Begini Cara Bikin Contoh Surat Karyawan Resign yang Benar

Daftar Isi

Ketika seorang karyawan memutuskan untuk mengakhiri masa baktinya di sebuah perusahaan, baik karena mengundurkan diri, pensiun, atau alasan lainnya, prosesnya nggak cuma berhenti di ucapan perpisahan atau serah terima pekerjaan. Ada satu langkah penting yang seringkali terlewat atau dianggap sepele, padahal dampaknya cukup besar: pemberitahuan resmi bahwa karyawan tersebut sudah tidak lagi bekerja di perusahaan. Pemberitahuan ini bukan sekadar formalitas, tapi punya peran krusial dalam menjaga kelancaran operasional, kepatuhan hukum, dan administrasi perusahaan.

Image just for illustration

Kenapa Pemberitahuan Karyawan Berhenti Itu Penting?¶

Surat pemberitahuan mengenai status karyawan yang sudah berhenti kerja itu penting banget, bukan cuma buat internal tapi juga pihak eksternal. Secara internal, pemberitahuan ini jadi dasar buat departemen lain seperti HR, IT, Keuangan, bahkan departemen tempat karyawan tersebut bernaung, untuk melakukan penyesuaian. Bayangkan kalau IT nggak tahu ada karyawan yang keluar, akun email dan akses sistemnya masih aktif, ini bisa jadi risiko keamanan data yang serius lho.

Selain itu, Departemen Keuangan perlu informasi ini untuk menghitung hak-hak karyawan yang berhenti, seperti gaji terakhir, tunjangan yang belum dibayarkan, atau pesangon jika ada. Nggak cuma itu, status kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan karyawan tersebut juga harus segera diurus. Keterlambatan atau kelalaian dalam melaporkan status berhenti ini bisa berujung pada denda atau sanksi administratif dari pihak BPJS.

Intinya, pemberitahuan ini memastikan semua bagian perusahaan on the same page dan bisa melakukan langkah-langkah administratif yang diperlukan. Ini juga membantu handover pekerjaan berjalan lancar dan mengurangi kebingungan di antara rekan kerja yang ditinggalkan. Jadi, surat ini adalah bagian tak terpisahkan dari proses offboarding karyawan yang efisien dan sesuai aturan.

Siapa Saja yang Perlu Diberitahu?¶

Pihak-pihak yang perlu menerima surat pemberitahuan karyawan berhenti ini bisa berbeda-beda, tergantung pada tujuan dan siapa yang mengeluarkan suratnya. Namun, secara umum, ada beberapa pihak utama yang wajib tahu status ini.

Internal Perusahaan¶

Di dalam perusahaan, pemberitahuan ini biasanya disebarkan ke beberapa departemen kunci. Pertama, sudah jelas Departemen HRD, karena mereka yang bertanggung jawab penuh atas data kepegawaian, proses offboarding, perhitungan gaji akhir, dan pengurusan dokumen karyawan. Kedua, Departemen IT perlu tahu agar bisa segera menonaktifkan akses karyawan ke sistem, email, dan aset digital lainnya. Ini penting untuk keamanan siber perusahaan.

Ketiga, Departemen Keuangan/Payroll butuh informasi ini untuk menghentikan pembayaran gaji bulanan dan menghitung final pay (pembayaran terakhir yang mencakup sisa gaji, tunjangan, dan potensi kompensasi lainnya). Keempat, Atasan Langsung karyawan yang berhenti dan Departemen terkait juga perlu tahu untuk merencanakan handover pekerjaan dan penyesuaian tim. Pemberitahuan internal ini bisa berbentuk memo atau email resmi dari HRD.

Eksternal Perusahaan¶

Di luar perusahaan, pihak yang paling wajib diberitahu adalah badan pemerintah terkait, yaitu BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan. Perusahaan punya kewajiban melaporkan perubahan status kepesertaan karyawannya, termasuk jika ada yang berhenti bekerja. Ada batas waktu pelaporan, biasanya nggak lebih dari 7 hari setelah tanggal efektif karyawan berhenti. Keterlambatan lapor bisa kena sanksi lho.

Selain BPJS, Kantor Pajak juga perlu tahu, terutama terkait pelaporan PPh 21 karyawan yang bersangkutan di akhir tahun. Terkadang, jika gaji karyawan masih dibayarkan melalui bank tertentu yang punya kerja sama khusus, pihak Bank juga mungkin perlu diberitahu, meskipun ini tidak seumum pemberitahuan ke BPJS dan Pajak. Pemberitahuan ke eksternal ini biasanya dalam format surat resmi dengan kop perusahaan.

Informasi Apa yang Harus Ada dalam Surat Pemberitahuan?¶

Agar surat pemberitahuan karyawan berhenti ini efektif dan informatif, ada beberapa data kunci yang wajib dicantumkan. Kelengkapan data ini sangat penting, terutama untuk pelaporan ke pihak eksternal seperti BPJS yang membutuhkan informasi akurat untuk memproses status kepesertaan.

Informasi paling dasar yang harus ada adalah identitas lengkap karyawan yang berhenti. Ini meliputi Nama Lengkap (sesuai KTP/identitas resmi), Nomor Induk Karyawan (NIK) atau nomor pegawai yang berlaku di perusahaan, dan Jabatan Terakhir serta Departemen tempat dia bekerja sebelum berhenti. Informasi ini jadi penanda utama siapa yang dimaksud dalam surat tersebut.

Kemudian, yang nggak kalah penting adalah tanggal efektif karyawan tersebut berhenti bekerja. Ini adalah tanggal terakhir dia berstatus sebagai karyawan perusahaan. Tanggal ini krusial untuk perhitungan final pay, penonaktifan akses, dan pelaporan ke BPJS/Pajak. Sertakan juga tanggal mulai bergabung (opsional tapi seringkali membantu untuk verifikasi data kepesertaan BPJS). Alasan berhenti kerja (misalnya, mengundurkan diri atas permintaan sendiri, habis kontrak, pensiun) juga penting dicantumkan, terutama untuk pelaporan ke BPJS Ketenagakerjaan yang membedakan jenis sebab putus hubungan kerja.

Terakhir, surat ini harus mencantumkan data perusahaan yang mengeluarkan surat (nama, alamat, kontak) serta data pengirim surat (nama dan jabatan penanggung jawab, biasanya dari HRD atau manajemen). Informasi ini memastikan keabsahan surat dan mempermudah pihak penerima untuk melakukan verifikasi atau menanyakan lebih lanjut. Format suratnya juga harus resmi, menggunakan kop surat perusahaan.

Jenis-Jenis Surat Pemberitahuan Karyawan Berhenti¶

Meskipun tujuannya sama, yaitu memberitahukan status karyawan yang sudah tidak aktif, format dan isi surat pemberitahuan bisa sedikit berbeda tergantung siapa yang dituju.

1. Memorandum Internal¶

Untuk pemberitahuan antar-departemen di dalam perusahaan, format yang paling umum adalah Memorandum (Memo) Internal. Memo ini sifatnya lebih ringkas dan langsung ke inti. Isinya mencakup nama karyawan, NIK, jabatan, departemen, dan tanggal efektif berhenti. Pihak yang dituju jelas disebutkan (misal: “Kepada Yth., Seluruh Kepala Departemen”). Tujuan memo ini agar semua pihak internal yang relevan segera mengetahui informasi tersebut dan bisa mengambil tindakan yang diperlukan sesuai kewenangannya.

2. Surat Pemberitahuan untuk BPJS dan Pajak¶

Ini adalah format surat yang paling resmi dan sering disebut sebagai “contoh surat pemberitahuan bahwa karyawan sudah berhenti” dalam konteks eksternal. Surat ini ditujukan secara spesifik ke BPJS Ketenagakerjaan, BPJS Kesehatan, atau Kantor Pajak. Isinya harus sangat akurat dan lengkap sesuai data kepegawaian karyawan. Biasanya mencakup semua poin yang disebutkan di bagian sebelumnya (identitas karyawan lengkap, NIK, jabatan, departemen, tanggal bergabung, tanggal efektif berhenti, dan alasan berhenti). Surat ini jadi dasar bagi badan-badan tersebut untuk memperbarui data kepesertaan dan status wajib pajak karyawan.

3. Surat untuk Pihak Lain (Opsional)¶

Dalam kasus tertentu, mungkin perusahaan perlu memberitahukan pihak lain secara spesifik. Contohnya, jika karyawan tersebut adalah key account manager yang berhubungan langsung dengan klien besar, perusahaan mungkin akan mengirimkan surat atau email terpisah kepada klien tersebut untuk memberitahukan bahwa karyawan yang bersangkutan sudah tidak bekerja dan memperkenalkan penggantinya. Namun, surat ini lebih ke komunikasi bisnis spesifik, bukan pemberitahuan administratif status kepegawaian secara umum. Fokus kita di sini adalah contoh surat pemberitahuan untuk keperluan administratif, baik internal maupun eksternal (BPJS/Pajak).

Contoh Surat Pemberitahuan Karyawan Berhenti¶

Oke, biar lebih jelas, ini dia contoh format surat pemberitahuan bahwa karyawan sudah berhenti yang bisa kamu adaptasi. Contoh ini sifatnya umum dan bisa disesuaikan lagi tergantung kebutuhan, apakah untuk internal atau eksternal, tapi mayoritas poin pentingnya sudah tercakup.

[Kop Surat Perusahaan - Meliputi Nama Perusahaan, Alamat Lengkap, Nomor Telepon, Email, Website]

Nomor: [Nomor Surat Internal Perusahaan, Contoh: HRD/SK/XII/2023/015]
Perihal: Pemberitahuan Karyawan Berhenti Bekerja
Tanggal: [Tanggal Surat Dibuat, Contoh: 18 Desember 2023]

Kepada Yth.,
[Pihak yang Dituju, Contoh: Kepala Kantor Cabang BPJS Ketenagakerjaan Jakarta Selatan / Seluruh Kepala Departemen / Kepala Kantor Pelayanan Pajak Pratama Jakarta XXX]
di Tempat

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami dari [Nama Perusahaan] bermaksud untuk memberitahukan bahwa salah satu karyawan kami telah mengakhiri masa kerjanya. Pemberitahuan ini kami sampaikan guna kepentingan administrasi dan penyesuaian data kepegawaian.

Berikut adalah data lengkap karyawan yang bersangkutan:

Nama Lengkap: [Nama Lengkap Karyawan, Contoh: Ahmad Budiman]
Nomor Induk Karyawan (NIK): [NIK Karyawan, Contoh: 1234567890123456]
Nomor Kepesertaan BPJS TK: [Nomor KPJ Karyawan, Contoh: 1122334455667788] (Opsional, tapi baik dicantumkan untuk BPJS)
Nomor Kepesertaan BPJS Kesehatan: [Nomor Kartu BPJS Kes Karyawan, Contoh: 000111222333] (Opsional, tapi baik dicantumkan untuk BPJS)
Jabatan Terakhir: [Jabatan Terakhir Karyawan, Contoh: Staff Administrasi Senior]
Departemen: [Departemen Karyawan, Contoh: Departemen Umum]
Tanggal Bergabung: [Tanggal Karyawan Mulai Bekerja, Contoh: 10 Januari 2020]
Tanggal Efektif Berhenti: [Tanggal Efektif Karyawan Berhenti, Contoh: 15 Desember 2023]
Alasan Berhenti: [Opsional, sebutkan jika perlu dan sesuai dengan alasan resmi, Contoh: Mengundurkan Diri atas Permintaan Sendiri / Habis Masa Kontrak Kerja]

Kami telah menyelesaikan seluruh kewajiban perusahaan serta hak-hak karyawan terkait pengakhiran hubungan kerja ini sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Sehubungan dengan pemberitahuan ini, kami mohon kiranya pihak [Pihak yang Dituju] dapat melakukan pembaruan data dan administrasi terkait status kepesertaan/kepegawaian karyawan tersebut.

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan untuk diketahui dan ditindaklanjuti sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Kota, Tanggal Surat Dibuat]
[Nama Perusahaan]

[Tanda Tangan Penanggung Jawab]

[Nama Lengkap Penanggung Jawab]
[Jabatan Penanggung Jawab]

Penjelasan Bagian-bagian Surat:

• Kop Surat: Wajib ada di surat resmi eksternal. Identitas lengkap perusahaan yang mengeluarkan surat.
• Nomor Surat: Sistem penomoran surat internal perusahaan. Penting untuk arsip dan pelacakan.
• Perihal: Judul singkat yang menjelaskan isi surat. Jelas dan langsung ke pokok permasalahan.
• Tanggal: Tanggal surat dibuat.
• Kepada Yth.,: Pihak yang dituju. Sangat penting disesuaikan dengan tujuan surat (HRD internal, BPJS, KPP, dll).
• Dengan hormat,: Salam pembuka resmi.
• Paragraf Pembuka: Menyatakan tujuan dibuatnya surat, yaitu memberitahukan status karyawan yang berhenti.
• Data Karyawan: Bagian inti surat. Cantumkan semua data yang relevan dan akurat. Penambahan NIK, nomor kepesertaan BPJS, tanggal bergabung, dan alasan berhenti sangat penting terutama untuk pelaporan ke BPJS dan Pajak.
• Paragraf Penjelas: Menjelaskan bahwa perusahaan sudah menyelesaikan kewajiban internal terkait karyawan tersebut. Menunjukkan bahwa proses offboarding internal sudah berjalan.
• Paragraf Permohonan Tindak Lanjut: Meminta pihak yang dituju untuk memproses atau memperbarui data sesuai dengan wewenangnya.
• Paragraf Penutup: Menyampaikan tujuan surat selesai dan ucapan terima kasih atas perhatian.
• Hormat kami,: Salam penutup resmi.
• Identitas Pengirim: Nama perusahaan, tanda tangan, nama lengkap, dan jabatan penanggung jawab yang sah dari perusahaan (biasanya HR Manager, Direktur, atau yang diberi wewenang).

Contoh di atas cukup komprehensif dan bisa digunakan sebagai template dasar. Tinggal disesuaikan lagi bahasanya jika untuk internal yang mungkin lebih kasual, atau jika ada data tambahan yang perlu dicantumkan sesuai kebijakan perusahaan atau permintaan pihak penerima.

Tips Menulis Surat Pemberitahuan Karyawan Berhenti¶

Menulis surat ini memang terlihat mudah, tapi ada beberapa tips yang bisa bikin suratmu lebih efektif dan menghindari masalah di kemudian hari.

Image just for illustration

Pertama, pastikan semua data yang dicantumkan itu akurat. Cek kembali nama lengkap, NIK, nomor kepesertaan BPJS, tanggal bergabung, dan tanggal efektif berhenti karyawan. Salah data bisa bikin proses di BPJS atau Pajak jadi terhambat atau bahkan ditolak. Double-check itu penting banget!

Kedua, kirim surat ini sesegera mungkin setelah tanggal efektif berhenti. Jangan ditunda-tunda. Terutama untuk pelaporan ke BPJS yang punya batas waktu pelaporan. Keterlambatan bisa berujung sanksi finansial buat perusahaan. Buat timeline yang jelas untuk proses offboarding, termasuk pengiriman surat ini.

Ketiga, sesuaikan gaya bahasa dan format dengan penerimanya. Untuk internal, memo mungkin lebih ringkas dan menggunakan bahasa yang umum di perusahaan. Untuk eksternal seperti BPJS atau Pajak, gunakan format surat resmi dengan kop perusahaan dan bahasa yang formal namun jelas.

Keempat, simpan arsip surat ini dengan rapi. Baik dalam bentuk fisik maupun digital. Arsip ini bisa jadi bukti sah jika di kemudian hari ada pertanyaan atau masalah terkait status kepegawaian karyawan tersebut, misalnya terkait klaim BPJS atau audit pajak.

Kelima, libatkan departemen terkait dalam proses offboarding. Pastikan HRD berkoordinasi dengan IT, Keuangan, dan departemen lain sebelum surat pemberitahuan ini disebar (jika internal) atau dikirim ke eksternal. Semua harus sync agar proses transisi berjalan lancar.

Aspek Legal dan Administratif yang Perlu Diperhatikan¶

Surat pemberitahuan karyawan berhenti ini nggak cuma soal administrasi internal, tapi punya implikasi hukum dan administratif yang cukup serius, terutama terkait kewajiban perusahaan kepada negara dan karyawan.

Kewajiban yang paling utama dan seringkali punya konsekuensi finansial adalah pelaporan ke BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan. Perusahaan wajib melaporkan status karyawan yang berhenti paling lambat 7 hari kalender sejak tanggal efektif berhenti. Jika terlambat, perusahaan bisa dikenakan denda. Proses pelaporannya biasanya dilakukan melalui sistem online BPJS, namun surat resmi seperti contoh di atas seringkali tetap diperlukan sebagai lampiran atau bukti formal.

Selain BPJS, Kantor Pajak juga perlu diperhatikan. Status karyawan yang berhenti akan mempengaruhi perhitungan PPh 21 di masa berikutnya dan pelaporan SPT Tahunan perusahaan. Meskipun pemberitahuan spesifik ke Kantor Pajak mungkin tidak sekaku ke BPJS, data karyawan yang berhenti harus tercatat dengan benar dalam laporan pajak perusahaan.

Surat ini juga secara tidak langsung mendokumentasikan berakhirnya hubungan kerja. Ini penting jika di kemudian hari timbul sengketa terkait status kepegawaian, hak-hak karyawan, atau klaim asuransi/pensiun. Adanya surat resmi yang mencantumkan tanggal efektif berhenti dan alasan (jika relevan) bisa menjadi bukti yang kuat. Pastikan alasan berhenti yang dicantumkan sudah sesuai dengan dokumen resmi lain seperti surat pengunduran diri karyawan atau surat PHK dari perusahaan.

Fakta Menarik Seputar Pengakhiran Hubungan Kerja¶

Ada beberapa hal menarik yang mungkin belum banyak diketahui terkait proses karyawan berhenti dan pemberitahuannya.

Tahukah kamu? Alasan kenapa karyawan berhenti itu nggak cuma resign sukarela lho. Ada banyak jenis pengakhiran hubungan kerja, seperti pensiun, habis masa kontrak, meninggal dunia, Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) karena pelanggaran atau efisiensi perusahaan, atau bahkan force majeure. Masing-masing punya dasar hukum dan proses yang sedikit berbeda, termasuk dalam hal alasan yang dicantumkan di surat pemberitahuan ke BPJS.

Sistem pelaporan BPJS Ketenagakerjaan sekarang sudah canggih lho. Perusahaan bisa melaporkan penambahan atau pengurangan karyawan (termasuk yang berhenti) secara online melalui SIPP Online (Sistem Informasi Pelaporan Peserta). Surat pemberitahuan dalam bentuk hardcopy kadang masih diminta untuk verifikasi atau arsip di kantor cabang, tapi proses utamanya sudah digital.

Implikasi berhenti kerja bagi karyawan itu juga banyak, nggak cuma berhenti dapat gaji. Status kepesertaan BPJS mereka berubah, perhitungan iuran pensiun atau JHT (Jaminan Hari Tua) di BPJS Ketenagakerjaan akan dihitung sampai tanggal berhenti, dan hak cuti yang belum diambil mungkin dibayarkan dalam final pay. Surat pemberitahuan dari perusahaan ke BPJS inilah yang jadi dasar badan tersebut memproses hak-hak karyawan selanjutnya.

Bagi perusahaan sendiri, kehilangan karyawan bukan cuma soal mengisi posisi kosong. Ada biaya turnover yang tinggi, mulai dari biaya rekrutmen karyawan baru, pelatihan, sampai potensi kerugian karena hilangnya pengetahuan atau relasi bisnis yang dibawa karyawan lama. Proses offboarding yang rapi, termasuk pemberitahuan resmi ini, bisa sedikit memitigasi dampak negatif tersebut dengan memastikan transisi yang mulus.

Kesimpulan¶

Jadi, jelas kan, surat pemberitahuan bahwa karyawan sudah berhenti bekerja itu bukan sekadar surat biasa. Dokumen ini memegang peran penting dalam menjaga ketertiban administrasi perusahaan, memastikan kepatuhan terhadap peraturan hukum (terutama BPJS dan Pajak), dan memfasilitasi proses offboarding yang lancar baik secara internal maupun eksternal.

Membuat surat ini dengan benar, akurat, dan tepat waktu adalah tanggung jawab perusahaan dan bagian dari manajemen sumber daya manusia yang profesional. Mengabaikannya bisa berujung pada masalah administratif, denda, atau bahkan sengketa di kemudian hari. Dengan menggunakan contoh surat dan tips yang sudah dibahas, semoga kamu bisa lebih mudah dalam menyusun surat pemberitahuan ini di perusahaanmu.

Punya pengalaman membuat surat ini? Atau ada pertanyaan lain seputar proses karyawan berhenti? Yuk, sharing di kolom komentar di bawah!