Gimana Sih Cara Bikin Surat Undangan Perusahaan yang Bener?

Daftar Isi

Dalam dunia bisnis yang serba cepat, komunikasi memegang peranan vital. Salah satu bentuk komunikasi formal yang masih sangat relevan adalah surat undangan perusahaan. Lebih dari sekadar pemberitahuan, surat ini adalah representasi pertama perusahaan Anda di mata penerima. Ia mencerminkan profesionalisme, perhatian pada detail, dan keseriusan Anda dalam berinteraksi dengan pihak lain.

Mengirim surat undangan yang baik bukan cuma soal tata bahasa, tapi juga tentang memastikan semua informasi penting tersampaikan dengan jelas dan elegan. Surat ini bisa membuka pintu kolaborasi baru, memastikan kelancaran acara penting, atau bahkan menjadi langkah awal dalam proses rekrutmen. Jadi, menguasai cara membuat surat undangan perusahaan yang efektif adalah skill yang patut dimiliki.

Image just for illustration

Kenapa Surat Undangan Perusahaan itu Penting?¶

Mungkin ada yang berpikir, “Kan bisa email atau chat saja?” Memang benar, komunikasi digital cepat dan efisien. Namun, surat undangan perusahaan dalam format formal (baik cetak maupun digital PDF resmi) memberikan kesan yang berbeda. Ini menunjukkan bahwa acara atau permintaan Anda adalah sesuatu yang serius dan patut dipertimbangkan dengan hormat.

Surat undangan berfungsi sebagai bukti fisik atau digital dari komunikasi resmi perusahaan. Ini penting untuk keperluan arsip, audit, atau bahkan sebagai referensi di masa depan. Dengan format yang baku, surat ini memastikan tidak ada detail krusial yang terlewat, meminimalisir kesalahpahaman yang bisa merugikan perusahaan. Kejelasan dan formalitas yang ditawarkan surat undangan sulit digantikan sepenuhnya oleh bentuk komunikasi yang lebih informal.

Ragam Jenis Surat Undangan Perusahaan¶

Surat undangan perusahaan itu bentuknya macam-macam, tergantung tujuannya. Setiap jenis punya kekhasan tersendiri dalam penyampaian pesan. Mengetahui jenis-jenis ini membantu Anda menentukan format dan isi yang paling pas. Mari kita lihat beberapa yang paling umum.

Undangan Rapat Internal/Eksternal¶

Ini mungkin jenis yang paling sering kita temui. Undangan rapat bisa ditujukan untuk karyawan internal membicarakan proyek, brainstorming, atau evaluasi kinerja. Bisa juga untuk pihak eksternal seperti klien, mitra, atau vendor untuk membahas kerja sama atau negosiasi. Isinya harus mencakup agenda rapat, waktu, tempat (fisik atau virtual), dan siapa saja yang diharapkan hadir. Kejelasan agenda sangat krusial agar peserta bisa menyiapkan diri.

Undangan Acara Perusahaan¶

Jenis ini sangat beragam, mulai dari yang formal sampai yang lebih santai. Contohnya undangan grand opening kantor baru, undangan seminar atau workshop, undangan peluncuran produk, undangan corporate gathering, atau undangan pesta akhir tahun. Tujuan dan audiensnya mempengaruhi gaya bahasa dan detail yang disertakan. Untuk acara besar, seringkali disertakan rundown acara dan dress code.

Image just for illustration

Undangan acara biasanya didesain lebih menarik, terutama untuk acara yang bersifat perayaan atau networking. Penggunaan desain grafis yang bagus bisa meningkatkan antusiasme penerima. Namun, detail acara (tanggal, waktu, lokasi, tujuan) tetap harus menjadi prioritas utama. Jangan sampai desain yang cantik malah menutupi informasi penting.

Undangan Kunjungan¶

Perusahaan seringkali mengundang pihak eksternal untuk mengunjungi kantor, pabrik, atau fasilitas mereka. Undangan kunjungan ini bisa ditujukan untuk calon klien yang ingin melihat operasional, calon investor, media, atau tamu kehormatan. Surat undangan ini harus menjelaskan tujuan kunjungan dan detail waktu serta akomodasi jika diperlukan. Ini juga bisa mencakup agenda singkat selama kunjungan.

Memberikan detail kontak person yang bisa dihubungi untuk koordinasi kunjungan sangat membantu penerima. Kesan pertama dimulai dari undangan ini, jadi pastikan informasinya lengkap dan tertata rapi. Undangan kunjungan juga bisa digunakan untuk mengundang pihak eksternal dalam rangka inspeksi atau audit jika memang diperlukan.

Undangan Partisipasi dalam Tender atau Proyek¶

Dalam bisnis, seringkali perusahaan mengundang pihak lain (vendor, kontraktor, konsultan) untuk berpartisipasi dalam sebuah proyek atau mengikuti proses tender/lelang. Surat undangan ini sangat formal dan detail. Ia harus menjelaskan dengan rinci proyek yang ditawarkan, persyaratan partisipasi, timeline, dan proses seleksi atau pengajuan proposal.

Jenis undangan ini biasanya disertai dengan lampiran yang sangat banyak, seperti Kerangka Acuan Kerja (KAK), spesifikasi teknis, atau dokumen persyaratan administrasi. Keakuratan dan kelengkapan informasi adalah kunci utama dalam undangan jenis ini, mengingat implikasinya bisa sangat besar secara bisnis.

Undangan Wawancara Kerja¶

Ya, undangan wawancara kerja juga merupakan salah satu bentuk surat undangan perusahaan. Surat ini mengundang kandidat terpilih untuk hadir dalam proses wawancara. Isinya mencakup posisi yang dilamar, jadwal wawancara (tanggal, waktu, tempat atau link virtual), nama pewawancara, dan dokumen yang perlu dibawa. Meskipun audiensnya individu yang melamar kerja, nada surat ini tetap formal dan profesional.

Surat undangan wawancara yang jelas dan informatif memberikan kesan positif tentang perusahaan di mata calon karyawan. Ini menunjukkan bahwa perusahaan menghargai waktu dan proses rekrutmen. Responsivitas tim HR dalam menjawab pertanyaan terkait undangan juga menjadi nilai tambah.

Bagian-Bagian Penting dalam Surat Undangan Perusahaan¶

Setiap surat undangan resmi punya anatomi standar. Mengikuti struktur ini penting agar surat terlihat profesional dan semua informasi tersampaikan tanpa ada yang terlewat. Ibarat resep, semua bahan harus ada agar hasilnya sempurna. Mari kita bedah bagian-bagiannya.

Kop Surat (Header)¶

Ini adalah identitas perusahaan Anda. Kop surat biasanya mencantumkan nama perusahaan, logo, alamat lengkap, nomor telepon, alamat email, dan website jika ada. Letaknya di bagian paling atas surat. Kop surat memberikan legalitas dan formalitas pada dokumen yang dikeluarkan perusahaan. Penggunaan kop surat adalah mandatory untuk surat resmi.

Pastikan kop surat Anda didesain dengan baik, mudah dibaca, dan mencerminkan citra perusahaan. Konsistensi desain kop surat di semua dokumen resmi perusahaan sangat penting untuk membangun brand identity. Jangan gunakan kop surat yang resolusinya pecah atau layoutnya berantakan.

Tanggal Surat¶

Tanggal kapan surat itu dibuat dan dikeluarkan. Letaknya biasanya di bawah kop surat atau di sebelah kanan atas. Penulisan tanggal harus jelas, misalnya “Jakarta, 26 Oktober 2023”. Tanggal ini penting untuk keperluan arsip dan referensi waktu bagi penerima. Ini juga menandakan relevansi surat tersebut.

Jangan lupa untuk selalu memperbarui tanggal setiap kali membuat surat baru. Menggunakan tanggal yang salah bisa menimbulkan kebingungan atau bahkan masalah administrasi. Tanggal surat juga menjadi acuan jika ada deadline tertentu yang disebutkan dalam isi surat.

Nomor Surat dan Perihal¶

Nomor surat adalah kode unik yang dibuat perusahaan untuk administrasi dan pengarsipan. Formatnya bervariasi di setiap perusahaan, tapi tujuannya sama: memudahkan pelacakan. Perihal adalah ringkasan singkat tentang isi surat. Contoh: “Perihal: Undangan Rapat Koordinasi Proyek ‘X’”. Perihal membantu penerima segera mengetahui inti surat tanpa harus membacanya keseluruhan.

Nomor surat dan perihal sangat membantu dalam proses pengarsipan baik di sisi pengirim maupun penerima. Pastikan perihal dibuat sejelas mungkin dan relevan dengan isi surat. Perihal yang ambigu bisa membuat surat Anda terabaikan atau salah dikategorikan.

Alamat Tujuan¶

Ini adalah detail penerima surat. Cantumkan nama lengkap, gelar (jika ada), jabatan, nama perusahaan/instansi, dan alamat lengkap. Pastikan semua detail ini akurat dan tidak ada kesalahan penulisan. Kesalahan pada alamat tujuan bisa membuat surat tidak sampai ke orang yang tepat atau memberikan kesan ceroboh.

Jika surat ditujukan kepada individu spesifik, gunakan nama lengkap dan jabatannya. Jika ditujukan kepada jabatan tanpa nama spesifik (misal: Yth. Manajer HRD), pastikan jabatan dan alamatnya benar. Untuk surat yang ditujukan kepada banyak orang, bisa digunakan frasa umum seperti “Yth. Bapak/Ibu/Sdr/i Peserta [Nama Acara]”.

Salam Pembuka¶

Bagian ini menandai dimulainya isi surat. Contoh umum adalah “Dengan hormat,” atau “Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima],” diikuti koma. Pemilihan salam pembuka tergantung pada tingkat formalitas dan hubungan dengan penerima. Untuk surat yang sangat formal atau ditujukan kepada pejabat tinggi, bisa menggunakan salam yang lebih spesifik.

Salam pembuka adalah bagian dari etiket komunikasi bisnis. Menggunakannya dengan benar menunjukkan rasa hormat kepada penerima. Jangan lupa membubuhkan tanda baca koma setelah salam pembuka sesuai kaidah Bahasa Indonesia yang baik dan benar.

Isi Surat¶

Ini adalah inti dari surat undangan. Dimulai dengan kalimat pembuka yang menyatakan maksud pengiriman surat, misalnya “Bersama surat ini, kami [Nama Perusahaan] bermaksud mengundang Bapak/Ibu/Sdr/i untuk…”. Setelah itu, cantumkan semua detail acara atau kegiatan: nama acara, tujuan acara (singkat), hari, tanggal, waktu (jam mulai dan selesai jika relevan), tempat (alamat lengkap atau link virtual). Jika ada agenda khusus atau pembicara penting, bisa disebutkan juga.

Bagian isi harus clear, padat, dan informatif. Gunakan bahasa yang sopan dan mudah dipahami. Hindari penggunaan jargon teknis yang mungkin tidak dipahami oleh semua penerima, kecuali jika audiensnya memang dari bidang spesifik. Sertakan detail lokasi yang akurat (dengan petunjuk arah jika perlu) atau link meeting online yang valid.

RSVP (Konfirmasi Kehadiran)¶

Permintaan untuk mengkonfirmasi kehadiran (RSVP - Répondez s’il vous plaît) sangat penting, terutama untuk acara yang memerlukan perencanaan logistik seperti katering, pengaturan tempat duduk, atau materi handout. Cantumkan kontak person (nama, nomor telepon, email) yang bisa dihubungi dan tanggal deadline konfirmasi.

Memudahkan proses RSVP sangat membantu Anda dalam mempersiapkan acara. Pastikan nomor telepon atau email yang dicantumkan selalu aktif dan ada orang yang bertanggung jawab untuk mencatat konfirmasi yang masuk. Deadline RSVP juga harus realistis, memberi waktu yang cukup bagi penerima untuk merespons dan bagi Anda untuk melakukan persiapan akhir.

Salam Penutup¶

Mengakhiri surat dengan sopan. Contoh umum adalah “Hormat kami,” atau “Atas perhatian Bapak/Ibu/Sdr/i, kami ucapkan terima kasih. Hormat kami,”. Pilihan salam penutup juga menyesuaikan dengan tingkat formalitas surat dan salam pembuka. Konsistensi antara salam pembuka dan penutup menunjukkan profesionalisme.

Sama seperti salam pembuka, bubuhkan tanda baca koma setelah salam penutup. Kalimat penutup yang menyampaikan terima kasih atas perhatian adalah standar etiket dalam komunikasi bisnis. Ini meninggalkan kesan positif pada penerima.

Tanda Tangan dan Nama Jelas Pengirim¶

Surat undangan resmi harus ditandatangani oleh perwakilan perusahaan yang berwenang, biasanya manajer, direktur, atau ketua panitia acara. Di bawah tanda tangan, cantumkan nama lengkap dan jabatan pengirim. Ini memberikan legitimasi pada surat dan menunjukkan siapa yang bertanggung jawab.

Pastikan tanda tangan adalah tanda tangan asli (jika surat fisik) atau scan tanda tangan yang jelas (jika surat digital). Nama dan jabatan harus ditulis dengan jelas agar penerima tahu siapa yang mengirim surat tersebut atas nama perusahaan.

Lampiran (jika ada)¶

Jika ada dokumen pendukung yang perlu disertakan (misal: rundown acara, peta lokasi, profil pembicara, materi tender), sebutkan jumlah lampiran pada bagian bawah surat utama sebelum salam penutup, atau di bagian akhir setelah tanda tangan. Cantumkan juga detail singkat isi lampiran. Contoh: “Lampiran: 1 (satu) berkas (Rundown Acara dan Peta Lokasi)”.

Menyebutkan lampiran di surat utama penting agar penerima tahu bahwa ada dokumen lain yang harus mereka terima. Ini juga memudahkan penerima untuk mengecek kelengkapan dokumen yang mereka terima. Pastikan lampiran memang benar-benar ada dan terkirim bersama surat.

Image just for illustration

Tips Menulis Surat Undangan Perusahaan yang Efektif¶

Menulis surat undangan itu seni sekaligus keterampilan. Surat yang efektif bukan hanya informatif, tapi juga bisa memotivasi penerima untuk hadir atau merespons. Berikut beberapa tips yang bisa Anda terapkan:

• Buat Jelas dan Ringkas: Penerima surat bisnis biasanya sibuk. Sampaikan point utama (tujuan undangan, what, when, where) di bagian awal isi surat. Hindari kalimat yang bertele-tele. Setiap paragraf harus memiliki tujuan yang jelas. Paragraf idealnya 3-5 kalimat saja agar mudah dicerna.
• Perhatikan Tata Letak (Layout): Gunakan font yang mudah dibaca (seperti Arial, Times New Roman, Calibri) dan ukuran font yang standar (11-12pt). Gunakan spasi yang cukup agar surat tidak terlihat penuh sesak. Tata letak yang rapi menunjukkan profesionalisme.
• Gunakan Bahasa yang Tepat: Sesuaikan bahasa dengan audiens dan tingkat formalitas acara. Untuk acara formal, gunakan bahasa baku. Untuk acara internal yang lebih santai, bisa sedikit fleksibel tapi tetap menjaga kesopanan.
• Cek dan Cek Ulang (Proofread): Ini tips paling krusial. Kesalahan pengetikan, salah nama orang, salah jabatan, salah tanggal, waktu, atau tempat bisa merusak kredibilitas dan membuat penerima bingung. Mintalah orang lain untuk membaca ulang surat Anda sebelum dikirim. Empat mata lebih baik daripada dua mata dalam menemukan kesalahan.
• Kirim Tepat Waktu: Beri waktu yang cukup bagi penerima untuk mengatur jadwal mereka. Untuk acara penting, kirim setidaknya 2-4 minggu sebelumnya. Untuk rapat internal, beberapa hari sebelumnya mungkin cukup, tapi tetap perhatikan tingkat kesibukan peserta.
• Sertakan Informasi Kontak yang Responsif: Pastikan nomor telepon atau email kontak RSVP selalu aktif dan ditangani oleh orang yang aware dan siap menjawab pertanyaan atau mencatat konfirmasi. Tidak ada gunanya mencantumkan kontak jika tidak ada yang merespons.
• Personalisasi Jika Memungkinkan: Jika undangan ditujukan kepada individu atau kelompok kecil, usahakan untuk mencantumkan nama penerima secara spesifik di alamat tujuan dan salam pembuka. Ini memberikan sentuhan personal dan menunjukkan bahwa undangan ini memang ditujukan khusus untuk mereka.
• Mudahkan RSVP: Selain kontak, pertimbangkan opsi RSVP online melalui link khusus atau form Google. Ini mempermudah penerima dan Anda dalam tracking konfirmasi.

Kesalahan Umum yang Sering Terjadi¶

Dalam pembuatan surat undangan, ada beberapa jebakan yang seringkali terlewat. Menghindari kesalahan-kesalahan ini akan sangat membantu memastikan surat Anda efektif dan tidak menimbulkan masalah:

• Salah Eja Nama atau Jabatan Penerima: Ini adalah kesalahan fatal yang bisa menyinggung penerima dan merusak citra profesionalisme perusahaan. Selalu double check nama dan jabatan.
• Informasi Acara Tidak Lengkap atau Salah: Lupa mencantumkan jam, salah tanggal, atau alamat tidak jelas. Ini membuat penerima tidak bisa hadir atau datang terlambat.
• Tidak Ada Permintaan Konfirmasi Kehadiran (RSVP): Tanpa RSVP, Anda kesulitan memperkirakan jumlah tamu, yang berakibat pada logistik (katering, kursi, materi).
• Dikirim Terlalu Mepet: Mengirim undangan satu atau dua hari sebelum acara tidak memberikan waktu yang cukup bagi penerima, terutama jika mereka perlu mengatur jadwal atau transportasi.
• Perihal Tidak Jelas: Perihal yang tidak spesifik membuat penerima kesulitan mengidentifikasi isi surat dan bisa saja terabaikan di antara tumpukan surat lainnya.
• Format Tidak Konsisten: Penggunaan font, layout, atau spacing yang tidak konsisten membuat surat terlihat tidak rapi dan kurang profesional.

Memperhatikan detail kecil ini bisa membuat perbedaan besar dalam efektivitas surat undangan Anda.

Surat Undangan Perusahaan di Era Digital¶

Seiring berkembangnya teknologi, bentuk surat undangan perusahaan pun ikut bertransformasi. Meskipun surat fisik masih digunakan, terutama untuk acara yang sangat formal atau tamu penting, undangan digital melalui email atau platform khusus semakin populer.

Image just for illustration

Undangan via Email menawarkan kecepatan, efisiensi biaya (tidak perlu cetak dan kirim pos), serta kemudahan dalam menyertakan lampiran digital (file PDF, link video, dll.). Email juga memungkinkan integrasi langsung dengan kalender digital penerima, mempermudah mereka menyimpan jadwal acara. Namun, tantangannya adalah memastikan email tidak masuk folder spam dan layout email terlihat profesional di berbagai perangkat.

Ada juga platform undangan event digital khusus yang menawarkan fitur lebih canggih, seperti desain template menarik, sistem RSVP online otomatis, tracking siapa saja yang sudah membuka undangan, hingga pengiriman reminder otomatis. Platform ini sangat membantu untuk acara besar dengan banyak tamu.

Meskipun beralih ke format digital, prinsip-prinsip dasar penulisan surat undangan tetap sama: kejelasan informasi, formalitas yang tepat, kelengkapan *detail, dan pentingnya *proofreading. Bahkan dalam format digital, kesalahan penulisan atau informasi yang salah tetap bisa merusak citra perusahaan. Penggunaan tanda tangan digital (jika ada) dan kop surat digital juga penting untuk menjaga keaslian dan profesionalisme.

Contoh Struktur Umum Isi Surat Undangan¶

Berikut adalah gambaran struktur isi surat undangan perusahaan yang bisa Anda jadikan panduan:

• [Kop Surat Perusahaan]
• Nomor: [Nomor Surat Sesuai Sistem Perusahaan]
• Hal: Undangan [Sebutkan Nama Acara/Kegiatan dengan Jelas]
• Tanggal: [Kota], [Tanggal Pembuatan Surat]
• Yth. [Nama Lengkap Penerima, Gelar Jika Ada]
• [Jabatan Penerima]
• [Nama Perusahaan/Instansi Penerima]
• [Alamat Lengkap Penerima]
• Dengan hormat,
• Bersama surat ini, kami [Nama Perusahaan Anda] dengan sukacita/hormat bermaksud mengundang Bapak/Ibu/Sdr/i untuk hadir dalam [Sebutkan Nama Acara/Kegiatan Secara Lengkap] yang akan diselenggarakan pada:
• Hari, Tanggal: [Sebutkan Hari dan Tanggal]
• Waktu: [Sebutkan Jam Mulai dan Selesai Jika Ada]
• Tempat: [Sebutkan Nama Tempat dan Alamat Lengkap atau Link Virtual Meeting]
• [Opsional: Jelaskan Secara Singkat Tujuan Acara, Agenda Utama, atau Siapa Pembicaranya]
• Kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Sdr/i pada acara tersebut.
• Untuk keperluan pengaturan acara/tempat, kami mohon kesediaan Bapak/Ibu/Sdr/i untuk mengkonfirmasi kehadiran melalui [Sebutkan Kontak: Telp/Email/Link] kepada [Nama Kontak] paling lambat pada tanggal [Tanggal Deadline RSVP].
• Atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibu/Sdr/i, kami ucapkan terima kasih.
• Hormat kami,
• [Tanda Tangan Penanggung Jawab]
• [Nama Lengkap Penanggung Jawab]
• [Jabatan Penanggung Jawab]
• [Nama Perusahaan Anda]
• [Lampiran: Sebutkan Jumlah Lampiran dan Keterangan Singkat Jika Ada]

Struktur ini adalah kerangka dasar. Anda bisa menambah atau mengurangi bagian sesuai dengan kebutuhan dan jenis acara yang diundang. Yang terpenting adalah semua informasi krusial tersampaikan dengan jelas.

Membuat surat undangan perusahaan mungkin terlihat seperti tugas sederhana, tapi ketelitian pada setiap detail adalah kunci keberhasilan komunikasi bisnis Anda. Surat yang baik tidak hanya menyampaikan informasi, tapi juga membangun citra positif perusahaan.

Pernah punya pengalaman menarik atau unik saat menerima atau membuat surat undangan perusahaan? Atau mungkin ada tips jitu lain yang belum disebutkan di sini? Yuk, bagikan pengalaman atau pendapat Anda di kolom komentar di bawah!