Begini Nih Cara Bikin Surat Penagihan Bukti Potong Pajak

Table of Contents

Pernah nggak sih, kamu sudah menyelesaikan pekerjaan atau memberikan jasa ke suatu perusahaan, dibayar, tapi kok bukti potong pajaknya nggak kunjung dikasih? Atau mungkin kamu punya properti yang disewa, sudah terima uang sewa, tapi bukti potong PPh Pasal 4 ayat (2)-nya nggak ada? Nah, ini dia salah satu problem yang sering dihadapi wajib pajak. Bukti potong pajak itu penting banget lho buat pelaporan pajak kita. Kalau nggak ada, bisa-bisa SPT Tahunan kita jadi nggak valid atau bahkan kena sanksi.

Sayangnya, nggak semua pihak yang seharusnya menerbitkan bukti potong itu otomatis memberikannya tepat waktu. Ada yang lupa, ada yang memang sengaja menunda, macam-macam alasannya. Kalau sudah begini, mau nggak mau kita sebagai pihak yang dipotong pajaknya harus aktif menagih. Salah satu cara paling formal dan tercatat adalah dengan mengirimkan surat penagihan.

Mengapa Bukti Potong Pajak Itu Krusial?¶

Kenapa sih kita harus repot-repot menagih bukti potong? Bukannya itu urusan si pemotong pajak? Eits, salah besar! Bukti potong pajak itu hak kamu sebagai wajib pajak yang dipotong penghasilannya. Dokumen ini jadi bukti sahih kalau pajakmu sudah dipotong dan disetorkan oleh pihak lain (pemotong pajak) ke kas negara.

Bayangin deh, saat kamu mengisi SPT Tahunan, kamu kan harus melaporkan semua penghasilanmu dalam setahun. Nah, kalau ada penghasilan yang pajaknya sudah dipotong di muka oleh pihak lain (seperti PPh Pasal 21 atas gaji atau jasa, PPh Pasal 23 atas sewa/jasa lain, PPh Final Pasal 4 ayat 2 atas sewa tanah/bangunan), jumlah pajak yang sudah dipotong itu bisa jadi kredit pajak buat kamu. Artinya, pajak yang sudah dipotong itu mengurangi jumlah pajak terutangmu di akhir tahun. Kalau bukti potongnya nggak ada, kamu nggak bisa mengklaim kredit pajak itu. Alhasil, pajakmu bisa jadi lebih besar dari yang seharusnya, atau bahkan kamu harus bayar pajak lagi padahal sudah dipotong. Rugi kan?

Selain sebagai kredit pajak, bukti potong juga berfungsi sebagai bukti pendukung kebenaran pelaporan SPT kamu. Jika sewaktu-waktu SPT kamu diperiksa oleh Ditjen Pajak, bukti potong inilah yang akan membuktikan bahwa penghasilan tertentu sudah dilaporkan dan pajaknya sudah dipotong/dibayar. Tanpa bukti ini, kamu bisa dianggap tidak melaporkan penghasilan dengan benar.

Image just for illustration

Ada banyak jenis bukti potong tergantung jenis pajaknya, misalnya:
* Form 1721-A1/A2: Untuk pegawai tetap/pensiunan PPh 21.
* Form 1721-VI: Untuk PPh 21 final (misalnya pesangon, honorarium PNS).
* Form Bukti Potong PPh Pasal 23/26: Untuk pemotongan PPh 23 (jasa, sewa, bunga, dividen, royalti) atau PPh 26 (atas penghasilan subjek pajak luar negeri).
* Form Bukti Potong PPh Final Pasal 4 ayat (2): Untuk pemotongan PPh Final (misalnya sewa tanah/bangunan, hadiah undian, bunga deposito).

Masing-masing form ini penting dan harus kamu kumpulkan dari setiap pihak yang memotong pajakmu dalam satu tahun pajak.

Kapan Saatnya Mengirim Surat Penagihan?¶

Biasanya, bukti potong itu diberikan oleh pemotong pajak secara otomatis setelah transaksi atau setelah periode tertentu (misalnya setiap akhir tahun untuk PPh 21 karyawan tetap). Namun, ada beberapa skenario di mana kamu mungkin belum menerima bukti potong dan perlu menagihnya:

1. Setelah menerima pembayaran: Kamu sudah menerima pembayaran atas tagihanmu (misalnya jasa profesional, sewa), tapi bukti potongnya tidak disertakan. Padahal seharusnya, pemotong pajak memberikan bukti potong saat atau setelah pembayaran dilakukan.
2. Menjelang batas waktu pelaporan SPT Tahunan: Kamu sedang menyiapkan SPT Tahunan, tapi ada beberapa bukti potong dari transaksi atau penghasilan tertentu yang belum kamu terima. Mengingat batas waktu pelaporan SPT yang ketat (akhir Maret untuk orang pribadi, akhir April untuk badan), kamu harus segera mendapatkan bukti-bukti ini.
3. Setelah permintaan lisan atau email tidak direspon: Kamu sudah coba menghubungi pihak pemotong pajak secara lisan atau via email untuk menanyakan bukti potong, tapi tidak ada respons atau janji yang diberikan tidak ditepati. Surat resmi menjadi langkah selanjutnya yang lebih formal.
4. Bukti potong yang diterima salah atau hilang: Kamu mungkin sudah menerima bukti potong, tapi isinya tidak sesuai dengan transaksi yang sebenarnya, atau bukti potong yang asli hilang. Kamu berhak meminta perbaikan atau salinan bukti potong tersebut.

Sebelum langsung mengirim surat penagihan, ada baiknya coba komunikasi baik-baik dulu. Bisa lewat telepon, email, atau pesan singkat. Tanyakan dengan sopan mengenai status bukti potong yang kamu tunggu. Kalau komunikasi informal ini tidak membuahkan hasil, barulah surat penagihan menjadi langkah formal yang perlu diambil. Surat ini menunjukkan keseriusan kamu dalam meminta hak perpajakanmu.

Struktur Dasar Surat Penagihan Bukti Potong¶

Surat penagihan bukti potong sebenarnya mirip surat resmi pada umumnya. Ada bagian-bagian standar yang harus ada agar surat tersebut jelas, profesional, dan punya bobot hukum. Berikut adalah struktur dasarnya:

Bagian Kepala Surat¶

Bagian ini berisi informasi mengenai pengirim surat.

• Kop Surat: Jika kamu mengirim atas nama badan usaha atau profesional yang punya kop surat, gunakan kop surat resmi. Jika atas nama pribadi, bisa langsung menuliskan nama dan alamatmu.
• Nomor Surat: Penting untuk dokumentasi. Buat penomoran surat yang sistematis agar mudah dilacak.
• Tanggal Surat: Tanggal surat dibuat.
• Lampiran: Sebutkan jumlah lampiran jika ada, misalnya salinan invoice terkait atau bukti transfer.
• Perihal: Ini bagian yang paling penting untuk langsung menjelaskan maksud surat. Contohnya: “Permohonan Penerbitan Bukti Potong PPh Pasal 23”, “Penagihan Bukti Potong PPh Pasal 21”.

Bagian Penerima Surat¶

Cantumkan detail pihak yang kamu tuju.

• Kepada Yth.: Sebutkan jabatan atau nama penanggung jawab di perusahaan/instansi yang kamu tagih, diikuti nama perusahaan/instansi tersebut. Jika tidak tahu nama spesifik, sebutkan jabatannya (misal: Direktur Utama, Pimpinan Bagian Keuangan/Akuntansi).
• Alamat Lengkap: Cantumkan alamat lengkap pihak yang kamu tagih.

Bagian Isi Surat¶

Ini adalah inti dari surat penagihan, menjelaskan secara detail apa yang kamu minta.

• Pembukaan: Merujuk pada hubungan kerja/bisnis yang sudah terjalin (misal: merujuk pada perjanjian kerja sama, atau transaksi yang telah dilakukan).
• Detail Transaksi: Sebutkan secara spesifik transaksi mana yang bukti potongnya kamu tagih. Cantumkan detail seperti:
  • Jenis penghasilan (misal: jasa konsultasi, sewa ruangan, honorarium, gaji).
  • Periode penghasilan (misal: bulan/tahun, tanggal invoice).
  • Nomor Invoice atau kontrak terkait.
  • Jumlah penghasilan bruto sebelum dipotong pajak.
  • Jenis Pajak yang dipotong (misal: PPh Pasal 21, PPh Pasal 23, PPh Final Pasal 4 ayat 2).
  • Nomor Bukti Potong (jika sebelumnya sudah ada komunikasi dan dijanjikan nomor tertentu).
• Permintaan: Jelaskan secara tegas bahwa kamu belum menerima bukti potong untuk transaksi/periode tersebut dan meminta agar bukti potong segera diterbitkan dan dikirimkan kepadamu.
• Batas Waktu: Sebutkan kapan paling lambat kamu membutuhkan bukti potong tersebut. Berikan jangka waktu yang wajar (misal: 5-7 hari kerja) sejak tanggal surat. Penting untuk memberi batas waktu agar ada kejelasan.
• Tujuan: Jelaskan mengapa kamu membutuhkan bukti potong tersebut (misal: untuk keperluan pelaporan SPT Tahunan [Sebutkan Tahun Pajaknya]). Ini menunjukkan bahwa permintaanmu beralasan kuat dan mendesak.
• Konsekuensi (Implisit/Halus): Meskipun dalam gaya kasual, penting untuk secara halus menyampaikan pentingnya hal ini bagi kamu dalam memenuhi kewajiban perpajakan. Bisa juga disebutkan secara profesional bahwa keterlambatan penerbitan bukti potong dapat menghambat proses pelaporan pajak kamu.

Bagian Penutup Surat¶

Bagian ini mengakhiri surat dengan sopan dan harapan.

• Harapan: Sampaikan harapan agar pihak penerima dapat segera menindaklanjuti permintaanmu.
• Ucapan Terima Kasih: Ucapkan terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.
• Hormat Kami: Salam penutup.
• Nama Lengkap dan Jabatan/Nama Perusahaan: Tanda tangan dan identitas pengirim surat.

Untuk memudahkan membayangkan, berikut adalah struktur dalam bentuk tabel:

Bagian Surat	Informasi yang Dibutuhkan	Keterangan
Kepala Surat	Kop Surat (jika ada), Nomor, Tanggal, Lampiran, Perihal	Identitas pengirim & ringkasan isi surat
Penerima Surat	Kepada Yth. (Nama/Jabatan, Nama Perusahaan), Alamat Lengkap	Identitas & alamat pihak yang dituju
Isi Surat	Pembukaan, Detail Transaksi, Permintaan, Batas Waktu, Tujuan	Inti surat: penjelasan transaksi, apa yang diminta, kapan, dan untuk apa
Penutup Surat	Harapan, Ucapan Terima Kasih, Hormat Kami, Nama & Identitas	Mengakhiri surat dengan sopan & identitas pengirim

Contoh Surat Penagihan Bukti Potong PPh Pasal 21 (Untuk Jasa Profesional)¶

Ini dia salah satu contoh format surat penagihan bukti potong PPh 21. Kamu bisa sesuaikan detailnya dengan kasusmu ya.

---

[KOP SURAT PERUSAHAAN/NAMA PRIBADI JIKA PROFESIONAL]
[Alamat Lengkap Pengirim]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]

Nomor: [Nomor Suratmu]
Tanggal: [Tanggal Surat Dibuat]

Lampiran: 1 (satu) berkas [misalnya: salinan invoice]
Perihal: Penagihan Bukti Potong PPh Pasal 21 atas Jasa Profesional

Kepada Yth.
[Jabatan Pimpinan Perusahaan/Nama Lengkap Penerima Surat]
[Nama Perusahaan Pemotong Pajak]
[Alamat Lengkap Perusahaan Pemotong Pajak]
[Kota]

Dengan hormat,

Merujuk pada kerja sama jasa profesional [sebutkan jenis jasa, misal: konsultasi manajemen/desain grafis/penulisan artikel] yang telah kami berikan kepada [Nama Perusahaan Pemotong Pajak] berdasarkan perjanjian kerja sama [jika ada, sebutkan nomor/tanggal perjanjian] atau berdasarkan invoice nomor [Nomor Invoice] tanggal [Tanggal Invoice] dengan nilai bruto sebesar Rp [Jumlah Bruto].

Bersama surat ini, kami ingin memberitahukan bahwa hingga saat ini kami belum menerima Bukti Potong PPh Pasal 21 untuk penghasilan atas jasa profesional tersebut yang dibayarkan pada tanggal [Tanggal Pembayaran]. Sesuai dengan ketentuan perpajakan yang berlaku, [Nama Perusahaan Pemotong Pajak] selaku pemberi penghasilan berkewajiban untuk memotong PPh Pasal 21 atas jasa tersebut dan menerbitkan Bukti Potong PPh Pasal 21 untuk kami sebagai penerima penghasilan.

Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon dengan sangat agar [Nama Perusahaan Pemotong Pajak] dapat segera menerbitkan dan mengirimkan Bukti Potong PPh Pasal 21 untuk transaksi dimaksud kepada kami. Bukti potong ini kami perlukan untuk keperluan pelaporan Surat Pemberitahuan (SPT) Tahunan Pajak Penghasilan Tahun Pajak [Sebutkan Tahun Pajak yang Ditagih], yang batas waktunya semakin dekat.

Kami mengharapkan bukti potong tersebut sudah kami terima paling lambat pada tanggal [Tanggal Batas Waktu, misal: 7 hari kerja dari tanggal surat]. Jika ada kesulitan atau membutuhkan informasi lebih lanjut, mohon kesediaannya untuk menghubungi kami di nomor telepon atau alamat email di atas.

Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Penagih]
[Jabatan/Nama Perusahaan/Pribadi]

---

Contoh Surat Penagihan Bukti Potong PPh Pasal 23 (Untuk Sewa Peralatan)¶

Berikut contoh lain untuk kasus PPh Pasal 23, misalnya sewa peralatan.

---

[KOP SURAT PERUSAHAAN PENYEWA/PEMBERI JASA]
[Alamat Lengkap Perusahaan Pengirim]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]

Nomor: [Nomor Surat Perusahaanmu]
Tanggal: [Tanggal Surat Dibuat]

Lampiran: 1 (satu) berkas [misalnya: salinan invoice, salinan bukti pembayaran]
Perihal: Penagihan Bukti Potong PPh Pasal 23 atas Sewa Peralatan

Kepada Yth.
Bagian Keuangan / Akuntansi
[Nama Perusahaan Pemotong Pajak - Penyewa]
[Alamat Lengkap Perusahaan Pemotong Pajak]
[Kota]

Dengan hormat,

Bersama surat ini, kami merujuk pada transaksi penyewaan peralatan [sebutkan jenis peralatan, misal: forklift/genset] yang kami berikan kepada [Nama Perusahaan Pemotong Pajak - Penyewa] untuk periode [Sebutkan Periode Sewa, misal: bulan Agustus 2023] dengan nilai sewa bruto sebesar Rp [Jumlah Bruto Sewa]. Pembayaran atas transaksi tersebut telah kami terima pada tanggal [Tanggal Pembayaran].

Sesuai dengan ketentuan Pasal 23 Undang-Undang Pajak Penghasilan, penghasilan berupa sewa dan penghasilan lain sehubungan dengan penggunaan harta (selain sewa tanah dan/atau bangunan) merupakan objek pemotongan PPh Pasal 23. Oleh karena itu, [Nama Perusahaan Pemotong Pajak - Penyewa] selaku pihak yang membayar sewa berkewajiban memotong PPh Pasal 23 atas pembayaran tersebut dan menerbitkan Bukti Potong PPh Pasal 23.

Namun, hingga saat ini kami belum menerima Bukti Potong PPh Pasal 23 terkait transaksi penyewaan peralatan untuk periode [Sebutkan Periode Sewa] tersebut. Bukti potong ini sangat kami butuhkan untuk keperluan pelaporan SPT Tahunan Pajak Penghasilan Badan Tahun Pajak [Sebutkan Tahun Pajak yang Ditagih].

Oleh karena itu, kami mohon dengan hormat agar [Nama Perusahaan Pemotong Pajak - Penyewa] berkenan untuk segera menerbitkan dan mengirimkan Bukti Potong PPh Pasal 23 dimaksud kepada kami. Kami mengharapkan bukti potong tersebut dapat kami terima paling lambat pada tanggal [Tanggal Batas Waktu, misal: satu minggu dari tanggal surat].

Apabila terdapat hal-hal yang perlu dikonfirmasi terkait permintaan ini, mohon kiranya dapat menghubungi [Nama PIC di perusahaanmu] di nomor telepon [Nomor Telepon PIC] atau alamat email [Alamat Email PIC].

Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Penanggung Jawab Perusahaan Pengirim]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan Pengirim]

---

Ingat ya, kedua contoh di atas hanya panduan. Kamu perlu menyesuaikan isinya dengan detail transaksi dan pihak yang bersangkutan. Detail transaksi yang akurat itu kuncinya! Jangan sampai salah menyebutkan periode, jumlah, atau jenis penghasilannya.

Tips Menulis dan Mengirim Surat Penagihan yang Efektif¶

Agar surat penagihanmu dilayani dengan baik, perhatikan beberapa tips ini:

• Gunakan Bahasa yang Jelas dan Sopan: Meskipun kamu menagih hakmu, jaga nada surat tetap profesional dan sopan. Hindari bahasa yang mengintimidasi atau kasar. Sampaikan fakta dengan jelas.
• Sertakan Detail yang Akurat: Seperti yang sudah ditekankan, detail transaksi harus tepat. Nomor invoice, tanggal, jumlah, periode, jenis jasa/penghasilan. Ini akan memudahkan pihak penerima surat untuk melacak transaksimu di sistem mereka.
• Sebutkan Keperluanmu (SPT Tahunan): Menyebutkan bahwa bukti potong itu untuk pelaporan SPT Tahunan akan memberikan sense of urgency yang wajar. Pihak pemotong pajak tahu bahwa kamu punya kewajiban yang terikat waktu.
• Berikan Batas Waktu yang Wajar: Jangan terlalu singkat, jangan juga terlalu lama. 5-10 hari kerja setelah tanggal surat biasanya cukup wajar bagi perusahaan untuk memproses dan mengirimkannya.
• Kirim ke Alamat dan Orang yang Tepat: Usahakan surat ini sampai ke bagian yang bertanggung jawab atas perpajakan atau keuangan di perusahaan tersebut. Jika memungkinkan, ketahui nama kontak personnya.
• Simpan Bukti Pengiriman: Kirim surat ini melalui jasa pengiriman tercatat atau kurir yang menyediakan bukti terima. Jika mengirim via email, pastikan kamu menyimpan email terkirim dan konfirmasi jika ada. Ini penting jika nanti kamu perlu bukti bahwa kamu sudah melakukan upaya penagihan.
• Lakukan Tindak Lanjut: Setelah batas waktu yang kamu berikan terlampaui dan kamu belum juga menerima bukti potongnya, jangan ragu untuk menelepon atau mengirim email tindak lanjut merujuk pada surat penagihan yang sudah kamu kirim.

Konsekuensi Jika Bukti Potong Tak Kunjung Diterima¶

Jika semua upaya, termasuk surat penagihan, sudah kamu lakukan tapi bukti potong tetap tidak kamu terima, ini bisa jadi masalah serius bagi kamu saat melaporkan SPT Tahunan.

1. SPT Tidak Valid: Kamu tidak bisa mengklaim kredit pajak yang sudah dipotong. Jika kamu tetap mengklaimnya tanpa bukti potong, SPT-mu dianggap tidak benar dan bisa diperiksa, berujung pada sanksi.
2. Potensi Lebih Bayar: Jika pajakmu di SPT ternyata jadi lebih besar karena tidak ada bukti potong (yang seharusnya jadi kredit pajak), kamu bisa jadi harus membayar pajak lagi atau jumlah restitusi (kelebihan pembayaran pajak) menjadi lebih kecil.
3. Kesulitan Pembuktian: Jika terjadi pemeriksaan pajak di kemudian hari, kamu akan kesulitan membuktikan bahwa pajak atas penghasilan tertentu sudah dipotong dan disetor oleh pihak lain.

Dari sisi pemotong pajak, mereka juga bisa dikenakan sanksi jika terbukti tidak menerbitkan bukti potong padahal sudah melakukan pemotongan dan penyetoran pajak. Kewajiban menerbitkan bukti potong itu melekat pada status mereka sebagai pemotong pajak.

Alternatif dan Perkembangan Terkini: E-Bupot¶

Dunia perpajakan terus berkembang. Saat ini, Direktorat Jenderal Pajak (DJP) sudah menerapkan sistem e-bupot untuk PPh Pasal 23/26 dan juga e-bupot unifikasi (mencakup PPh 21/26, PPh 4(2), dll). Sistem ini mengharuskan pemotong pajak untuk membuat bukti potong secara elektronik melalui aplikasi yang disediakan DJP.

Dengan e-bupot, bukti potong yang sah itu adalah file elektronik atau print out dari aplikasi e-bupot yang punya kode unik dan bisa divalidasi. Harapannya, sistem ini membuat penerbitan dan penyampaian bukti potong lebih mudah dan akurat.

Image just for illustration

Jika pihak yang kamu tagih sudah menggunakan e-bupot, tanyakan apakah bukti potongmu sudah di-input di sistem mereka dan bagaimana cara kamu bisa mendapatkannya. Kadang, mereka bisa mengirimkan file PDF-nya atau kamu bisa mengaksesnya jika punya account atau diberikan akses tertentu (meskipun akses langsung oleh penerima penghasilan masih terbatas tergantung jenis PPh-nya). Namun, intinya, penagihan tetap perlu dilakukan jika bukti elektronik tersebut belum kamu terima.

Fakta Menarik Seputar Bukti Potong¶

• Legalitas Kuat: Bukti potong bukan sekadar kertas biasa. Dokumen ini punya kedudukan hukum yang kuat sebagai bukti pemotongan dan penyetoran pajak yang sah di mata undang-undang.
• Beban Pembuktian: Secara umum, beban pembuktian bahwa pajak sudah dipotong ada pada pihak yang mengklaimnya sebagai kredit pajak (yaitu kamu, si penerima penghasilan). Makanya bukti potong itu jadi sangat penting.
• Format Standar: DJP sudah menetapkan format standar untuk setiap jenis bukti potong. Ini penting agar semua pihak menggunakan format yang seragam dan mudah dikenali.
• Bukan Bukti Pembayaran: Penting dicatat, bukti potong itu bukti pemotongan pajak, bukan bukti pembayaran penghasilan. Kamu menerima bukti potong setelah penghasilanmu dibayar dan pajaknya dipotong.
• Evolusi Bentuk: Dari formulir kertas manual, sekarang bukti potong sudah banyak yang beralih ke bentuk elektronik (e-bupot) mengikuti perkembangan teknologi.

Mendapatkan bukti potong itu adalah hak kamu dan kewajiban pihak yang memotong pajak. Jangan ragu untuk menagihnya. Surat penagihan adalah alat formal yang bisa kamu gunakan jika komunikasi informal tidak berhasil. Pastikan suratmu jelas, lengkap, dan sopan agar tujuanmu tercapai dan kewajiban perpajakanmu lancar.

Apakah kamu punya pengalaman menagih bukti potong? Atau mungkin ada tips lain yang efektif? Bagikan di kolom komentar di bawah ya! Yuk, diskusi bareng!