Contoh Surat Modified Block Style: Gampang Banget Pakai Format Ini!

Table of Contents

Surat bisnis atau surat resmi itu penting banget dalam komunikasi profesional, kan? Nah, ada beberapa gaya penulisan yang umum dipakai, salah satunya yang populer adalah Modified Block Style. Gaya ini sering jadi pilihan karena menggabungkan kerapian Block Style penuh dengan sedikit sentuhan tradisional yang bikin surat terlihat nggak terlalu kaku.

Image just for illustration

Dibandingkan Full Block Style di mana semua elemen rata kiri, Modified Block Style punya ciri khas di penempatan tanggal dan penutup (salutation). Biasanya, elemen-elemen ini ditempatkan di bagian kanan atau tengah halaman. Gaya ini memberikan look yang bersih dan mudah dibaca, tapi tetap terasa sedikit lebih formal atau klasik dibanding full block.

Apa Itu Modified Block Style?¶

Jadi, Modified Block Style adalah format penulisan surat bisnis di mana sebagian besar elemen surat (seperti alamat dalam, salam pembuka, dan isi surat) ditulis rata kiri alias left-justified. Namun, ada beberapa elemen kunci yang posisinya digeser ke kanan, entah rata kanan (right-justified) atau bahkan di tengah halaman (centered), terutama tanggal, baris penutup, dan tanda tangan.

Gaya ini sering dianggap sebagai kompromi antara gaya tradisional (semi-block dengan paragraf menjorok) dan gaya modern (full block). Ini membuatnya jadi pilihan yang fleksibel untuk berbagai keperluan surat bisnis, mulai dari surat lamaran kerja, surat penawaran, surat pemberitahuan, sampai memo resmi antar departemen. Keunggulan utamanya adalah kemudahannya dibaca dan tetap terlihat rapi secara visual.

Ciri-Ciri Utama Modified Block Style¶

Yuk, kita bedah elemen-elemen khas dari Modified Block Style dan gimana penempatannya:

Tanggal (Date Line)¶

Ini salah satu elemen yang membedakan. Dalam Modified Block Style, tanggal biasanya diletakkan di bagian kanan halaman. Posisinya bisa rata kanan atau sedikit menjorok ke tengah, biasanya mulai dari pertengahan halaman ke kanan. Tanggal ini ditulis lengkap, misalnya “12 Desember 2023” atau “December 12, 2023”.

Peletakan tanggal di kanan ini memberikan keseimbangan visual pada surat, terutama jika kop surat ada di bagian atas tengah. Ini juga merupakan salah satu sentuhan “modifikasi” dari gaya full block yang menempatkan tanggal di kiri. Pastikan spasi antara tanggal dan alamat dalam cukup, biasanya 2-4 baris kosong.

Alamat Pengirim (Return Address)¶

Bagian ini hanya dicantumkan jika surat tidak menggunakan kop surat resmi perusahaan atau organisasi. Jika dicantumkan, alamat pengirim biasanya ditempatkan tepat di bawah tanggal dengan perataan yang sama (kanan atau tengah). Tapi, kebanyakan surat bisnis modern pakai kop surat, jadi bagian ini sering ditiadakan.

Kalau pakai kop surat, semua info pengirim (nama perusahaan, alamat, kontak) sudah ada di situ. Makanya, bagian return address terpisah jarang terlihat di surat Modified Block Style yang pakai kop.

Alamat Dalam (Inside Address)¶

Nah, kalau bagian ini sama seperti gaya Block Style lainnya: semua rata kiri. Alamat dalam ini berisi nama lengkap penerima (jika diketahui), jabatan, nama perusahaan/organisasi penerima, dan alamat lengkapnya. Tulis alamat ini dengan jelas dan lengkap agar surat sampai ke orang yang tepat.

Letaknya biasanya 2-4 baris di bawah tanggal. Memulai semua teks penting (siapa yang dituju) dari kiri itu standar untuk memudahkan pembaca langsung menemukan informasi krusial ini. Pastikan format alamatnya benar sesuai kaidah penulisan alamat yang berlaku.

Salam Pembuka (Salutation)¶

Salam pembuka juga ditempatkan rata kiri, tepat di bawah alamat dalam. Ini adalah sapaan hormat kepada penerima surat. Contoh umum termasuk “Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Lengkap],” atau “Bapak/Ibu Direktur,” atau jika sudah kenal baik “Dear Mr./Ms. [Nama Keluarga]”.

Penggunaan titik dua (:) setelah salam pembuka itu opsional, tergantung kebiasaan atau standar perusahaan, tapi seringkali digunakan di Indonesia. Penting untuk menggunakan nama dan gelar yang benar jika diketahui. Jika tidak tahu nama spesifiknya, bisa pakai sapaan umum seperti “Yth. Bapak/Ibu Pimpinan,” atau “To Whom It May Concern,” (dalam bahasa Inggris).

Isi Surat (Body Paragraphs)¶

Ini adalah inti dari surat Anda. Dalam Modified Block Style, semua paragraf isi surat ditulis rata kiri tanpa indentasi (tanpa menjorok ke dalam di awal paragraf). Setiap paragraf dipisahkan dengan spasi ganda (dua kali tekan Enter) untuk memudahkan pembacaan.

Image just for illustration

Paragraf-paragraf ini harus ditulis dengan jelas, singkat, dan langsung ke pokok permasalahan. Usahakan setiap paragraf fokus pada satu ide utama. Ingat, panjang paragraf idealnya 3-5 kalimat agar tidak terlalu panjang dan membosankan. Gunakan bahasa yang profesional namun mudah dipahami.

Salam Penutup (Complimentary Closing)¶

Ini elemen kunci kedua yang posisinya berbeda dari Full Block Style. Salam penutup ditempatkan di bagian kanan halaman, sejajar dengan tanggal di atas. Contoh salam penutup yang umum adalah “Hormat kami,” “Dengan hormat,” “Salam takzim,” atau “Sincerely,” (dalam bahasa Inggris).

Letakkan salam penutup ini 2-4 baris di bawah paragraf terakhir isi surat. Penggunaan koma (,) setelah salam penutup itu umum dan dianggap standar profesional. Penempatan di kanan ini menambah sentuhan estetika klasik pada surat.

Baris Tanda Tangan (Signature Line)¶

Baris tanda tangan ditempatkan tepat di bawah salam penutup dengan perataan yang sama (kanan atau tengah). Ini adalah tempat di mana pengirim surat akan membubuhkan tanda tangannya secara manual.

Sisakan beberapa baris kosong (sekitar 4 baris) di bawah salam penutup agar ada ruang untuk tanda tangan fisik. Ini penting untuk keabsahan surat resmi atau bisnis.

Nama Lengkap dan Jabatan¶

Di bawah baris tanda tangan yang kosong, ketik nama lengkap pengirim. Kemudian, di bawah nama lengkap, ketik jabatan atau gelar pengirim. Semua ini harus rata kanan atau tengah, mengikuti perataan salam penutup dan baris tanda tangan.

Mengetik nama lengkap ini penting agar penerima tahu siapa yang mengirim surat tersebut, meskipun tanda tangan sudah ada. Mencantumkan jabatan menambah kejelasan dalam konteks profesional.

Notasi Lampiran (Enclosure Notation) dan Tembusan (Copy Notation)¶

Jika surat Anda menyertakan dokumen lain (lampiran), cantumkan notasi lampiran di bagian paling bawah surat, rata kiri. Gunakan kata “Lampiran:” atau “Enclosures:”. Anda bisa menuliskan jumlah lampiran (“Lampiran: 1 berkas” atau “Enclosures: 2”) atau daftar nama lampiran jika hanya sedikit.

Jika surat ini juga dikirimkan kepada pihak lain sebagai tembusan (carbon copy - cc), cantumkan notasi tembusan di bawah notasi lampiran (jika ada) atau di bagian paling bawah surat, rata kiri. Gunakan “Tembusan:” atau “cc:”. Kemudian daftar nama atau jabatan pihak yang menerima tembusan. Ini penting untuk transparansi dalam komunikasi bisnis.

Image just for illustration

Kenapa Pilih Modified Block Style?¶

Ada beberapa alasan kenapa Modified Block Style ini populer dan jadi pilihan banyak orang:

1. Profesional tapi Tidak Kaku: Gaya ini terlihat rapi dan formal, cocok untuk surat bisnis. Tapi penempatan tanggal dan penutup di kanan memberikan sentuhan yang sedikit lebih luwes dibandingkan Full Block Style yang serba rata kiri.
2. Mudah Dibaca: Sama seperti Full Block, penggunaan spasi antar paragraf dan rata kiri pada isi surat memudahkan pembaca untuk memindai dan memahami informasi. Tidak adanya indentasi di paragraf isi membuat blok teks terlihat bersih.
3. Estetika Klasik: Penempatan tanggal dan penutup di kanan mengingatkan pada format surat yang lebih tradisional, memberikan kesan elegan bagi sebagian orang.
4. Standar yang Diterima Luas: Modified Block Style diakui dan digunakan secara luas di dunia bisnis dan profesional, jadi Anda tidak perlu khawatir surat Anda terlihat aneh atau tidak profesional.

Panduan Langkah Demi Langkah Menulis Surat Modified Block Style¶

Gampang kok bikin surat pakai gaya ini. Ikuti langkah-langkah simpel ini di aplikasi pengolah kata favoritmu (seperti Microsoft Word, Google Docs, dll.):

1. Siapkan Kop Surat: Jika ada, letakkan kop surat di bagian paling atas halaman. Ini biasanya berisi logo, nama perusahaan, alamat, dan kontak.
2. Atur Margin: Gunakan margin standar, biasanya 1 inci (sekitar 2.54 cm) di semua sisi.
3. Tulis Tanggal: Ketik tanggal surat di bagian kanan atas halaman, kira-kira mulai dari posisi tengah atau sedikit ke kanan. Gunakan rata kanan.
4. Masukkan Alamat Dalam: Lewati 2-4 baris dari tanggal, lalu ketik alamat lengkap penerima. Semua rata kiri.
5. Tulis Salam Pembuka: Lewati 2 baris dari alamat dalam, ketik salam pembuka (misal: “Dengan hormat,”) rata kiri.
6. Tulis Isi Surat: Lewati 2 baris dari salam pembuka, mulailah menulis isi surat Anda. Setiap paragraf rata kiri dan tidak ada indentasi. Gunakan spasi tunggal untuk baris dalam paragraf dan spasi ganda antar paragraf.
7. Tulis Salam Penutup: Lewati 2-4 baris dari paragraf terakhir isi surat, ketik salam penutup (misal: “Hormat kami,”) di bagian kanan, sejajar dengan tanggal. Gunakan rata kanan.
8. Ruang Tanda Tangan: Lewati 4 baris dari salam penutup untuk memberikan ruang tanda tangan.
9. Ketik Nama dan Jabatan: Di bawah ruang tanda tangan, ketik nama lengkap Anda, dan di baris berikutnya jabatan Anda. Semua rata kanan, sejajar dengan salam penutup dan tanda tangan.
10. Tambahkan Notasi Pelengkap (Opsional): Jika ada lampiran atau tembusan, lewati 2 baris dari nama pengirim, lalu ketik “Lampiran:” dan/atau “Tembusan:” rata kiri di bagian paling bawah.

Contoh Surat Modified Block Style¶

Supaya lebih jelas, nih contoh lengkapnya. Anggap saja ini surat lamaran kerja yang dimodifikasi sedikit untuk ilustrasi formatnya:

---

[Kop Surat Perusahaan/Organisasi Anda - Jika Ada]
[Logo Perusahaan]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Lengkap Perusahaan]
[Nomor Telepon, Email, Website]

(Skip beberapa baris jika tidak ada kop surat dan cantumkan alamat pengirim di kanan atas di bawah tanggal)

12 Desember 2023

Yth. Bapak/Ibu Manajer HRD
PT Maju Terus Pantang Mundur
Jalan Bahagia Selalu No. 10
Jakarta Pusat 10001

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya ingin menyampaikan ketertarikan saya pada posisi [Nama Posisi] yang saya lihat di [Sumber Informasi, misal: situs web perusahaan Anda]. Latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja saya selama [Jumlah] tahun di bidang [Bidang Relevan] sangat sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan. Saya percaya dapat memberikan kontribusi yang signifikan bagi PT Maju Terus Pantang Mundur.

Selama bekerja di perusahaan sebelumnya, [Nama Perusahaan Sebelumnya], saya bertanggung jawab atas [Sebutkan 2-3 tugas utama yang relevan]. Saya berhasil [Sebutkan 1-2 pencapaian kunci yang terukur jika memungkinkan]. Pengalaman ini telah mengasah kemampuan saya dalam [Sebutkan beberapa skill, misal: analisis data, kepemimpinan, komunikasi efektif].

Saya adalah individu yang proaktif, cepat belajar, dan mampu bekerja baik secara mandiri maupun dalam tim. Saya antusias untuk mempelajari lebih lanjut mengenai peluang ini dan bagaimana keahlian saya dapat bermanfaat bagi perusahaan Anda. Saya sangat menghargai budaya kerja yang [Sebutkan budaya kerja perusahaan jika tahu] dan merasa PT Maju Terus Pantang Mundur adalah tempat yang tepat untuk mengembangkan karir saya.

Untuk informasi lebih detail mengenai kualifikasi dan pengalaman saya, Bapak/Ibu dapat melihat resume terlampir. Saya sangat berharap mendapatkan kesempatan untuk wawancara guna menjelaskan potensi diri saya secara langsung.

Hormat kami,

(Ruang untuk Tanda Tangan)

[Nama Lengkap Anda]
[Nomor Telepon Anda]
[Alamat Email Anda]

Lampiran: 1 berkas (Resume)
Tembusan: Arsip Pribadi

---

Catatan: Teks dengan format <span style="..."> di atas hanya untuk simulasi tata letak rata kanan/kiri dalam contoh ini. Dalam dokumen sebenarnya, Anda cukup menggunakan fitur perataan (alignment) di software pengolah kata.

Perhatikan bagaimana tanggal, salam penutup, dan informasi pengirim setelah tanda tangan ada di kanan, sementara sisanya rata kiri. Mudah diikuti, kan?

Tips Menggunakan Modified Block Style Secara Efektif¶

• Konsisten: Pastikan Anda konsisten dengan perataan tanggal dan penutup. Jika Anda pilih rata kanan, gunakan rata kanan untuk keduanya. Beberapa orang memilih untuk memusatkan tanggal dan penutup, itu juga variasi dari Modified Block Style, tapi yang paling umum adalah rata kanan.
• Spasi yang Tepat: Perhatikan jumlah spasi antar elemen. Biasanya 2-4 baris kosong antar tanggal dan alamat dalam, 2 baris antar alamat dalam dan salam pembuka, 2 baris antar salam pembuka dan isi, spasi ganda antar paragraf isi, 2-4 baris antar isi dan salam penutup, dan 4 baris untuk tanda tangan.
• Gunakan Ukuran Font Standar: Gunakan font yang profesional dan mudah dibaca seperti Times New Roman, Arial, atau Calibri dengan ukuran 10 atau 12 poin.
• Proofread: Selalu baca ulang surat Anda untuk memastikan tidak ada kesalahan tata bahasa atau ejaan. Kesalahan kecil bisa mengurangi kesan profesional.
• Gunakan Kop Surat: Jika Anda menulis atas nama perusahaan, selalu gunakan kop surat. Ini penting untuk identitas dan kredibilitas.

Modified Block vs. Full Block vs. Semi-Block¶

Agar pemahamanmu makin lengkap, yuk kita lihat bedanya Modified Block dengan dua format surat bisnis populer lainnya:

• Full Block Style: Semua elemen surat (tanggal, alamat dalam, salam pembuka, isi, salam penutup, tanda tangan, lampiran, tembusan) ditulis rata kiri. Ini adalah format yang paling modern dan sering dianggap paling efisien karena mudah diatur di komputer.
• Semi-Block Style: Mirip Modified Block Style karena tanggal dan penutup juga ditempatkan di kanan. Bedanya, pada Semi-Block Style, baris pertama setiap paragraf isi surat menjorok ke dalam (indentasi). Ini adalah gaya yang paling tradisional.

Modified Block Style adalah jalan tengah yang bagus. Mengambil kerapian rata kiri dari Full Block untuk sebagian besar teks, tapi mempertahankan sentuhan klasik penempatan tanggal dan penutup di kanan seperti Semi-Block (tanpa indentasi paragraf).

Fakta Menarik Seputar Format Surat Bisnis¶

Tahukah kamu, format surat bisnis ini sebenarnya berevolusi seiring waktu dan teknologi? Dulu, format surat sangat dipengaruhi oleh penggunaan mesin tik manual, di mana indentasi paragraf dan penempatan elemen tertentu (seperti tanggal di kanan) itu lumrah.

Image just for illustration

Dengan munculnya komputer dan software pengolah kata, format Full Block menjadi populer karena paling mudah diatur dengan fungsi rata kiri. Namun, Modified Block Style tetap bertahan karena banyak yang menyukai keseimbangan visual yang ditawarkannya. Pemilihan format terkadang juga tergantung pada industri atau preferensi perusahaan tertentu.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari¶

Saat menggunakan Modified Block Style, perhatikan hal-hal ini agar suratmu sempurna:

• Perataan yang Tidak Konsisten: Menempatkan tanggal di kanan tapi salam penutup di kiri, misalnya. Pastikan perataan elemen yang seharusnya di kanan itu konsisten.
• Spasi yang Berantakan: Spasi antar elemen yang terlalu rapat atau terlalu renggang membuat surat sulit dibaca dan terlihat tidak profesional. Ikuti panduan spasi yang umum.
• Indentasi Paragraf: Ingat, di Modified Block Style, paragraf isi tidak diindentasi. Ini bedanya dengan Semi-Block.
• Informasi yang Kurang Lengkap: Alamat dalam yang tidak lengkap atau lupa mencantumkan notasi lampiran padahal ada dokumen lain yang disertakan.
• Typo atau Kesalahan Bahasa: Meskipun formatnya rapi, kesalahan konten atau tata bahasa akan langsung mengurangi kredibilitas. Selalu proofread!

Kapan Sebaiknya Menggunakan Modified Block Style?¶

Format ini cocok digunakan untuk berbagai jenis surat bisnis dan profesional, seperti:

• Surat lamaran kerja dan surat pengantar resume.
• Surat penawaran, proposal, atau kontrak bisnis.
• Surat pemberitahuan resmi.
• Surat permintaan informasi atau kerja sama.
• Surat ucapan terima kasih atau permintaan maaf dalam konteks bisnis.
• Komunikasi resmi antar departemen atau cabang dalam perusahaan jika tidak menggunakan format memo.

Pada dasarnya, Modified Block Style bisa jadi pilihan aman kapan pun Anda perlu menulis surat yang terlihat profesional dan resmi, tetapi dengan sedikit sentuhan tradisional yang rapi.

Menguasai Modified Block Style artinya kamu punya satu lagi tool penting dalam komunikasi profesionalmu. Ini menunjukkan perhatian terhadap detail dan profesionalisme dalam berkorespondensi. Jadi, jangan ragu untuk mempraktikkannya!

Gimana, sudah lebih jelas kan tentang Modified Block Style? Punya pertanyaan atau pengalaman menggunakan format surat ini? Jangan ragu berbagi di kolom komentar ya!