Begini Cara Mudah Urus Surat Cuti Perangkat Desa Jadi Calon Kades

Daftar Isi

Jadi gini, buat Anda yang saat ini berstatus sebagai perangkat desa dan punya niat mulia (atau mungkin panggilan hati) untuk mencalonkan diri jadi Kepala Desa (Kades) di periode selanjutnya, ada satu hal penting yang wajib diurus: surat izin cuti. Yup, nggak bisa ujug-ujug langsung nyebar baliho atau kampanye tanpa mengurus administrasi ini dulu. Ada aturannya, lho!

Kenapa sih perangkat desa yang mau ‘naik pangkat’ jadi Kades ini harus cuti? Simpelnya begini, saat Anda mencalonkan diri, posisi Anda itu kan kontestan. Sementara itu, jabatan Anda sebagai perangkat desa adalah pelayan masyarakat yang seharusnya netral, nggak berpihak ke kandidat mana pun (termasuk diri sendiri!). Biar nggak ada conflict of interest dan proses Pilkades berjalan adil, makanya diwajibkan untuk cuti selama masa-masa krusial, terutama saat kampanye. Ini juga memberi Anda waktu penuh untuk fokus pada urusan pencalonan, bertemu warga, menyampaikan visi misi, tanpa terganggu urusan kedinasan sebagai perangkat desa.

Kenapa Perlu Cuti? Memahami Aturannya¶

Status sebagai perangkat desa itu melekat pada diri Anda selama menjabat. Ada hak dan kewajiban yang harus dijalankan. Nah, ketika Anda memutuskan untuk bertarung di arena Pilkades, secara otomatis Anda akan berubah status menjadi peserta atau kontestan.

Netralitas adalah kunci utama dalam penyelenggaraan Pilkades yang jujur dan adil. Perangkat desa, sebagai bagian dari pemerintahan desa, harus menjaga jarak dari hiruk pikuk politik praktis, apalagi jika politik praktis itu melibatkan dirinya sendiri sebagai kandidat. Makanya, demi menjaga netralitas institusi desa dan memberikan ruang yang adil bagi semua calon Kades, perangkat desa yang mencalonkan diri wajib non-aktif sementara alias cuti dari jabatannya.

Aturan ini biasanya tertuang dalam Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2014 tentang Desa dan kemudian diperjelas lagi dalam Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri), Peraturan Daerah (Perda) di tingkat kabupaten/kota, serta Peraturan Bupati/Wali Kota (Perbup/Perwali) yang spesifik mengatur tentang Pemilihan Kepala Desa di wilayah tersebut. Jadi, detail pastinya bisa sedikit beda antar daerah, tapi prinsip kewajiban cuti itu umumnya sama.

Image just for illustration

Cuti ini tujuannya bukan cuma soal netralitas, tapi juga supaya Anda bisa fokus total. Mencalonkan diri jadi Kades itu butuh energi, waktu, dan pikiran yang nggak sedikit. Mulai dari mengurus syarat pendaftaran, sosialisasi, kampanye, sampai nanti hari H pencoblosan. Kalau sambil menjalankan tugas sebagai perangkat desa, pasti berat dan hasilnya jadi nggak maksimal, baik tugas kantor maupun urusan pencalonan. Cuti memberikan Anda kesempatan untuk all out di kontestasi Pilkades.

Dasar Hukum Cuti bagi Perangkat Desa Calon Kades¶

Seperti disinggung sebelumnya, dasar hukum utama ada di level undang-undang, tapi rincian teknisnya biasanya ada di peraturan yang lebih rendah. UU Desa memang mengatur soal perangkat desa, dan aturan pelaksanaannya, termasuk soal Pilkades, dijelaskan lebih lanjut.

Secara umum, peraturan di daerah akan menetapkan bahwa perangkat desa yang mendaftar sebagai calon Kepala Desa harus mengajukan permohonan izin cuti terhitung sejak penetapan daftar calon tetap (DCT) atau bisa juga sejak dimulainya masa kampanye Pilkades, sampai dengan selesainya seluruh tahapan Pilkades (biasanya sampai penetapan Kades terpilih, atau bahkan pelantikan, tergantung aturan lokal).

Lama cuti ini penting banget untuk diperhatikan. Biasanya sesuai dengan jadwal tahapan Pilkades yang ditetapkan oleh Panitia Pilkades dan disahkan oleh BPD (Badan Permusyawaratan Desa) serta diketahui oleh Camat. Periode cuti ini bisa berlangsung beberapa minggu, mencakup masa kampanye dan masa tenang, bahkan sampai rekapitulasi suara.

Siapa yang berwenang memberikan izin cuti? Nah, karena atasan langsung perangkat desa itu adalah Kepala Desa, biasanya permohonan cuti diajukan kepada Kepala Desa. Namun, tembusannya seringkali disampaikan ke Camat dan/atau instansi lain yang relevan di tingkat kecamatan atau kabupaten yang membidangi pemerintahan desa. Dalam beberapa kasus, terutama jika Kepala Desanya juga ikut mencalonkan diri atau situasinya sensitif, persetujuan cuti bisa langsung dari Camat atau bahkan dari Pejabat Sementara (Pj) Kepala Desa.

Kalau perangkat desa nekat nggak mengajukan cuti tapi tetap ikut proses Pilkades dan kampanye, ini bisa jadi pelanggaran aturan. Sanksinya bisa bervariasi, mulai dari teguran, penundaan hak-hak kepegawaian, sampai diskualifikasi dari pencalonan Kades, atau bahkan sanksi disiplin sebagai perangkat desa. Makanya, mengurus cuti itu bukan sekadar formalitas, tapi kewajiban yang harus dipenuhi.

Bagian-Bagian Penting dalam Surat Izin Cuti¶

Menulis surat izin cuti itu nggak beda jauh dengan surat-surat formal lainnya. Ada bagian-bagian standar yang harus dipenuhi agar surat Anda sah dan jelas maksudnya. Meskipun Anda adalah perangkat desa, status surat ini adalah permohonan pribadi, bukan surat dinas dari jabatan Anda. Jadi, biasanya tidak menggunakan kop surat instansi desa.

Berikut ini bagian-bagian yang umum ada dalam surat permohonan izin cuti perangkat desa untuk keperluan mencalonkan diri sebagai Kades:

1. Tempat dan Tanggal Surat: Di bagian pojok kanan atas surat. Menunjukkan di mana dan kapan surat itu dibuat. Contoh: [Nama Desa], 25 Oktober 2024.
2. Perihal (Hal): Ini meringkas isi surat. Pastikan jelas. Contoh: Permohonan Izin Cuti.
3. Lampiran: Jika ada dokumen pendukung yang Anda sertakan, sebutkan di sini. Misalnya, fotokopi tanda bukti pendaftaran calon Kades. Jika tidak ada lampiran, bisa ditulis “-” atau “Nihil”. Jika ada satu dokumen, tulis “1 (satu) berkas”.
4. Alamat Tujuan: Kepada siapa surat ini ditujukan. Biasanya kepada atasan langsung Anda, yaitu Kepala Desa. Contoh: Kepada Yth. Bapak Kepala Desa [Nama Desa] di [Nama Desa].
5. Salam Pembuka: Gunakan salam formal. Contoh: Dengan hormat, atau Assalamu’alaikum Wr. Wb. (jika sesuai).
6. Isi Surat - Identitas Pemohon: Jelaskan siapa Anda. Cantumkan nama lengkap, jabatan, dan di desa mana Anda bertugas. Contoh: Saya yang bertanda tangan di bawah ini: Nama: [Nama Lengkap Anda], Jabatan: [Jabatan Anda, misal: Sekretaris Desa/Kaur/Kasi/Kadus], Unit Kerja: Pemerintah Desa [Nama Desa].
7. Isi Surat - Maksud dan Tujuan: Jelaskan tujuan surat Anda, yaitu mengajukan permohonan izin cuti. Sebutkan alasannya dengan spesifik, yaitu dalam rangka mencalonkan diri sebagai Kepala Desa. Contoh: Dengan ini mengajukan permohonan izin cuti dari jabatan [Jabatan Anda] dalam rangka mengikuti proses Pemilihan Kepala Desa [Nama Desa] periode [periode tahun] sebagai salah satu calon Kepala Desa.
8. Isi Surat - Periode Cuti: Ini detail yang sangat penting. Sebutkan dengan jelas tanggal mulai cuti dan tanggal selesai cuti. Pastikan periode ini sesuai dengan jadwal tahapan Pilkades, khususnya masa kampanye. Contoh: Cuti tersebut saya mohon diberikan terhitung mulai tanggal [Tanggal Mulai Cuti] sampai dengan tanggal [Tanggal Selesai Cuti].
9. Penutup: Sampaikan harapan Anda agar permohonan ini dikabulkan dan ucapan terima kasih. Contoh: Demikian permohonan izin cuti ini saya sampaikan. Besar harapan saya kiranya Bapak Kepala Desa dapat mengabulkan permohonan ini. Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak, saya ucapkan terima kasih.
10. Salam Penutup: Gunakan salam formal. Contoh: Hormat saya, atau Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
11. Tanda Tangan dan Nama Terang: Cantumkan tanda tangan Anda dan nama lengkap Anda dengan jelas di bawah salam penutup.

Memastikan semua bagian ini ada dan terisi dengan benar itu penting banget ya. Kesalahan kecil bisa bikin surat Anda dianggap tidak sah atau prosesnya jadi lambat.

Contoh Draf Surat Izin Cuti Perangkat Desa Calon Kades¶

Nah, biar makin gampang dibayangkan, ini dia contoh draf suratnya. Anda tinggal mengganti bagian yang ada di dalam kurung siku [] dengan data yang sesuai dengan kondisi Anda dan desa Anda.

---

[Nama Desa], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]

Hal: Permohonan Izin Cuti

Lampiran: [Jumlah Lampiran, contoh: 1 (satu) berkas atau - ]

Kepada Yth.
Bapak Kepala Desa [Nama Desa]
Di –
[Nama Desa]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap : [Nama Lengkap Anda]
Jabatan : [Jabatan Anda saat ini, contoh: Sekretaris Desa / Kepala Urusan Keuangan / Kepala Seksi Pemerintahan / Kepala Dusun (sebutkan nama dusun)]
Unit Kerja : Pemerintah Desa [Nama Desa]
Alamat : [Alamat Lengkap Anda sesuai KTP/domisili]

Dengan ini mengajukan permohonan izin cuti dari jabatan [Jabatan Anda] yang saya emban saat ini, sehubungan dengan keikutsertaan saya sebagai calon dalam Pemilihan Kepala Desa [Nama Desa] periode [Tahun Periode Pilkades, contoh: 2025-2031].

Sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, saya memohon agar izin cuti tersebut dapat diberikan terhitung mulai tanggal [Tanggal Mulai Cuti] sampai dengan tanggal [Tanggal Selesai Cuti]. Periode cuti ini diajukan seiring dengan tahapan [sebutkan tahapan Pilkades yang membutuhkan cuti, umumnya masa kampanye] Pilkades Desa [Nama Desa].

Selama masa cuti tersebut, saya akan mematuhi semua peraturan dan ketentuan yang berlaku, termasuk menjaga netralitas dan tidak menggunakan fasilitas desa untuk kepentingan pribadi atau kampanye. Saya juga bersedia menjalankan kewajiban lain yang diatur selama masa cuti sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

Sebagai kelengkapan permohonan ini, terlampir [sebutkan dokumen yang dilampirkan, contoh: salinan tanda bukti pendaftaran calon Kepala Desa atau dokumen lain yang diminta].

Demikian permohonan izin cuti ini saya sampaikan. Besar harapan saya kiranya Bapak Kepala Desa dapat mengabulkan permohonan ini demi kelancaran proses Pilkades yang adil dan demokratis. Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(Tanda Tangan Anda)

[Nama Lengkap Anda]

[Jabatan Anda saat ini]

---

Catatan:

• Pastikan tanggal, bulan, dan tahun penulisan surat, serta periode cuti terisi dengan benar dan sesuai jadwal Pilkades.
• Ganti bagian dalam kurung siku [] dengan data pribadi dan data desa Anda.
• Jika tidak ada lampiran, hapus bagian “Lampiran” atau tulis “-” atau “Nihil”.
• Gaya bahasa dalam surat ini bersifat formal, meskipun artikel ini ditulis dengan gaya casual.

Tips Menulis dan Mengajukan Surat Cuti¶

Menulis surat itu gampang-gampang susah. Biar surat izin cuti Anda mulus dan cepat diproses, perhatikan beberapa tips ini:

1. Gunakan Bahasa Formal yang Sopan: Meskipun artikel ini santai, surat permohonan itu dokumen resmi. Gunakan bahasa Indonesia yang baku, kalimat efektif, dan nada yang sopan serta hormat. Hindari singkatan atau bahasa gaul.
2. Pastikan Data Akurat: Cek lagi nama lengkap, jabatan, nama desa, kecamatan, kabupaten, dan yang paling krusial: tanggal mulai dan selesai cuti. Jangan sampai salah! Tanggal cuti ini harus sinkron dengan jadwal tahapan Pilkades yang ditetapkan.
3. Ajukan Tepat Waktu: Jangan mepet! Ajukan permohonan cuti jauh-jauh hari sebelum masa cuti yang diwajibkan dimulai. Ini memberi waktu bagi Kepala Desa (atau pihak berwenang lainnya) untuk memproses permohonan Anda, menerbitkan surat izin cuti, dan mengurus penunjukan pelaksana tugas sementara. Mengajukan terlambat bisa menimbulkan masalah administratif.
4. Sertakan Dokumen Pendukung: Jika panitia Pilkades atau peraturan daerah mensyaratkan lampiran tertentu, pastikan Anda melampirkannya. Biasanya sih, salinan tanda bukti pendaftaran sebagai calon Kades bisa jadi lampiran penting.
5. Simpan Salinan Surat: Setelah surat diajukan dan disetujui (semoga ya!), pastikan Anda menyimpan salinan surat permohonan yang sudah ada tanda tangan persetujuan dari Kepala Desa atau pejabat yang berwenang. Ini bukti legal Anda sedang cuti.
6. Pahami Aturan Lokal: Setiap kabupaten/kota bisa punya detail aturan yang berbeda terkait Pilkades, termasuk soal cuti perangkat desa. Sebelum menulis surat, pastikan Anda sudah membaca dan memahami Perda serta Perbup/Perwali yang berlaku di daerah Anda. Tanyakan ke Panitia Pilkades atau BPD kalau ada yang kurang jelas.
7. Perhatikan Siapa yang Berwenang: Pastikan Anda menujukan surat ke alamat yang tepat dan mengetahui siapa yang berwenang menyetujui cuti Anda. Umumnya Kepala Desa, tapi bisa beda dalam kondisi tertentu.

Mengurus surat izin cuti ini adalah langkah awal yang menunjukkan profesionalisme dan ketaatan Anda pada aturan. Ini juga cerminan keseriusan Anda dalam mengikuti proses Pilkades secara benar.

Proses Pengajuan dan Persetujuan Cuti¶

Setelah surat ditulis dan ditandatangani, langkah selanjutnya adalah mengajukannya. Prosesnya biasanya begini:

1. Ajukan ke Kepala Desa: Serahkan surat permohonan cuti Anda kepada Kepala Desa secara langsung atau melalui jalur administrasi yang biasa berlaku di kantor desa. Pastikan surat itu diterima dan tercatat (misalnya di buku agenda surat masuk).
2. Verifikasi dan Pertimbangan: Kepala Desa akan memeriksa permohonan Anda, memastikan kelengkapannya, dan mengecek kesesuaian periode cuti dengan jadwal Pilkades. Kepala Desa juga perlu mempertimbangkan siapa yang akan ditunjuk sebagai Pelaksana Tugas (Plt) atau Pelaksana Harian (Plh) untuk menjalankan tugas Anda selama Anda cuti.
3. Persetujuan: Jika semua syarat terpenuhi dan tidak ada masalah, Kepala Desa akan menerbitkan surat izin cuti untuk Anda. Surat ini biasanya berisi persetujuan atas permohonan cuti Anda, menyebutkan periode cuti yang diberikan, dan bisa juga menunjuk siapa yang akan menggantikan tugas Anda sementara.
4. Tembusan: Salinan surat permohonan atau surat izin cuti yang sudah disetujui ini biasanya ditembuskan ke pihak-pihak terkait, seperti Badan Permusyawaratan Desa (BPD), Camat, atau instansi terkait di kabupaten/kota. Ini untuk memberitahukan bahwa Anda sedang cuti dan status Anda selama periode Pilkades.
5. Penerbitan SK Plt/Plh: Bersamaan atau setelah penerbitan surat izin cuti Anda, Kepala Desa (atau Camat, tergantung aturan) akan menerbitkan Surat Keputusan (SK) penunjukan pelaksana tugas atau pelaksana harian yang akan menggantikan Anda sementara.

Proses ini bisa memakan waktu beberapa hari, jadi penting banget untuk mengajukan surat jauh-jauh hari ya!

Status Perangkat Desa Selama Masa Cuti¶

Nah, ini juga sering jadi pertanyaan. Selama masa cuti untuk keperluan Pilkades, status Anda secara formal tetap sebagai perangkat desa. Anda tidak diberhentikan atau mengundurkan diri (kecuali nanti terpilih sebagai Kades).

Apa saja implikasinya?

• Hak Keuangan: Biasanya, Anda masih tetap menerima penghasilan tetap (gaji) dan tunjangan lain yang menjadi hak Anda sebagai perangkat desa selama masa cuti. Aturan detail soal ini bisa bervariasi di tiap daerah, jadi perlu dicek lagi Perbup/Perwali setempat.
• Tugas dan Fungsi: Anda tidak boleh menjalankan tugas dan fungsi sebagai perangkat desa selama masa cuti. Ini termasuk menggunakan fasilitas kantor desa, stempel desa, surat menyurat resmi desa, atau mengatasnamakan jabatan perangkat desa untuk kegiatan terkait Pilkades.
• Netralitas: Anda wajib menjaga netralitas sebagai individu, namun dalam konteks Pilkades Anda adalah kontestan. Fokus utamanya adalah pada kegiatan kampanye Anda sebagai calon Kades, bukan sebagai representasi pemerintah desa.
• Kembali Bertugas: Jika Anda tidak terpilih sebagai Kepala Desa, Anda akan kembali aktif menjalankan tugas sebagai perangkat desa setelah masa cuti berakhir. Prosesnya biasanya dengan melaporkan diri kembali kepada Kepala Desa.

Penting untuk diingat, cuti ini tujuannya untuk memisahkan antara tugas Anda sebagai pelayan masyarakat dan peran Anda sebagai kontestan Pilkades. Manfaatkan masa cuti ini sebaik-baiknya untuk berinteraksi dengan warga dan meyakinkan mereka dengan program kerja Anda.

Skenario dan Hal Penting Lainnya¶

Beberapa skenario yang mungkin terjadi dan perlu Anda tahu:

• Cuti Ditolak? Dalam praktiknya, permohonan cuti perangkat desa yang mencalonkan diri sebagai Kades itu biasanya akan disetujui asalkan diajukan sesuai prosedur dan memenuhi syarat waktu cuti yang diwajibkan. Kalaupun ada penolakan (yang kemungkinannya kecil jika syarat terpenuhi), biasanya ada alasan yang jelas dan Anda berhak menanyakan atau bahkan mengajukan keberatan sesuai prosedur yang berlaku. Tapi, yang paling aman sih, pastikan semua syarat dan waktu pengajuan sudah benar.
• Apa Setelah Cuti? Masa cuti Anda akan berakhir sesuai tanggal yang tertera di surat izin cuti. Jika Anda tidak terpilih, Anda wajib melaporkan diri kembali kepada Kepala Desa untuk aktif kembali menjalankan tugas sebagai perangkat desa. Proses ini biasanya formal dengan surat pelaporan kembali.
• Jika Terpilih Menjadi Kades: Selamat! Kalau Anda terpilih sebagai Kepala Desa, maka status Anda sebagai perangkat desa akan berakhir. Prosesnya adalah pengunduran diri dari jabatan perangkat desa setelah Anda ditetapkan sebagai Kades terpilih dan sebelum pelantikan sebagai Kades. Biasanya ada jeda waktu untuk mengurus administrasi pengunduran diri dan serah terima jabatan perangkat desa Anda.

Memahami proses setelah cuti (baik terpilih atau tidak) ini juga penting agar transisi berjalan lancar.

Tabel Ringkasan Isi Surat Cuti¶

Biar lebih gampang mengingat bagian-bagian penting dalam surat, ini ringkasannya dalam bentuk tabel:

Bagian Surat	Penjelasan Singkat	Contoh Isi (Placeholder)
Tempat & Tanggal	Di mana dan kapan surat dibuat	[Nama Desa], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]
Hal	Inti permohonan	Permohonan Izin Cuti
Lampiran	Dokumen pendukung (jika ada)	1 (satu) berkas / -
Yth.	Ditujukan kepada siapa	Bapak Kepala Desa [Nama Desa] di tempat
Pembuka	Salam pembuka formal	Dengan hormat,
Isi - Identitas	Detail diri pemohon	Nama: …, Jabatan: …, Unit Kerja: …
Isi - Maksud	Tujuan permohonan & alasan	Mengajukan izin cuti … dalam rangka mencalonkan diri sebagai Kepala Desa …
Isi - Periode Cuti	Tanggal mulai dan akhir cuti	Mulai tanggal [Tanggal Mulai] sampai tanggal [Tanggal Selesai]
Penutup	Harapan & terima kasih	Demikian permohonan ini saya sampaikan … Atas perhatian …, terima kasih.
Hormat Saya	Salam penutup	Hormat saya,
Tanda Tangan & Nama	Tanda tangan & nama jelas pemohon	(tanda tangan) [Nama Lengkap]

Tabel ini bisa jadi panduan cepat saat Anda menyusun surat.

Menjalani Masa Cuti dan Kampanye dengan Bijak¶

Masa cuti adalah kesempatan emas bagi Anda untuk sepenuhnya fokus pada upaya memenangkan hati masyarakat. Gunakan waktu ini untuk:

• Sosialisasi dan Komunikasi: Temui warga, dengarkan aspirasi mereka, dan sampaikan visi misi serta program kerja Anda.
• Fokus pada Program: Yakinkan pemilih bahwa Anda punya gagasan dan rencana yang konkret untuk membangun desa.
• Jaga Etika Kampanye: Patuhi aturan kampanye yang ditetapkan, hindari black campaign atau money politics. Jaga suasana Pilkades tetap damai dan kondusif.
• Tidak Manfaatkan Jabatan: Ingat, Anda sedang cuti dari jabatan perangkat desa. Jangan gunakan fasilitas atau pengaruh jabatan Anda untuk meraih keuntungan dalam Pilkades. Ini bisa berujung sanksi lho!
• Libatkan Tim Sukses: Bentuk tim yang solid yang bisa membantu Anda dalam setiap tahapan kampanye.

Masa cuti ini bukan berarti libur tanpa kerja, tapi kerja keras untuk meraih posisi Kepala Desa!

Setelah Masa Cuti¶

Seperti yang sudah dibahas singkat, setelah masa cuti berakhir, ada dua kemungkinan:

1. Tidak Terpilih: Anda kembali aktif menjalankan tugas sebagai perangkat desa. Segera lapor kepada Kepala Desa dan jalankan kembali tugas Anda seperti sedia kala.
2. Terpilih: Anda akan berproses untuk mengundurkan diri secara resmi dari jabatan perangkat desa setelah ada penetapan hasil Pilkades dan sebelum pelantikan sebagai Kepala Desa.

Apapun hasilnya, menjalani proses Pilkades dengan jujur dan sesuai aturan, termasuk mengurus cuti ini, adalah bentuk tanggung jawab Anda sebagai warga negara dan sebagai individu yang pernah mengemban amanah di pemerintahan desa.

Mengajukan surat izin cuti ini adalah langkah kecil namun fundamental dalam memastikan proses pencalonan Anda berjalan sesuai koridor hukum dan etika. Jangan sampai niat baik Anda untuk membangun desa terganjal masalah administrasi sepele gara-gara lupa atau malas mengurus surat cuti ya!

Bagaimana, sudah ada gambaran jelas soal surat izin cuti ini? Punya pengalaman atau pertanyaan lain terkait proses ini? Yuk, share di kolom komentar di bawah!