Begini Cara Bikin Contoh Surat Peringatan Pertama Simple & Efektif

Daftar Isi

Surat Peringatan (SP) adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada karyawan yang melakukan pelanggaran terhadap peraturan atau tata tertib perusahaan, atau menunjukkan kinerja yang tidak memenuhi standar. Nah, SP pertama atau yang sering disebut SP1 ini biasanya jadi langkah awal dalam proses pembinaan atau pendisiplinan. Tujuannya bukan langsung menghukum, tapi lebih ke memberikan warning dan kesempatan buat karyawan memperbaiki diri.

Surat Peringatan Pertama (SP1) ini berfungsi sebagai teguran resmi secara tertulis. Ini penting banget lho, baik buat perusahaan maupun karyawan. Buat perusahaan, SP1 jadi bukti dokumentasi bahwa mereka sudah melakukan pembinaan. Buat karyawan, ini jadi pengingat serius bahwa ada perilaku atau kinerja yang perlu segera diperbaiki sebelum berlanjut ke konsekuensi yang lebih berat.

Image just for illustration

Umumnya, SP1 dikeluarkan untuk pelanggaran yang dianggap minor atau pertama kali terjadi. Tentu saja, jenis pelanggaran yang memicu SP1 ini sangat bervariasi tergantung peraturan perusahaan masing-masing. Ada perusahaan yang sangat ketat soal jam kerja, ada juga yang lebih fokus ke target kinerja. Makanya, penting banget karyawan paham peraturan perusahaan tempat mereka bekerja.

Apa Itu Surat Peringatan Pertama (SP1)?¶

Secara sederhana, SP1 adalah tahap awal dari proses teguran disiplin dalam hubungan kerja. Ini adalah komunikasi formal dari manajemen atau HRD kepada karyawan mengenai perilaku, kinerja, atau pelanggaran peraturan yang perlu diperbaiki. Proses pemberian SP diatur dalam peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan di Indonesia dan juga dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama (PKB).

Menurut hukum ketenagakerjaan Indonesia, pemberian surat peringatan harus dilakukan secara berurutan, dimulai dari SP1, lalu SP2, dan SP3 jika tidak ada perubahan. Masing-masing surat peringatan biasanya punya masa berlaku tertentu, misalnya 6 bulan. Jika dalam masa berlaku SP, karyawan kembali melakukan pelanggaran, perusahaan bisa naik ke tingkatan SP berikutnya.

Masa berlaku SP ini penting dicatat. Kalau setelah SP1 diberikan dan masa berlakunya habis (misal 6 bulan) tanpa ada pelanggaran lagi, maka SP1 tersebut dianggap hangus atau selesai. Jadi, kalau di kemudian hari karyawan melakukan pelanggaran lagi setelah masa berlaku SP1 habis, perusahaan umumnya akan kembali mengeluarkan SP1 baru, bukan langsung SP2. Ini menunjukkan prinsip pembinaan yang adil.

Kapan SP1 Biasanya Diberikan?¶

Ada banyak alasan kenapa perusahaan bisa mengeluarkan SP1. Alasan ini harus jelas dan terukur, serta sesuai dengan peraturan perusahaan yang sudah disosialisasikan ke semua karyawan. Berikut beberapa contoh kasus umum yang bisa memicu SP1:

• Pelanggaran Tata Tertib: Ini paling sering terjadi. Contohnya seperti terlambat masuk kerja berulang kali, pulang kerja lebih awal tanpa izin, tidak masuk kerja tanpa keterangan yang sah (alpha) untuk satu atau dua hari (tergantung kebijakan), atau melanggar dress code perusahaan.
• Kinerja yang Tidak Memenuhi Standar: Jika karyawan tidak mencapai target yang ditetapkan meskipun sudah diberikan bimbingan atau coaching, atau kualitas pekerjaannya menurun secara signifikan dan konsisten. Ini bisa termasuk kesalahan kerja yang berulang atau ketidakmampuan menyelesaikan tugas tepat waktu.
• Pelanggaran Prosedur Kerja: Tidak mengikuti prosedur operasional standar (SOP) yang berlaku, misalnya prosedur keselamatan kerja, prosedur pelaporan, atau penggunaan aset perusahaan.
• Perilaku yang Tidak Etis atau Tidak Sesuai Nilai Perusahaan: Misalnya, kurang profesional dalam berinteraksi dengan rekan kerja atau klien, menggunakan fasilitas perusahaan untuk kepentingan pribadi secara berlebihan, atau perilaku lain yang dianggap merugikan nama baik perusahaan atau mengganggu kenyamanan kerja.
• Ketidakdisiplinan Lainnya: Seperti menggunakan telepon genggam secara berlebihan saat jam kerja (jika dilarang), merokok di area terlarang, atau pelanggaran kecil lainnya yang tercantum dalam peraturan perusahaan.

Penting diingat, sebelum SP1 dikeluarkan, idealnya perusahaan sudah melakukan pembicaraan lisan atau teguran non-formal terlebih dahulu. SP1 seharusnya menjadi langkah selanjutnya ketika teguran lisan tidak membuahkan hasil atau untuk pelanggaran yang dianggap cukup serius meskipun baru pertama kali.

Image just for illustration

Setiap perusahaan punya ambang batas yang berbeda untuk setiap jenis pelanggaran. Misalnya, ada perusahaan yang sudah mengeluarkan SP1 kalau terlambat 3 kali dalam sebulan, ada juga yang batasnya 5 kali. Ini semua harus tertulis dalam peraturan perusahaan. Karyawan berhak tahu aturan main ini sejak awal bergabung.

Struktur Umum Surat Peringatan Pertama¶

SP1, sebagai dokumen resmi, punya struktur atau format standar yang harus dipenuhi agar sah dan jelas. Berikut adalah komponen-komponen yang biasanya ada dalam sebuah SP1:

1. Kop Surat Perusahaan: Berisi nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, dan logo perusahaan. Ini menunjukkan bahwa surat ini resmi dikeluarkan oleh perusahaan.
2. Nomor Surat: Kode unik untuk tujuan administrasi dan arsip perusahaan. Format nomor surat biasanya mencakup kode departemen, nomor urut, bulan, dan tahun.
3. Tanggal Surat: Tanggal kapan surat peringatan ini dibuat dan dikeluarkan.
4. Perihal: Jelas menyatakan tujuan surat, misalnya “Surat Peringatan Pertama”.
5. Identitas Karyawan: Data lengkap karyawan yang dituju, meliputi Nama Lengkap, Nomor Induk Karyawan (NIK), Jabatan, dan Departemen. Ini penting agar tidak salah orang.
6. Isi Surat: Bagian inti yang menjelaskan mengapa SP1 ini dikeluarkan. Harus mencakup:
   • Referensi: Menyebutkan peraturan perusahaan, perjanjian kerja, atau peraturan perundang-undangan yang dilanggar.
   • Uraian Pelanggaran: Menjelaskan secara spesifik, jelas, dan terukur mengenai pelanggaran atau penurunan kinerja yang dilakukan. Sebutkan kapan (tanggal dan waktu jika relevan), di mana (jika relevan), dan bagaimana pelanggaran itu terjadi. Hindari bahasa yang ambigu atau terlalu umum. Contoh: “Saudara/i telah terlambat masuk kerja sebanyak 4 (empat) kali dalam periode 1-30 November 2023,” bukan hanya “Saudara/i sering terlambat.”
   • Dampak Pelanggaran: (Opsional tapi direkomendasikan) Menjelaskan dampak dari pelanggaran tersebut bagi tim, perusahaan, atau pekerjaan itu sendiri. Ini bisa meningkatkan kesadaran karyawan akan pentingnya kedisiplinan.
   • Dasar Hukum/Peraturan Perusahaan: Menyebutkan pasal atau ayat spesifik dalam peraturan perusahaan yang dilanggar. Misalnya, “Hal ini melanggar Pasal X Ayat Y Peraturan Perusahaan terkait Jam Kerja.”
   • Harapan/Instruksi Perbaikan: Menyatakan dengan jelas apa yang diharapkan dari karyawan untuk memperbaiki situasi. Misalnya, “Saudara/i diharapkan untuk lebih disiplin dalam hal kehadiran di kemudian hari,” atau “Saudara/i diminta untuk meningkatkan kualitas kerja sesuai standar yang telah ditetapkan.”
   • Konsekuensi Lanjutan: Menyebutkan bahwa jika tidak ada perbaikan dalam jangka waktu tertentu (atau melakukan pelanggaran serupa/lainnya), maka perusahaan akan mengeluarkan Surat Peringatan tingkat lebih tinggi (SP2) atau tindakan disiplin lainnya sesuai peraturan yang berlaku.
   • Masa Berlaku SP: Menjelaskan sampai kapan surat peringatan ini berlaku, umumnya 6 bulan.
7. Penutup: Pernyataan penutup yang sopan.
8. Tempat dan Tanggal Penandatanganan: Kota tempat surat dikeluarkan dan tanggal.
9. Tanda Tangan: Pihak yang mengeluarkan surat (misalnya HR Manager, Atasan Langsung, atau Direktur) dan tanda tangan karyawan yang menerima surat (sebagai bukti penerimaan, bukan berarti setuju dengan isinya). Bisa juga ada saksi.

Penting untuk selalu memberikan salinan SP1 kepada karyawan yang bersangkutan dan menyimpan bukti penerimaan (lembar yang ditandatangani karyawan) sebagai arsip perusahaan. Proses penyerahan SP1 sebaiknya didokumentasikan dengan baik.

Contoh Surat Peringatan Pertama (SP1)¶

Nah, ini bagian yang paling ditunggu. Berikut adalah contoh template SP1 yang bisa kamu jadikan referensi. Ingat, ini hanya contoh. Setiap perusahaan punya format dan isi yang sedikit berbeda, tapi elemen kuncinya biasanya sama.

---

[Kop Surat Perusahaan]

PT. MAJU BERSAMA
Jl. Merdeka No. 123, Kota Harapan Jaya
Telp: (021) 12345678 | Email: info@majubersama.co.id

---

SURAT PERINGATAN PERTAMA

Nomor: SP1/HRD/XII/2023/001

Tanggal: 12 Desember 2023

Perihal: Surat Peringatan Pertama (SP1)

Kepada Yth,
Sdr/i. [Nama Lengkap Karyawan]
NIK: [Nomor Induk Karyawan]
Jabatan: [Jabatan Karyawan]
Departemen: [Departemen Karyawan]
Di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan hasil evaluasi kami terhadap kedisiplinan dan/atau kinerja Saudara/i selama periode [Sebutkan Periode Evaluasi, misalnya: bulan November 2023], dengan sangat menyesal kami sampaikan bahwa Saudara/i telah melakukan pelanggaran terhadap peraturan perusahaan.

Pelanggaran yang dimaksud adalah sebagai berikut:
* [Jelaskan Pelanggaran Secara Spesifik, Kapan dan Dimana]
* Contoh 1 (Disiplin Kehadiran): Berdasarkan catatan absensi, Saudara/i tercatat terlambat masuk kerja sebanyak 4 (empat) kali dalam periode 01 November s/d 30 November 2023, yaitu pada tanggal [Sebutkan Tanggal Terlambat].
* Contoh 2 (Kinerja): Kualitas pekerjaan Saudara/i dalam penyelesaian Laporan Proyek X pada tanggal [Tanggal Laporan Selesai] masih belum memenuhi standar kualitas yang ditetapkan perusahaan, dengan ditemukannya beberapa [Sebutkan Masalah Spesifik, misalnya: kesalahan data / format tidak sesuai / detail kurang lengkap] meskipun telah diberikan arahan sebelumnya.
* Contoh 3 (Pelanggaran Prosedur): Saudara/i kedapatan tidak mengenakan Alat Pelindung Diri (APD) berupa helm proyek saat berada di area produksi pada tanggal [Tanggal Kejadian], padahal penggunaan APD di area tersebut wajib sesuai prosedur keselamatan perusahaan.

Tindakan/perilaku tersebut merupakan pelanggaran terhadap [Sebutkan Pasal/Ayat Peraturan Perusahaan yang Dilanggar], yaitu Pasal 5 Ayat 2 tentang Jam Kerja Disiplin (jika terlambat) atau Pasal 8 Ayat 4 tentang Standar Kualitas Kerja (jika kinerja) atau Pasal 10 Ayat 1 tentang Kepatuhan terhadap SOP Keselamatan (jika APD).

Dengan dikeluarkannya surat ini, Saudara/i diberikan Surat Peringatan Pertama (SP1). Kami sangat berharap Saudara/i dapat segera memperbaiki sikap, disiplin, dan/atau kinerja agar sesuai dengan standar serta peraturan yang berlaku di PT. Maju Bersama.

Apabila dalam kurun waktu 6 (enam) bulan terhitung sejak tanggal surat ini dikeluarkan Saudara/i tidak menunjukkan perbaikan atau bahkan melakukan pelanggaran lainnya, maka perusahaan akan menindaklanjuti dengan mengeluarkan Surat Peringatan tingkat berikutnya (SP2) atau tindakan disiplin lain sesuai dengan Peraturan Perusahaan.

Kami percaya Saudara/i memiliki potensi untuk berkontribusi lebih baik dan menjadi bagian yang berharga dari tim kami. Gunakan kesempatan ini untuk menunjukkan komitmen dan perbaikan.

Demikian surat peringatan ini disampaikan untuk menjadi perhatian dan ditindaklanjuti sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerja sama Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Lengkap Pejabat Berwenang, misalnya: Manajer HRD]
[Jabatan Pejabat Berwenang]

PT. MAJU BERSAMA

---

Pernyataan Penerimaan:

Saya yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama : [Nama Lengkap Karyawan]
NIK : [Nomor Induk Karyawan]

Menyatakan telah menerima dan membaca Surat Peringatan Pertama (SP1) dengan nomor SP1/HRD/XII/2023/001 ini pada tanggal [Tanggal Penerimaan Surat].

[Tanda Tangan Karyawan]

[Nama Lengkap Karyawan]

---

[Untuk Arsip Perusahaan - Ditandatangani Oleh Saksi (jika ada)]

Saksi 1: [Nama Saksi 1] ([Jabatan Saksi 1]) - [Tanda Tangan Saksi 1]
Saksi 2: [Nama Saksi 2] ([Jabatan Saksi 2]) - [Tanda Tangan Saksi 2]

---

Ini adalah contoh yang cukup lengkap. Penting banget untuk menyesuaikan detail pelanggaran, pasal peraturan perusahaan, dan harapan perbaikan dengan kasus nyata yang terjadi. Kejujuran dan spesifikasi dalam uraian pelanggaran itu kunci.

Aspek Hukum dan HR dalam SP1¶

Pemberian surat peringatan, termasuk SP1, punya dasar hukum di Indonesia. Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (meskipun sekarang sudah ada UU Cipta Kerja dan PP turunannya) mengatur bahwa pemutusan hubungan kerja (PHK) karena alasan indisipliner harus didahului oleh proses peringatan. Pasal 161 UU Ketenagakerjaan (sebelum diubah/disesuaikan dengan UU Cipta Kerja dan PP) misalnya, mengatur tentang pemberian surat peringatan secara berjenjang (SP1, SP2, SP3) sebelum PHK dapat dilakukan. Peraturan terbaru ada di Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja.

Dalam PP 35/2021, ketentuan mengenai SP masih dipertahankan sebagai bagian dari prosedur sebelum PHK karena pelanggaran berat atau pelanggaran berulang terhadap PK, PP, atau PKB. Intinya, perusahaan tidak bisa serta-merta mem-PHK karyawan karena pelanggaran minor tanpa proses peringatan tertulis. SP1 ini adalah langkah awal dari proses tersebut.

Masa berlaku SP yang umumnya 6 bulan juga punya dasar dalam peraturan atau kebiasaan praktik HR yang baik. Jika pelanggaran tidak berulang dalam masa berlaku tersebut, dianggap karyawan sudah memperbaiki diri. Ini menunjukkan bahwa proses SP adalah upaya pembinaan, bukan semata-mata mencari alasan untuk mem-PHK.

Proses Pemberian SP1¶

Proses pemberian SP1 sebaiknya tidak dilakukan secara tiba-tiba atau sembunyi-sembunyi. Ada beberapa tahapan yang baiknya dilalui perusahaan:

1. Identifikasi dan Validasi Pelanggaran/Masalah Kinerja: Pastikan pelanggaran atau masalah kinerja benar terjadi dan ada bukti pendukung (data absensi, hasil kerja, laporan saksi, rekaman CCTV jika ada, dll.).
2. Diskusi Internal: Atasan langsung dan/atau HRD berdiskusi mengenai situasi dan memutuskan apakah perlu diberikan SP1.
3. Pertemuan dengan Karyawan: Idealnya, perusahaan mengadakan pertemuan empat mata dengan karyawan. Jelaskan secara lisan mengenai masalah yang terjadi, berikan kesempatan karyawan untuk menjelaskan dari sisinya, dan sampaikan bahwa perusahaan akan mengeluarkan SP1. Pertemuan ini bisa didampingi oleh atasan langsung dan/atau perwakilan HRD.
4. Penyusunan SP1: Buat draf SP1 sesuai format dan isi yang jelas, spesifik, dan berbasis fakta.
5. Penyerahan SP1: Serahkan SP1 kepada karyawan. Bacakan isi surat atau pastikan karyawan membacanya. Jelaskan kembali poin-poin penting, harapan perusahaan, dan konsekuensinya. Berikan kesempatan karyawan untuk bertanya.
6. Penandatanganan Penerimaan: Minta karyawan menandatangani lembar bukti penerimaan SP1. Jika karyawan menolak tanda tangan, catat penolakan tersebut di surat dan mintai saksi (misal perwakilan serikat pekerja jika ada, atau karyawan lain yang ditunjuk) untuk menandatangani sebagai bukti penolakan penerimaan.
7. Pendokumentasian: Simpan salinan SP1 yang sudah ditandatangani (atau catatan penolakan) dalam file pribadi karyawan sebagai arsip perusahaan.

Proses yang transparan dan empatik (meskipun tetap tegas) saat menyerahkan SP1 bisa membantu karyawan menerima dan memahami situasi dengan lebih baik. Hindari menyerahkan SP1 di depan umum atau dengan cara yang merendahkan.

Image just for illustration

Tips untuk Karyawan yang Menerima SP1¶

Menerima SP1 tentu bisa jadi pengalaman yang tidak menyenangkan, bahkan mungkin bikin kaget atau emosi. Tapi tenang dulu, ini bukan akhir dari segalanya. Ini adalah kesempatan untuk introspeksi dan memperbaiki diri. Berikut beberapa tips kalau kamu dapat SP1:

• Jangan Panik: SP1 bukan berarti kamu akan langsung di-PHK. Ini adalah peringatan. Tarik napas, coba berpikir jernih.
• Baca Baik-baik: Pahami betul isi SP1. Apa pelanggaran spesifik yang disebutkan? Kapan terjadinya? Pasal peraturan mana yang dilanggar? Kalau ada yang kurang jelas, jangan ragu bertanya saat surat diserahkan atau temui HRD setelahnya.
• Evaluasi Diri: Jujurlah pada diri sendiri. Apakah memang benar kamu melakukan pelanggaran itu? Cari tahu akar masalahnya. Kenapa kamu terlambat? Kenapa kinerjamu turun? Mengakui kesalahan adalah langkah awal perbaikan.
• Buat Rencana Perbaikan: Setelah tahu masalahnya, pikirkan bagaimana kamu akan memperbaikinya. Misalnya, kalau terlambat, rencanakan bangun lebih pagi atau atur transportasi. Kalau kinerja, diskusikan dengan atasan apa yang perlu ditingkatkan dan bagaimana caranya.
• Komunikasi dengan Atasan/HRD: Jangan menghindar. Ajak bicara atasan atau HRD. Tunjukkan komitmenmu untuk berubah. Tanyakan apakah ada dukungan atau bimbingan yang bisa diberikan perusahaan. Komunikasi yang baik menunjukkan niat baikmu.
• Manfaatkan Masa Berlaku SP: Masa berlaku SP1 (misalnya 6 bulan) adalah waktu yang kamu miliki untuk menunjukkan perbaikan konsisten. Gunakan waktu ini sebaik-baiknya.
• Pahami Konsekuensinya: Sadari bahwa jika tidak ada perbaikan dan kamu melakukan pelanggaran lagi dalam masa berlaku SP1, kemungkinan akan keluar SP2, lalu SP3, yang bisa berujung pada PHK. Ini jadi motivasi ekstra buat disiplin.
• Jangan Ulangi: Yang paling penting, berusahalah sungguh-sungguh untuk tidak mengulangi pelanggaran yang sama atau melakukan pelanggaran lain.

Menerima SP1 bisa jadi “cambuk” positif buat kamu untuk jadi karyawan yang lebih baik dan profesional.

Tips untuk Perusahaan Saat Mengeluarkan SP1¶

Bagi perusahaan, mengeluarkan SP1 juga bukan sekadar formalitas. Ini adalah bagian dari manajemen sumber daya manusia yang strategis untuk menjaga kedisiplinan dan kinerja karyawan. Berikut beberapa tips:

• Bertindak Konsisten dan Adil: Terapkan peraturan perusahaan secara konsisten ke semua karyawan dengan kasus serupa. Hindari tebang pilih karena bisa menimbulkan rasa ketidakadilan dan menurunkan moral karyawan lain.
• Pastikan Ada Bukti: Jangan mengeluarkan SP1 hanya berdasarkan rumor atau asumsi. Pastikan ada bukti yang kuat dan terukur mengenai pelanggaran atau masalah kinerja.
• Gunakan Bahasa yang Jelas dan Spesifik: Seperti pada contoh di atas, uraikan pelanggaran dengan detail (kapan, di mana, bagaimana) dan rujuk ke peraturan yang dilanggar. Hindari kalimat yang menyerang pribadi, fokus pada perilaku atau kinerja yang perlu diperbaiki.
• Lakukan Proses yang Tepat: Ikuti prosedur internal perusahaan dalam mengeluarkan SP, termasuk diskusi internal, pertemuan dengan karyawan, dan pendokumentasian yang lengkap.
• Sertakan Harapan dan Dukungan: SP1 seharusnya tidak hanya berisi teguran, tapi juga harapan untuk perbaikan. Jika memungkinkan, tawarkan dukungan atau bimbingan (misal pelatihan, coaching dari atasan) untuk membantu karyawan memperbaiki diri.
• Dokumentasi yang Rapi: Simpan semua dokumen terkait SP (surat asli, bukti penerimaan) dalam arsip karyawan. Ini penting jika di kemudian hari ada proses hukum atau perselisihan.
• Latih Atasan: Pastikan semua manajer atau supervisor paham kapan dan bagaimana proses SP ini berjalan, serta peran mereka dalam mengidentifikasi masalah dan memberikan teguran lisan awal.

Pemberian SP1 adalah investasi waktu dan tenaga dari perusahaan untuk mencoba mempertahankan dan membina karyawan yang potensial, daripada langsung mencari pengganti. Proses yang baik akan menciptakan lingkungan kerja yang disiplin namun tetap suportif.

Image just for illustration

Fakta Menarik Seputar Surat Peringatan¶

• Tahukah kamu? Masa berlaku SP (umumnya 6 bulan) itu bukan cuma tradisi lho, tapi seringkali diatur dalam Peraturan Perusahaan atau Perjanjian Kerja Bersama (PKB) yang mengacu pada semangat pembinaan dalam undang-undang ketenagakerjaan. Tujuannya agar karyawan punya waktu yang cukup untuk benar-benar berubah, dan jika mereka berhasil, “catatan merah” itu bisa dianggap selesai setelah jangka waktu tertentu.
• Beberapa perusahaan besar punya sistem point atau skor untuk pelanggaran disiplin. Pelanggaran minor punya poin kecil, pelanggaran berat punya poin besar. Jika total poin pelanggaran karyawan mencapai ambang batas tertentu, barulah SP1 (atau bahkan langsung SP2/SP3 untuk pelanggaran berat) dikeluarkan. Sistem ini dianggap lebih objektif karena terukur.
• SP tidak selalu harus tertulis. Untuk pelanggaran yang sangat ringan dan baru pertama kali, teguran lisan oleh atasan langsung sudah dianggap cukup. SP1 dikeluarkan ketika teguran lisan tidak efektif atau untuk pelanggaran yang dampaknya lebih signifikan.
• Dalam kasus PHK karena pelanggaran, proses SP yang didokumentasikan dengan baik (mulai dari SP1 sampai SP3) menjadi bukti kuat bagi perusahaan jika karyawan menggugat ke Pengadilan Hubungan Industrial (PHI). Tanpa bukti SP yang sah, PHK bisa dianggap tidak prosedural.

Pentingnya Komunikasi yang Jelas¶

Baik dari sisi perusahaan maupun karyawan, komunikasi adalah kunci utama dalam proses SP1. Bagi perusahaan, komunikasi yang jelas saat menyerahkan SP1 memastikan karyawan paham betul letak kesalahannya dan apa yang harus diperbaiki. Ini mencegah kebingungan atau rasa ketidakadilan. Bahasa surat yang lugas namun tidak menghakimi juga penting.

Bagi karyawan, komunikasi aktif (misal dengan bertanya atau berdiskusi dengan atasan/HRD) menunjukkan bahwa kamu serius ingin memperbaiki diri. Jangan diam saja atau malah ngambek. Gunakan kesempatan ini untuk memahami harapan perusahaan dan mencari solusi bersama. Komunikasi dua arah akan selalu lebih baik daripada hanya satu arah.

Progresi dari SP1 ke SP Berikutnya¶

Seperti disebutkan sebelumnya, SP1 adalah langkah awal. Jika setelah menerima SP1 karyawan tidak menunjukkan perbaikan dalam masa berlaku SP1 atau melakukan pelanggaran lain, perusahaan bisa mengeluarkan:

• Surat Peringatan Kedua (SP2): Nadanya lebih tegas dari SP1. Konsekuensinya bisa lebih berat jika tidak ada perbaikan. SP2 juga punya masa berlaku, umumnya 6 bulan lagi (atau bisa berbeda tergantung peraturan perusahaan).
• Surat Peringatan Ketiga (SP3): Ini adalah peringatan terakhir. Sifatnya sangat serius dan biasanya menyatakan bahwa jika tidak ada perbaikan atau terjadi pelanggaran lagi dalam masa berlakunya, maka hubungan kerja dapat diakhiri (PHK). SP3 juga punya masa berlaku.

Setiap SP harus dikeluarkan dengan surat resmi dan didokumentasikan dengan baik, mengikuti prosedur yang sama seperti SP1. Proses berjenjang ini memberikan kesempatan berulang kali bagi karyawan untuk memperbaiki diri sebelum perusahaan mengambil langkah paling akhir yaitu PHK.

Penutup¶

Memahami apa itu SP1, kapan dikeluarkan, strukturnya, dan bagaimana menghadapinya adalah hal yang penting baik buat kamu sebagai karyawan maupun jika kamu ada di posisi manajemen atau HRD. SP1 adalah alat pembinaan, bukan hukuman mati dalam karier. Gunakan informasi ini untuk bersikap lebih profesional dan taat pada peraturan perusahaan.

---

Bagaimana pengalamanmu dengan Surat Peringatan? Atau ada pertanyaan seputar topik ini? Yuk, bagikan di kolom komentar di bawah!