8 Tips Bikin Undangan Makan Bareng yang Simpel dan Asyik

Daftar Isi

Mengundang orang untuk makan bersama itu rasanya hangat dan akrab ya. Entah itu kumpul keluarga, hangout bareng teman, atau bahkan jamuan bisnis informal. Biar acara makin lancar dan terorganisir, kadang kita butuh yang namanya surat undangan. Eits, jangan keburu mikir yang kaku-kaku banget! Surat undangan makan bersama ini bisa dibuat fleksibel kok, sesuai sama siapa yang diundang dan seberapa formal acaranya.

Image just for illustration

Intinya, surat undangan ini adalah cara kita memberitahu calon tamu tentang rencana kita, memberikan semua informasi penting, dan bikin mereka merasa dihargai serta diharapkan kehadirannya. Kadang, dengan undangan tertulis (baik fisik maupun digital), info yang disampaikan jadi lebih jelas dan nggak gampang lupa atau keliru.

Kenapa Sih Butuh Surat Undangan Resmi?¶

Mungkin kamu mikir, “Ah, buat makan doang, tinggal chat grup juga beres!”. Memang benar, untuk acara super santai sama teman dekat, chat grup atau pesan langsung itu udah cukup banget. Tapi, ada beberapa kondisi di mana surat undangan (atau setidaknya format undangan yang lebih terstruktur) jadi penting.

Pertama, kalau acaranya melibatkan banyak orang dari berbagai circle yang nggak semuanya punya nomor HP atau ada di grup yang sama. Kedua, kalau acaranya punya level semi-formal atau formal, misalnya makan malam perayaan tertentu, jamuan bisnis kecil, atau kumpul keluarga besar yang jarang terjadi. Undangan tertulis menunjukkan keseriusan dan penghormatan kita sebagai penyelenggara.

Ketiga, undangan tertulis membantu semua orang punya catatan tentang kapan, di mana, dan jam berapa acara itu diadain. Ini mengurangi potensi miskomunikasi atau lupa. Keempat, dengan format undangan, kita bisa dengan jelas menyampaikan tujuan acara (syukuran, ulang tahun, sekadar kumpul), dress code (kalau ada), dan permintaan khusus lainnya seperti konfirmasi kehadiran (RSVP).

Anatomi Surat Undangan yang Baik¶

Nah, mau formal atau kasual, ada beberapa komponen dasar yang biasanya ada dalam sebuah surat undangan (meskipun bisa disesuaikan ya). Ini dia bagian-bagiannya:

• Kepala Surat (Opsional)¶

  • Kalau ini undangan resmi dari sebuah organisasi, perusahaan, atau keluarga besar, biasanya ada kop surat di bagian paling atas. Isinya nama pengirim, alamat, kontak, dan logo (kalau ada). Untuk undangan pribadi atau kasual, bagian ini bisa dihilangkan aja.
  • Ini fungsinya buat menunjukkan dari mana undangan itu berasal dan siapa yang mengundang. Biar tamu tahu siapa yang jadi tuan rumah acara.

• Nomor Surat (Opsional) dan Tanggal Surat¶

  • Nomor surat biasanya dipakai untuk keperluan administrasi kalau undangannya dari instansi atau perusahaan. Untuk pribadi, ini nggak perlu.
  • Tanggal surat itu penting banget. Ini tanggal kapan undangan itu dibuat atau dikirim. Ini bukan tanggal acaranya ya!

• Perihal (Subject)¶

  • Ini bagian yang langsung memberitahu penerima tentang inti suratnya. Harus singkat dan jelas.
  • Contoh: “Undangan Makan Malam”, “Undangan Acara Syukuran”, “Undangan Kumpul Bareng”.

• Alamat Tujuan¶

  • Tulis nama orang atau pihak yang dituju. Mau spesifik “Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama]” atau cukup umum “Kepada Seluruh Keluarga Besar” atau “Kepada Teman-teman Terkasih”.
  • Sesuaikan gaya bahasanya dengan penerima.

• Salam Pembuka¶

  • Mulai surat dengan sapaan. Bisa formal (“Dengan hormat,”) atau kasual (“Hai semua,”, “Assalamu’alaikum Wr. Wb.”).
  • Pilih yang paling pas sama hubungan kamu dengan penerima.

• Isi Surat (Detail Acara)¶

  • Ini bagian paling krusial. Jelasin kenapa kamu ngundang mereka (tujuan acara), kapan acaranya (hari, tanggal, jam), dan di mana (tempat/alamat lengkap).
  • Pastikan info ini ditulis dengan sangat jelas dan nggak ambigu. Double check tanggal, hari, dan jam biar nggak salah.

• Konfirmasi Kehadiran (RSVP)¶

  • Penting banget nih, terutama kalau kamu butuh perkiraan jumlah tamu untuk catering atau pengaturan tempat duduk.
  • Minta penerima untuk konfirmasi kehadiran mereka sampai tanggal tertentu. Cantumkan nomor kontak yang bisa dihubungi untuk RSVP. Formatnya bisa “Mohon konfirmasi kehadiran sebelum tanggal [Tanggal RSVP] ke [Nomor Telepon/Email]”.

• Penutup¶

  • Akhiri surat dengan ucapan terima kasih dan harapan agar penerima bisa hadir.
  • Contoh: “Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/teman-teman, kami ucapkan terima kasih.” atau “Besar harapan kami Anda dapat hadir.”

• Nama Pengirim¶

  • Tulis nama kamu atau nama perwakilan dari penyelenggara acara.
  • Kalau formal, bisa tambahkan jabatan atau nama organisasi.

Image just for illustration

Contoh Surat Undangan Berbagai Keperluan¶

Nah, biar makin jelas, ini ada beberapa contoh surat undangan makan bersama untuk skenario yang berbeda. Kamu bisa modifikasi sesuai kebutuhanmu.

Contoh 1: Undangan Makan Bersama Keluarga¶

Ini biasanya nggak terlalu formal, tapi tetap bagus kalau ada undangan tertulis biar semua info sampai.

[Nama Kota], [Tanggal Surat]

Kepada Seluruh Keluarga Besar [Nama Keluarga],

Assalamu'alaikum Wr. Wb. / Salam sejahtera untuk kita semua,

Dengan rasa syukur dan gembira, kami [Nama Penyelenggara, cth: Keluarga Bapak/Ibu X] ingin mengundang seluruh anggota keluarga besar untuk berkumpul dalam acara makan bersama. Acara ini kami adakan dalam rangka [sebutkan tujuan, cth: mempererat tali silaturahmi, merayakan Hari Raya, syukuran kelahiran/kelulusan, dll.].

Kami berharap momen ini bisa menjadi ajang untuk saling bertukar cerita, tertawa bersama, dan memperkuat kebersamaan kita sebagai satu keluarga.

Acara ini akan diselenggarakan pada:
Hari, Tanggal : [Hari, Tanggal Acara]
Waktu : Pukul [Jam Mulai] - Selesai
Tempat : [Alamat Lengkap Tempat Acara, cth: Rumah Bpk/Ibu X, Restoran Y, dll.]

Mohon maaf apabila ada kesalahan dalam penulisan nama atau alamat.

Untuk kelancaran acara, kami mohon kesediaan Bapak/Ibu/Saudara/i untuk memberikan konfirmasi kehadiran sebelum tanggal [Tanggal RSVP] kepada [Nama Kontak] di nomor [Nomor Telepon Kontak].

Besar harapan kami seluruh anggota keluarga dapat meluangkan waktu untuk hadir.

Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu'alaikum Wr. Wb. / Hormat kami,

[Nama Penyelenggara/Perwakilan Keluarga]

Kenapa begini? Gayanya santai tapi tetap menghormati. Tujuan acaranya jelas, bikin keluarga tahu kenapa mereka diundang. Bagian RSVP penting biar tahu berapa banyak yang datang.

Contoh 2: Undangan Makan Malam Bersama Teman Dekat¶

Ini paling kasual. Bisa banget via chat, tapi kalau mau dicetak (misalnya buat kenang-kenangan) atau dikirim via email, format ini bisa dipakai.

Halo Teman-teman Semua!

Apa kabar nih? Semoga pada sehat-sehat ya.

Udah lama banget nih kayaknya kita nggak kumpul-kumpul dan ngobrol santai. Jadi, aku pengen ngajak kalian semua buat makan malam bareng di rumahku [atau sebutkan tempat lain]. Anggap aja ini acara [sebutkan tujuan, cth: pelepas penat, ngerayain sesuatu bareng, atau sekadar seru-seruan aja].

Yuk, luangin waktu kita buat seru-seruan bareng pada:
Hari, Tanggal : [Hari, Tanggal Acara]
Waktu : Pukul [Jam Mulai] - Selesai
Tempat : [Alamat Lengkap Tempat Acara, cth: Rumahku di Jl. ini itu No. sekian, atau Restoran Nama Restoran di Jl. mana]

Nggak perlu bawa apa-apa kok, cukup bawa diri dan cerita-cerita seru kalian! Kalau ada yang mau bawa pasangan/teman, kabarin aja ya biar aku bisa perkirakan jumlahnya.

Tolong kabari ya kalau kalian bisa datang, paling lambat tanggal [Tanggal RSVP], biar aku bisa siap-siap. Bisa info ke aku langsung di sini [nomor HP atau balas chat ini].

Nggak sabar banget nih ketemu kalian semua!

See you soon!

Salam,

[Nama Kamu]

Kenapa begini? Bahasanya non-formal, langsung ke inti, dan detailnya padat. Ada opsi buat ajak plus one, dan RSVP-nya sangat fleksibel. Cocok buat suasana akrab.

Contoh 3: Undangan Makan Siang Bersama Rekan Kerja (Informal Team Lunch)¶

Kalau ini biasanya dari tim atau divisi untuk ngrayain pencapaian, perpisahan rekan, atau sekadar bonding. Semi-formal lah ya.

Kepada Yth. Rekan-rekan Tim [Nama Tim/Departemen],

Selamat pagi/siang,

Dalam rangka [sebutkan tujuan, cth: merayakan keberhasilan proyek X, perpisahan Bapak/Ibu Y, atau sekadar meningkatkan kebersamaan tim], kami dari tim ingin mengundang seluruh rekan-rekan untuk hadir dalam acara makan siang bersama.

Semoga acara ini dapat menjadi momen santai untuk mempererat hubungan antar anggota tim di luar suasana kerja.

Detail acara adalah sebagai berikut:
Hari, Tanggal : [Hari, Tanggal Acara]
Waktu : Pukul [Jam Mulai] - Selesai (atau perkiraan jam selesai)
Tempat : [Alamat Lengkap Tempat Acara, cth: Ruang Makan Kantor Lt. X, atau Nama Restoran terdekat]

Kami mohon kesediaan rekan-rekan untuk mengkonfirmasi kehadiran paling lambat pada tanggal [Tanggal RSVP] kepada [Nama Kontak] melalui email ini atau di nomor [Nomor Telepon Kontak]. Hal ini penting untuk pengaturan tempat dan konsumsi.

Kami nantikan kehadiran rekan-rekan sekalian.

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Perwakilan Tim]
[Nama Tim/Departemen]

Kenapa begini? Masih ada “Yth.” tapi isinya lebih santai daripada undangan bisnis formal. Tujuannya jelas terkait pekerjaan (tim bonding, perayaan), dan RSVP-nya lebih terstruktur.

Contoh 4: Undangan Jamuan Makan Malam Bisnis (Lebih Formal)¶

Ini kalau kamu ngundang klien, partner, atau kolega penting untuk makan malam dalam rangka bisnis atau menjaga relasi profesional.

[Kop Surat Perusahaan - jika ada]

Nomor : [Nomor Surat - jika ada]
Hal : Undangan Jamuan Makan Malam

[Tanggal Surat]

Kepada Yth.
[Nama Lengkap Tamu]
[Jabatan Tamu]
[Nama Perusahaan Tamu]
[Alamat Tamu - Opsional]

Dengan hormat,

Dalam rangka [sebutkan tujuan, cth: menjalin dan mempererat hubungan kerjasama antara perusahaan kita, mendiskusikan potensi kolaborasi di masa depan, merayakan kesepakatan yang telah tercapai], kami dari [Nama Perusahaan Anda] dengan segala kerendahan hati ingin mengundang Bapak/Ibu [Nama Tamu] untuk menghadiri jamuan makan malam yang akan kami selenggarakan.

Besar harapan kami kehadiran Bapak/Ibu dapat memberikan kontribusi positif dalam suasana yang santai dan akrab.

Acara tersebut akan diselenggarakan pada:
Hari, Tanggal : [Hari, Tanggal Acara]
Waktu : Pukul [Jam Mulai] - Selesai
Tempat : [Nama Lengkap Restoran/Tempat Acara]
Alamat : [Alamat Lengkap Restoran/Tempat Acara]

Kami sangat menghargai waktu Bapak/Ibu, oleh karena itu kami mohon kesediaan Bapak/Ibu untuk memberikan konfirmasi kehadiran selambat-lambatnya pada tanggal [Tanggal RSVP] melalui balasan email ini atau menghubungi [Nama Kontak] di nomor [Nomor Telepon Kontak].

Apabila ada kebutuhan diet atau alergi makanan tertentu, mohon informasikan kepada kami saat konfirmasi kehadiran.

Atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibu untuk meluangkan waktu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Lengkap Anda]
[Jabatan Anda]
[Nama Perusahaan Anda]

Kenapa begini? Bahasanya sangat formal dan profesional. Ada kop surat (kalau dari perusahaan), nomor surat (kalau perlu), dan alamat tujuan spesifik. Tujuannya jelas terkait bisnis. Ada permintaan info alergi, menunjukkan perhatian terhadap detail.

Contoh 5: Undangan Acara Syukuran/Selamatan dengan Makan Bersama¶

Ini untuk acara yang punya unsur religius atau tradisional, seperti syukuran rumah baru, kelahiran, atau kelulusan. Makan bersamanya jadi bagian dari rangkaian acara.

[Nama Kota], [Tanggal Surat]

Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Saudara/i [Nama Tamu - Opsional, bisa juga umum "Bapak/Ibu/Saudara/i Sekalian"]
[Alamat Tamu - Opsional]

Assalamu'alaikum Wr. Wb. / Salam sejahtera,

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, kami [Nama Penyelenggara/Keluarga] bermaksud menyelenggarakan acara syukuran [sebutkan syukuran apa, cth: atas berdirinya rumah/kantor baru kami, atas kelahiran putra/putri kami yang pertama, atas kelulusan putra kami, dll.].

Acara ini kami adakan sebagai wujud rasa syukur kami atas limpahan rahmat dan karunia-Nya, dan kami ingin berbagi kebahagiaan ini dengan kerabat dan sahabat terdekat. Rangkaian acara akan meliputi doa bersama dan ramah tamah makan bersama.

Kami dengan segala kerendahan hati mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk hadir dalam acara syukuran tersebut, yang insya Allah akan dilaksanakan pada:
Hari, Tanggal : [Hari, Tanggal Acara]
Waktu : Pukul [Jam Mulai] - Selesai
Tempat : [Alamat Lengkap Tempat Acara, cth: Rumah kami di Jl. ... No. ..., Mushola/Masjid terdekat]

Mohon maaf apabila ada kesalahan dalam penulisan nama atau alamat.

Untuk kelancaran acara dan demi kemudahan pengaturan, kami mohon kesediaan Bapak/Ibu/Saudara/i untuk mengkonfirmasi kehadiran selambat-lambatnya pada tanggal [Tanggal RSVP] kepada [Nama Kontak] di nomor [Nomor Telepon Kontak].

Besar harapan kami Bapak/Ibu/Saudara/i dapat hadir untuk memberikan doa restu dan kebersamaan.

Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.

Wassalamu'alaikum Wr. Wb. / Hormat kami,

[Nama Penyelenggara/Perwakilan Keluarga]

Kenapa begini? Ada pembukaan yang bernuansa syukur/religius. Tujuannya jelas syukuran, dan makan bersama adalah bagian dari rangkaian acaranya. Tetap mencantumkan detail acara dan RSVP.

Tips Menulis Surat Undangan Makan Bersama Agar Sukses¶

Nggak cuma formatnya, ada beberapa tips biar undanganmu makin oke dan efektif:

• Pilih Gaya Bahasa yang Tepat: Sesuaikan gaya (formal, semi-formal, kasual) dengan siapa kamu mengundang dan jenis acaranya. Jangan sampai salah sasaran!
• Informasi Harus Lengkap dan Jelas: Hari, tanggal, waktu, dan tempat itu wajib ada. Pastikan alamatnya detail, apalagi kalau tempatnya agak sulit ditemukan.
• Cantumkan Tujuan Acara: Ini penting biar tamu tahu konteksnya. Apakah itu ulang tahun, syukuran, sekadar kumpul, atau ada agenda bisnis tertentu?
• Sertakan Kontak RSVP: Ini krusial kalau kamu butuh perkiraan jumlah tamu. Jangan lupa cantumkan batas waktu konfirmasinya. Jelaskan mengapa RSVP penting (misalnya untuk pemesanan makanan).
• Perkirakan Jumlah Tamu (Plus One): Kalau acara santai, pertimbangkan apakah tamu boleh membawa pasangan atau teman. Jika ya, sebutkan di undangan dan minta mereka memberitahu jumlahnya saat RSVP.
• Jelasin Dress Code (Kalau Ada): Kalau ada aturan berpakaian khusus (misalnya tema warna, pakaian formal, smart casual), sebutkan dengan jelas.
• Kirim Undangan Jauh Hari: Beri waktu yang cukup bagi tamu untuk merencanakan kedatangan mereka. Untuk acara santai mungkin seminggu sebelumnya cukup, tapi untuk acara yang lebih besar atau melibatkan tamu dari luar kota, berikan waktu 2-4 minggu.
• Pertimbangkan Media Pengiriman: Mau cetak fisik, kirim via email, atau pakai aplikasi pesan? Sesuaikan dengan target audiens dan tingkat formalitas acara. Undangan digital lebih cepat dan hemat, undangan fisik terasa lebih personal untuk acara penting.
• Tambahkan Sentuhan Personal: Kalau memungkinkan, tambahkan kalimat atau catatan personal, terutama untuk undangan yang ditujukan ke perorangan atau kelompok kecil. Ini bikin tamu merasa lebih dekat.
• Cek Ulang (Proofread): Sebelum dikirim, baca lagi undangannya baik-baik. Jangan sampai ada salah ketik (typo) atau kesalahan informasi (tanggal, jam, alamat). Ini penting banget!

Image just for illustration

Hal Penting yang Sering Terlupakan¶

Ada beberapa detail kecil tapi penting yang kadang luput saat membuat undangan makan bersama:

1. Alergi Makanan & Preferensi Diet: Sangat bijak untuk menanyakan apakah ada tamu yang punya alergi makanan tertentu (kacang, seafood, dll.) atau preferensi diet (vegetarian, vegan, halal, kosher). Cantumkan kontak yang bisa dihubungi untuk memberitahukan ini. Ini menunjukkan kepedulianmu sebagai tuan rumah.
2. Akses dan Arah: Kalau tempat acaranya sulit ditemukan atau butuh petunjuk khusus (misalnya di dalam kompleks perumahan besar, atau ada pengalihan jalan), tambahkan informasi akses atau link ke peta digital.
3. Informasi Kontak Saat Hari H: Cantumkan nomor telepon kontak yang bisa dihubungi saat hari H acara kalau ada tamu yang kesulitan menemukan lokasi atau ada hal mendesak lainnya.
4. Informasi Parkir: Jika lokasi acara sulit parkir atau ada area parkir khusus, beri tahu tamu di mana mereka bisa parkir.

Fakta Menarik Seputar Makan Bersama¶

Makan bersama itu bukan sekadar mengisi perut lho. Ada banyak makna dan manfaat di baliknya, dan ini berlaku lintas budaya!

• Penguat Ikatan Sosial: Berbagai studi menunjukkan bahwa makan bersama, entah dengan keluarga, teman, atau rekan kerja, dapat memperkuat ikatan sosial dan rasa memiliki. Di meja makan, orang cenderung lebih terbuka dan santai.
• Penting dalam Budaya Indonesia: Di Indonesia, makan bersama adalah ritual sosial yang sangat kuat. Mulai dari acara keluarga besar (makan di “lesehan” bersama), kenduri, syukuran, hingga sekadar makan siang di kantor, momen ini dipakai untuk berinteraksi, berbagi cerita, dan menjaga silaturahmi. Istilah “makan bareng” bahkan punya makna yang lebih dalam daripada sekadar makan di waktu yang sama.
• Manfaat Psikologis: Makan bersama keluarga (terutama bagi anak-anak dan remaja) dikaitkan dengan kesehatan mental yang lebih baik, penurunan risiko depresi dan kecemasan, serta peningkatan rasa percaya diri.
• Sejarah Jamuan: Sejak zaman kuno, jamuan makan besar selalu menjadi bagian penting dari perayaan, perjanjian, atau pertemuan penting. Dari pesta Romawi kuno hingga kenduri Nusantara, makan bersama selalu punya peran simbolis yang kuat.
• Komunikasi Non-Verbal: Saat makan bersama, banyak komunikasi terjadi secara non-verbal. Kita bisa melihat ekspresi wajah, bahasa tubuh, dan interaksi antarindividu yang mungkin tidak muncul dalam percakapan biasa.

Jadi, setiap kali kamu mengirim undangan makan bersama, ingatlah bahwa kamu tidak hanya mengundang mereka untuk makan, tetapi juga untuk berbagi momen, membangun koneksi, dan menciptakan kenangan.

Image just for illustration

Makan bersama adalah cara sederhana namun efektif untuk merayakan, berjejaring, atau sekadar menikmati waktu berkualitas dengan orang-orang terdekat. Semoga contoh dan tips di atas membantumu membuat undangan yang pas untuk acaramu selanjutnya!

Gimana? Udah kebayang mau bikin undangan makan bersama yang kayak gimana? Punya pengalaman seru atau tips tambahan saat mengundang orang makan bareng? Yuk, share di kolom komentar!