Begini Cara Mudah Nulis PLH di Surat Biar Langsung Paham

Table of Contents

Menulis surat dinas itu gampang-gampang susah, apalagi kalau sudah menyangkut urusan penandatanganan oleh pejabat sementara. Salah satu istilah yang sering muncul adalah PLH. Nah, biar nggak bingung, kita bedah tuntas cara penulisan PLH yang benar di surat dinas.

Image just for illustration

Apa Sih Sebenarnya PLH dalam Konteks Surat?¶

PLH adalah singkatan dari Pelaksana Harian. Sesuai namanya, Pelaksana Harian adalah pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas sehari-hari dari pejabat definitif (pejabat tetap) yang sedang tidak berada di tempat. Ketidakberadaan ini sifatnya sementara, bisa karena cuti, dinas luar kota, sakit, atau alasan lain yang tidak menyebabkan kekosongan jabatan secara permanen.

Penunjukan PLH ini krusial banget dalam organisasi, terutama instansi pemerintahan atau perusahaan besar. Bayangin kalau Kepala Dinas atau Direktur lagi cuti seminggu, terus ada surat penting yang harus segera ditandatangani untuk keperluan mendesak. Kalau nggak ada yang bisa tanda tangan, urusan bisa macet total. Nah, di sinilah peran PLH dibutuhkan. Mereka memastikan roda organisasi tetap berjalan dan surat-surat penting bisa diproses meski pejabat utama lagi nggak ada.

Penunjukan PLH biasanya dilakukan oleh pejabat satu tingkat di atas pejabat yang digantikan, atau bisa juga oleh pejabat yang digantikan sendiri jika kondisinya memungkinkan (misalnya melalui disposisi sebelum berangkat cuti). Intinya, ada surat penunjukan atau nota dinas yang menjadi dasar penunjukan PLH tersebut. Ini penting, karena PLH bertindak atas dasar otoritas yang diberikan kepadanya secara resmi.

Mengapa Penulisan PLH Perlu Diperhatikan?¶

Mungkin terlihat sepele, cuma nambahin beberapa huruf di bawah nama. Tapi, penulisan PLH yang benar itu penting banget lho. Ini bukan cuma soal estetika atau kerapian, melainkan menyangkut keabsahan surat dan delegasi wewenang.

Surat dinas itu dokumen resmi. Setiap detail di dalamnya harus sesuai aturan, termasuk bagian penandatangan. Kalau penulisan PLH-nya salah, bisa-bisa surat tersebut dianggap tidak sah secara administrasi. Akibatnya, surat tersebut nggak punya kekuatan hukum atau kekuatan administratif, dan tujuan pengirimannya jadi nggak tercapai.

Selain itu, penulisan PLH yang benar menunjukkan bahwa penandatangan surat tersebut memang berwenang untuk melakukannya atas nama pejabat yang digantikan, selama masa penunjukannya sebagai PLH. Ini memberikan kepastian hukum dan administrasi bagi pihak penerima surat. Jadi, jangan asal tulis, ya! Ada format standar yang sebaiknya diikuti, terutama di lingkungan pemerintahan.

Posisi Penulisan PLH dalam Surat¶

Secara umum, penulisan PLH itu ada di bagian penutup surat, tepatnya di blok tanda tangan. Jadi, bukan di kop surat, bukan di alamat tujuan (kecuali kalau suratnya memang ditujukan kepada pejabat yang sedang menjabat sebagai PLH, tapi ini kasus jarang), melainkan di bagian bawah surat, sebelum nama pejabat yang bertanda tangan.

Posisinya biasanya berada:
1. Di bawah nama jabatan pejabat definitif (yang digantikan).
2. Di atas nama pejabat yang ditunjuk sebagai PLH.

Format ini menunjukkan bahwa pejabat yang bertanda tangan di bawah ini bertindak sebagai Pelaksana Harian dari jabatan yang disebutkan di atasnya. Ini membedakannya dengan pejabat definitif yang menandatangani surat secara biasa.

Image just for illustration

Berbagai Contoh Penulisan PLH yang Benar¶

Nah, ini dia bagian yang paling ditunggu-tunggu: contoh penulisannya! Ada beberapa variasi yang umum digunakan, tergantung pada gaya penulisan atau aturan internal masing-masing instansi. Namun, ada format yang paling sering dijumpai dan dianggap paling standar.

Mari kita asumsikan pejabat definitifnya adalah Kepala Dinas Pendidikan, dan yang ditunjuk sebagai PLH adalah Sekretaris Dinas Pendidikan.

Contoh Paling Umum dan Direkomendasikan¶

Ini adalah format yang paling sering ditemukan di surat-surat dinas pemerintah:

Kepala Dinas Pendidikan,

PLH.

(Nama Lengkap Sekretaris Dinas)
Pangkat/Golongan [Contoh: Pembina Tk. I, IV/b]
NIP. [Nomor Induk Pegawai Sekretaris Dinas]

Penjelasan:
* Baris pertama: Jabatan pejabat definitif yang sedang digantikan.
* Baris kedua: Singkatan PLH. diikuti titik. Beberapa instansi mungkin tidak memakai titik, tapi penambahan titik lebih jelas menunjukkan bahwa itu singkatan.
* Setelah baris PLH. adalah spasi untuk tanda tangan.
* Di bawah spasi tanda tangan: Nama lengkap pejabat yang menjabat sebagai PLH. Biasanya diberi tanda kurung atau tidak, tergantung kebiasaan.
* Baris berikutnya: Pangkat dan Golongan (khusus PNS/ASN) atau Jabatan Fungsional/Struktural jika relevan.
* Baris terakhir: Nomor Induk Pegawai (NIP) jika yang bertanda tangan adalah ASN. Jika bukan ASN, sesuaikan dengan identitas pegawai/pejabat yang relevan (misal: NIK, NRP, atau hanya jabatan struktural di bawahnya).

Contoh nyata dengan nama:

Kepala Dinas Pendidikan,

PLH.

(Dr. Budi Santoso, M.Pd.)
Pembina Tk. I, IV/b
NIP. 197501012000121001

Contoh dengan Kepanjangan Singkatan¶

Beberapa instansi memilih menulis kepanjangan dari singkatan PLH untuk menghindari kesalahpahaman bagi yang belum familiar.

Kepala Dinas Pendidikan,

Pelaksana Harian

(Nama Lengkap Sekretaris Dinas)
Pangkat/Golongan [Contoh: Pembina Tk. I, IV/b]
NIP. [Nomor Induk Pegawai Sekretaris Dinas]

Ini juga format yang benar dan jelas. Pilihan antara singkatan atau kepanjangan seringkali tergantung pada Pedoman Tata Naskah Dinas di instansi masing-masing.

Contoh dengan Menambahkan ‘a.n.’ (Atas Nama)¶

Nah, format ini agak sedikit tricky dan sering disalahpahami. Penggunaan a.n. (atas nama) biasanya digunakan ketika pejabat utama mendelegasikan wewenang penandatanganan kepada pejabat di bawahnya, sementara pejabat utama tersebut masih berada di tempat atau tetap memegang jabatan definitif tetapi mendelegasikan tugas tertentu secara spesifik.

Namun, ada juga praktik di beberapa instansi yang menggabungkan a.n. dengan PLH. Ini biasanya terjadi jika penunjukan PLH tersebut sendiri dilakukan atas nama pejabat yang lebih tinggi lagi.

Contoh format gabungan (kurang umum dibandingkan dua contoh di atas, tapi mungkin ditemui):

a.n. Kepala Dinas Pendidikan,
Pelaksana Harian

(Nama Lengkap Sekretaris Dinas)
Pangkat/Golongan [Contoh: Pembina Tk. I, IV/b]
NIP. [Nomor Induk Pegawai Sekretaris Dinas]

Atau:

a.n. Kepala Dinas Pendidikan,
PLH.

(Nama Lengkap Sekretaris Dinas)
Pangkat/Golongan [Contoh: Pembina Tk. I, IV/b]
NIP. [Nomor Induk Pegawai Sekretaris Dinas]

Penting: Penggunaan a.n. bersamaan dengan PLH harus sangat hati-hati dan pastikan sesuai dengan aturan delegasi wewenang yang berlaku di instansi tersebut. Secara konsep, PLH adalah pejabat yang bertindak sebagai Kepala Dinas (untuk urusan harian), bukan atas nama Kepala Dinas yang masih aktif. Format paling aman dan standar adalah yang pertama dan kedua. Konsultasikan dengan bagian tata usaha atau hukum instansi Anda jika ragu.

Contoh Penulisan PLH pada Kops Surat?¶

Jawabannya: Tidak ada! PLH hanya muncul di bagian tanda tangan. Kops surat selalu mencantumkan nama instansi/organisasi dan jabatan definitif dari pimpinan tertinggi atau pejabat yang berwenang mengeluarkan surat. Jabatan PLH sifatnya sementara dan spesifik hanya untuk menunjukkan siapa yang bertanda tangan menggantikan pejabat definitif di surat tersebut.

Perbedaan Mendasar: PLH, Plt, dan Pj¶

Karena seringkali disamakan atau tertukar, penting juga tahu bedanya PLH, Plt, dan Pj. Ketiganya sama-sama pejabat sementara, tapi konteks, dasar penunjukan, durasi, dan kewenangannya berbeda.

Image just for illustration

Mari kita buat perbandingan singkat:

Aspek	PLH (Pelaksana Harian)	Plt (Pelaksana Tugas)	Pj (Penjabat)
Alasan Penunjukan	Pejabat definitif sementara tidak ada (cuti, dinas luar, sakit, dll.)	Jabatan kosong (pensiun, mutasi, diberhentikan, meninggal dunia) atau pejabat definitif dinonaktifkan/diperiksa.	Jabatan struktural kosong sampai diangkat pejabat definitif melalui proses normal.
Durasi	Sangat singkat, biasanya maksimal 14 hari kerja.	Lebih lama dari PLH, bisa beberapa bulan, sampai pejabat definitif atau Plt/Pj baru diangkat.	Relatif lama, bisa setahun atau lebih, sampai pejabat definitif hasil seleksi/pemilihan dilantik.
Dasar Hukum	Penunjukan internal, biasanya melalui nota dinas/surat tugas dari atasan langsung atau pejabat yang digantikan.	Penunjukan resmi melalui surat keputusan dari pejabat pembina kepegawaian (PPK) atau pejabat yang berwenang.	Penunjukan resmi melalui surat keputusan/keppres dari pejabat pembina kepegawaian (Presiden, Menteri, Gubernur, Bupati/Wali Kota).
Kewenangan	Sangat terbatas, hanya untuk urusan rutin dan mendesak. Tidak berwenang mengambil keputusan strategis, memutasi/memberhentikan pegawai, menetapkan SK, atau mengesahkan anggaran.	Lebih luas dari PLH, bisa melaksanakan sebagian besar tugas pejabat definitif, tapi terbatas pada hal-hal non-strategis. Tidak berwenang menandatangani kenaikan pangkat, mutasi, pemberhentian, menetapkan formasi pegawai, atau mengesahkan anggaran DIPA/DPA.	Penuh, hampir sama dengan pejabat definitif. Dapat mengambil keputusan strategis, memutasi/memberhentikan pegawai, menetapkan SK, dan mengesahkan anggaran (tergantung tingkat jabatannya).
Contoh Jabatan	PLH Kepala Dinas, PLH Direktur, PLH Kepala Bagian	Plt Kepala Dinas, Plt Sekretaris Daerah, Plt Direktur Jenderal	Pj Gubernur, Pj Bupati, Pj Wali Kota, Pj Sekretaris Daerah (untuk jabatan yang ditinggalkan pejabat struktural definitif)

Memahami perbedaan ini penting agar penulisan pada surat juga tepat. Surat yang ditandatangani Plt atau Pj akan memiliki kekuatan hukum yang berbeda (dan biasanya lebih kuat) dibandingkan surat yang ditandatangani PLH, terutama untuk keputusan-keputusan yang signifikan.

Tips Tambahan Saat Menulis Surat dengan Penandatangan PLH¶

Agar tidak terjadi kesalahan, perhatikan beberapa tips ini saat membuat surat yang akan ditandatangani oleh pejabat PLH:

1. Pastikan Ada Dasar Penunjukan: Jangan sekali-kali membuat surat dengan penandatangan PLH jika tidak ada surat penunjukan atau nota dinas yang resmi menugaskan pejabat tersebut sebagai PLH. Surat penunjukan ini adalah bukti legitimasi bagi PLH untuk bertindak.
2. Verifikasi Nama dan NIP/Identitas: Cek kembali nama lengkap, pangkat/golongan, dan NIP (jika ASN) dari pejabat yang ditunjuk sebagai PLH. Kesalahan identitas bisa fatal.
3. Letakkan di Posisi yang Benar: Ingat, di bagian penutup surat, di bawah jabatan pejabat definitif, dan di atas nama serta identitas PLH.
4. Gunakan Format yang Konsisten: Ikuti format penulisan PLH yang baku di instansi Anda (PLH. atau Pelaksana Harian).
5. Sesuaikan Isi Surat dengan Kewenangan PLH: Surat yang ditandatangani PLH sebaiknya hanya berisi hal-hal yang bersifat rutin, administratif, atau mendesak yang memang berada dalam koridor kewenangan PLH. Hindari membuat surat keputusan penting, kebijakan baru, atau hal-hal strategis yang seharusnya hanya ditandatangani pejabat definitif atau Plt/Pj dengan kewenangan lebih luas. Jika isinya melampaui kewenangan PLH, surat tersebut bisa dibatalkan atau dianggap tidak sah.
6. Cantumkan Tanggal Surat: Tanggal surat harus berada dalam rentang waktu masa penugasan PLH.

Fakta Menarik Seputar Jabatan Sementara¶

Jabatan sementara seperti PLH, Plt, dan Pj ini diatur dalam berbagai peraturan perundang-undangan di Indonesia, lho. Salah satu yang paling sering menjadi rujukan adalah Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2014 tentang Administrasi Pemerintahan. UU ini mengatur soal delegasi wewenang dan pejabat pemerintahan yang berhalangan sementara.

Adanya mekanisme penunjukan pejabat sementara ini menunjukkan betapa pentingnya kontinuitas penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan publik. Bayangkan jika setiap pejabat cuti atau pindah, semua urusan langsung berhenti sampai ada pejabat definitif yang baru. Ini akan sangat menghambat kinerja birokrasi dan merugikan masyarakat.

Meskipun sifatnya sementara dan kewenangannya terbatas (terutama PLH dan Plt), pejabat sementara ini tetap memiliki tanggung jawab hukum atas tindakan dan keputusan yang mereka ambil selama menjabat. Jadi, bukan berarti karena sementara lantas bisa sembarangan dalam menjalankan tugas dan menandatangani surat.

Hal Penting yang Perlu Diperhatikan dalam Penggunaan PLH¶

• Dasar Hukum yang Kuat: Selalu pastikan penunjukan PLH didasarkan pada surat penunjukan yang sah dari pejabat yang berwenang. Tanpa ini, penandatanganan oleh PLH bisa dipertanyakan keabsahannya.
• Batasan Waktu: Ingat durasi PLH sangat singkat (maksimal 14 hari kerja). Jika pejabat definitif berhalangan lebih lama dari itu, seharusnya ditunjuk Plt, bukan PLH. Menggunakan PLH melebihi batas waktu bisa menimbulkan masalah administratif.
• Kewenangan Terbatas: PLH tidak boleh menetapkan keputusan strategis, apalagi yang berdampak pada perubahan status pegawai, kebijakan anggaran, atau struktur organisasi. Ini adalah kewenangan pejabat definitif atau Plt/Pj.
• Konsultasi: Jika ragu mengenai penulisan atau kewenangan PLH untuk jenis surat tertentu, jangan sungkan berkonsultasi dengan bagian tata usaha, kepegawaian, atau bagian hukum di instansi Anda. Lebih baik bertanya daripada suratnya nanti ditolak atau bermasalah.

Image just for illustration

Kesimpulan Singkat¶

Penulisan PLH pada surat dinas adalah praktik standar untuk menunjukkan bahwa surat tersebut ditandatangani oleh pejabat yang sementara menggantikan tugas harian pejabat definitif. Format yang paling umum adalah mencantumkan “PLH.” atau “Pelaksana Harian” di bawah jabatan pejabat definitif, lalu diikuti nama, pangkat/golongan, dan NIP pejabat yang menjabat sebagai PLH. Memahami konteks PLH, bedanya dengan Plt/Pj, dan kewenangannya yang terbatas adalah kunci untuk menghindari kesalahan dalam pembuatan surat resmi. Selalu patuhi Pedoman Tata Naskah Dinas di instansi Anda dan pastikan ada dasar penunjukan yang sah.

Semoga panduan ini bermanfaat dan membantu Anda menulis surat dinas dengan lebih percaya diri! Punya pengalaman menarik atau pertanyaan seputar penulisan PLH, Plt, atau Pj di surat dinas? Yuk, berbagi di kolom komentar!