Beranda administrasi gaji keuangan surat

Butuh Bukti Gaji Cash? Ini Contoh Surat Keterangan Gaji & Cara Buatnya

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Bayangkan kamu lagi butuh bukti kalau kamu punya penghasilan, tapi gajimu selama ini selalu dibayar tunai alias cash. Tidak ada slip gaji resmi dari bank, tidak ada bukti transfer. Gimana caranya meyakinkan pihak lain, misalnya bank buat pinjaman KPR, atau kedutaan buat visa, bahwa kamu memang punya penghasilan tetap?

Nah, di sinilah peran Surat Keterangan Gaji Dibayar Cash jadi krusial. Surat ini adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pemberi kerja (perusahaan atau individu) untuk menyatakan bahwa kamu adalah karyawan mereka, bekerja di posisi tertentu, dan menerima gaji sejumlah tertentu yang dibayarkan secara tunai. Surat ini jadi ‘bukti’ formal pengganti slip gaji via bank yang tidak kamu miliki.

Pengertian dan Fungsi Surat Keterangan Gaji Cash

Apa sih sebenarnya Surat Keterangan Gaji Dibayar Cash itu? Sederhananya, ini adalah surat pernyataan dari tempat kamu bekerja yang menerangkan detail status pekerjaanmu dan, yang paling penting, jumlah penghasilan (gaji) yang kamu terima. Disebut “dibayar cash” karena memang metode pembayarannya tunai, bukan melalui transfer bank yang otomatis tercatat.

Surat ini punya fungsi yang penting banget dalam berbagai keperluan administratif. Misalnya, saat mengajukan pinjaman ke bank (KPR, kredit kendaraan, atau Kredit Tanpa Agunan/KTA), pihak bank butuh bukti bahwa kamu punya capacity untuk membayar cicilan. Slip gaji via bank biasanya jadi syarat utama, tapi kalau gajimu cash, surat keterangan ini yang akan menggantikannya.

Selain urusan pinjaman, surat ini juga sering dibutuhkan saat:
1. Mengurus visa ke luar negeri.
2. Mendaftar sekolah atau beasiswa tertentu.
3. Mengontrak atau menyewa rumah/apartemen.
4. Keperluan lain yang membutuhkan bukti sumber penghasilan yang jelas dan sah.

Jadi, meskipun gajimu diterima langsung di tangan, bukan berarti kamu tidak bisa membuktikan penghasilanmu. Surat keterangan ini menjadi jembatan untuk melegitimasi pendapatanmu di mata pihak-pihak yang membutuhkan bukti formal.

Ilustrasi orang memegang uang cash dan dokumen
Image just for illustration

Bagian Penting dalam Surat Keterangan Gaji Cash

Sebuah surat keterangan gaji yang baik, meskipun untuk pembayaran cash, harus memuat informasi yang lengkap dan jelas. Ada beberapa elemen kunci yang wajib ada agar surat tersebut dianggap sah dan informatif oleh pihak yang menerima. Bagian-bagian ini mirip dengan surat resmi lainnya, namun dengan penekanan pada detail gaji dan cara pembayarannya.

Berikut ini adalah bagian-bagian penting yang harus ada dalam Surat Keterangan Gaji Dibayar Cash:

  1. Kop Surat (Company Letterhead): Ini bagian paling atas surat. Wajib menggunakan kop surat resmi perusahaan yang memuat nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, email (jika ada), dan logo perusahaan. Ini menunjukkan bahwa surat ini dikeluarkan secara resmi oleh instansi yang bersangkutan.

  2. Judul Surat: Biasanya berbunyi “SURAT KETERANGAN PENGHASILAN” atau “SURAT KETERANGAN GAJI”. Penting juga untuk mencantumkan bahwa gaji dibayar tunai jika memang itu poin utamanya, misalnya “SURAT KETERANGAN GAJI DIBAYAR TUNAI”.

  3. Nomor Surat: Setiap surat resmi biasanya punya nomor unik. Ini penting untuk arsip internal perusahaan dan juga untuk memudahkan pelacakan jika sewaktu-waktu perlu diverifikasi.

  4. Tanggal Surat: Tanggal kapan surat tersebut dibuat dan dikeluarkan. Ini penting untuk menunjukkan validity surat tersebut (biasanya surat keterangan gaji punya masa berlaku, misalnya 3 bulan).

  5. Pihak yang Bertanda Tangan (Pemberi Keterangan): Data lengkap orang yang berhak mengeluarkan surat keterangan ini dari pihak perusahaan. Biasanya ini adalah HRD, Manager, Direktur, atau Pemilik perusahaan, tergantung struktur organisasinya. Data yang dicantumkan meliputi:

    • Nama Lengkap
    • Jabatan
    • Nama Perusahaan (diulang)
    • Alamat Perusahaan (diulang)

  6. Data Karyawan (Pihak yang Diterangkan): Ini adalah data lengkap kamu sebagai karyawan yang gajinya akan diterangkan dalam surat tersebut. Data yang dibutuhkan antara lain:

    • Nama Lengkap
    • Nomor Induk Karyawan (NIK) atau Nomor ID lainnya
    • Jabatan/Posisi di perusahaan
    • Tanggal Mulai Bekerja (opsional tapi sangat disarankan)
    • Alamat Tempat Tinggal

  7. Isi Keterangan Gaji: Ini inti dari surat tersebut. Bagian ini menyatakan dengan jelas bahwa nama karyawan yang disebutkan di atas benar adalah karyawan di perusahaan tersebut. Kemudian, jelaskan detail gajinya:

    • Jumlah Gaji Pokok: Sebutkan angka gaji pokok per bulan.
    • Tunjangan (jika ada): Rincikan tunjangan-tunjangan lain yang diterima secara rutin (misalnya tunjangan makan, transport, kehadiran) dan jumlahnya.
    • Total Gaji Bruto/Bersih: Sebutkan total penghasilan per bulan setelah ditambahkan tunjangan (bruto) atau yang diterima bersih.
    • METODE PEMBAYARAN: Ini wajib disebutkan secara eksplisit bahwa gaji tersebut dibayarkan secara TUNAI atau CASH setiap bulannya.

  8. Tujuan Penggunaan Surat (Opsional tapi Baiknya Ada): Kamu bisa meminta perusahaan mencantumkan untuk keperluan apa surat ini dikeluarkan, misalnya “Surat keterangan ini diterbitkan untuk keperluan pengajuan pinjaman [jenis pinjaman] di [nama bank]”. Ini membantu pihak penerima surat memahami konteksnya.

  9. Penutup: Kalimat penutup standar seperti “Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.”

  10. Tempat dan Tanggal (diulang): Tempat dan tanggal pembuatan surat (bisa sama dengan poin 4, diletakkan di bagian bawah sebelum tanda tangan).

  11. Tanda Tangan dan Nama Jelas: Tanda tangan dari pihak yang menerbitkan surat (HRD/Manager/Direktur). Di bawahnya ditulis nama jelas dan jabatannya.

  12. Stempel Perusahaan: Ini sangat penting untuk melegitimasi surat tersebut sebagai dokumen resmi perusahaan. Pastikan ada stempel perusahaan di atas tanda tangan.

Memastikan semua bagian ini ada akan membuat Surat Keterangan Gaji Cash-mu terlihat profesional, lengkap, dan punya kekuatan bukti yang memadai.

Panduan Menulis Surat Keterangan Gaji Cash (dari Sisi Perusahaan)

Jika kamu adalah perwakilan perusahaan yang akan membuat surat ini untuk karyawan, ada beberapa tips agar prosesnya lancar dan hasilnya maksimal. Karyawan pun bisa menggunakan panduan ini untuk “mengarahkan” bagian HRD atau pimpinan mereka.

  1. Gunakan Kop Surat Resmi: Jangan pernah membuat surat keterangan gaji tanpa kop surat perusahaan. Ini adalah elemen paling dasar untuk menunjukkan keaslian surat.
  2. Bahasa Formal namun Jelas: Gunakan bahasa Indonesia yang baku dan formal, tapi pastikan informasinya disampaikan dengan jelas, tidak bertele-tele. Pihak penerima surat (misalnya analis kredit bank) perlu memahami isinya dengan cepat.
  3. Pastikan Data Akurat: Cek kembali nama karyawan, NIK, jabatan, dan yang paling penting, jumlah gaji. Kesalahan kecil pada angka atau nama bisa membuat surat ini diragukan keabsahannya.
  4. Sebutkan Metode Pembayaran CASH dengan Tegas: Beri penekanan pada fakta bahwa gaji dibayar tunai. Gunakan kalimat seperti “Gaji tersebut dibayarkan secara tunai (cash) setiap bulannya” atau “Metode pembayaran gaji dilakukan secara tunai.”
  5. Cantumkan Detail Gaji Selengkap Mungkin: Tidak hanya gaji pokok, tapi tunjangan-tunjangan tetap lainnya juga sebaiknya dicantumkan. Ini akan memberikan gambaran penghasilan yang lebih besar dan realistis.
  6. Siapa yang Berhak Menandatangani: Pastikan surat ditandatangani oleh orang yang memiliki otoritas di perusahaan, misalnya Manajer HRD, General Manager, Direktur, atau Pemilik (jika perusahaannya kecil). Tanda tangan dari supervisor biasa mungkin kurang kuat.
  7. Tambahkan Stempel Perusahaan: Ini wajib. Stempel perusahaan adalah bukti otentik bahwa surat ini resmi dikeluarkan oleh perusahaan tersebut.
  8. Sertakan Tujuan Surat (Jika Diizinkan): Jika karyawan menyampaikan untuk keperluan apa surat ini, cantumkan saja tujuannya. Ini akan sangat membantu pihak penerima memahami konteks kebutuhan surat tersebut.
  9. Buat Dua Rangkap: Satu rangkap asli untuk karyawan, satu rangkap fotokopi (atau scan digital) untuk arsip perusahaan.
  10. Cepat Respon: Usahakan proses pembuatan surat ini tidak memakan waktu lama agar tidak menghambat keperluan karyawan.

Mengikuti panduan ini akan membantu perusahaan mengeluarkan surat keterangan gaji yang sah, kuat, dan bermanfaat bagi karyawan yang gajinya dibayar tunai. Bagi karyawan, pastikan kamu meminta perusahaanmu untuk membuat surat yang memenuhi standar ini.

Ilustrasi tangan menandatangani dokumen dengan stempel perusahaan
Image just for illustration

Contoh Surat Keterangan Gaji Dibayar Cash

Oke, sekarang kita masuk ke bagian yang paling ditunggu-tunggu, yaitu contoh template suratnya. Kamu bisa menyesuaikan contoh ini dengan data pribadimu dan data perusahaan tempatmu bekerja. Ingat, pastikan kamu meminta perusahaanmu yang membuatnya, bukan kamu yang membuatnya sendiri lalu meminta tanda tangan!

Berikut adalah struktur dan contoh template yang bisa kamu jadikan acuan:

[KOP SURAT PERUSAHAAN]
(Nama Perusahaan)
(Alamat Lengkap Perusahaan)
(Nomor Telepon Perusahaan)
(Email Perusahaan, jika ada)
(Logo Perusahaan, jika ada)
__________________________________________________________________________

Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Surat Keterangan Penghasilan

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama              : [Nama Lengkap Pihak yang Bertanda Tangan]
Jabatan           : [Jabatan di Perusahaan, cth: Manajer HRD/Direktur]
Nama Perusahaan   : [Nama Perusahaan Anda]
Alamat Perusahaan : [Alamat Lengkap Perusahaan Anda]

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama [Nama Perusahaan Anda], dengan ini menerangkan bahwa:

Nama Lengkap      : [Nama Lengkap Karyawan]
Nomor Induk Karyawan : [Nomor NIK/ID Karyawan]
Jabatan/Posisi    : [Jabatan/Posisi Karyawan di Perusahaan]
Tanggal Mulai Kerja : [Tanggal Karyawan Mulai Bekerja, cth: DD/MM/YYYY]
Alamat Tempat Tinggal : [Alamat Lengkap Karyawan]

Dengan ini dinyatakan bahwa karyawan yang namanya tercantum di atas benar adalah karyawan tetap/kontrak (pilih salah satu) di perusahaan kami sejak tanggal yang disebutkan. Karyawan tersebut menerima gaji rutin setiap bulan dengan rincian sebagai berikut:

Gaji Pokok Per Bulan : Rp [Jumlah Gaji Pokok Bulanan],-
Tunjangan Tetap      : Rp [Total Jumlah Tunjangan Tetap Bulanan, jika ada],-
(Rincian Tunjangan: [Sebutkan jenis tunjangan, cth: Tunjangan Makan Rp XXX, Tunjangan Transport Rp YYY])
_________________________________________ (+)
Total Penghasilan Bruto : Rp [Jumlah Total Gaji Pokok + Tunjangan],-

Kami juga menyatakan bahwa gaji tersebut dibayarkan secara **TUNAI (CASH)** kepada karyawan tersebut setiap bulan.

[Bagian Opsional: Tujuan Surat]
Surat keterangan ini diterbitkan untuk keperluan [Sebutkan tujuan, cth: pengajuan pinjaman KPR di Bank Mandiri] dan hanya dapat dipergunakan untuk keperluan tersebut.

Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Tempat Pembuatan Surat], [Tanggal Surat dibuat]

Hormat Kami,

[Tanda Tangan Pihak yang Berwenang]

[Nama Jelas Pihak yang Berwenang]
[Jabatan Pihak yang Berwenang]

[Stempel Resmi Perusahaan]

Penjelasan Detail Per Bagian Contoh:

  • [KOP SURAT PERUSAHAAN]: Ganti semua informasi dalam kurung siku dengan data perusahaanmu. Pastikan menggunakan kop surat yang sudah dicetak dengan logo dan alamat.
  • Nomor: Biasanya formatnya kombinasi nomor urut, kode divisi, bulan, dan tahun, misalnya: 015/HRD/SKG/VIII/2023. Tanyakan ke bagian administrasi atau HRD perusahaanmu.
  • Perihal: Jelas dan singkat, menyatakan tujuan surat.
  • Yang bertanda tangan di bawah ini: Isi data orang dari perusahaan yang mengeluarkan surat. Pastikan jabatannya memang memiliki otoritas.
  • Menerangkan bahwa: Isi data kamu sebagai karyawan. Pastikan Nama Lengkap, NIK, dan Jabatan sesuai dengan data resmi perusahaan. Tanggal mulai kerja sangat direkomendasikan untuk menunjukkan masa kerja.
  • Dengan ini dinyatakan bahwa: Ini bagian intinya. Sebutkan apakah statusmu karyawan tetap atau kontrak. Rincikan Gaji Pokok dan Tunjangan Tetap (jika ada). Jangan lupa tambahkan detail rincian tunjangan agar lebih jelas.
  • Total Penghasilan Bruto: Hitung jumlah Gaji Pokok ditambah Tunjangan Tetap.
  • Metode Pembayaran: Kalimat “Gaji tersebut dibayarkan secara TUNAI (CASH) kepada karyawan tersebut setiap bulan” adalah kunci dari surat ini. Gunakan kata yang jelas seperti TUNAI atau CASH dan berikan penekanan (misalnya dibold).
  • [Bagian Opsional: Tujuan Surat]: Jika kamu memang membuat surat ini untuk tujuan spesifik (misal: KPR), minta perusahaan mencantumkannya. Ini seringkali menambah bobot surat di mata pihak penerima.
  • Penutup: Kalimat standar untuk mengakhiri surat resmi.
  • Tempat dan Tanggal: Kota tempat surat dibuat dan tanggal pembuatannya.
  • Tanda Tangan dan Nama Jelas: Tanda tangan basah, bukan hasil scan atau print. Di bawahnya ketik nama jelas dan jabatannya.
  • [Stempel Resmi Perusahaan]: Ini WAJIB. Pastikan stempel perusahaan dibubuhkan di atas tanda tangan atau di sampingnya.

Dengan template ini, kamu punya gambaran jelas apa saja yang perlu ada dalam surat keterangan gaji tunai dan bagaimana bentuknya. Pastikan kamu dan perusahaanmu mengisi semua detail dengan akurat.

Kapan Surat Keterangan Gaji Cash Dibutuhkan?

Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, surat keterangan gaji ini sangat penting ketika kamu perlu membuktikan pendapatanmu untuk keperluan formal, sementara gajimu dibayar tunai dan tidak ada catatan transaksi bank rutin dari perusahaan.

Situasi paling umum di mana surat ini mutlak dibutuhkan antara lain:

  1. Pengajuan Pinjaman/Kredit:

    • Kredit Pemilikan Rumah (KPR): Bank akan menganalisis kemampuanmu membayar cicilan. Bukti penghasilan (slip gaji atau surat keterangan gaji) adalah syarat utama.
    • Kredit Kendaraan Bermotor (KKB): Sama seperti KPR, butuh bukti bayar.
    • Kredit Tanpa Agunan (KTA): Pinjaman tanpa jaminan ini sangat bergantung pada rekam jejak dan bukti penghasilan peminjam.
    • Kartu Kredit: Mengajukan kartu kredit butuh bukti bahwa kamu punya penghasilan rutin untuk membayar tagihan.

  2. Pengurusan Visa: Banyak negara meminta bukti finansial saat mengajukan visa kunjungan, pelajar, atau kerja. Surat keterangan gaji, ditambah dengan rekening koran pribadi (walaupun uangnya ditabung sendiri), bisa jadi bukti yang meyakinkan.

  3. Sewa Properti: Pemilik properti (rumah, apartemen, ruko) sering meminta bukti kemampuan bayar penyewa. Surat keterangan gaji bisa jadi jaminan.

  4. Administrasi Lain: Beberapa institusi pendidikan, yayasan beasiswa, atau lembaga lain mungkin meminta bukti penghasilan orang tua/wali atau calon siswa/penerima beasiswa.

Intinya, setiap kali ada pihak yang membutuhkan bukti resmi bahwa kamu punya sumber pendapatan tetap dan jumlahnya sekian, dan gajimu dibayar tunai, maka surat keterangan gaji ini akan menjadi dokumen andalanmu. Jangan pernah ragu untuk meminta surat ini dari perusahaanmu jika kamu memang membutuhkannya.

Tantangan dan Tips Terkait Gaji Dibayar Cash

Menerima gaji secara tunai memang punya kemudahan tersendiri bagi beberapa orang atau jenis usaha (misalnya usaha kecil yang transaksinya juga banyak tunai). Namun, ada juga beberapa tantangan, terutama dalam hal rekam jejak finansial.

Tantangan:

  • Kurang Bukti Formal: Tidak adanya slip gaji bank atau bukti transfer otomatis membuat sulit membuktikan penghasilan secara instan dan terverifikasi oleh pihak ketiga (seperti bank).
  • Pencatatan Pribadi: Kamu harus disiplin mencatat sendiri berapa gaji yang kamu terima setiap bulan.
  • Verifikasi oleh Pihak Ketiga: Bank atau lembaga lain mungkin butuh waktu lebih lama atau proses yang sedikit berbeda untuk memverifikasi keabsahan surat keterangan gaji dibandingkan slip gaji via bank yang sudah otomatis tercatat.
  • Risiko Keamanan: Membawa uang tunai dalam jumlah besar (gaji) bisa berisiko.

Tips Mengatasi Tantangan:

  1. Selalu Minta Surat Keterangan Gaji: Ini adalah senjata utama kamu. Begitu kamu tahu akan butuh bukti penghasilan, segera minta surat ini dari perusahaanmu.
  2. Simpan Bukti Internal: Jika perusahaanmu memberikan semacam kuitansi atau slip gaji manual (sekalipun hanya selembar kertas sederhana), simpan itu baik-baik. Ini bisa jadi bukti pendukung tambahan.
  3. Disiplin Menabung di Bank: Begitu menerima gaji tunai, segera setorkan sebagian atau seluruhnya ke rekening bank pribadimu. Lakukan ini secara rutin setiap bulan di tanggal yang kurang lebih sama. Rekening koran yang menunjukkan ada jumlah uang masuk yang kurang lebih sama setiap bulannya, meskipun dari setoran tunai pribadi, bisa menjadi bukti pendukung yang kuat bagi pihak bank atau lembaga lain bahwa kamu memang punya cash flow rutin. Beri keterangan di setoran tunai jika memungkinkan (misal: “Setoran Gaji Agustus”).
  4. Buat Catatan Keuangan Pribadi: Catat pemasukan dan pengeluaranmu secara rutin. Ini membantu kamu melacak penghasilan dan pengeluaran.
  5. Jaga Hubungan Baik dengan Perusahaan: Jika sewaktu-waktu ada pihak yang perlu memverifikasi surat keterangan gajimu ke perusahaan (misalnya bank), pastikan perusahaanmu kooperatif.

Meskipun ada tantangan, dengan strategi yang tepat (terutama memiliki surat keterangan gaji yang valid dan rajin menabung), kamu tetap bisa membuktikan penghasilanmu dan memenuhi persyaratan administratif yang membutuhkan bukti finansial.

Aspek Formal dan Keabsahan

Surat Keterangan Gaji Dibayar Cash yang dibuat dengan benar dan lengkap, serta dikeluarkan oleh entitas yang sah (perusahaan yang terdaftar), pada dasarnya memiliki kekuatan hukum sebagai bukti pernyataan. Keabsahannya sangat bergantung pada:

  • Siapa yang Mengeluarkan: Harus perusahaan atau individu pemberi kerja yang jelas identitasnya.
  • Kebenaran Informasi: Detail karyawan, jabatan, dan jumlah gaji harus sesuai fakta. Memberikan data palsu bisa berkonsekuensi hukum.
  • Otoritas Penanda Tangan: Ditandatangani oleh pihak yang berwenang di perusahaan (HRD, Manager, Direktur, Pemilik).
  • Adanya Stempel Resmi: Stempel perusahaan adalah segel validitas.
  • Kop Surat Resmi: Menunjukkan bahwa surat ini dokumen perusahaan.

Pihak penerima surat (misalnya bank) berhak melakukan verifikasi terhadap informasi yang tercantum dalam surat, misalnya dengan menghubungi perusahaan melalui nomor telepon yang tertera di kop surat. Jadi, penting banget bahwa surat ini memang asli dan dikeluarkan oleh perusahaan tempatmu bekerja. Surat yang palsu atau tidak lengkap bisa ditolak dan malah menimbulkan masalah.

Fakta Menarik atau Informasi Tambahan

Kenapa sih masih ada perusahaan yang bayar gaji karyawannya secara tunai? Beberapa alasan umum:

  • Skala Usaha Kecil: Untuk UMKM yang jumlah karyawannya sedikit dan mungkin belum memiliki sistem payroll bank yang canggih.
  • Lokasi Terpencil: Karyawan bekerja di lokasi yang sulit dijangkau layanan perbankan reguler.
  • Sektor Informal: Pekerja harian atau borongan di sektor informal yang memang sudah terbiasa dengan sistem pembayaran tunai.
  • Efisiensi Internal: Bagi perusahaan kecil, mungkin dirasa lebih praktis mengelola kas kecil dan membayarkan gaji langsung daripada mengurus transfer bank satu per satu.

Namun, tren saat ini sebenarnya semakin mengarah ke pembayaran non-tunai atau via bank. Ini bukan hanya lebih aman bagi karyawan, tapi juga lebih transparan dan memudahkan pelaporan pajak bagi perusahaan maupun karyawan. Bukti transaksi via bank juga jauh lebih kuat untuk berbagai keperluan formal. Meski begitu, di Indonesia, pembayaran gaji tunai masih cukup umum terjadi di beberapa sektor.

Ilustrasi orang menghitung uang
Image just for illustration

Memiliki Surat Keterangan Gaji Dibayar Cash adalah solusi praktis dan efektif bagi kamu yang berada di situasi ini ketika membutuhkan bukti penghasilan. Pastikan kamu memahami fungsi dan bagian-bagian penting surat ini agar bisa memanfaatkannya secara optimal.

Bagaimana pengalamanmu dengan gaji yang dibayar tunai? Pernahkah kamu perlu membuat surat keterangan gaji seperti ini? Atau ada pertanyaan seputar topik ini? Jangan ragu untuk berbagi pengalaman atau bertanya di kolom komentar di bawah ya!

Posting Komentar