Contoh Surat Pengantar Proposal Sponsorship Event & Cara Bikin yang Disukai Sponsor

Table of Contents

Mendapatkan sponsor untuk event kamu itu gampang-gampang susah. Salah satu kunci utamanya adalah proposal yang meyakinkan. Nah, sebelum sponsor membaca detail proposal event kamu yang keren abis, mereka biasanya akan melihat surat pengantar atau cover letter terlebih dahulu. Surat ini bukan sekadar formalitas, lho. Ini adalah kesempatan pertama kamu untuk membuat kesan yang kuat dan membuat mereka tertarik untuk membaca lebih lanjut. Bayangkan surat pengantar ini sebagai ‘sales pitch’ singkat untuk proposalmu.

Image just for illustration

Surat pengantar yang baik akan menunjukkan bahwa kamu profesional, serius, dan paling penting, memahami mengapa sponsor ini cocok untuk event kamu. Surat ini harus singkat, padat, jelas, dan personalisasi. Artinya, surat ini nggak boleh generic, tapi harus dibuat khusus untuk calon sponsor yang kamu tuju. Ini menunjukkan bahwa kamu sudah melakukan riset dan nggak cuma kirim surat massal.

Apa Itu Surat Pengantar Proposal Sponsorship?¶

Surat pengantar proposal sponsorship adalah dokumen tertulis yang menyertai proposal sponsorship event kamu saat dikirimkan ke calon sponsor. Fungsinya mirip dengan surat lamaran kerja yang menyertai CV. Surat ini menjadi gerbang awal sebelum proposal sponsorship itu sendiri dibaca secara mendalam oleh pihak calon sponsor. Ini adalah kesempatan kamu untuk ‘menjual’ proposalmu secara ringkas dan menarik.

Surat ini berperan sebagai perkenalan antara panitia event atau penyelenggara event dengan calon sponsor. Di dalamnya, kamu akan memperkenalkan diri, memperkenalkan event yang akan diselenggarakan, dan secara singkat menjelaskan tujuan pengiriman proposal ini, yaitu untuk mengajak mereka berkolaborasi sebagai sponsor. Kesan pertama itu penting banget, kan? Nah, surat pengantar inilah yang menciptakan kesan pertama itu.

Dokumen ini biasanya nggak lebih dari satu halaman, tapi dampaknya bisa sangat besar. Sebuah surat pengantar yang lemah atau asal-asalan bisa membuat calon sponsor langsung kehilangan minat, bahkan sebelum mereka melihat isi proposal yang mungkin sudah kamu buat dengan susah payah dan penuh data menarik. Sebaliknya, surat pengantar yang kuat dan personal bisa membuka pintu diskusi lebih lanjut.

Mengapa Surat Pengantar yang Baik Sangat Krusial?¶

Membuat proposal sponsorship itu butuh waktu dan tenaga. Kamu sudah riset, menyusun konsep event, membuat rincian anggaran, dan merancang paket sponsorship yang menarik. Semua kerja keras itu bisa jadi sia-sia kalau surat pengantar yang kamu kirimkan nggak menarik perhatian calon sponsor. Kenapa surat pengantar ini penting banget?

Pertama, Kesan Pertama. Calon sponsor, terutama dari perusahaan besar, menerima banyak sekali proposal setiap harinya. Surat pengantar adalah saringan awal. Jika surat pengantar kamu menarik, profesional, dan relevan, kemungkinan besar proposalmu akan lanjut dibaca. Jika tidak, proposalmu mungkin akan langsung ‘disimpan’ di tumpukan yang kurang prioritas.

Kedua, Ringkasan Padat. Surat pengantar memungkinkan kamu memberikan gambaran singkat mengenai event kamu dan apa yang bisa didapatkan oleh calon sponsor dari kolaborasi ini. Kamu nggak perlu menjelaskan semua detail, cukup poin-poin utama yang memancing rasa ingin tahu mereka. Ini membantu calon sponsor yang sibuk untuk segera memahami inti tawaranmu.

Ketiga, Personalisasi Menunjukkan Profesionalisme. Ketika kamu menulis surat pengantar yang spesifik untuk calon sponsor tersebut (menyebut nama perusahaan, nama kontak jika tahu, dan menjelaskan mengapa event kamu cocok dengan target audien atau nilai-nilai mereka), ini menunjukkan bahwa kamu serius, sudah melakukan riset, dan bukan sekadar menyebar proposal ke semua arah. Ini membangun kepercayaan awal.

Keempat, Menegaskan Tujuan Pengiriman. Surat pengantar dengan jelas menyatakan bahwa kamu mengirim proposal sponsorship dan mengajak mereka untuk berkolaborasi. Ini menghilangkan keraguan apapun mengenai maksud kamu mengirimkan dokumen tersebut.

Image just for illustration

Kelima, Sebagai Jembatan ke Proposal. Surat pengantar yang baik akan membuat calon sponsor nggak sabar untuk membuka dan membaca proposal utama kamu. Ini adalah ‘trailer’ yang sukses yang membuat penonton (calon sponsor) ingin menonton filmnya (proposal).

Faktanya, menurut beberapa survei di kalangan profesional marketing yang sering menerima proposal sponsorship, surat pengantar yang buruk adalah salah satu alasan utama proposal langsung diabaikan, terlepas dari kualitas isi proposal itu sendiri. Jadi, jangan remehkan kekuatan surat pengantar ini!

Komponen Kunci dalam Surat Pengantar Sponsorship Event¶

Untuk membuat surat pengantar yang efektif, ada beberapa elemen penting yang wajib ada. Setiap bagian punya peranannya sendiri dalam membangun kesan dan menyampaikan pesan kamu. Mari kita bedah satu per satu:

Kepala Surat (Letterhead) atau Info Pengirim¶

Bagian paling atas surat. Idealnya menggunakan kepala surat resmi organisasi atau panitia event kamu. Ini menunjukkan identitas dan profesionalisme. Kalau nggak punya letterhead, pastikan mencantumkan nama organisasi/panitia, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email. Pastikan informasinya akurat dan mudah dihubungi.

Tanggal¶

Cantumkan tanggal surat dibuat. Ini penting untuk administrasi dan menunjukkan bahwa proposalmu masih relevan.

Informasi Penerima¶

Bagian ini krusial untuk personalisasi. Usahakan mencantumkan nama kontak spesifik jika kamu tahu. Misalnya, “Yth. Bapak/Ibu [Nama Kontak], [Jabatan], [Nama Perusahaan]”. Jika tidak yakin dengan nama kontak, setidaknya cantumkan jabatan atau departemen yang relevan, seperti “Yth. Bapak/Ibu Manajer Pemasaran, PT [Nama Perusahaan]”. Menghindari penggunaan “Kepada Yth. Pimpinan” jika memungkinkan akan membuat suratmu lebih personal. Pastikan nama perusahaan dan alamatnya tepat.

Nomor Surat (Opsional tapi Disarankan) & Perihal¶

Nomor surat membantu untuk administrasi dan pencatatan. Perihal harus jelas, singkat, dan langsung ke inti. Contoh: “Pengajuan Proposal Sponsorship - [Nama Event] [Tahun]” atau “Penawaran Kerjasama Sponsorship Event [Nama Event]”. Perihal yang jelas memudahkan penerima surat untuk mengkategorikan dan memproses surat kamu.

Salam Pembuka¶

Gunakan salam pembuka yang formal dan personal jika kamu tahu nama kontaknya. Contoh: “Dengan hormat, Bapak/Ibu [Nama Kontak],” atau jika tidak tahu nama spesifik: “Dengan hormat,”. Hindari salam pembuka yang terlalu santai atau tidak jelas.

Paragraf Pembuka¶

Di sinilah kamu memulai perkenalan. Sebutkan dari mana kamu berasal (nama organisasi/panitia) dan sebutkan nama event yang akan diselenggarakan. Jelaskan secara singkat apa event tersebut dan kapan serta di mana akan dilaksanakan. Langsung sampaikan maksud utama pengiriman surat ini, yaitu untuk mengajukan proposal sponsorship dan mengajak mereka berkolaborasi.

Contoh:
“Kami dari Panitia [Nama Event] akan menyelenggarakan event akbar bertajuk ‘[Nama Event]’ pada tanggal [Tanggal Pelaksanaan] di [Lokasi Pelaksanaan]. Melalui surat ini, kami bermaksud mengajukan proposal sponsorship kepada PT [Nama Perusahaan] dan mengajak Bapak/Ibu untuk berkolaborasi dalam mendukung suksesnya event ini.”

Paragraf Isi (Bagian Paling Fleksibel & Penting)¶

Ini adalah inti dari surat pengantar. Jangan menyalin semua isi proposal, tapi highlight poin-poin paling menarik yang relevan bagi calon sponsor tersebut. Fokuslah pada value yang bisa kamu tawarkan kepada mereka.

• Sebutkan Alasan Khusus Mengapa Kamu Menghubungi Mereka: Jelaskan mengapa kamu merasa perusahaan mereka adalah mitra yang tepat. Mungkin target audien mereka sama dengan audien event kamu, atau nilai-nilai perusahaan mereka sejalan dengan tema eventmu. Ini menunjukkan bahwa kamu sudah melakukan riset.
  Contoh: “Melihat rekam jejak PT [Nama Perusahaan] yang selalu mendukung kegiatan positif di bidang [Sebutkan Bidang yang Relevan, misal: pendidikan/lingkungan/seni budaya], kami percaya kolaborasi dengan PT [Nama Perusahaan] sangatlah tepat mengingat event ‘[Nama Event]’ memiliki fokus pada [Sebutkan Fokus Event yang Relevan, misal: peningkatan kesadaran lingkungan di kalangan generasi muda].”
• Highlight Daya Tarik Event: Sebutkan secara singkat apa yang membuat event kamu menarik. Berapa target audiens yang akan hadir? Siapa saja pengisi acaranya? Apa keunikan event ini? Data kuantitatif seperti jumlah target audiens atau jangkauan media (jika ada data awal) sangat membantu.
  Contoh: “Event ‘[Nama Event]’ tahun ini menargetkan [Jumlah] pengunjung dari kalangan [Sebutkan Target Audiens, misal: mahasiswa dan profesional muda] serta akan menghadirkan [Sebutkan Beberapa Daya Tarik, misal: artis ternama nasional dan talkshow inspiratif]. Event ini diprediksi akan mendapat liputan luas dari media [Sebutkan Media Potensial, misal: lokal dan nasional].”
• Sebutkan Potensi Manfaat Bagi Sponsor (Singkat): Ini bukan tempat untuk merinci semua paket sponsorship, tapi sebutkan jenis manfaat yang bisa mereka peroleh.
  Contoh: “Dengan menjadi sponsor, PT [Nama Perusahaan] akan mendapatkan eksposur brand yang signifikan kepada target audiens yang relevan, meningkatkan brand awareness, serta menunjukkan dukungan terhadap [Sebutkan Tujuan Sosial/Komunitas Event, jika ada].”

Paragraf isi ini harus ringkas namun kuat. Pilih 2-3 poin terkuat yang paling mungkin menarik minat sponsor. Jangan terlalu banyak detail, biarkan proposal yang melakukan tugas itu.

Image just for illustration

Paragraf Penutup & Call to Action¶

Di bagian ini, sampaikan harapan kamu untuk bisa berdiskusi lebih lanjut mengenai potensi kolaborasi ini. Berikan informasi kontak yang bisa dihubungi dan sebutkan bahwa proposal terlampir berisi detail lengkap. Penting untuk mencantumkan call to action yang jelas – apa yang kamu ingin penerima lakukan selanjutnya? Apakah kamu akan menelepon untuk follow-up, atau kamu berharap mereka menghubungi kamu?

Contoh:
“Besar harapan kami PT [Nama Perusahaan] tertarik untuk menjajaki peluang kerjasama ini. Proposal sponsorship lengkap dengan rincian paket dan manfaatnya terlampir bersama surat ini. Kami sangat antusias untuk mendiskusikan lebih lanjut bagaimana kolaborasi ini dapat memberikan keuntungan maksimal bagi kedua belah pihak. Mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk dapat meluangkan waktu bertemu atau berdiskusi melalui telepon dalam waktu dekat. Untuk konfirmasi dan informasi lebih lanjut, silakan hubungi [Nama Kontak Panitia] di nomor telepon [Nomor Telepon] atau email [Alamat Email].”

Salam Penutup¶

Gunakan salam penutup yang profesional. Contoh: “Hormat kami,” atau “Dengan hormat,”.

Tanda Tangan & Nama Pengirim¶

Cantumkan nama lengkap dan jabatan penanggung jawab dari panitia/organisasi yang mengirim surat. Ini biasanya Ketua Panitia, Project Manager, atau Koordinator Sponsorship. Jangan lupa bubuhkan tanda tangan di atas nama terang.

Lampiran¶

Sebutkan dokumen apa saja yang dilampirkan. Contoh: “Lampiran: 1 (Satu) Berkas Proposal Sponsorship Event [Nama Event]”.

Tabel Rangkuman Komponen Surat Pengantar:

Komponen	Keterangan	Catatan Penting
Kepala Surat/Info Kirim	Identitas Pengirim (Organisasi/Panitia), Alamat, Kontak.	Profesional & Jelas.
Tanggal	Tanggal Surat Dibuat.	Penting untuk Administrasi.
Info Penerima	Nama & Jabatan Kontak (jika tahu), Nama Perusahaan, Alamat Perusahaan.	Wajib Personalisasi. Hindari “Pimpinan”.
Nomor Surat & Perihal	Nomor Surat Internal & Judul Singkat Tujuan Surat.	Perihal harus jelas & menarik perhatian.
Salam Pembuka	Sapa Penerima.	Formal & Personal jika tahu nama.
Paragraf Pembuka	Perkenalan Organisasi/Event, Lokasi, Waktu, Tujuan Pengiriman Proposal.	Langsung ke Inti.
Paragraf Isi	Alasan Menghubungi Mereka, Daya Tarik Event, Potensi Manfaat Sponsor (ringkas).	Highlight Value Sponsor. Wajib Personalisasi.
Paragraf Penutup & CTA	Harapan Diskusi, Info Kontak, Call to Action (apa langkah selanjutnya?).	Pastikan Kontak Jelas & CTA Spesifik.
Salam Penutup	Penutup Formal.	Hormat kami, dll.
Tanda Tangan & Nama	Nama & Jabatan Penanggung Jawab, Tanda Tangan.	Menunjukkan Legitimasi.
Lampiran	Daftar Dokumen Terlampir (Proposal, dll.).	Pastikan Sesuai.

Tips Menulis Surat Pengantar Sponsorship yang Efektif¶

Menulis surat pengantar itu seni sekaligus strategi. Berikut beberapa tips supaya surat kamu stand out:

1. Riset Calon Sponsor: Jangan pernah mengirim surat pengantar generic. Cari tahu tentang perusahaan mereka, produk/layanan mereka, target pasar mereka, kampanye marketing yang sedang berjalan, atau bahkan nilai-nilai perusahaan mereka. Gunakan informasi ini untuk personalisasi paragraf isi. Tunjukkan bahwa kamu sudah meluangkan waktu untuk memahami mereka.
2. Fokus pada Manfaat Sponsor: Ingat, sponsor itu bukan donatur. Mereka berinvestasi untuk mendapatkan sesuatu kembali (ROI - Return on Investment). Surat kamu harus menyoroti apa yang akan mereka dapatkan, bukan hanya apa yang kamu butuhkan. Gunakan kata-kata seperti “eksposur brand”, “akses ke target audien”, “peningkatan brand awareness”, “citra positif perusahaan”, dll.
3. Singkat dan Jelas: Eksekutif yang menerima surat kamu biasanya sangat sibuk. Jangan bertele-tele. Sampaikan poin-poin penting dengan cepat dan efisien. Satu halaman itu sudah lebih dari cukup.
4. Tonjolkan Keunikan Event: Apa yang membuat event kamu beda dari yang lain? Apakah skalanya besar? Target audiensnya sangat spesifik? Konsepnya inovatif? Sebutkan keunikan ini secara singkat untuk menarik perhatian.
5. Sertakan Data Kuantitatif (Jika Ada): Angka berbicara lebih kuat dari kata-kata. Jika kamu punya data tentang jumlah peserta tahun lalu, demografi audiens, jangkauan media sosial event sebelumnya, atau target yang realistis, sertakan secara ringkas di paragraf isi.
6. Gunakan Bahasa yang Meyakinkan dan Positif: Hindari bahasa yang terkesan memohon atau putus asa. Gunakan bahasa yang percaya diri, profesional, dan positif mengenai event kamu dan potensi kolaborasinya.
7. Proofread dengan Teliti: Kesalahan ketik atau tata bahasa bisa merusak kesan profesional. Minta beberapa orang untuk membaca ulang surat kamu sebelum dikirim. Pastikan nama kontak dan nama perusahaan ditulis dengan benar. Ini krusial!
8. Format yang Rapi: Gunakan format surat resmi yang umum. Pastikan jarak antar baris dan paragraf nyaman dibaca. Font yang digunakan harus profesional dan mudah dibaca (misalnya Arial, Times New Roman, Calibri).
9. Sertakan Call to Action yang Spesifik: Jangan hanya bilang “kami menunggu kabar”. Berikan langkah selanjutnya yang jelas, misalnya “Kami akan menghubungi Bapak/Ibu pada minggu [Tanggal] untuk menjadwalkan diskusi singkat” atau “Mohon informasikan jadwal terbaik untuk presentasi proposal kami”.

Mengikuti tips ini akan sangat meningkatkan peluang surat pengantar kamu dibaca dan mendapatkan respon positif.

Contoh Surat Pengantar Proposal Sponsorship Event (Template)¶

Berikut adalah contoh struktur surat pengantar yang bisa kamu adaptasi. Ingat, ini hanya template, kamu wajib menggantinya dengan informasi yang relevan dan melakukan personalisasi untuk setiap calon sponsor.

---

[Kepala Surat Resmi Organisasi/Panitia Event]
Atau:
[Nama Organisasi/Panitia Event]
[Alamat Lengkap Organisasi/Panitia]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]
[Website/Media Sosial - Opsional]

[Tanggal Pembuatan Surat]
[Contoh: 26 Oktober 2023]

Nomor: [Nomor Surat Internal Panitia, contoh: 001/SP/EventXYZ/X/2023]
Perihal: Pengajuan Proposal Sponsorship – [Nama Event] [Tahun]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Kontak, jika tahu. Jika tidak, gunakan Jabatan yang Relevan]
[Jabatan Ybs.]
[Nama Perusahaan Calon Sponsor]
[Alamat Perusahaan Calon Sponsor]

Dengan hormat,

Kami dari [Nama Organisasi/Panitia Event] akan menyelenggarakan event [Sebutkan Jenis Event, contoh: festival seni budaya, kompetisi olahraga, konferensi nasional] bertajuk “[Nama Event] [Tahun Pelaksanaan]”. Event ini rencananya akan dilaksanakan pada tanggal [Tanggal Pelaksanaan] di [Lokasi Pelaksanaan].

Melalui surat ini, perkenankan kami mengajukan proposal sponsorship kepada [Nama Perusahaan Calon Sponsor] dan mengajak Bapak/Ibu untuk berkolaborasi dalam mendukung suksesnya penyelenggaraan event ini sebagai mitra sponsor.

[Nama Event] [Tahun Pelaksanaan] bertujuan untuk [Sebutkan Tujuan Utama Event, contoh: mempromosikan kekayaan budaya lokal, meningkatkan kesadaran akan isu lingkungan, mewadahi kreativitas anak muda di bidang X]. Kami menargetkan event ini akan dihadiri oleh kurang lebih [Perkiraan Jumlah Audiens] orang dari kalangan [Sebutkan Segmen Audiens Secara Spesifik, contoh: mahasiswa, profesional muda, keluarga urban].

Kami telah mengikuti perkembangan [Nama Perusahaan Calon Sponsor] yang senantiasa [Sebutkan Kaitan dengan Perusahaan Sponsor, contoh: aktif mendukung kegiatan komunitas yang positif, memiliki target pasar yang sejalan dengan audiens event kami, atau memiliki nilai-nilai perusahaan yang relevan]. Oleh karena itu, kami sangat percaya kolaborasi antara [Nama Event] dan [Nama Perusahaan Calon Sponsor] akan menjadi sinergi yang sangat baik dan memberikan manfaat signifikan bagi kedua belah pihak.

Dengan menjadi sponsor pada event ini, [Nama Perusahaan Calon Sponsor] berkesempatan untuk [Sebutkan 2-3 Manfaat Utama yang Paling Menarik, contoh: meningkatkan brand awareness di kalangan audiens muda yang spesifik, menjangkau calon konsumen potensial secara langsung melalui engagement, serta memperkuat citra perusahaan sebagai pendukung acara berkualitas]. Detail lengkap mengenai berbagai pilihan paket sponsorship beserta manfaat yang akan diperoleh dapat Bapak/Ibu temukan pada proposal yang terlampir bersama surat ini.

Kami sangat antusias untuk mendiskusikan peluang kerjasama ini lebih lanjut dan menjelaskan secara rinci bagaimana kemitraan ini dapat disesuaikan untuk memenuhi tujuan marketing [Nama Perusahaan Calon Sponsor]. Besar harapan kami Bapak/Ibu dapat meluangkan waktu untuk bertemu atau berdiskusi melalui telepon dalam waktu dekat.

Untuk konfirmasi dan informasi lebih lanjut mengenai proposal ini, mohon kiranya Bapak/Ibu dapat menghubungi [Nama Kontak Panitia] selaku [Jabatan di Panitia] pada nomor telepon [Nomor Telepon Kontak Panitia] atau melalui email di [Alamat Email Kontak Panitia].

Atas perhatian dan waktu yang telah Bapak/Ibu berikan, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan Asli]

[Nama Lengkap Penanggung Jawab]
[Jabatan Penanggung Jawab di Panitia]

Lampiran:
1 (Satu) Berkas Proposal Sponsorship Event [Nama Event] [Tahun Pelaksanaan]

---

Ingat: Template di atas adalah panduan. Kamu perlu mengganti semua bagian dalam kurung siku [ ] dengan informasi yang sesuai dan menambahkan sentuhan personal yang relevan dengan calon sponsor spesifik yang kamu tuju.

Image just for illustration

Kesalahan Umum yang Perlu Dihindari¶

Saat menulis surat pengantar sponsorship, beberapa kesalahan kecil bisa berdampak besar. Hindari hal-hal berikut:

• Tidak Personalisasi: Mengirim surat generic yang sama ke semua perusahaan adalah kesalahan fatal. Ini menunjukkan kemalasan dan ketidakseriusan.
• Fokus Hanya pada Kebutuhan Kamu: Surat yang hanya berisi “kami butuh dana untuk acara ini” tanpa menjelaskan apa manfaatnya bagi sponsor akan langsung diabaikan.
• Informasi Kontak Tidak Jelas atau Salah: Pastikan nomor telepon dan email aktif serta mudah dihubungi. Kesalahan kecil di sini bisa membuat calon sponsor yang tertarik kesulitan menghubungi kamu.
• Subjek Email/Surat Tidak Jelas: Jika dikirim via email, subjeknya harus jelas dan profesional. Hindari subjek seperti “Proposal”, “Kerjasama”, atau “Penting!”. Gunakan subjek yang informatif seperti “Pengajuan Sponsorship: [Nama Event] [Tahun]”.
• Terlalu Panjang: Surat pengantar yang bertele-tele lebih dari satu halaman akan membuat penerima malas membaca.
• Banyak Typo dan Kesalahan Tata Bahasa: Ini menunjukkan ketidak profesionalan dan kurangnya ketelitian.
• Tidak Ada Call to Action: Penerima selesai membaca surat, tapi tidak tahu apa yang kamu harapkan mereka lakukan selanjutnya. Berikan langkah yang jelas.
• Mengirim ke Orang yang Salah: Lakukan riset untuk mengetahui siapa kontak yang tepat di perusahaan tersebut (biasanya bagian Marketing, Komunikasi, atau CSR).

Fakta Menarik Seputar Sponsorship Event¶

Industri sponsorship event itu dinamis dan terus berkembang. Beberapa fakta menarik yang mungkin bisa menambah wawasan:

• Di tingkat global, nilai pasar sponsorship event mencapai puluhan miliar dolar per tahun. Ini menunjukkan betapa pentingnya sponsorship dalam ekosistem event.
• Sponsor semakin cermat dalam memilih event. Mereka tidak hanya melihat jumlah audiens, tapi juga demografi audiens, tingkat engagement, dan kemampuan event untuk menghasilkan data (ROI).
• Pengukuran keberhasilan sponsorship semakin canggih. Sponsor ingin tahu berapa banyak impressions yang mereka dapatkan, berapa banyak leads yang dihasilkan, atau seberapa positif sentimen publik terhadap brand mereka setelah event. Proposal dan komunikasi kamu (termasuk surat pengantar) perlu menunjukkan bahwa kamu memahami kebutuhan ini.
• Tren sponsorship kini bergeser ke arah experiential marketing, di mana sponsor ingin menciptakan pengalaman langsung yang berkesan dengan audiens di lokasi event, bukan hanya menempel logo. Surat pengantar kamu bisa sedikit menyinggung bagaimana event kamu memungkinkan engagement semacam ini.
• Sponsor seringkali memiliki tujuan yang berbeda-beda. Ada yang fokus pada brand awareness, ada yang fokus pada penjualan produk/layanan, ada yang fokus pada citra perusahaan (CSR), ada juga yang fokus pada riset pasar. Surat pengantar yang baik perlu mencoba mengaitkan event kamu dengan salah satu atau lebih tujuan ini.

Memahami konteks industri sponsorship ini bisa membantu kamu menyusun surat pengantar yang lebih tepat sasaran dan meyakinkan.

Kesimpulan¶

Surat pengantar proposal sponsorship event mungkin terlihat sepele, tapi perannya sangat vital. Ini adalah kesempatan pertama kamu untuk membuat kesan profesional, menunjukkan bahwa kamu sudah melakukan riset, dan secara singkat menjelaskan mengapa calon sponsor tersebut harus meluangkan waktu untuk membaca proposal kamu lebih lanjut. Sebuah surat pengantar yang dipersonalisasi, jelas, singkat, dan fokus pada manfaat sponsor memiliki peluang jauh lebih besar untuk berhasil.

Jangan terburu-buru membuatnya. Luangkan waktu untuk meriset calon sponsor, menyusun kalimat yang tepat, dan melakukan proofread berulang kali. Anggap surat pengantar ini sebagai jembatan yang menghubungkan kerja keras kamu dalam membuat proposal dengan calon mitra strategis kamu.

Apakah kamu punya pengalaman menulis surat pengantar sponsorship? Atau mungkin kamu punya tips tambahan yang sukses? Bagikan di kolom komentar di bawah! Yuk, kita diskusi dan belajar bareng supaya event kita makin sukses!