Begini Cara Mudah & Cepat Bikin Surat Pengiriman Barang Sendiri
Surat pengiriman barang, atau yang sering kita sebut surat jalan atau delivery order (DO), adalah dokumen krusial dalam setiap proses pengiriman barang. Ibarat SIM-nya barang, surat ini menunjukkan identitas dan tujuan barang yang sedang dalam perjalanan. Membuatnya terlihat sederhana, tapi ada detail-detail penting yang nggak boleh terlewat supaya proses pengiriman kamu lancar dan aman.
Mengapa Surat Pengiriman Barang Itu Penting Banget?¶
Jangan anggap sepele dokumen ini. Surat pengiriman barang bukan cuma secarik kertas, melainkan punya banyak fungsi vital baik buat pengirim, penerima, maupun pihak logistik. Tanpa surat jalan yang benar, bisa-bisa barang kamu tertahan di jalan atau malah hilang entah ke mana.
Pertama, surat pengiriman berfungsi sebagai bukti sah terjadinya serah terima barang. Saat kurir mengambil barang dari pengirim dan menyerahkannya ke penerima, tanda tangan di surat jalan menjadi validasi bahwa barang sudah berpindah tangan. Ini melindungi semua pihak dari sengketa di kemudian hari. Bayangin kalau ada klaim barang nggak sampai, surat jalan yang ditandatangani penerima bisa jadi bukti kuat.
Kedua, dokumen ini membantu dalam pelacakan dan manajemen inventaris. Dengan nomor unik di setiap surat jalan, perusahaan bisa dengan mudah melacak barang mana yang sudah dikirim, kapan dikirim, dan ke mana tujuannya. Ini sangat membantu dalam sinkronisasi data antara stok gudang dan barang yang sudah keluar. Proses audit stok jadi lebih gampang.
Ketiga, bagi penerima, surat pengiriman adalah konfirmasi bahwa barang yang mereka terima sesuai dengan pesanan. Mereka bisa mencocokkan detail barang yang tertera di surat jalan dengan fisik barang yang diterima sebelum menandatangani. Ini mengurangi potensi kesalahan pengiriman atau kekurangan barang.
Keempat, dalam konteks hukum dan keamanan, surat pengiriman seringkali diperlukan saat ada pemeriksaan di jalan, terutama untuk pengiriman antar kota atau antar provinsi. Dokumen ini membuktikan bahwa barang yang dibawa bukan barang ilegal dan memiliki tujuan yang jelas. Tanpa surat ini, kurir bisa kesulitan menjelaskan asal-usul barang.
Intinya, surat pengiriman barang itu fondasi kepercayaan dan transparansi dalam proses logistik. Mengurusnya dengan benar adalah langkah awal untuk memastikan barang sampai ke tujuan dengan selamat dan tanpa masalah.
Image just for illustration
Komponen Wajib yang Ada di Surat Pengiriman Barang¶
Untuk bisa menjalankan fungsinya dengan baik, surat pengiriman barang harus memuat informasi yang lengkap dan akurat. Ada beberapa komponen kunci yang wajib ada di dalamnya. Yuk, kita bedah satu per satu biar kamu nggak ada yang terlewat saat membuatnya.
Informasi Pengirim¶
Bagian ini berisi detail lengkap siapa yang mengirim barang. Biasanya mencakup:
* Nama perusahaan atau individu pengirim
* Alamat lengkap pengirim
* Nomor telepon atau kontak yang bisa dihubungi
* Logo perusahaan (jika ada) untuk identifikasi merek
Informasi Penerima¶
Ini detail siapa yang akan menerima barang tersebut. Pastikan informasinya sangat akurat agar barang tidak salah alamat:
* Nama perusahaan atau individu penerima
* Alamat lengkap penerima (termasuk nama jalan, nomor, kelurahan/desa, kecamatan, kota/kabupaten, provinsi, dan kode pos kalau perlu)
* Nomor telepon atau kontak penerima
* Nama kontak person di lokasi penerima (seringkali penting untuk konfirmasi)
Detail Barang yang Dikirim¶
Ini inti dari surat jalan, menjelaskan apa saja barang yang dikirim. Harus sangat detail dan jelas:
* Nama atau deskripsi barang (contoh: “Buku Tulis Sinar Dunia A4”, “Kemeja Pria Flanel”, “Mesin Cuci Top Loading”)
* Kode Barang atau SKU (jika ada) untuk identifikasi internal
* Jumlah barang (contoh: “100”, “12”, “1”)
* Satuan pengukuran (contoh: “pcs”, “lusin”, “unit”, “karton”)
* Keterangan tambahan (opsional, tapi sangat membantu). Misalnya: “Barang pecah belah, harap hati-hati”, “Exp. Date: 2025-12-31”, “Nomor Seri: X12345”.
Nomor Dokumen dan Tanggal¶
Setiap surat pengiriman barang harus memiliki nomor unik dan tanggal pembuatan atau tanggal pengiriman.
* Nomor Dokumen/Nomor Surat Jalan: Ini penting untuk pelacakan dan pengarsipan. Sistem penomoran bisa dibuat berurutan (contoh: SJ/2023/11/001, SJ/2023/11/002, dst) atau disesuaikan dengan kebutuhan internal. Nomor ini jadi identitas unik surat tersebut.
* Tanggal: Tanggal surat dibuat atau tanggal barang dikirim. Ini penting untuk mengetahui kapan transaksi pengiriman itu terjadi.
Kolom Tanda Tangan¶
Ini bagian yang melegalkan proses serah terima. Biasanya ada ruang untuk tanda tangan:
* Pengirim (atau perwakilan)
* Penerima (atau perwakilan)
* Kurir/Sopir (jika menggunakan jasa pihak ketiga atau sopir internal)
Tanda tangan ini menjadi bukti fisik bahwa barang sudah diserahkan dan diterima sesuai dengan detail yang tertera. Jangan lupa nama jelas dan stempel perusahaan (jika ada) di samping tanda tangan untuk kekuatan hukum yang lebih baik.
Keterangan Lainnya (Opsional tapi Berguna)¶
Beberapa informasi tambahan bisa disertakan untuk kelancaran proses:
* Nomor Kendaraan yang digunakan untuk pengiriman
* Nama Sopir yang membawa barang
* Biaya Pengiriman (jika relevan dan perlu dicatat)
* Nomor PO (Purchase Order) atau Nomor Invoice terkait pengiriman ini, untuk memudahkan penerima mencocokkan dengan dokumen pesanan mereka.
* Waktu pengambilan dan waktu perkiraan tiba.
Memiliki semua komponen ini dalam satu dokumen akan membuat surat pengiriman barang kamu menjadi dokumen yang kuat dan informatif. Ini dia ringkasan komponennya dalam tabel:
| Komponen | Penjelasan |
|---|---|
| Informasi Pengirim | Nama, alamat, kontak pengirim. |
| Informasi Penerima | Nama, alamat, kontak penerima. |
| Detail Barang | Deskripsi, kode, jumlah, satuan, keterangan barang yang dikirim. |
| Nomor Dokumen & Tanggal | Nomor unik surat jalan dan tanggal pembuatan/pengiriman. |
| Kolom Tanda Tangan | Ruang untuk tanda tangan pengirim, penerima, kurir/sopir. |
| Keterangan Lainnya | Nomor kendaraan, nama sopir, biaya, nomor PO/Invoice terkait (opsional). |
Pastikan format tabel seperti di atas, rapi dan mudah dibaca.
Langkah-langkah Praktis Membuat Surat Pengiriman Barang¶
Oke, sekarang kita masuk ke bagian teknisnya: gimana cara membuat surat pengiriman barang ini? Prosesnya nggak sulit kok, apalagi kalau kamu sudah punya template. Ini langkah-langkahnya:
1. Tentukan Format Surat Pengiriman Barang¶
Mau manual atau digital?
* Manual: Kamu bisa cetak template surat jalan di atas kertas rangkap. Biasanya rangkap 3 (satu untuk pengirim, satu untuk kurir/ekspedisi, satu untuk penerima). Kelemahannya, rawan hilang atau rusak dan sulit dilacak secara otomatis.
* Digital: Pakai aplikasi atau software manajemen bisnis/inventaris/akuntansi. Banyak software yang punya fitur generate surat jalan otomatis. Ini lebih efisien, mudah dilacak, dan terintegrasi dengan data lain seperti stok dan penjualan.
Pilih format yang paling sesuai dengan skala bisnis kamu. Kalau masih kecil dan pengiriman nggak banyak, manual mungkin cukup. Tapi kalau sudah mulai ramai, digital jauh lebih disarankan.
2. Isi Informasi Pengirim dan Penerima¶
Mulai dengan mengisi data lengkap pengirim dan penerima sesuai dengan pesanan atau tujuan pengiriman. Pastikan nama dan alamatnya sudah benar-benar akurat. Cek lagi nomor telepon yang bisa dihubungi. Kesalahan di bagian ini bisa berakibat fatal lho, salah alamat kirim!
3. Catat Detail Barang dengan Teliti¶
Ini bagian paling krusial. Daftar semua barang yang akan dikirim. Tulis nama barang, jumlah, dan satuan dengan jelas. Kalau ada kode barang, masukkan juga. Tambahkan keterangan penting kalau memang perlu, misalnya untuk barang pecah belah, cairan, atau barang dengan penanganan khusus. Double check jumlah barang fisik yang mau dikirim dengan data yang kamu tulis di surat jalan.
4. Beri Nomor Unik dan Tanggal¶
Cantumkan nomor surat pengiriman sesuai sistem penomoran yang kamu pakai. Jangan sampai ada nomor yang sama untuk surat yang berbeda, ini bikin pusing saat pelacakan. Masukkan juga tanggal saat surat itu dibuat atau tanggal barang akan dikirim.
5. Sediakan Ruang untuk Tanda Tangan dan Stempel¶
Sisakan beberapa baris kosong di bagian bawah atau samping untuk tanda tangan. Beri label jelas siapa yang harus tanda tangan di kolom itu (Pengirim, Penerima, Kurir). Sediakan juga tempat untuk stempel perusahaan pengirim dan penerima (jika ada).
6. Cetak (Jika Manual)¶
Kalau kamu pakai format manual, cetak surat jalan ini dalam rangkap yang cukup. Minimal rangkap 3 (putih, merah, kuning atau sesuai kebutuhan). Setiap rangkap punya tujuan masing-masing untuk dokumentasi pengirim, kurir, dan penerima.
7. Serahkan Bersama Barang¶
Saat barang diserahkan ke kurir atau siap untuk diantar, pastikan surat pengiriman barang ini juga ikut diserahkan. Kurir akan membawa surat ini bersama barangnya.
8. Proses Tanda Tangan Saat Serah Terima¶
Ini langkah penting. Saat kurir mengambil barang, pengirim akan tanda tangan di semua rangkap. Saat barang sampai di tujuan, penerima akan memeriksa barang, lalu tanda tangan di semua rangkap. Biasanya kurir akan meminta satu atau dua rangkap surat jalan yang sudah ditandatangani penerima sebagai bukti bahwa tugasnya sudah selesai.
Proses ini harus dilakukan dengan hati-hati. Penerima wajib memeriksa kondisi dan jumlah barang sebelum tanda tangan. Jika ada ketidaksesuaian atau kerusakan, segera catat di surat jalan tersebut sebelum tanda tangan, dan informasikan ke pengirim.
Image just for illustration
Contoh Format Surat Pengiriman Barang Sederhana¶
Berikut ini adalah contoh kerangka surat pengiriman barang yang bisa kamu adaptasi. Kamu bisa membuatnya di Microsoft Word, Excel, atau menggunakan template yang sudah ada.
----------------------------------------------------------------------
[KOP SURAT PERUSAHAAN PENGIRIM]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Lengkap Perusahaan]
[Nomor Telepon/Email]
[Logo Perusahaan - Jika Ada]
----------------------------------------------------------------------
SURAT PENGIRIMAN BARANG (SURAT JALAN)
Nomor: [Nomor Surat Jalan Unik]
Tanggal: [Tanggal Surat Dibuat/Dikirim]
----------------------------------------------------------------------
Pengirim:
[Nama Perusahaan/Individu Pengirim]
[Alamat Lengkap Pengirim]
[Telepon Pengirim]
Penerima:
[Nama Perusahaan/Individu Penerima]
[Alamat Lengkap Penerima]
[Telepon Penerima]
[Nama Kontak Person Penerima - Opsional]
Nomor PO/Invoice Terkait (Jika Ada): [Nomor PO/Invoice]
----------------------------------------------------------------------
DETAIL BARANG YANG DIKIRIM:
----------------------------------------------------------------------
No. | Kode Barang (Opsional) | Nama/Deskripsi Barang | Jumlah | Satuan | Keterangan Tambahan (Opsional)
----------------------------------------------------------------------
1. | [Kode] | [Nama Barang 1] | [Jumlah] | [Satuan] | [Keterangan]
2. | [Kode] | [Nama Barang 2] | [Jumlah] | [Satuan] | [Keterangan]
... | ... | ... | ... | ... | ...
----------------------------------------------------------------------
Kondisi Barang Saat Dikirim: [Contoh: Baik, Sesuai Packing]
Catatan Khusus (Jika Ada): [Contoh: Barang pecah belah, simpan di tempat sejuk]
----------------------------------------------------------------------
INFORMASI PENGIRIMAN:
----------------------------------------------------------------------
Nama Sopir (Opsional): [Nama Sopir]
Nomor Kendaraan (Opsional): [Nomor Kendaraan]
Estimasi Waktu Tiba (Opsional): [Waktu]
----------------------------------------------------------------------
PROSES SERAH TERIMA BARANG:
----------------------------------------------------------------------
Barang tersebut di atas telah diserahkan oleh Pengirim kepada Kurir dan diterima oleh Penerima dalam kondisi [Baik/Sesuai catatan].
Dibuat Oleh: Diserahkan Oleh: Diterima Oleh:
(____________) (____________) (____________)
[Nama Jelas Pengirim] [Nama Jelas Kurir/Sopir] [Nama Jelas Penerima]
[Stempel Perusahaan] [Stempel Perusahaan] [Stempel Perusahaan]
Tanggal: Tanggal: Tanggal:
Waktu: Waktu: Waktu:
----------------------------------------------------------------------
Format di atas adalah contoh dasar yang bisa kamu kembangkan. Sesuaikan dengan kebutuhan spesifik bisnismu ya.
Detail Penting yang Sering Terlupakan¶
Meskipun kelihatannya sepele, ada beberapa detail di surat pengiriman yang sering luput tapi penting banget untuk kelancaran proses:
Keakuratan Jumlah dan Jenis Barang¶
Seringkali, kesalahan terjadi karena jumlah barang fisik tidak sesuai dengan yang tercatat di surat jalan. Ini bisa karena kelalaian saat picking barang atau saat mencatat. Selalu lakukan double check atau cross check antara fisik barang, daftar stok, dan surat jalan sebelum barang berangkat.
Kondisi Barang¶
Kalau barang yang dikirim butuh penanganan khusus (pecah belah, cairan, mudah rusak), sebaiknya cantumkan juga kondisi barang saat berangkat di surat jalan. Ini untuk menghindari argumen kalau barang sampai dalam kondisi rusak. Penerima juga bisa mencatat kondisi barang saat diterima di surat jalan yang sama.
Alamat Lengkap dan Detail Kontak Penerima¶
Ini sudah disebutkan sebelumnya, tapi stressing lagi karena ini penyebab paling umum barang nyasar atau terlambat. Pastikan alamatnya spesifik dan ada nomor telepon yang aktif serta nama kontak person yang bisa dihubungi di lokasi tujuan.
Stempel Perusahaan¶
Membubuhkan stempel perusahaan di samping tanda tangan memberikan kekuatan hukum dan profesionalisme lebih pada dokumen tersebut. Pastikan stempelnya jelas terbaca.
Nomor PO atau Invoice¶
Kalau pengiriman ini terkait dengan Purchase Order dari pembeli atau Invoice yang sudah diterbitkan, mencantumkan nomor dokumen terkait di surat jalan sangat membantu penerima untuk mencocokkan. Mereka jadi lebih mudah tahu surat jalan ini untuk pesanan yang mana.
Perbedaan Surat Pengiriman dengan Dokumen Lain (Faktur, Kwitansi)¶
Kadang ada kebingungan membedakan surat pengiriman dengan dokumen bisnis lain seperti faktur atau kwitansi. Padahal, fungsinya berbeda lho:
Surat Pengiriman Barang (Surat Jalan/Delivery Order)¶
Fokus utamanya adalah bukti serah terima fisik barang. Isinya detail barang, pengirim, penerima, dan bukti bahwa barang sudah berpindah tangan. Ini dokumen operasional logistik.
Faktur (Invoice)¶
Fokus utamanya adalah tagihan pembayaran. Dokumen ini merinci barang/jasa yang dijual, jumlah, harga satuan, total harga, PPN (jika ada), dan termin pembayaran. Faktur adalah dokumen keuangan/penjualan. Kadang detail barang di faktur sama dengan surat jalan, tapi fungsinya beda.
Kwitansi (Receipt)¶
Fokus utamanya adalah bukti pembayaran. Dokumen ini menyatakan bahwa sejumlah uang telah diterima untuk pembayaran atas barang/jasa tertentu. Kwitansi adalah dokumen bukti kas masuk.
Jadi, meskipun ketiganya seringkali terkait dalam satu transaksi (misalnya, pengiriman barang -> terbit faktur -> dibayar -> terbit kwitansi), masing-masing punya peran dan fungsi yang berbeda. Surat jalan membuktikan barang sampai, faktur menagih, kwitansi membuktikan uang diterima.
Image just for illustration
Tips Tambahan untuk Pengiriman Barang yang Lancar¶
Selain membuat surat pengiriman yang benar, ada beberapa tips lain yang bisa bantu proses pengirimanmu lebih lancar dan aman:
Simpan Rangkap Dokumen dengan Baik¶
Baik kamu pengirim atau penerima, simpan rangkap surat jalan yang jadi jatahmu dengan rapi. Ini penting untuk keperluan audit, pelacakan, atau kalau ada masalah di kemudian hari. Kalau pakai sistem digital, pastikan data tersimpan aman dan accessible.
Gunakan Bahasa yang Jelas dan Mudah Dipahami¶
Deskripsi barang di surat jalan sebaiknya menggunakan istilah yang umum dan mudah dikenali. Hindari jargon internal perusahaan yang mungkin tidak dipahami penerima atau kurir. Kejujuran dalam mendeskripsikan kondisi barang juga penting.
Buat Sistem Penomoran yang Konsisten¶
Sistem penomoran surat jalan yang konsisten memudahkan pelacakan dan pengarsipan. Kamu bisa menambahkan kode tanggal, kode divisi, atau kode lain yang relevan di nomor surat jalan.
Integrasikan dengan Sistem Lain (Jika Memungkinkan)¶
Kalau bisnismu sudah pakai software manajemen stok atau penjualan, usahakan surat jalan bisa terintegrasi. Artinya, saat surat jalan dibuat, stok barang otomatis berkurang dan data penjualan terhubung. Ini mengurangi human error dan meningkatkan efisiensi.
Pertimbangkan Surat Jalan Digital (e-surat jalan)¶
Untuk bisnis yang lebih modern dan volume pengirimannya tinggi, e-surat jalan sangat direkomendasikan. Selain ramah lingkungan karena mengurangi penggunaan kertas, pelacakan jadi real-time, proses serah terima bisa pakai tanda tangan digital, dan data otomatis tersimpan di cloud. Beberapa platform logistik sudah menyediakan fitur ini.
Fakta Menarik Seputar Dokumen Pengiriman¶
Dokumen seperti surat jalan ini punya sejarah panjang lho dalam dunia perdagangan dan logistik. Jauh sebelum era digital, formulir manifes atau bill of lading sudah digunakan untuk mencatat barang yang dikirim, terutama lewat laut. Fungsinya sama: mencatat detail barang dan siapa yang bertanggung jawab.
Di era modern, dokumen pengiriman menjadi tulang punggung supply chain visibility. Kemampuan melacak barang dari pengirim sampai penerima sebagian besar bergantung pada keakuratan data di dokumen ini, baik yang manual maupun digital. Bahkan, di beberapa negara, ada regulasi ketat mengenai format dan isi surat jalan, terutama untuk barang-barang tertentu atau pengiriman antar wilayah yang berbeda yurisdiksi.
Digitalisasi dokumen pengiriman bukan cuma tren efisiensi, tapi juga langkah menuju logistik yang lebih transparan dan akuntabel. Data yang terekam digital di surat jalan bisa dianalisis untuk mengoptimalkan rute pengiriman, memprediksi waktu tiba, dan meningkatkan efisiensi operasional gudang dan distribusi.
Intinya, meskipun terlihat sederhana, surat pengiriman barang ini adalah dokumen yang powerful dan esensial. Membuatnya dengan benar adalah investasi waktu yang akan menghemat banyak masalah di kemudian hari. Dari mulai detail pengirim-penerima, rincian barang yang super teliti, sampai proses tanda tangan yang nggak boleh kelewat, semuanya punya peran penting.
Semoga panduan ini membantumu memahami cara membuat surat pengiriman barang yang efektif. Dengan dokumen yang rapi dan akurat, proses pengiriman barangmu pasti akan lebih lancar, aman, dan profesional.
Bagaimana pengalamanmu dalam membuat atau menggunakan surat pengiriman barang? Ada tips lain yang mau kamu bagikan? Yuk, ceritakan di kolom komentar!
Posting Komentar