Panduan Lengkap Bikin Perihal Surat Jelas dan Tepat

Table of Contents

Ketika Anda menerima atau mengirim sebuah surat, baik itu surat resmi, surat lamaran kerja, undangan, atau bahkan surat pribadi yang lebih formal, ada satu elemen kecil namun krusial yang seringkali keberadaannya dianggap sepele, padahal fungsinya sangat vital. Elemen itu adalah Perihal Surat, atau dalam bahasa Inggris dikenal sebagai Subject Line. Bagian ini adalah ringkasan singkat yang memberitahu pembaca tentang isi atau tujuan utama dari surat tersebut.

Image just for illustration

Apa Itu Perihal Surat?¶

Secara harfiah, perihal berarti ‘mengenai’ atau ‘tentang’. Jadi, Perihal Surat adalah frasa singkat yang ditempatkan di bagian awal surat untuk menjelaskan mengenai apa surat tersebut. Ini seperti judul mini yang merangkum keseluruhan isi surat dalam satu atau dua baris saja. Tujuannya adalah memberikan gambaran cepat kepada penerima tentang topik atau maksud dari komunikasi yang dikirimkan.

Biasanya, bagian ini terletak setelah kepala surat (kop surat atau alamat pengirim), nomor surat (jika ada), lampiran (jika ada), dan sebelum tanggal surat serta alamat tujuan. Keberadaannya di posisi strategis ini bukan tanpa alasan, melainkan dirancang agar menjadi hal pertama yang terlihat dan terbaca oleh penerima setelah melihat informasi dasar surat seperti nomor dan tanggal.

Kenapa Perihal Surat Itu Penting Banget?¶

Mungkin ada yang berpikir, “Ah, cuma satu baris, apa sih pentingnya?” Eits, jangan salah! Bagian Perihal Surat punya peran yang sangat signifikan, terutama dalam komunikasi formal dan bisnis. Beberapa alasan kenapa perihal surat itu penting banget antara lain:

1. Memudahkan Identifikasi Cepat: Penerima bisa langsung tahu tujuan surat tanpa harus membaca seluruh isinya. Bayangkan kalau Anda menerima puluhan atau bahkan ratusan surat setiap hari, membaca setiap kata pembuka pasti memakan waktu. Perihal membantu memilah mana yang prioritas dan mana yang bisa dibaca nanti.
2. Efisiensi Waktu dan Tenaga: Dengan perihal yang jelas, penerima tidak perlu menebak-nebak isi surat. Ini mempercepat proses pemahaman dan respons terhadap surat tersebut. Bagi pengirim pun, ini memastikan suratnya dibaca oleh orang yang tepat dengan pemahaman awal yang akurat.
3. Membantu Pengarsipan: Baik secara fisik maupun digital, perihal surat seringkali menjadi kata kunci utama saat mengarsip dan mencari kembali surat di kemudian hari. Bayangkan mencari surat “Pemberitahuan Kenaikan Gaji” dari sekian banyak surat tanpa perihal yang jelas? Pasti susah banget!
4. Menentukan Prioritas: Beberapa perihal surat secara otomatis menandakan tingkat urgensi atau pentingnya surat tersebut (misalnya, Perihal: Pemberitahuan Penting, Perihal: Undangan Rapat Mendesak). Ini membantu penerima untuk segera memprioritaskan respons atau tindakan yang diperlukan.
5. Memberikan Kesan Profesional: Surat dengan perihal yang jelas dan tepat menunjukkan bahwa pengirimnya adalah orang yang teliti, terorganisir, dan menghargai waktu penerima. Ini adalah nilai tambah dalam komunikasi formal.

Tanpa perihal yang jelas, surat Anda berisiko dianggap kurang penting, salah diprioritaskan, bahkan mungkin terselip dan sulit ditemukan kembali. Jadi, meskipun singkat, bagian ini tidak boleh disepelekan.

Dimana Letak Perihal Surat dalam Struktur Surat?¶

Penempatan Perihal Surat dalam struktur surat formal maupun semi-formal umumnya mengikuti kaidah yang sudah baku. Posisi ini dirancang agar perihal mudah ditemukan dan langsung menarik perhatian setelah informasi identifikasi surat lainnya.

Secara umum, urutannya adalah sebagai berikut:
1. Kop Surat (jika ada, untuk instansi/perusahaan)
2. Nomor Surat (jika ada)
3. Lampiran (jika ada)
4. Perihal
5. Tanggal Surat
6. Alamat Tujuan
7. Salam Pembuka
8. Isi Surat
9. Salam Penutup
10. Nama dan Tanda Tangan Pengirim

Bagian Perihal biasanya ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata kunci (kecuali kata tugas seperti ‘dan’, ‘atau’, ‘di’, ‘ke’, ‘dari’) atau kadang semua huruf kapital, tergantung pada gaya penulisan instansi. Seringkali juga dicetak tebal untuk lebih menonjol.

Contoh peletakannya:

Nomor : 123/ABC/XI/2023
Lampiran : Satu Berkas
Perihal : Permohonan Bantuan Dana Acara

Yth. Bapak/Ibu Pimpinan
[Nama Instansi/Perusahaan Tujuan]
di Tempat

Dengan hormat,
… (isi surat) …

Penempatan yang konsisten ini memudahkan siapa pun yang berurusan dengan surat-menyurat untuk langsung memindai bagian perihal guna memahami inti komunikasi dengan cepat.

Cara Menulis Perihal Surat yang Efektif dan Jelas¶

Menulis Perihal Surat yang efektif itu tidak sulit, asalkan Anda memahami prinsip dasarnya. Tujuannya adalah menyampaikan inti surat seakurat dan sejelas mungkin dalam frasa yang singkat. Berikut beberapa tips yang bisa Anda ikuti:

Singkat, Padat, dan Jelas¶

Hindari perihal yang terlalu panjang dan bertele-tele. Perihal yang baik biasanya terdiri dari 3-7 kata yang langsung menuju inti masalah. Jangan gunakan kalimat lengkap, cukup frasa kata kunci.

• Kurang efektif: Perihal: Pemberitahuan kepada seluruh karyawan bahwa akan ada perubahan jadwal kerja yang mulai berlaku minggu depan.
• Lebih efektif: Perihal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal Kerja

Langsung ke Inti¶

Fokus pada tujuan utama surat Anda. Apakah itu permohonan, pemberitahuan, undangan, pengajuan, atau balasan? Gunakan kata kunci yang relevan dengan tindakan atau topik utama surat.

• Jika Anda melamar kerja, gunakan kata “Lamaran Kerja”.
• Jika mengundang rapat, gunakan kata “Undangan Rapat”.
• Jika memberitahukan sesuatu, gunakan kata “Pemberitahuan”.

Gunakan Kata Kunci yang Tepat¶

Pikirkan kata apa yang paling mungkin dicari oleh penerima saat mereka perlu menemukan kembali surat Anda. Kata kunci ini harus mencerminkan isi surat dengan akurat. Jika surat Anda tentang penawaran produk baru, mungkin kata kunci seperti “Penawaran Produk [Nama Produk]” atau “Informasi Produk Terbaru” akan efektif.

Hindari Singkatan yang Tidak Umum¶

Meskipun tujuannya singkat, pastikan singkatan yang Anda gunakan itu standar dan dipahami oleh semua orang, atau setidaknya oleh penerima surat. Hindari singkatan yang hanya dimengerti di internal departemen Anda, apalagi singkatan gaul. Kecuali konteksnya memang santai dan penerimanya akrab.

• Hindari: Perihal: Und. Rpt. Pnjualan Q4.
• Gunakan: Perihal: Undangan Rapat Penjualan Kuartal 4 atau Perihal: Undangan Rapat Koordinasi Penjualan Q4

Kapitalisasi yang Konsisten¶

Pilih satu gaya kapitalisasi dan gunakan secara konsisten. Pilihan umumnya adalah:
* Kapital di Awal Setiap Kata Penting: Perihal: Permohonan Izin Kegiatan
* Semua Kapital: PERIHAL: PERMOHONAN IZIN KEGIATAN

Kedua gaya ini umum digunakan. Yang penting adalah konsistensi dalam satu surat atau bahkan dalam semua surat keluar dari satu instansi.

Dengan mengikuti tips ini, Perihal Surat Anda akan lebih efektif dalam menyampaikan pesan, memudahkan penerima, dan membantu proses administrasi.

Contoh-Contoh Perihal Surat Berdasarkan Jenis Surat¶

Untuk memberikan gambaran yang lebih konkret, mari kita lihat beberapa contoh Perihal Surat untuk berbagai jenis surat yang umum:

Surat Lamaran Kerja¶

• Perihal: Lamaran Kerja a/n [Nama Lengkap Anda]
• Perihal: Aplikasi Posisi [Nama Posisi yang Dilamar]
• Perihal: Permohonan Bergabung sebagai [Nama Posisi]
• Perihal: Lamaran Pekerjaan untuk [Nama Posisi]

Surat Undangan¶

• Perihal: Undangan Rapat Koordinasi
• Perihal: Undangan Pembukaan [Nama Acara/Tempat]
• Perihal: Undangan Menghadiri Acara [Nama Acara]
• Perihal: Undangan Diskusi Publik
• Perihal: Undangan Rapat Tahunan [Nama Organisasi/Perusahaan]

Surat Resmi (Kantor/Pemerintahan)¶

• Perihal: Permohonan Izin Kegiatan
• Perihal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal
• Perihal: Balasan Surat Nomor [Nomor Surat yang Dibalas]
• Perihal: Pengajuan Anggaran Kegiatan [Nama Kegiatan]
• Perihal: Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan [Nama Kegiatan]
• Perihal: Permohonan Informasi Data [Jenis Data]
• Perihal: Rekomendasi [Nama Subjek Rekomendasi]

Surat Pemberitahuan¶

• Perihal: Pemberitahuan Kenaikan Harga Produk [Nama Produk]
• Perihal: Pemberitahuan Perubahan Kebijakan [Nama Kebijakan]
• Perihal: Pemberitahuan Libur Nasional [Tanggal Libur]
• Perihal: Pemberitahuan Gangguan Layanan [Nama Layanan]
• Perihal: Pemberitahuan Hasil Seleksi [Nama Seleksi]

Surat Permohonan¶

• Perihal: Permohonan Bantuan Dana [Nama Acara/Kegiatan]
• Perihal: Permohonan Cuti [Nama Cuti, misalnya Cuti Tahunan]
• Perihal: Permohonan Penggunaan Tempat
• Perihal: Permohonan Dispensasi Pembayaran
• Perihal: Permohonan Verifikasi Data [Jenis Data]

Surat Balasan¶

• Perihal: Balasan Permohonan Keterangan [Nomor Surat Asal]
• Perihal: Tanggapan atas Surat [Nomor Surat Asal]
• Perihal: Konfirmasi Penerimaan Barang [Nomor PO/Invoice]

Surat Kuasa¶

• Perihal: Pemberian Kuasa Pengambilan Dokumen
• Perihal: Pemberian Kuasa Pengurusan [Nama Urusan]

Surat Pengantar¶

• Perihal: Pengiriman Dokumen Persyaratan [Nama Persyaratan]
• Perihal: Pengantar Berkas Lamaran [Nama Posisi]
• Perihal: Pengantar Barang Sample [Nama Barang]

Dari contoh-contoh ini, terlihat bahwa Perihal Surat selalu menggunakan kata kunci yang spesifik dan langsung mengarah pada isi surat. Perihal untuk surat balasan atau tanggapan juga seringkali merujuk kembali pada surat sebelumnya dengan mencantumkan nomor surat asalnya, ini sangat membantu dalam melacak korespondensi.

Kesalahan Umum Saat Menulis Perihal Surat¶

Meskipun terlihat sederhana, ada beberapa kesalahan umum yang sering terjadi saat menulis Perihal Surat:

1. Terlalu Vague (Tidak Jelas): Contohnya, Perihal: Penting, Perihal: Informasi, Perihal: Koordinasi. Ini tidak memberikan gambaran spesifik tentang apa yang penting, informasi apa, atau koordinasi mengenai apa.
2. Terlalu Panjang dan Rinci: Perihal seharusnya ringkasan, bukan sinopsis lengkap. Hindari detail yang tidak perlu.
3. Mengandung Typo atau Kesalahan Ejaan: Ini terlihat tidak profesional dan bisa menimbulkan kebingungan. Selalu periksa kembali ejaan sebelum mengirim surat.
4. Menggunakan Bahasa yang Tidak Formal (untuk Surat Resmi): Perihal: Mau Nanya, Perihal: Balik Nama Nih. Ini sangat tidak pantas untuk surat resmi atau bisnis.
5. Tidak Sesuai dengan Isi Surat: Perihal menyebutkan ‘Undangan Rapat’, tapi isinya malah pemberitahuan perubahan kebijakan. Ini jelas akan membingungkan penerima.

Menghindari kesalahan-kesalahan ini akan memastikan Perihal Surat Anda berfungsi sebagaimana mestinya: menyampaikan inti pesan dengan jelas dan akurat.

Perihal Surat di Era Digital: Subjek Email¶

Konsep Perihal Surat ini tidak hanya relevan untuk surat fisik lho. Dalam komunikasi digital, terutama email, elemen ini berevolusi menjadi Subjek Email (Email Subject Line). Fungsinya 100% sama: memberikan ringkasan isi email agar penerima dapat memahami tujuan email dengan cepat.

Prinsip menulis subjek email yang efektif pun mirip dengan menulis perihal surat:
* Harus jelas dan ringkas.
* Menggunakan kata kunci yang relevan.
* Tidak mengandung typo.
* Sesuai dengan isi email.

Dalam banyak organisasi, aturan penulisan subjek email bahkan lebih ketat demi efisiensi. Misalnya, menambahkan tag seperti [URGENT], [FYI - For Your Information], [ACTION REQUIRED], atau kode departemen tertentu di awal subjek. Ini menunjukkan betapa pentingnya bagian ini dalam alur kerja modern.

Sama seperti perihal surat fisik yang membantu pengarsipan, subjek email menjadi kata kunci utama saat kita mencari email lama di kotak masuk yang penuh. Algoritma spam filter pun seringkali menganalisis subjek email. Jadi, memahami prinsip perihal surat sama dengan memahami cara berkomunikasi efektif di era digital.

Fakta Menarik Seputar Perihal Surat¶

Meskipun terlihat seperti detail teknis, ada beberapa fakta menarik terkait Perihal Surat:

• Secara historis, penggunaan “perihal” atau frasa serupa untuk merangkum isi sudah ada sejak lama dalam surat-menyurat formal, bahkan sebelum era mesin tik atau komputer. Ini menunjukkan kebutuhan dasar manusia untuk mengorganisir informasi dan komunikasi.
• Di beberapa lembaga pemerintahan atau perusahaan besar, ada panduan gaya penulisan khusus yang sangat detail mengenai cara menulis Perihal Surat, termasuk aturan kapitalisasi, penggunaan singkatan, dan panjang maksimal. Ini dilakukan untuk memastikan konsistensi dan memudahkan proses administrasi berskala besar.
• Untuk jenis surat tertentu, seperti surat gugatan di pengadilan, Perihal memiliki format yang sangat spesifik dan ketat karena memiliki implikasi hukum. Kesalahan dalam perihal bisa mempengaruhi proses administratif.

Mengapa Perihal Surat Membantu Efisiensi Arsip?¶

Mari kita sedikit dalami tentang bagaimana Perihal Surat berkontribusi pada efisiensi pengarsipan. Baik itu tumpukan surat fisik di lemari arsip atau folder digital di komputer, perihal adalah jembatan yang menghubungkan antara dokumen fisik/digital dengan informasi yang dibutuhkan oleh pencari.

Secara fisik, petugas arsip seringkali mengelompokkan surat berdasarkan perihal, tanggal, atau pengirim/penerima. Perihal yang jelas memudahkan klasifikasi ini. Saat mencari surat, mereka bisa langsung memindai bagian perihal tanpa perlu membuka setiap surat.

Secara digital, sistem manajemen dokumen atau bahkan fitur pencarian di file explorer atau email client sangat mengandalkan teks dalam nama file atau subjek/perihal. Perihal yang deskriptif menggunakan kata kunci yang relevan membuat pencarian menjadi cepat dan akurat. Bayangkan mencari file bernama “Surat dari Budi 12 Des 2023” di antara ribuan file serupa, bandingkan dengan mencari file bernama “Surat Balasan Permohonan Izin Kegiatan Budi 12 Des 2023”. Perihal di nama file (atau di dalam dokumen yang bisa dicari teksnya) membuat perbedaan besar.

Bahkan dalam proses alur kerja (workflow) berbasis digital, sistem bisa secara otomatis merutekan surat atau email ke departemen atau individu yang tepat berdasarkan kata kunci dalam perihal. Ini adalah contoh nyata bagaimana detail kecil seperti perihal memiliki dampak besar pada efisiensi operasional.

Kesimpulan: Jangan Sepelekan Perihal Surat!¶

Sebagai content writer, saya sering melihat bagaimana detail kecil bisa membuat perbedaan besar dalam komunikasi. Perihal Surat adalah salah satu detail kecil yang dampaknya sangat signifikan, terutama dalam konteks profesional. Bagian ini bukan sekadar formalitas, melainkan alat komunikasi yang kuat untuk menyampaikan inti pesan secara cepat, membantu efisiensi, dan memberikan kesan profesional.

Meluangkan sedikit waktu ekstra untuk memikirkan dan menulis Perihal Surat yang jelas, singkat, dan akurat adalah investasi yang sangat berharga. Ini menunjukkan rasa hormat terhadap waktu penerima dan memastikan surat Anda mendapatkan perhatian yang layak.

Jadi, mulai sekarang, jangan pernah menyepelekan bagian Perihal Surat dalam setiap korespondensi Anda ya!

Bagaimana pengalaman Anda dengan Perihal Surat? Pernahkah Anda menerima surat tanpa perihal yang membingungkan? Atau justru Anda punya tips lain dalam menuliskannya? Yuk, bagikan pengalaman dan pendapat Anda di kolom komentar!