Panduan Lengkap Susunan Surat: Biar Nggak Bingung Lagi!

Table of Contents

Menulis surat, baik itu surat resmi untuk urusan pekerjaan atau surat pribadi untuk teman, bukan cuma soal merangkai kata. Ada aturan dan susunan yang perlu kamu perhatikan biar pesannya sampai dengan jelas dan terkesan profesional (untuk surat resmi) atau rapi (untuk surat pribadi). Memahami susunan surat itu penting banget, kayak punya roadmap sebelum jalan biar nggak kesasar. Setiap bagian surat punya fungsinya masing-masing dan saling melengkapi, lho. Jadi, nggak bisa asal tempel-tempel gitu aja. Susunan yang tepat menunjukkan bahwa kamu peduli detail dan menghargai penerima surat.

Mengapa Susunan Surat Itu Krusial?¶

Mungkin kamu bertanya, “Emang sepenting itu ya susunan surat?” Jawabannya: YA! Susunan surat itu ibarat kerangka rumah. Kalau kerangkanya kuat dan tertata, rumahnya juga bakal kokoh dan nyaman ditempati. Susunan yang benar bikin suratmu mudah dibaca dan dipahami. Penerima surat nggak bakal bingung nyari informasi penting, seperti siapa pengirimnya, tanggal berapa surat itu dibuat, atau apa sih intinya surat ini. Apalagi untuk surat resmi, susunan yang baku itu menunjukkan legalitas dan profesionalisme instansi atau personal yang mengirim.

Bayangin deh, kamu terima surat lamaran kerja tapi nggak ada tanggalnya, nggak jelas buat posisi apa, atau bahkan nggak ada nama pengirimnya. Pasti langsung ilfeel kan? Nah, itu salah satu contoh kenapa susunan itu penting banget. Selain itu, susunan yang standar juga membantu dalam pengarsipan. Baik pengirim maupun penerima jadi lebih gampang nyari surat kalau sewaktu-waktu dibutuhkan lagi. Ini efisiensi yang nggak bisa diremehin, lho.

Susunan Surat Resmi: Bagian Demi Bagian¶

Surat resmi punya format yang lebih kaku dan terstruktur dibandingkan surat pribadi. Ini karena surat resmi biasanya mewakili sebuah lembaga, organisasi, atau digunakan untuk keperluan formal. Ada beberapa bagian utama yang wajib ada dalam surat resmi, yuk kita bedah satu per satu.

Kop Surat (Letterhead)¶

Ini nih bagian paling atas yang langsung kasih tahu siapa atau dari mana surat ini berasal. Kop surat biasanya berisi nama lembaga/organisasi, alamat lengkap, nomor telepon, email, dan seringkali logo. Fungsinya jelas, buat identifikasi pengirim secara resmi. Kop surat ini memberikan kesan pertama dan menunjukkan kredibilitas. Biasanya dicetak pre-printed di kertas khusus untuk surat resmi.

Image just for illustration

Kalau kamu nulis surat atas nama perusahaan atau organisasi, pastikan kop suratnya lengkap dan akurat. Jangan sampai ada info yang salah atau ketinggalan. Kop surat ini juga representasi dari identitas lembaga, jadi desainnya pun perlu diperhatikan agar profesional. Beberapa lembaga bahkan punya standar ketat untuk penulisan kop surat mereka.

Nomor Surat¶

Setiap surat keluar (atau masuk) dari sebuah instansi biasanya punya nomor unik. Nomor surat ini penting banget buat administrasi dan pengarsipan. Fungsinya buat merekam berapa surat yang sudah dikeluarkan, dari divisi mana, kodenya apa, bulan berapa, dan tahun berapa. Format nomor surat ini beda-beda di setiap instansi, tapi biasanya ada kode yang menunjukkan jenis surat, nomor urut, unit kerja, bulan, dan tahun.

Contoh format nomor surat: 015/SK/HRD/VII/2024. Ini artinya surat ke-15 (015), jenis surat keputusan (SK), dari departemen HRD, bulan Juli (VII), tahun 2024. Dengan nomor surat ini, surat jadi lebih mudah dilacak dan diinventarisir. Kalau nggak ada nomor surat, bayangin betapa kacaunya administrasi di kantor yang ngirim ribuan surat per bulan!

Tanggal Surat¶

Tanggal dibuatnya surat diletakkan di bagian atas, sejajar dengan nomor surat atau di bawah kop surat. Penulisannya biasanya nama kota tempat surat dibuat, diikuti koma, lalu tanggal, bulan (ditulis lengkap), dan tahun. Contoh: Jakarta, 15 Juli 2024. Tanggal ini vital untuk mengetahui kapan surat itu diterbitkan, yang bisa jadi relevan untuk batas waktu respons atau validitas informasi.

Image just for illustration

Pastikan tanggalnya benar-benar tanggal saat surat itu selesai dan siap dikirim ya. Jangan sampai salah tulis bulan atau tahun. Ini detail kecil tapi fatal kalau salah. Tanggal ini juga jadi acuan penting dalam proses legal atau administratif yang melibatkan surat tersebut.

Lampiran (Attachment)¶

Kalau suratmu disertai dokumen lain, seperti proposal, curriculum vitae, fotokopi KTP, atau dokumen pendukung lainnya, kamu perlu mencantumkan ‘Lampiran’. Tulis jumlah dokumen yang dilampirkan, misalnya “Lampiran: Satu Berkas” atau “Lampiran: 3 (Tiga) Lembar”. Kalau nggak ada lampiran, cukup tulis “Lampiran: -“. Bagian ini fungsinya memberi tahu penerima bahwa ada dokumen lain yang seharusnya diterima bersama surat.

Lupa mencantumkan jumlah lampiran bisa bikin penerima bingung atau malah merasa ada dokumen yang kurang. Jadi, cek lagi baik-baik sebelum mengirimkan surat yang berlampiran. Ini juga membantu penerima untuk memastikan semua dokumen pendukung sudah diterima dengan lengkap.

Hal atau Perihal (Subject)¶

Bagian ‘Hal’ atau ‘Perihal’ ini intisari atau pokok masalah dari surat tersebut, ditulis dengan singkat, jelas, dan lugas. Contoh: “Hal: Undangan Rapat”, “Perihal: Permohonan Izin”, atau “Hal: Pemberitahuan Kenaikan Harga”. Fungsinya biar penerima surat langsung tahu isi surat hanya dengan membaca bagian ini.

Image just for illustration

Penulisan ‘Hal’ biasanya diawali dengan kata “Hal:” atau “Perihal:” dan tidak diakhiri dengan titik. Usahakan jangan terlalu panjang, cukup satu baris kalau bisa. Ini sangat membantu penerima dalam memprioritaskan atau mengelompokkan surat-surat yang masuk.

Alamat Tujuan¶

Tulis alamat lengkap penerima surat, termasuk nama orang (jika ditujukan kepada individu) atau jabatan, nama instansi, dan alamat lengkapnya. Contoh: Yth. Bapak/Ibu Manajer Personalia, PT Maju Mundur, Jl. Contoh No. 123, Jakarta. Gunakan sapaan “Yth.” yang artinya “Yang terhormat”.

Pastikan penulisan nama dan alamat penerima itu benar dan lengkap. Salah alamat bisa bikin suratmu nggak sampai ke tujuan atau salah orang. Cek lagi ejaan nama, gelar, dan alamatnya ya. Keakuratan di bagian ini sangat penting untuk memastikan surat sampai pada pihak yang tepat.

Salam Pembuka¶

Salam pembuka menunjukkan sopan santun. Untuk surat resmi, salam pembuka yang umum digunakan adalah “Dengan hormat,”. Ditulis di bawah alamat tujuan dan diikuti koma. Hindari menggunakan salam pembuka yang terlalu santai atau informal dalam surat resmi.

Salam pembuka ini jembatan antara alamat tujuan dan isi surat. Meski terdengar sepele, penggunaannya menunjukkan etika dalam berkomunikasi secara tertulis. Setelah salam pembuka, biasanya langsung masuk ke paragraf pembuka isi surat.

Isi Surat¶

Ini dia inti dari suratmu. Isi surat dibagi menjadi beberapa paragraf:
1. Paragraf Pembuka: Biasanya berisi pengantar atau maksud awal penulisan surat. Contoh: “Menunjuk surat Saudara Nomor… perihal…, dengan ini kami sampaikan…” atau “Bersama surat ini, kami memberitahukan bahwa…”.
2. Paragraf Inti/Penjelas: Berisi detail informasi, maksud, atau tujuan utama dari surat. Jelaskan dengan singkat, jelas, dan padat. Gunakan bahasa yang lugas dan mudah dipahami. Hindari bertele-tele. Jika ada beberapa poin penting, bisa menggunakan bullet points atau penomoran biar lebih rapi.
3. Paragraf Penutup: Berisi ucapan terima kasih, harapan, atau penegasan kembali. Contoh: “Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.” atau “Besar harapan kami permohonan ini dapat dikabulkan.” Paragraf penutup ini penting untuk memberikan kesan akhir yang baik dan sopan.

Image just for illustration

Panjang isi surat sangat bervariasi tergantung keperluannya, tapi usahakan tidak terlalu panjang jika tidak perlu. Prinsipnya: sampaikan apa yang perlu disampaikan dengan efektif. Gunakan kalimat yang efektif dan minimalkan penggunaan jargon yang mungkin tidak dipahami penerima.

Salam Penutup¶

Salam penutup diletakkan di bawah isi surat. Untuk surat resmi, salam penutup yang umum dipakai adalah “Hormat kami,” atau “Dengan hormat,” (meskipun “Hormat kami,” lebih lazim). Diikuti koma. Salam penutup ini menandai akhir dari badan surat sebelum identitas pengirim.

Sama seperti salam pembuka, salam penutup menunjukkan sopan santun. Pilihan “Hormat kami,” atau “Dengan hormat,” tergantung kebiasaan instansi, tapi keduanya sama-sama baku untuk surat resmi.

Nama Pengirim, Jabatan, dan Tanda Tangan¶

Di bawah salam penutup, cantumkan nama jelas pengirim surat, jabatannya (jika mewakili instansi), dan ruang untuk tanda tangan. Tanda tangan dibubuhkan di atas nama jelas. Nama dan jabatan ini menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atau berwenang atas surat tersebut.

Image just for illustration

Pastikan nama dan jabatan ditulis dengan benar. Kalau suratnya atas nama lembaga, yang tanda tangan biasanya adalah pejabat yang berwenang. Tanda tangan ini memberikan keabsahan pada surat resmi.

Tembusan (Carbon Copy)¶

Bagian ini sifatnya opsional. Jika surat tersebut juga perlu diketahui oleh pihak lain di luar penerima utama, cantumkan ‘Tembusan’ di bagian paling bawah surat. Tuliskan kepada siapa tembusan surat itu diberikan. Contoh: Tembusan: 1. Yth. Bapak Direktur, 2. Arsip.

Fungsi tembusan ini adalah untuk notifikasi atau informasi kepada pihak-pihak terkait lainnya. Ini penting untuk koordinasi internal atau eksternal. Kalau tidak ada pihak lain yang perlu diberi tembusan, bagian ini tidak perlu dicantumkan.

Mari kita rekap susunan surat resmi dalam format daftar biar lebih gampang diingat:
1. Kop Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Lampiran
5. Hal/Perihal
6. Alamat Tujuan
7. Salam Pembuka
8. Isi Surat (Pembuka, Inti, Penutup)
9. Salam Penutup
10. Nama Pengirim, Jabatan, Tanda Tangan
11. Tembusan (Opsional)

Susunan Surat Pribadi: Lebih Fleksibel Tapi Tetap Ada Aturan¶

Surat pribadi digunakan untuk komunikasi antar individu yang sifatnya personal. Susunannya jauh lebih luwes dan santai dibandingkan surat resmi. Nggak ada kop surat, nomor surat, atau bahasa yang kaku. Tapi, tetap ada bagian-bagian penting yang sebaiknya ada biar suratmu rapi dan jelas.

Tempat dan Tanggal Surat¶

Sama seperti surat resmi, surat pribadi juga perlu mencantumkan tempat dan tanggal dibuatnya surat. Biasanya diletakkan di pojok kanan atas. Contoh: Bandung, 15 Juli 2024. Ini penting biar teman atau saudaramu tahu kapan kamu menulis surat itu.

Image just for illustration

Penulisan tanggal di surat pribadi juga bisa lebih santai, misalnya nggak perlu pakai nama bulan lengkap, tapi pakai angka juga boleh (misalnya 15/07/2024), meskipun nama bulan lengkap lebih tradisional.

Alamat Tujuan (Informal)¶

Kamu bisa menulis nama atau sapaan untuk orang yang dituju. Letaknya biasanya di bawah tanggal surat, di sebelah kiri. Contoh: “Untuk temanku tersayang, Budi” atau “Kepada Ibu di rumah”. Nggak perlu alamat lengkap seperti surat resmi.

Sapaan di sini bisa sangat personal dan akrab, tergantung seberapa dekat kamu dengan penerimanya. Ini salah satu ciri khas surat pribadi yang membedakannya dari surat resmi.

Salam Pembuka (Informal)¶

Salam pembuka di surat pribadi bisa macam-macam, tergantung kebiasaan dan kedekatanmu dengan penerima. Contoh: “Hai Budi,”, “Apa kabar,”, “Assalamualaikum,”, atau bisa juga langsung masuk ke paragraf pertama setelah sapaan nama.

Gunakan salam pembuka yang natural dan sesuai dengan caramu menyapa orang tersebut dalam percakapan sehari-hari. Ini menambah kesan personal pada suratmu.

Isi Surat¶

Ini bagian di mana kamu menulis semua yang ingin kamu sampaikan. Bisa tentang kabar, cerita pengalaman, menanyakan sesuatu, atau apa pun. Karena ini surat pribadi, gaya bahasanya bisa sangat santai, nggak kaku, dan penuh ekspresi. Kamu bisa pakai bahasa gaul, menyelipkan lelucon, atau curhat.

Image just for illustration

Sama seperti surat resmi, isi surat pribadi juga bisa dibagi jadi pembuka (nanya kabar, basa-basi), inti (cerita utama), dan penutup (harapan, pamit). Paragrafnya juga sebaiknya nggak terlalu panjang biar gampang dibaca. Gunakan bahasa yang jujur dan autentik.

Salam Penutup (Informal)¶

Salam penutup juga bervariasi. Contoh: “Salam sayang,”, “Sampai jumpa,”, “Dari sahabatmu,”, “Wassalamualaikum,”, atau cukup “Salam,”. Letaknya di bawah isi surat, di sebelah kanan.

Pilihan salam penutup ini juga mencerminkan kedekatanmu dengan si penerima. Pilih yang paling pas dan nyaman bagimu.

Nama Pengirim¶

Terakhir, tulis namamu di bawah salam penutup. Nggak perlu jabatan atau tanda tangan resmi. Cukup nama panggilan atau nama lengkapmu.

Ini penting biar penerima tahu siapa yang ngirim suratnya, meskipun dari tulisan tangan biasanya sudah ketahuan sih kalau sudah akrab.

Susunan surat pribadi secara umum:
1. Tempat dan Tanggal Surat
2. Alamat Tujuan (Sapaan informal)
3. Salam Pembuka (Informal)
4. Isi Surat (Pembuka, Inti, Penutup - gaya santai)
5. Salam Penutup (Informal)
6. Nama Pengirim

Perbedaan Kunci Surat Resmi dan Pribadi¶

Intinya, perbedaan paling mencolok ada pada formalitas dan tujuan penulisannya. Surat resmi kaku, baku, mewakili lembaga/urusan formal, dan punya struktur yang ketat dengan elemen-elemen wajib seperti kop, nomor, dan stempel (jika perlu). Sementara surat pribadi fleksibel, santai, untuk komunikasi antar individu, dan nggak pakai elemen formal. Pemilihan kata dan gaya bahasa juga sangat berbeda. Memahami perbedaan ini penting biar kamu nggak salah format saat menulis surat.

Fakta Menarik Seputar Surat Menyurat¶

Tahukah kamu?
* Tradisi surat menyurat sudah ada sejak ribuan tahun lalu! Peradaban kuno seperti Mesir, Romawi, dan China sudah punya sistem pengiriman pesan tertulis.
* Sebelum ada email atau pesan instan, surat adalah cara utama orang berkomunikasi jarak jauh. Profesi tukang pos dulunya sangat vital.
* Surat pos pertama di dunia yang bisa dilacak nomor resinya diperkenalkan di London pada tahun 1840, namanya “Penny Post”. Ini inovasi besar di zamannya.
* Ada seni menulis surat yang disebut epistolografi. Ini mencakup studi tentang jenis-jenis surat, gaya penulisan, dan sejarahnya.
* Surat-surat bersejarah sering jadi sumber primer yang berharga untuk meneliti peristiwa masa lalu atau memahami kehidupan tokoh-tokoh penting.

Tips Menulis Surat yang Baik Berdasarkan Susunannya¶

1. Ketahui Tujuan Surat: Sebelum mulai menulis, pahami betul untuk apa surat itu dibuat. Ini akan membantumu menentukan jenis surat (resmi/pribadi) dan informasi apa saja yang harus ada di isi surat.
2. Perhatikan Audiens: Siapa yang akan menerima suratmu? Sesuaikan bahasa dan tingkat formalitas dengan penerimanya. Pakai bahasa formal untuk surat resmi, bahasa santai untuk surat pribadi.
3. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Tepat: Hindari kalimat yang ambigu atau bertele-tele. Sampaikan pesanmu dengan lugas. Gunakan ejaan dan tata bahasa yang benar.
4. Rapikan Susunannya: Ikuti susunan standar yang berlaku. Pastikan setiap bagian ada di tempatnya. Gunakan spasi dan indentasi yang konsisten biar rapi.
5. Cek Kembali (Proofread): Setelah selesai menulis, baca ulang suratmu baik-baik. Cek typo, kesalahan tata bahasa, atau informasi yang salah/kurang. Kesalahan kecil bisa mengurangi kredibilitas, terutama di surat resmi.
6. Cantumkan Informasi Kontak: Dalam surat resmi, pastikan nomor telepon atau email pengirim tercantum di kop surat atau di bawah nama pengirim, agar penerima bisa menghubungi kembali jika perlu.

Kesalahan Umum dalam Menulis Surat¶

• Salah Format: Menggunakan format surat resmi untuk surat pribadi, atau sebaliknya.
• Informasi Tidak Lengkap: Lupa mencantumkan nomor surat, tanggal, lampiran, atau alamat tujuan yang lengkap pada surat resmi.
• Typo dan Salah Eja: Ini terlihat tidak profesional.
• Gaya Bahasa Tidak Konsisten: Campur aduk bahasa formal dan informal dalam satu surat resmi.
• Isi Bertele-tele: Pesan utama sulit ditemukan karena tertutup kalimat-kalimat yang tidak perlu.
• Salah Alamat atau Nama: Mengirim ke orang atau alamat yang salah.

Dengan memahami susunan surat dan tips di atas, kamu bisa bikin surat yang nggak cuma rapi, tapi juga efektif dalam menyampaikan pesanmu. Ini skill dasar yang tetap relevan kok, meskipun sekarang era digital.

Diagram Susunan Surat Resmi Sederhana¶

Sebagai gambaran visual, ini kira-kira alur susunan surat resmi:

mermaid graph TD A[Kop Surat] --> B(Nomor Surat); B --> C(Tanggal Surat); C --> D(Lampiran); D --> E(Hal / Perihal); E --> F(Alamat Tujuan); F --> G(Salam Pembuka); G --> H(Isi Surat); H --> I(Salam Penutup); I --> J(Nama Pengirim); J --> K(Tembusan);

Diagram ini menunjukkan urutan standar dari elemen-elemen utama surat resmi dari atas ke bawah. Setiap panah menunjukkan alur penempatan bagian surat. Ini membantu visualisasi struktur keseluruhan sebuah surat formal. Membayangkan struktur ini sebelum menulis bisa membantu kamu memastikan tidak ada bagian yang terlewat atau salah tempat. Diagram ini hanya representasi sederhana, tapi cukup menggambarkan hierarki informasinya.

Bagaimana, sekarang sudah lebih jelas kan tentang susunan surat? Baik surat resmi maupun pribadi punya tatanannya sendiri yang penting untuk diperhatikan. Menguasai susunan ini bakal bikin komunikasi tertulismu jadi lebih baik dan efektif.

Punya pertanyaan atau pengalaman unik seputar menulis surat? Atau mungkin ada tips lain yang mau kamu tambahkan? Jangan ragu bagikan di kolom komentar ya!