Begini Lho Contoh Surat Perpisahan Kerja yang Sopan & Berkesan
Apa Itu Surat Perpisahan Kerja?¶
Surat perpisahan kerja, atau yang lebih umum dikenal sebagai resignation letter dalam bahasa Inggris, adalah dokumen formal yang menyatakan niat seorang karyawan untuk mengakhiri masa kerjanya di sebuah perusahaan. Ini bukan sekadar surat pemberitahuan biasa, melainkan bentuk komunikasi profesional yang penting. Tujuannya adalah untuk memberikan informasi resmi kepada atasan dan departemen HRD mengenai keputusan pengunduran diri. Selain itu, surat ini juga berfungsi sebagai dokumentasi tertulis yang sah.
Surat ini menjadi bukti tertulis bahwa Anda telah memberitahukan pengunduran diri Anda sesuai prosedur. Biasanya, surat ini mencantumkan tanggal efektif pengunduran diri Anda. Penyerahan surat ini secara tepat waktu seringkali diwajibkan sesuai kebijakan perusahaan. Surat ini juga bisa menjadi kesempatan terakhir Anda untuk meninggalkan kesan positif.
Image just for illustration
Kenapa Kita Perlu Menulis Surat Perpisahan Kerja?¶
Menulis surat perpisahan kerja bukanlah sekadar formalitas belaka, lho. Ada beberapa alasan kuat mengapa langkah ini sangat penting dan dianjurkan. Pertama, ini menunjukkan profesionalisme Anda sampai akhir masa kerja. Meninggalkan pekerjaan dengan baik adalah investasi untuk reputasi Anda di masa depan.
Kedua, surat ini berfungsi sebagai pemberitahuan resmi dan dokumentasi bagi perusahaan. Ini membantu departemen HRD dan manajemen dalam proses administrasi, seperti perhitungan sisa gaji, benefit, atau pengurusan dokumen terkait lainnya. Ketiga, surat ini memberikan waktu bagi perusahaan untuk mencari pengganti atau melakukan transisi pekerjaan. Memberikan pemberitahuan sesuai periode yang disyaratkan (biasanya dua minggu atau satu bulan) sangat penting untuk menjaga hubungan baik. Terakhir, ini adalah kesempatan Anda untuk secara resmi mengucapkan terima kasih dan meninggalkan kesan positif terakhir kepada atasan dan rekan kerja.
Struktur Umum Surat Perpisahan Kerja¶
Menulis surat perpisahan kerja sebenarnya tidak rumit asal tahu strukturnya. Ada beberapa bagian inti yang wajib ada agar surat Anda terlihat profesional dan informatif. Struktur ini memastikan semua informasi penting tersampaikan dengan jelas kepada pihak perusahaan. Memahami setiap bagian akan membantu Anda menyusun surat yang efektif.
Berikut adalah struktur umum yang biasa digunakan:
Pembukaan (Opening)¶
Bagian awal surat mencakup informasi dasar. Ini meliputi tanggal penulisan surat, nama lengkap penerima (biasanya atasan langsung dan/atau HRD), dan alamat perusahaan. Format ini penting untuk keabsahan dokumen tersebut. Pastikan nama dan jabatan penerima sudah benar.
Contoh:
Jakarta, 26 Oktober 2023
Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan Langsung]
[Jabatan Atasan Langsung]
PT [Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Melalui
Yth. Bapak/Ibu Kepala Departemen Sumber Daya Manusia
PT [Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Pernyataan Pengunduran Diri¶
Ini adalah inti dari surat Anda. Nyatakan dengan jelas maksud Anda untuk mengundurkan diri dari posisi saat ini. Sebutkan nama lengkap Anda dan posisi yang Anda tempati. Paling krusial, sebutkan tanggal efektif pengunduran diri Anda.
Gunakan kalimat yang lugas dan tidak bertele-tele. Contohnya, “Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap Anda] bermaksud untuk mengajukan permohonan pengunduran diri saya dari posisi [Nama Posisi Anda] di PT [Nama Perusahaan], terhitung mulai tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri Anda].” Pastikan tanggal efektif ini sudah sesuai dengan periode pemberitahuan yang berlaku.
Ungkapan Terima Kasih¶
Bagian ini adalah kesempatan Anda untuk menunjukkan apresiasi. Sampaikan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan untuk bekerja di perusahaan tersebut. Anda bisa menyebutkan hal-hal spesifik yang Anda hargai, seperti pengalaman belajar, dukungan dari rekan kerja atau manajemen, atau proyek menarik yang pernah Anda tangani.
Mengungkapkan rasa terima kasih akan meninggalkan kesan positif. Ini menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu dan pengalaman yang Anda dapatkan selama bekerja di sana. Hindari menulis hal-hal negatif atau keluhan di bagian ini. Tetap fokus pada aspek-aspek positif yang Anda rasakan.
Penawaran Bantuan (Optional)¶
Ini adalah bagian opsional namun sangat dianjurkan jika Anda ingin transisi berjalan lancar. Tawarkan bantuan Anda selama masa transisi atau proses handover pekerjaan. Ini menunjukkan tanggung jawab dan komitmen Anda sampai hari terakhir.
Contoh kalimatnya bisa seperti, “Saya bersedia untuk membantu dalam proses transisi tugas dan tanggung jawab saya untuk memastikan kelancaran operasional departemen.” Tentu saja, tawaran ini harus realistis dan sesuai dengan sisa waktu kerja Anda. Bagian ini sangat dihargai oleh perusahaan karena membantu mereka beradaptasi dengan kepergian Anda.
Penutup (Closing)¶
Akhiri surat dengan penutup yang profesional. Gunakan salam penutup seperti “Hormat saya” atau “Dengan hormat”. Di bawah salam penutup, cantumkan nama lengkap Anda dan tanda tangan Anda. Tanda tangan ini memberikan keabsahan pada surat Anda.
Contoh:
Hormat saya,
[Tanda Tangan Anda]
[Nama Lengkap Anda]
Pastikan seluruh bagian ini tersusun rapi dan mudah dibaca. Struktur yang jelas memudahkan penerima untuk memahami maksud dan informasi penting dalam surat Anda.
Contoh Surat Perpisahan Kerja Formal¶
Berikut ini adalah contoh surat perpisahan kerja dengan format yang lebih formal, cocok untuk lingkungan perusahaan yang menerapkan birokrasi ketat atau jika Anda ingin memastikan kesan profesionalisme yang tinggi.
[Tanggal Surat Ditulis]
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Atasan Langsung]
[Jabatan Atasan Langsung]
PT [Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Melalui
Yth. Bapak/Ibu Kepala Departemen Sumber Daya Manusia
PT [Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
Perihal: Pengajuan Pengunduran Diri
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap : [Nama Lengkap Anda]
Nomor Karyawan: [Nomor Karyawan Anda, jika ada]
Jabatan : [Jabatan Anda]
Departemen : [Departemen Anda]
Bersama surat ini, saya memberitahukan keinginan saya untuk mengundurkan diri dari posisi [Jabatan Anda] di PT [Nama Perusahaan], yang akan berlaku efektif mulai tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri Anda].
Keputusan ini telah saya pertimbangkan dengan matang dan merupakan langkah pribadi untuk mengejar kesempatan baru dalam karir saya. Saya sangat berterima kasih atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya selama [Durasi Anda Bekerja, contoh: dua tahun] bekerja di PT [Nama Perusahaan]. Saya telah mendapatkan banyak pengalaman berharga, pengetahuan, dan dukungan yang luar biasa dari Bapak/Ibu serta seluruh rekan kerja.
Saya memohon maaf atas ketidaknyamanan yang mungkin timbul akibat pengunduran diri saya ini. Saya bersedia memberikan bantuan semaksimal mungkin selama masa transisi untuk memastikan kelancaran serah terima tugas dan tanggung jawab saya kepada pihak yang berwenang atau pengganti saya.
Saya berharap PT [Nama Perusahaan] terus meraih kesuksesan di masa mendatang.
Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
[Tanda Tangan Anda]
[Nama Lengkap Anda]
Penjelasan Tambahan Contoh Formal:
Contoh ini menggunakan bahasa yang sangat baku dan resmi. Ada detail tambahan seperti Nomor Karyawan dan Departemen yang opsional namun bisa ditambahkan untuk formalitas. Penyebutan tanggal efektif pengunduran diri diletakkan di paragraf kedua setelah pernyataan pengunduran diri yang jelas. Ungkapan terima kasih disampaikan dengan kalimat yang santun. Tawaran bantuan disampaikan dengan bahasa yang menunjukkan tanggung jawab. Penutup menggunakan “Dengan hormat” dan “Hormat saya” yang sangat umum dalam surat resmi.
Image just for illustration
Contoh Surat Perpisahan Kerja Semi-Formal (Kasual)¶
Jika budaya perusahaan Anda lebih santai atau Anda memiliki hubungan yang sangat baik dan personal dengan atasan Anda, format semi-formal atau kasual bisa menjadi pilihan. Gaya ini tetap profesional tetapi nadanya sedikit lebih hangat dan personal.
[Tanggal Surat Ditulis]
Kepada Yth.
Bapak/Ibu [Nama Atasan Langsung]
[Jabatan Atasan Langsung]
PT [Nama Perusahaan]
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap Anda], yang saat ini menjabat sebagai [Jabatan Anda] di PT [Nama Perusahaan], ingin memberitahukan keputusan saya untuk mengundurkan diri. Pengunduran diri ini akan berlaku efektif mulai tanggal [Tanggal Efektif Pengunduran Diri Anda].
Saya ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kesempatan luar biasa yang diberikan kepada saya selama [Durasi Anda Bekerja, contoh: tiga tahun] bekerja di sini. Saya benar-benar menikmati waktu saya di PT [Nama Perusahaan], belajar banyak hal baru, dan merasa beruntung bisa bekerja sama dengan tim yang hebat seperti Bapak/Ibu dan semua rekan kerja lainnya. Pengalaman ini akan selalu saya hargai.
Keputusan ini saya ambil setelah mempertimbangkan dengan matang untuk mengejar tantangan baru yang sejalan dengan perkembangan karir saya. Saya mohon maaf apabila keputusan ini menimbulkan kerepotan.
Saya berkomitmen untuk menyelesaikan semua tugas dan tanggung jawab saya, serta siap membantu sebisa mungkin dalam proses transisi atau serah terima pekerjaan agar semuanya berjalan lancar hingga hari terakhir saya.
Saya berharap yang terbaik untuk PT [Nama Perusahaan] dan semoga kita bisa tetap menjaga silaturahmi di masa mendatang.
Terima kasih banyak atas pengertian dan dukungannya selama ini.
Hormat saya,
[Tanda Tangan Anda]
[Nama Lengkap Anda]
Penjelasan Tambahan Contoh Semi-Formal:
Contoh ini menggunakan bahasa yang sedikit lebih personal, seperti “saya benar-benar menikmati waktu saya” atau “tim yang hebat”. Penggunaan “Bapak/Ibu” masih digunakan karena ini tetap surat resmi kepada atasan, tetapi nadanya lebih ramah. Paragraf terima kasih bisa sedikit lebih panjang dan menyertakan detail personal jika diinginkan. Tawaran bantuan disampaikan dengan kalimat yang juga lebih santai (“siap membantu sebisa mungkin”). Penutup tetap formal (“Hormat saya”), tetapi kalimat sebelum penutup bisa menyertakan harapan pribadi seperti menjaga silaturahmi. Pilihan gaya ini sangat tergantung pada budaya perusahaan dan hubungan Anda dengan atasan.
Tips Menulis Surat Perpisahan Kerja yang Berkesan¶
Menulis surat perpisahan kerja bukan cuma soal menyampaikan kabar, tapi juga meninggalkan legacy yang baik. Berikut adalah beberapa tips agar surat Anda berkesan positif:
- Tetap Positif: Sekalipun Anda mungkin memiliki alasan negatif untuk resign, jangan pernah menuliskannya di surat ini. Fokus pada hal-hal positif seperti pengalaman yang didapat atau terima kasih atas kesempatan.
- Jelas dan Ringkas: Surat perpisahan kerja tidak perlu terlalu panjang atau mendramatisir. Sampaikan inti pesan (pengunduran diri dan tanggal efektif) dengan jelas di awal. Gunakan bahasa yang lugas.
- Periksa Kembali (Proofread): Kesalahan penulisan atau tata bahasa bisa mengurangi profesionalisme surat Anda. Pastikan tidak ada typo atau kalimat yang membingungkan sebelum menyerahkannya.
- Ketahui Kebijakan Perusahaan: Beberapa perusahaan punya format atau prosedur khusus terkait surat pengunduran diri. Pastikan Anda sudah mengetahui dan mengikutinya. Perhatikan juga periode notice yang disyaratkan.
- Sampaikan Secara Tepat: Idealnya, surat ini diserahkan langsung kepada atasan langsung Anda, lalu ditembuskan ke HRD. Hindari hanya meletakkannya di meja atau mengirimkannya via email tanpa pemberitahuan sebelumnya kepada atasan.
- Tawarkan Bantuan Handover: Seperti yang disebutkan dalam struktur, menawarkan bantuan untuk transisi menunjukkan profesionalisme dan tanggung jawab Anda hingga hari terakhir.
Mengikuti tips ini tidak hanya membuat surat Anda efektif, tetapi juga memastikan Anda meninggalkan pekerjaan dengan cara yang baik. Ini penting untuk referensi di masa depan atau sekadar menjaga nama baik.
Image just for illustration
Hal-Hal yang Perlu Dihindari dalam Surat Perpisahan Kerja¶
Sama pentingnya dengan mengetahui apa yang harus ditulis, Anda juga perlu tahu apa yang tidak boleh Anda masukkan ke dalam surat perpisahan kerja Anda. Menghindari hal-hal ini akan membantu Anda menjaga profesionalisme dan menghindari membakar jembatan.
- Jangan Mengeluh atau Mengkritik: Ini bukan tempatnya untuk curhat tentang ketidakpuasan Anda terhadap gaji, atasan, rekan kerja, atau kebijakan perusahaan. Tetaplah profesional dan hindari nada negatif.
- Jangan Membakar Jembatan: Anda mungkin membutuhkan referensi dari perusahaan ini di masa depan. Menulis hal-hal yang merusak hubungan hanya akan merugikan diri sendiri. Ingat, dunia kerja itu kecil.
- Hindari Bahasa Emosional Berlebihan: Baik itu terlalu sedih, marah, atau bahkan terlalu gembira. Jaga nada surat tetap datar dan profesional.
- Jangan Mendiskusikan Rencana Masa Depan Secara Detail: Tidak perlu menceritakan ke mana Anda akan pindah atau apa yang akan Anda lakukan selanjutnya, kecuali jika itu relevan untuk proses handover (misalnya, Anda pindah ke industri yang berbeda).
- Jangan Menuntut Hal-Hal Baru: Permintaan kenaikan gaji, promosi, atau benefit lainnya setelah Anda menyatakan ingin resign adalah hal yang tidak etis dan tidak pantas.
Surat ini murni untuk memberitahukan pengunduran diri Anda. Diskusi mengenai alasan resign (jika ada) atau feedback bisa dilakukan secara lisan saat exit interview.
Fakta Menarik Seputar Pengunduran Diri¶
Tahukah Anda, tren pengunduran diri ini punya beberapa fakta menarik? Misalnya, fenomena Great Resignation yang terjadi di banyak negara, termasuk potensi dampaknya di Indonesia. Ini menunjukkan bahwa pengunduran diri dalam skala besar bisa menjadi indikator perubahan signifikan dalam pasar tenaga kerja. Banyak orang kini lebih memprioraskan keseimbangan kerja-hidup atau mencari peluang yang lebih sesuai dengan nilai-nilai pribadi mereka.
Di Indonesia sendiri, angka turnover karyawan bervariasi antar industri. Generasi milenial dan Gen Z seringkali dianggap lebih ‘rentan’ melakukan job hopping atau berpindah-pindah kerja. Alasan mereka beragam, mulai dari mencari gaji yang lebih tinggi, peluang pengembangan karir yang lebih cepat, hingga budaya kerja yang lebih cocok. Memahami tren ini bisa memberi perspektif mengapa surat perpisahan kerja menjadi dokumen yang semakin sering ditemui. Surat Anda adalah bagian kecil dari dinamika besar ini.
Proses Setelah Surat Perpisahan Kerja Diserahkan¶
Setelah Anda menyerahkan surat perpisahan kerja, biasanya ada beberapa tahapan yang akan Anda jalalui. Ini penting untuk memastikan proses kepergian Anda berjalan lancar bagi semua pihak.
- Diskusi dengan Atasan: Atasan Anda mungkin akan mengajak bicara untuk memahami alasan Anda resign dan mendiskusikan masa transisi. Ini adalah kesempatan Anda untuk menjelaskan secara lisan (tanpa mengeluh!) dan menegaskan komitmen Anda sampai hari terakhir.
- Proses Handover: Anda akan diminta untuk menyerahkan semua tugas, proyek, dan tanggung jawab Anda kepada rekan kerja atau pengganti Anda. Buat dokumentasi yang jelas jika diperlukan. Ini adalah bagian krusial dari profesionalisme Anda.
- Exit Interview: Departemen HRD kemungkinan akan mengadakan exit interview. Ini adalah kesempatan bagi Anda untuk memberikan feedback konstruktif mengenai pengalaman Anda bekerja di perusahaan. Lagi-lagi, hindari mengeluh atau bersikap negatif. Berikan saran yang membangun jika diminta.
- Pengurusan Administrasi: HRD akan memproses dokumen terkait pengunduran diri Anda, termasuk perhitungan gaji terakhir, sisa cuti, benefit, dan dokumen-dokumen seperti surat keterangan kerja. Pastikan semua hak Anda terpenuhi sesuai peraturan.
- Hari Terakhir: Selesaikan semua tugas, kembalikan aset perusahaan (laptop, ID card, dll.), dan ucapkan selamat tinggal kepada rekan kerja. Tinggalkan kesan yang baik di hari terakhir Anda.
Menjalani proses ini dengan kooperatif menunjukkan bahwa Anda adalah profesional yang bertanggung jawab, bahkan saat meninggalkan perusahaan.
FAQ Singkat Seputar Surat Perpisahan Kerja¶
- Kapan Sebaiknya Surat Perpisahan Kerja Diserahkan?
Umumnya, surat diserahkan setidaknya dua minggu atau satu bulan sebelum tanggal efektif pengunduran diri, sesuai dengan periode pemberitahuan (notice period) dalam kontrak kerja atau kebijakan perusahaan. Serahkan setelah Anda mantap dengan keputusan Anda dan idealnya setelah Anda mendapatkan kepastian dari pekerjaan baru (jika ada). - Apakah Surat Perpisahan Kerja itu Wajib?
Secara umum, ya. Meskipun mungkin ada kasus yang lebih santai di perusahaan kecil, menyerahkan surat resmi adalah bentuk profesionalisme dan diperlukan untuk proses administrasi perusahaan terkait pengunduran diri Anda. Ini juga melindungi hak-hak Anda sebagai karyawan. - Haruskah Saya Menyebutkan Alasan Resign di Surat?
Tidak harus. Anda cukup menyatakan keinginan untuk mengundurkan diri dan tanggal efektifnya. Jika Anda ingin memberikan alasan singkat, gunakan kalimat umum seperti “untuk mengejar kesempatan karir lain” atau “alasan pribadi”. Penjelasan detail bisa diberikan secara lisan.
Memahami hal-hal mendasar ini bisa menghilangkan keraguan Anda saat proses pengunduran diri.
Mengundurkan diri dari pekerjaan adalah salah satu momen penting dalam perjalanan karir seseorang. Menulis surat perpisahan kerja yang baik dan profesional adalah langkah terakhir yang bisa Anda ambil untuk meninggalkan kesan positif dan menjaga hubungan baik dengan mantan atasan dan rekan kerja. Ingat, dunia kerja itu sempit, jadi tinggalkan legacy yang baik ya!
Ada pertanyaan atau pengalaman menarik seputar surat perpisahan kerja yang ingin Anda bagikan? Yuk, diskusikan di kolom komentar di bawah!
Posting Komentar