Begini Cara Gampang Nulis Tembusan Surat Kantor Biar Sesuai

Daftar Isi

Surat menyurat mungkin terlihat kuno di era digital ini, tapi nyatanya, surat resmi atau surat dinas masih jadi alat komunikasi yang penting banget di banyak instansi, perusahaan, atau organisasi. Salah satu bagian yang sering bikin orang bingung adalah “tembusan”. Apa sih itu tembusan? Dan gimana cara nulisnya yang benar? Yuk, kita bahas tuntas biar kamu nggak salah lagi.

Apa Itu Tembusan Surat?¶

Jadi gini, tembusan surat itu simpelnya adalah salinan surat yang dikirimkan ke pihak lain selain penerima utama. Penerima utama surat ya yang namanya tertulis di bagian alamat surat. Nah, tembusan ini dikasih ke orang-orang atau pihak lain yang perlu tahu isi surat tersebut, tapi mereka bukan action taker utama atau bukan orang yang dituju langsung untuk merespons surat itu. Mereka cuma perlu aware atau for your information aja.

Fungsinya macem-macem. Bisa buat laporan ke atasan, ngasih info ke departemen terkait, atau sekadar arsip di unit lain. Intinya, tembusan memastikan bahwa informasi dalam surat itu tidak hanya sampai ke penerima utama, tapi juga diketahui oleh pihak-pihak lain yang berkepentingan, meskipun kepentingan mereka mungkin berbeda dari penerima utama. Ini penting banget buat koordinasi dan transparansi dalam alur kerja, lho.

Image just for illustration

Kenapa Tembusan Itu Penting?¶

Tembusan itu bukan cuma formalitas tempelan di akhir surat, lho. Ada alasan kuat kenapa bagian ini selalu ada di surat-surat resmi atau dinas. Pertama, tembusan berfungsi sebagai alat koordinasi. Dengan mencantumkan pihak-pihak terkait di tembusan, kamu memastikan bahwa semua yang perlu tahu tentang suatu masalah atau keputusan yang tertuang dalam surat itu jadi tahu.

Kedua, tembusan juga bisa jadi bentuk akuntabilitas. Misalnya, kalau surat itu berisi instruksi atau permintaan tindakan kepada penerima utama, dengan mencantumkan atasan di tembusan, berarti si atasan jadi tahu bahwa instruksi itu sudah diberikan. Ini juga bisa jadi bukti kalau kamu sudah melakukan tugasmu mengirimkan informasi. Ketiga, tembusan membantu dalam hal kearsipan dan pelacakan informasi. Pihak yang menerima tembusan bisa mengarsipkan surat tersebut sebagai referensi di kemudian hari.

Tanpa tembusan, informasi bisa terputus di penerima utama saja. Pihak lain yang seharusnya tahu malah nggak dapat info, yang akibatnya bisa menghambat koordinasi, bikin salah paham, atau bahkan menunda pekerjaan. Jadi, tembusan itu semacam “CC” (Carbon Copy) di email, tapi dalam format surat fisik atau digital yang lebih formal. Penting banget kan fungsinya?

Format Penulisan Tembusan Surat¶

Oke, sekarang kita masuk ke bagian teknisnya: gimana cara nulis tembusan surat yang benar. Ada format standar yang umumnya dipakai, terutama di Indonesia. Penempatan tembusan itu biasanya ada di bagian paling bawah surat, setelah bagian penutup surat, tanda tangan, dan nama jelas pengirim. Jadi, urutannya kira-kira: salam penutup, nama instansi/jabatan (jika ada), tanda tangan, nama jelas pengirim, lalu di bawahnya baru bagian tembusan.

Sebelum daftar nama-nama yang akan menerima tembusan, kamu perlu menuliskan kata pengantar untuk bagian ini. Kata pengantar yang paling umum dan sering dipakai adalah “Tembusan:”. Ada juga yang pakai “cc:” (mengadopsi dari email) atau “Salinan Kepada Yth.” (Salinan Kepada Yang Terhormat). Pilih salah satu yang paling sesuai dengan gaya penulisan surat di instansi atau perusahaanmu. “Tembusan:” adalah yang paling klasik dan umum.

Setelah kata pengantar “Tembusan:”, baru kamu daftar siapa saja yang akan menerima salinan surat ini. Setiap nama penerima tembusan ditulis dalam baris terpisah. Biasanya diawali dengan nomor urut (1, 2, 3, dst.) atau menggunakan tanda bullet point. Penulisan nama penerima tembusan ini juga ada aturannya, lho.

Langkah-Langkah Menulis Tembusan¶

Mari kita bedah langkah demi langkah menulis tembusan supaya hasilnya rapi, jelas, dan benar sesuai kaidah surat menyurat resmi.

1. Tentukan Siapa Saja yang Perlu Menerima Tembusan¶

Ini langkah pertama yang krusial. Sebelum nulis, pikirin baik-baik, siapa aja nih pihak di luar penerima utama yang perlu atau penting untuk tahu isi surat ini? Jangan asal masukin nama. Pertimbangkan tujuan suratmu dan siapa saja yang terdampak atau berkepentingan dengan informasi tersebut. Misalnya, kalau suratnya tentang pengajuan anggaran suatu kegiatan, tembusannya mungkin perlu dikasih ke bagian keuangan, atasan langsung, atau divisi yang terlibat dalam kegiatan itu. Jangan tembusin ke OB kantor ya, kalau nggak ada hubungannya, hehe.

Memilih penerima tembusan secara selektif ini penting. Terlalu banyak tembusan bisa bikin informasi jadi “sampah” bagi sebagian orang, sementara kalau terlalu sedikit, bisa ada pihak penting yang ketinggalan info. Jadi, pastikan daftarnya relevan ya.

2. Tentukan Penempatan dan Kata Pengantar¶

Seperti yang sudah dijelaskan, tembusan ditempatkan di bagian akhir surat, setelah penutup dan tanda tangan. Nah, di bawahnya itu, kasih jarak beberapa baris dari nama pengirim. Kemudian, tulis kata pengantar untuk bagian tembusan.

Pilihan kata pengantarnya:
* Tembusan: (Ini yang paling umum dan disarankan untuk surat formal)
* cc: (Bisa dipakai di lingkungan yang lebih modern atau semi-formal, tapi “Tembusan:” lebih tradisional dan aman)
* Salinan Kepada Yth.: (Agak lebih panjang, jarang dipakai tapi sah-sah saja)

Pilih salah satu, konsisten, dan jangan lupa beri tanda titik dua (:) setelah kata pengantarnya. Contoh: Tembusan:

3. Susun Daftar Penerima Tembusan¶

Setelah kata pengantar, mulailah mendaftar siapa saja yang akan menerima tembusan. Ada beberapa cara menyusun daftarnya:

• Dengan nomor urut: Ini cara paling umum dan rapi. Gunakan angka 1, 2, 3, dan seterusnya.
  

  Tembusan:
  1. Yth. Bapak/Ibu [Nama/Jabatan Pihak Pertama]
  2. Yth. Bapak/Ibu [Nama/Jabatan Pihak Kedua]
  3. dst.
  

• Dengan bullet point: Bisa juga pakai simbol bullet point seperti titik (•) atau dash (-).
  

  Tembusan:
  • Yth. Bapak/Ibu [Nama/Jabatan Pihak Pertama]
  • Yth. Bapak/Ibu [Nama/Jabatan Pihak Kedua]
  

• Tanpa nomor/bullet (jarang dipakai untuk formal): Hanya mendaftar nama saja.
  

  Tembusan:
  Yth. Bapak/Ibu [Nama/Jabatan Pihak Pertama]
  Yth. Bapak/Ibu [Nama/Jabatan Pihak Kedua]
  

  
  Cara bernomor urut adalah yang paling direkomendasikan karena terlihat struktural dan mudah dibaca.

4. Perhatikan Urutan Penerima Tembusan¶

Ini penting banget dalam konteks hierarki organisasi. Daftar penerima tembusan biasanya diurutkan berdasarkan jabatan atau kedudukan, mulai dari yang paling tinggi hingga yang paling rendah. Misalnya, kalau suratnya tentang laporan kegiatan, tembusan bisa diurutkan dari Direktur, lalu Manajer Departemen terkait, lalu Kepala Seksi, dan seterusnya.

Contoh urutan (dari yang tertinggi ke terendah):
1. Yth. Direktur Utama PT Maju Mundur
2. Yth. Kepala Divisi Keuangan
3. Yth. Manajer Pemasaran

Mengikuti urutan hierarki ini menunjukkan profesionalisme dan pemahamanmu terhadap struktur organisasi. Jangan sampai salah urutan ya, nanti dikira nggak paham tata kelola.

5. Gunakan Sapaan yang Tepat¶

Sama seperti di alamat surat utama, gunakan sapaan yang sopan dan sesuai untuk penerima tembusan. Sapaan yang umum adalah “Yth.” (Yang Terhormat) diikuti jabatan atau nama lengkap dan gelarnya jika perlu.

Contoh:
* Yth. Bapak Direktur
* Yth. Kepala Bagian Personalia
* Yth. Bapak Prof. Dr. Budi Santoso
* Yth. Arsip

Ya, “Arsip” juga sering dicantumkan sebagai penerima tembusan jika salinan surat itu perlu diarsipkan di unit tertentu. Ini memastikan ada salinan surat untuk keperluan dokumentasi internal.

6. Akhiri Setiap Baris dengan Tanda Titik¶

Setelah menuliskan jabatan/nama penerima tembusan di setiap baris, jangan lupa bubuhkan tanda titik (.) di akhir baris tersebut.

Contoh lengkap:

Tembusan:
1. Yth. Bapak Direktur Utama.
2. Yth. Kepala Divisi Keuangan.
3. Yth. Manajer Pemasaran.
4. Arsip.

Perhatikan, kata pengantar “Tembusan:” diakhiri dengan titik dua (:), sedangkan setiap item dalam daftar penerima tembusan diakhiri dengan titik (.).

Image just for illustration

Contoh Penulisan Tembusan Surat¶

Mari kita lihat contoh konkretnya biar lebih jelas.

Misalnya, kamu adalah seorang Manajer Pemasaran dan mengirim surat ke Kepala Divisi Penjualan mengenai update strategi promosi. Kamu perlu menembuskan surat ini ke atasanmu (Kepala Divisi Pemasaran), atasan Kepala Divisi Penjualan (Direktur Pemasaran & Penjualan), dan satu salinan untuk arsip departemenmu.

Berikut ini simulasi bagian akhir suratnya:

...

Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,


[Tanda Tangan]

(Nama Lengkap Manajer Pemasaran)
Manajer Pemasaran

Tembusan:
1. Yth. Direktur Pemasaran & Penjualan.
2. Yth. Kepala Divisi Pemasaran.
3. Arsip.

Perhatikan urutannya: Direktur (posisi tertinggi) di nomor 1, diikuti Kepala Divisi (posisi di bawah Direktur dan di atas Manajer), lalu Arsip (sering ditaruh paling akhir atau sesuai kebijakan internal).

Contoh lain, misalnya surat internal dari HRD ke seorang karyawan tentang mutasi, yang perlu ditembuskan ke Manajer baru karyawan tersebut, Manajer lama, dan Kepala Divisi HRD.

...

Demikian surat keputusan mutasi ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya. Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,


[Tanda Tangan]

(Nama Lengkap Kepala Bagian HRD)
Kepala Bagian HRD

Tembusan:
1. Yth. Kepala Divisi HRD.
2. Yth. Manajer [Nama Departemen Baru].
3. Yth. Manajer [Nama Departemen Lama].
4. Arsip.

Dalam contoh ini, Kepala Divisi HRD ditaruh di nomor 1 karena beliau adalah atasan langsung Kepala Bagian HRD yang menandatangani surat, sekaligus pemangku kebijakan tertinggi di divisi HRD. Kemudian diikuti para Manajer terkait.

Menggunakan tabel bisa membantu merangkum formatnya:

Bagian Surat	Isi Standar	Catatan
Penutup Surat	Salam penutup, nama pengirim	Setelah isi surat utama
Kata Pengantar	Tembusan: atau cc:	Beri jarak dari penutup/tanda tangan
Daftar Penerima	1. Yth. [Nama/Jabatan]., 2. dst.	Urutkan dari kedudukan tertinggi, diakhiri .
Penempatan	Paling bawah surat	Setelah semua elemen utama surat selesai

Tabel ini bisa jadi panduan cepatmu saat menyusun bagian tembusan surat.

Kesalahan Umum Saat Menulis Tembusan¶

Meskipun terlihat sepele, ada beberapa kesalahan umum yang sering terjadi saat menulis tembusan surat. Menghindari kesalahan ini akan membuat suratmu terlihat lebih profesional dan kredibel.

• Salah Penempatan: Tembusan diletakkan di tengah surat, di atas tanda tangan, atau di tempat yang tidak seharusnya. Ingat, tembusan itu selalu di bagian paling bawah.
• Salah Kata Pengantar: Menggunakan kata pengantar yang tidak standar, misalnya “Salinan untuk:”, atau tidak menggunakan kata pengantar sama sekali. Gunakan “Tembusan:” atau “cc:”.
• Tidak Ada Tanda Baca yang Benar: Tidak memberi titik dua (:) setelah kata pengantar “Tembusan:”, atau tidak memberi titik (.) di akhir setiap baris penerima tembusan. Tanda baca itu penting untuk kejelasan struktur.
• Salah Urutan: Mendaftar penerima tembusan secara acak, tidak berdasarkan hierarki atau kepentingan. Ini bisa menimbulkan kesan bahwa kamu tidak memahami struktur organisasi atau prioritas komunikasi.
• Sapaan Tidak Tepat: Tidak menggunakan “Yth.” atau sapaan lain yang sesuai, langsung menulis nama atau jabatan begitu saja.
• Terlalu Banyak Penerima: Memasukkan semua orang di tembusan yang sebenarnya tidak perlu tahu. Ini membuat informasi jadi noise dan bisa dianggap spam.
• Nama atau Jabatan Salah: Menulis nama atau jabatan penerima tembusan dengan keliru. Selalu cek kembali nama lengkap dan jabatan yang benar.
• Tidak Konsisten: Ada surat yang pakai “Tembusan:”, ada yang pakai “cc:”, ada yang formatnya pakai nomor, ada yang pakai bullet. Pilih satu gaya dan konsisten terapkan di semua suratmu.

Menghindari kesalahan-kesalahan di atas akan membuat suratmu terlihat rapi, tertata, dan mencerminkan profesionalisme yang tinggi.

Implikasi Menulis Tembusan¶

Mencantumkan nama seseorang atau suatu unit di bagian tembusan surat itu punya implikasi. Itu artinya, kamu secara resmi memberitahukan kepada mereka tentang isi surat tersebut. Mereka diharapkan untuk membaca dan memahami informasi yang disampaikan.

Bagi pihak yang namanya tercantum di tembusan, ini bisa berarti beberapa hal:
* Informasi: Mereka diinformasikan tentang suatu hal yang relevan dengan pekerjaan atau posisi mereka.
* Laporan/Monitoring: Bagi atasan, ini bisa jadi bentuk laporan atau sarana monitoring terhadap kegiatan yang dilakukan bawahannya atau unit lain.
* Arsip/Referensi: Mereka mendapatkan salinan surat untuk diarsipkan dan bisa dijadikan referensi di kemudian hari jika diperlukan.
* Tanggung Jawab (implisit): Meskipun mereka bukan penerima utama yang bertindak, kadang penerima tembusan juga punya tanggung jawab implisit, misalnya memastikan tindak lanjut dilakukan oleh penerima utama, atau menyiapkan diri jika nanti ada tugas terkait dengan isi surat tersebut.

Oleh karena itu, penting bagi pengirim surat untuk berpikir matang siapa saja yang benar-benar perlu ditembuskan. Bagi penerima tembusan, ini juga pengingat bahwa ada informasi baru yang perlu dicermati, meskipun tidak membutuhkan respons langsung dari mereka.

Tembusan di Era Digital¶

Di era digital seperti sekarang, surat fisik mungkin sudah berkurang penggunaannya, digantikan oleh email. Konsep “tembusan” ini diadopsi penuh dalam fitur email melalui tombol “CC” (Carbon Copy) dan “BCC” (Blind Carbon Copy).

• CC (Carbon Copy): Ini persis sama dengan tembusan di surat fisik. Penerima yang dicantumkan di kolom “CC” akan menerima salinan email, dan semua penerima lain (termasuk penerima utama di kolom “To” dan penerima CC lainnya) bisa melihat siapa saja yang ada di daftar CC. Ini transparan.
• BCC (Blind Carbon Copy): Ini fitur unik di email. Penerima di kolom “BCC” juga akan menerima salinan email, tetapi tidak ada penerima lain (baik di “To”, “CC”, maupun “BCC” lainnya) yang bisa melihat daftar siapa saja yang ada di kolom BCC. Ini digunakan jika kamu ingin menembuskan email ke seseorang secara diam-diam atau untuk mengirim email ke banyak orang tanpa membuka daftar penerima satu sama lain (misalnya, untuk menjaga privasi).

Meskipun formatnya digital, prinsip penggunaannya sama: menginformasikan pihak lain selain penerima utama. Cara nulisnya pun lebih gampang, tinggal ketik alamat email di kolom CC atau BCC. Namun, etika penggunaannya tetap mirip: jangan asal CC atau BCC semua orang, pastikan relevan. Dan hati-hati menggunakan BCC, pastikan kamu punya alasan yang baik dan etis untuk tidak memperlihatkan siapa saja penerima tembusan lainnya.

Fakta Menarik: Dari Kertas Karbon ke CC Digital¶

Tahukah kamu, istilah “Carbon Copy” (CC) yang dipakai di email itu asalnya dari mana? Yap, dari kertas karbon! Dulu, sebelum ada mesin fotokopi, kalau mau bikin salinan surat, orang pakai kertas karbon. Kertas karbon itu diletakkan di antara dua lembar kertas kosong. Saat diketik atau ditulis di lembar paling atas, tinta atau tekanan dari pena/mesin ketik akan menembus ke lembar kedua melalui lapisan karbon di kertas karbon. Hasilnya, jadilah salinan atau “tembusan” surat.

Image just for illustration

Jadi, ketika kamu mencantumkan nama di bagian “Tembusan” atau mengetik alamat email di kolom “CC”, kamu sebenarnya melanjutkan tradisi kuno membuat salinan surat menggunakan metode kertas karbon ini. Keren ya, teknologi digital ternyata mengadopsi istilah dari metode konvensional yang sudah ada sejak lama! Ini menunjukkan betapa pentingnya fungsi “tembusan” dalam komunikasi, sampai-sampai istilahnya tetap dipakai meskipun teknologinya sudah berubah drastis.

Tips Efektif Menggunakan Tembusan¶

Supaya penggunaan tembusanmu makin efektif dan profesional, ini dia beberapa tips tambahan:

1. Tanyakan Jika Ragu: Kalau kamu nggak yakin siapa saja yang perlu ditembuskan, jangan ragu bertanya kepada atasan atau rekan kerjamu yang lebih berpengalaman. Lebih baik bertanya daripada salah tembus atau malah nggak tembus ke pihak penting.
2. Konsisten: Gunakan format penulisan tembusan yang konsisten di semua surat yang kamu buat. Kalau di instansimu sudah ada format baku, ikuti itu. Konsistensi menunjukkan profesionalisme dan keteraturan.
3. Review Sebelum Kirim: Sebelum surat dicetak atau email dikirim, selalu review kembali bagian tembusannya. Pastikan nama, jabatan, dan urutannya sudah benar, serta semua pihak yang relevan sudah tercantum.
4. Jangan Gunakan untuk “Menjatuhkan”: Tembusan sebaiknya digunakan murni untuk kebutuhan informasi dan koordinasi, bukan untuk tujuan terselubung seperti melaporkan kesalahan seseorang secara pasif-agresif ke atasannya tanpa membahas langsung dengan orang tersebut. Komunikasi yang baik itu langsung dan konstruktif, bukan lewat “jalur belakang” via tembusan.
5. Pertimbangkan Dampaknya: Sadari bahwa setiap nama yang kamu cantumkan di tembusan akan menerima informasi tersebut. Jangan sampai informasinya rahasia tapi kamu tembuskan ke pihak yang tidak berhak tahu. Pahami tingkat kerahasiaan atau urgensi informasi dalam surat.
6. Untuk Arsip Itu Penting: Jangan lupakan opsi menembuskan surat ke “Arsip” atau unit kearsipan. Ini membantu proses dokumentasi dan memudahkan pencarian surat di kemudian hari.

Menguasai cara menulis tembusan surat yang benar itu bukan sekadar tahu format, tapi juga memahami kenapa dan kapan bagian ini digunakan. Dengan begitu, komunikasi tertulismu akan jadi lebih efektif, transparan, dan pastinya terlihat sangat profesional.

Semoga penjelasan lengkap ini membantumu memahami seluk-beluk cara menulis tembusan surat ya. Jangan ragu dipraktikkan!

Ada pengalaman menarik atau pertanyaan seputar menulis tembusan surat? Atau mungkin punya tips lain yang mau dibagi? Yuk, kita diskusi di kolom komentar di bawah!