.

Perbedaan Kunci Antara Formal dan Informal¶

Biar makin jelas, yuk kita rangkum perbedaan utama antara undangan formal dan informal dalam bentuk tabel:

Aspek	Undangan Formal	Undangan Informal
Tujuan	Acara resmi, kedinasan, bisnis, seremonial.	Acara pribadi, santai, kumpul keluarga/teman.
Bahasa	Baku, sopan, lugas, sesuai EYD.	Santai, sehari-hari, personal, bisa ada slang/emotikon.
Format	Terstruktur seperti surat resmi, kartu undangan baku.	Lebih bebas: pesan singkat, email personal, kartu, posting media sosial.
Komponen	Lengkap: Kop, nomor, tanggal, perihal, penerima Yth., salam pembuka/penutup, isi detail, tanda tangan/stempel.	Esensial: Siapa, acara apa, kapan, di mana. Detail lainnya opsional.
Penerima	Pejabat, kolega bisnis, lembaga, tamu terhormat.	Keluarga, teman, kenalan dekat.
Desain	Cenderung standar, elegan, minim ornamen berlebihan (tergantung konteks).	Lebih kreatif, personal, warna-warni, ornamen sesuai selera.
RSVP	Formal (misal: “Mohon konfirmasi kehadiran ke…”), seringkali wajib.	Lebih santai (“Reply ya,” “Kabarin kalau bisa”), seringkali opsional tapi sangat membantu.
Penyampaian	Dikirim via pos resmi, kurir, atau diserahkan langsung secara sopan.	Dikirim via chat, email, media sosial, atau diserahkan langsung.

Image just for illustration

Memilih jenis undangan yang tepat itu penting banget. Salah memilih bisa jadi terlihat tidak sopan (jika pakai informal untuk acara formal) atau terlalu kaku dan tidak akrab (jika pakai formal untuk acara santai). Jadi, kenali dulu acara kamu dan siapa yang mau diundang ya!

Kesalahan Umum Saat Menulis Undangan dan Cara Menghindarinya¶

Baik formal maupun informal, ada beberapa jebakan umum yang sering bikin undangan jadi kurang efektif atau bahkan membingungkan. Hindari ini ya!

1. Detail Acara Tidak Lengkap atau Salah¶

Ini kesalahan paling fatal. Bayangkan kamu dapat undangan tapi nggak ada jamnya atau alamatnya nggak jelas. Frustrasi kan?

• Cara Menghindari: Selalu cek ulang semua detail krusial: Hari, Tanggal, Jam (termasuk zona waktu jika perlu), dan Lokasi (alamat lengkap atau ancer-ancer yang mudah dipahami). Untuk formal, tambahkan dress code jika ada.

2. Nama Penerima Salah (Untuk Undangan Formal)¶

Menulis nama pejabat, kolega, atau atasan dengan salah eja, salah gelar, atau salah jabatan itu bisa fatal dan dianggap tidak profesional.

• Cara Menghindari: Lakukan verifikasi data penerima sebelum mencetak atau mengirim undangan formal. Gunakan daftar kontak yang sudah terverifikasi.

3. Tujuan Acara Tidak Jelas¶

Undangan formal harus jelas perihalnya. Undangan informal pun setidaknya harus memberi gambaran acaranya ngapain.

• Cara Menghindari: Di undangan formal, gunakan kolom Perihal dengan jelas. Di undangan informal, sebutkan nama acaranya di awal (“Acara syukuran,” “Pesta barbekyu”).

4. Nada Bahasa Tidak Sesuai¶

Mengirim undangan rapat direksi dengan bahasa chat gaul? Big no-no. Sebaliknya, mengirim undangan nongkrong pakai kop surat dan bahasa baku juga aneh kan?

• Cara Menghindari: Kenali audiens dan jenis acara. Sesuaikan bahasa dan formatnya. Kalau ragu, lebih baik sedikit lebih formal daripada terlalu santai untuk acara yang kurang pas.

5. Tidak Ada Informasi Konfirmasi Kehadiran (RSVP)¶

Terutama untuk acara yang butuh catering atau pengaturan tempat duduk, mengetahui jumlah tamu itu vital.

• Cara Menghindari: Cantumkan nomor kontak atau cara konfirmasi di akhir undangan. Untuk formal, beri tenggat waktu konfirmasi. Untuk informal, bisa lebih fleksibel.

Tips Tambahan: Menggunakan Teknologi untuk Mengirim Undangan¶

Di era digital seperti sekarang, cara mengirim undangan juga makin beragam. Nggak cuma cetak di kertas, kita bisa manfaatkan teknologi!

Undangan Digital¶

Ada banyak platform online yang menyediakan template undangan digital, baik formal maupun informal. Kamu bisa desain sendiri, menambahkan foto, bahkan fitur RSVP otomatis. Contoh platform: Evite, Paperless Post, atau bahkan hanya membuat desain di Canva dan mengirimnya via email atau WhatsApp.

Image just for illustration

Kelebihan Undangan Digital:
* Cepat sampai ke penerima.
* Lebih hemat biaya (tidak perlu cetak dan kirim pos).
* Mudah dilacak (untuk konfirmasi kehadiran).
* Lebih ramah lingkungan.
* Desain bisa sangat personal atau profesional.

Kekurangan Undangan Digital:
* Kurang terasa personal bagi sebagian orang (terutama undangan pernikahan formal).
* Ada penerima yang mungkin kurang familiar dengan teknologi.
* Bergantung pada koneksi internet.

Menggunakan email atau pesan instan (WhatsApp, Telegram) juga bisa jadi pilihan, terutama untuk undangan informal atau semi-formal. Pesan WhatsApp group sering jadi cara cepat mengundang teman untuk kumpul-kumpul santai.

Untuk undangan formal via email, pastikan formatnya tetap rapi, gunakan alamat email resmi, dan lampirkan undangan dalam format PDF jika memungkinkan agar terlihat lebih profesional.

Pentingnya Konfirmasi Kehadiran (RSVP)¶

Apapun jenis undangannya, meminta konfirmasi kehadiran (RSVP - Respondez s’il vous plaît) itu sangat membantu penyelenggara. Untuk undangan formal, RSVP biasanya dicantumkan di bagian bawah atau di kartu terpisah. Untuk informal, bisa langsung diminta di akhir pesan.

• Untuk penyelenggara: RSVP membantu memperkirakan jumlah tamu, menyiapkan konsumsi, tempat duduk, souvenir, dll.
• Untuk tamu: RSVP memberikan kesempatan untuk memberitahu jika tidak bisa hadir, sehingga penyelenggara bisa menyesuaikan persiapan tanpa sia-sia.

Jangan ragu mencantumkan permintaan RSVP dengan cara yang sesuai dengan nada undanganmu!

Penutup¶

Membuat undangan, baik formal maupun informal, sejatinya adalah seni komunikasi. Tujuannya adalah menyampaikan informasi acara secara jelas dan mengundang kehadiran orang yang diinginkan dengan cara yang tepat dan menghormati. Dengan memahami perbedaan antara keduanya dan memperhatikan detail-detail penting, kamu bisa membuat undangan yang efektif dan meninggalkan kesan baik bagi penerima.

Sekarang kamu sudah punya gambaran lengkap tentang contoh undangan formal dan informal beserta tips membuatnya. Punya pengalaman menarik saat menerima atau membuat undangan? Atau mungkin ada pertanyaan yang masih mengganjal? Yuk, bagikan pengalaman atau tanyakan di kolom komentar di bawah!