Begini Cara Bikin Surat Pernyataan Tidak Melanjutkan Kontrak Kerja (Resign Baik-baik)

Daftar Isi

Mengakhiri sebuah hubungan kerja, meskipun hanya sampai masa kontraknya habis, tetap butuh proses yang benar dan profesional. Salah satu dokumen penting yang seringkali diperlukan adalah surat pernyataan tidak melanjutkan kontrak kerja. Surat ini bukan cuma selembar kertas biasa lho, tapi punya fungsi krusial baik buat kamu sebagai karyawan maupun buat perusahaan. Intinya, ini cara formal untuk bilang, “Oke, kontrakku sudah mau habis, dan aku memutuskan untuk tidak memperpanjang atau melanjutkan lagi ya.”

Image just for illustration

Apa Sih Surat Pernyataan Tidak Melanjutkan Kontrak Kerja Itu?¶

Secara sederhana, surat pernyataan tidak melanjutkan kontrak kerja adalah dokumen tertulis dari karyawan yang memberitahukan kepada perusahaan bahwa mereka tidak berniat memperbarui atau melanjutkan ikatan kerja setelah masa kontrak kerja yang sudah disepakati sebelumnya berakhir. Jenis kontrak kerja yang paling umum memerlukan surat ini adalah Kontrak Kerja Waktu Tertentu (PKWT). Berbeda dengan karyawan tetap (PKWTT) yang biasanya mengundurkan diri kapan saja (dengan pemberitahuan), karyawan PKWT ini kan terikat waktu.

Jadi, kalau kontrakmu misalnya berakhir tanggal 31 Desember, dan kamu memutuskan tidak mau lanjut kerja di sana mulai 1 Januari tahun depan, surat inilah cara kamu memberitahukan keputusan tersebut secara resmi. Surat ini menjadi bukti formal bahwa kamu tidak akan melanjutkan hubungan kerja setelah tanggal yang tertera di kontrak awalmu berakhir. Ini penting agar tidak ada miskomunikasi atau ekspektasi yang salah dari kedua belah pihak.

Kenapa Surat Ini Penting Banget?¶

Mungkin ada yang berpikir, “Ah, kan kontraknya sudah jelas kapan habisnya, kenapa masih perlu surat lagi?” Eits, jangan salah! Surat pernyataan ini punya beberapa fungsi dan kepentingan yang tidak bisa diabaikan. Ini bukan sekadar formalitas kosong, tapi ada tujuan kuat di baliknya yang bermanfaat buat semua pihak.

Aspek Legal dan Administratif¶

Surat ini berfungsi sebagai dokumen legal dan administratif yang mencatat secara resmi keputusanmu untuk tidak melanjutkan. Dalam beberapa kasus, kontrak kerja PKWT memang mensyaratkan adanya pemberitahuan (notifikasi) dari salah satu pihak jika tidak ingin melanjutkan kontrak. Jika kontrakmu ada klausul seperti itu, surat ini adalah cara kamu memenuhi kewajiban tersebut. Tanpa surat ini, bisa saja ada anggapan bahwa kamu “menghilang” atau berhenti tanpa prosedur, yang berpotensi menimbulkan masalah administratif atau bahkan sanksi sesuai isi kontrak.

Selain itu, surat ini juga menjadi pegangan bagi HRD perusahaan. Mereka butuh kejelasan status karyawannya untuk urusan penggajian, tunjangan, jaminan sosial, sampai perencanaan kebutuhan sumber daya manusia ke depannya. Adanya surat pernyataan ini memudahkan HRD dalam proses administrasi pemutusan hubungan kerja (PHK) yang terjadi karena berakhirnya masa kontrak.

Menjaga Citra Profesional¶

Keluar dari sebuah pekerjaan, meskipun karena kontrak habis dan kamu memang tidak ingin lanjut, sebaiknya dilakukan dengan cara yang profesional. Mengirimkan surat pernyataan yang sopan dan jelas menunjukkan bahwa kamu menghargai proses dan perusahaan tempatmu bekerja selama ini. Ini sangat penting untuk menjaga reputasi profesional kamu di dunia kerja.

Siapa tahu di masa depan kamu perlu referensi dari perusahaan lama, atau malah suatu saat kamu kembali bekerja di sana. Proses keluar yang baik dan profesional akan meninggalkan kesan positif. Sebaliknya, jika kamu tiba-tiba menghilang atau tidak memberikan pemberitahuan resmi, ini bisa meninggalkan catatan buruk yang bisa merugikan karirmu nanti.

Memfasilitasi Transisi Halus¶

Dengan adanya surat pernyataan ini, perusahaan punya waktu untuk mempersiapkan segala sesuatunya terkait kepergianmu. Mereka bisa mulai mencari pengganti, merencanakan handover atau serah terima pekerjaanmu, dan menyelesaikan urusan administrasi seperti pembayaran sisa gaji, uang kompensasi (jika ada dan sesuai aturan), atau pengembalian aset perusahaan.

Proses transisi yang terencana ini penting agar operasional perusahaan tidak terganggu secara drastis akibat kepergianmu. Kamu pun bisa menyelesaikan semua tanggung jawabmu, membereskan urusan internal, dan meninggalkan legacy yang baik. Ini adalah bentuk tanggung jawab terakhirmu sebagai karyawan terhadap pekerjaan dan timmu.

Beda Jauh Sama Surat Pengunduran Diri (Resign)?¶

Meskipun sama-sama berisi pernyataan untuk berhenti bekerja, surat pernyataan tidak melanjutkan kontrak kerja ini sangat berbeda dengan surat pengunduran diri (resign). Perbedaan utamanya terletak pada status kontrak kamu.

Surat pengunduran diri (resign) biasanya dibuat oleh karyawan dengan status Kontrak Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT) atau karyawan Kontrak Kerja Waktu Tertentu (PKWT) yang ingin berhenti sebelum masa kontraknya berakhir. Mengundurkan diri sebelum kontrak PKWT habis ini biasanya punya konsekuensi, seperti denda atau kewajiban membayar ganti rugi kepada perusahaan, kecuali ada perjanjian lain atau alasan mendesak yang diatur undang-undang.

Sementara itu, surat pernyataan tidak melanjutkan kontrak kerja dibuat oleh karyawan PKWT yang memang memutuskan untuk tidak memperpanjang atau tidak menerima tawaran kontrak baru setelah masa kontrak yang sudah ada benar-benar berakhir. Dalam kasus ini, kamu tidak “mengundurkan diri” dalam artian memutus kontrak di tengah jalan, melainkan hanya tidak melanjutkan hubungan kerja setelah ikatan yang lama selesai. Konsekuensinya pun berbeda; umumnya tidak ada denda seperti resign di tengah kontrak, justru kamu berhak atas uang kompensasi jika masa kerjamu memenuhi syarat.

Kapan Biasanya Surat Ini Dibutuhkan?¶

Kebutuhan akan surat pernyataan tidak melanjutkan kontrak kerja paling sering muncul pada situasi berikut:

1. Kontrak Kerja Waktu Tertentu (PKWT) Berakhir dan Kamu Tidak Mau Lanjut: Ini adalah skenario paling umum. Masa kerja sesuai kontrak sudah mau habis, dan kamu memang sudah memutuskan untuk pindah kerja, melanjutkan studi, atau punya rencana lain sehingga tidak berniat memperpanjang kontrak. Kamu perlu memberitahukan keputusan ini secara resmi kepada perusahaan.
2. Kontrak PKWT Berakhir, Ada Tawaran Perpanjangan, Tapi Kamu Menolak: Perusahaan mungkin menawarkan perpanjangan kontrak baru, tapi kamu menolak tawaran tersebut. Surat ini bisa berfungsi sebagai respons formal atas tawaran perpanjangan tersebut, menyatakan bahwa kamu menolak dan memilih untuk tidak melanjutkan hubungan kerja.
3. Ada Klausul Notifikasi di Kontrak PKWT: Beberapa kontrak PKWT mencantumkan syarat bahwa salah satu pihak (baik karyawan maupun perusahaan) harus memberitahukan pihak lain dalam jangka waktu tertentu (misalnya 1-2 minggu sebelum kontrak berakhir) jika tidak ingin melanjutkan kontrak. Surat ini adalah cara kamu memenuhi kewajiban notifikasi tersebut.

Penting untuk selalu membaca kembali isi kontrak kerjamu. Cek apakah ada klausul spesifik mengenai pemberitahuan jika tidak ingin melanjutkan kontrak. Jika ada, patuhi batas waktu yang ditentukan dalam kontrak tersebut.

Bagian-Bagian Kunci dalam Surat Pernyataanmu¶

Menulis surat pernyataan tidak melanjutkan kontrak kerja tidak serumit membuat skripsi, kok. Ada beberapa bagian standar yang wajib ada agar suratmu jelas, lengkap, dan profesional. Ini dia rinciannya:

Kop Surat (Jika Ada) dan Info Perusahaan¶

Meskipun surat ini dari kamu untuk perusahaan, seringkali formatnya mengikuti standar surat formal. Kamu bisa menggunakan kop surat pribadi (jika ada) atau langsung menuliskan data dirimu. Di bagian awal surat, tuliskan tanggal pembuatan surat dan detail penerima surat, yaitu nama dan alamat lengkap perusahaan tempat kamu bekerja. Sebutkan juga nama atasan langsung atau manajer HRD sebagai pihak yang dituju, atau bisa juga langsung kepada “Yth. Pimpinan [Nama Perusahaan]”.

Contoh:
Jakarta, 26 Oktober 2023

Kepada Yth.
Pimpinan
PT Maju Terus Pantang Mundur
Jl. Raya Kebahagiaan No. 123
Jakarta

Data Diri Kamu (Karyawan)¶

Bagian ini berisi identitas lengkap kamu sebagai pengirim surat. Tuliskan nama lengkap, nomor induk karyawan (NIK) jika ada, jabatan atau posisi terakhir, dan departemen tempat kamu bekerja. Informasi ini penting agar perusahaan tahu persis siapa karyawan yang menyampaikan pernyataan ini.

Contoh:
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama Lengkap : [Nama Lengkapmu]
NIK : [Nomor Induk Karyawan, jika ada]
Jabatan/Posisi : [Jabatanmu saat ini]
Departemen : [Departemenmu saat ini]

Inti Pernyataan: Tidak Melanjutkan Kontrak¶

Ini adalah bagian paling penting, inti dari suratmu. Sampaikan dengan jelas dan langsung bahwa kamu menyatakan tidak akan melanjutkan atau tidak akan memperpanjang kontrak kerja setelah masa berlakunya berakhir. Gunakan kalimat yang lugas dan sopan.

Contoh:
Dengan ini menyatakan bahwa saya tidak akan melanjutkan atau tidak akan memperpanjang hubungan kerja dalam status Kontrak Kerja Waktu Tertentu (PKWT) dengan PT Maju Terus Pantang Mundur setelah masa kontrak saya berakhir.

Masa Berlaku Kontrak dan Tanggal Efektif¶

Sertakan informasi mengenai masa berlaku kontrakmu yang sekarang. Sebutkan tanggal mulai dan tanggal berakhirnya kontrak kerja yang ada. Kemudian, tegaskan tanggal efektif berlakunya pernyataanmu, yaitu tanggal setelah kontrak berakhir. Ini penting untuk menghindari kerancuan kapan status kepegawaianmu benar-benar berakhir.

Contoh:
Masa berlaku kontrak kerja saya sesuai perjanjian nomor [Nomor Kontrak, jika ada] adalah terhitung sejak tanggal [Tanggal Mulai Kontrak] sampai dengan tanggal [Tanggal Berakhir Kontrak]. Pernyataan ini berlaku efektif terhitung mulai tanggal [Tanggal Sehari Setelah Kontrak Berakhir].

Pernyataan Tambahan (Serah Terima, Terima Kasih)¶

Bagian ini bersifat opsional tapi sangat direkomendasikan untuk kesan yang lebih baik. Kamu bisa menambahkan pernyataan kesediaan untuk menyelesaikan tugas-tugas, melakukan serah terima pekerjaan, atau mengembalikan aset perusahaan sebelum tanggal efektif berakhir. Tak lupa, sampaikan ucapan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman selama bekerja di perusahaan tersebut. Ini menunjukkan itikad baik kamu.

Contoh:
Sehubungan dengan berakhirnya masa kontrak ini, saya akan menyelesaikan seluruh tugas dan tanggung jawab saya serta melakukan proses serah terima pekerjaan sesuai dengan prosedur yang berlaku di perusahaan sebelum tanggal efektif berakhirnya hubungan kerja. Saya juga ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kesempatan, bimbingan, serta pengalaman berharga yang telah diberikan selama saya bergabung di PT Maju Terus Pantang Mundur.

Penutup Formal dan Tanda Tangan¶

Akhiri surat dengan penutup yang formal, seperti “Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya,” atau kalimat serupa. Lalu, bubuhkan tanda tangan di atas nama lengkapmu. Jangan lupa tambahkan tempat dan tanggal pembuatan surat di bagian awal atau akhir surat sebelum tanda tangan.

Contoh:
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya tanpa ada paksaan dari pihak manapun. Atas perhatian dan kerja samanya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda tangan]
[Nama Lengkapmu]

Panduan Praktis Menyusun Surat Ini¶

Setelah tahu bagian-bagiannya, ini beberapa tips praktis saat kamu mulai menyusun surat pernyataan tidak melanjutkan kontrak kerja:

Mulai dengan Sopan dan Jelas¶

Langsung ke inti masalah dengan bahasa yang sopan. Hindari basa-basi yang terlalu panjang. Sampaikan maksudmu untuk tidak melanjutkan kontrak kerja dengan jelas sejak awal surat. Ini menunjukkan ketegasan keputusanmu tanpa terkesan tidak profesional.

Pastikan Tanggalnya Tepat¶

Tanggal efektif berakhirnya hubungan kerja harus satu hari setelah tanggal berakhirnya kontrakmu yang sekarang. Jangan sampai salah menulis tanggal, karena ini menentukan status legalmu. Juga, perhatikan tanggal pembuatan surat; buatlah surat ini jauh-jauh hari sebelum kontrak berakhir, sesuai dengan jangka waktu notifikasi yang mungkin tertera di kontrak.

Perhatikan Ketentuan Kontrak (Lagi!)¶

Penting banget untuk baca ulang kontrak kerjamu! Apakah ada klausul yang mewajibkan notifikasi jika tidak ingin melanjutkan kontrak? Berapa lama jangka waktunya (misalnya, wajib lapor 1 bulan sebelumnya)? Patuhi ketentuan ini. Mengabaikan klausul notifikasi bisa berakibat kamu dianggap melanggar kontrak.

Koreksi Ejaan dan Tata Bahasa¶

Meskipun gaya artikel ini casual, surat pernyataan itu dokumen formal. Pastikan tidak ada kesalahan ketik atau ejaan. Gunakan tata bahasa Indonesia yang baku dan mudah dipahami. Surat yang rapi dan bebas kesalahan menunjukkan kamu teliti dan serius. Minta teman atau keluarga untuk membaca ulang kalau perlu.

Implikasi Hukum dan Hal yang Perlu Diketahui¶

Surat pernyataan tidak melanjutkan kontrak kerja ini berkaitan erat dengan aturan ketenagakerjaan, khususnya yang mengatur PKWT. Beberapa fakta dan implikasi hukum yang perlu kamu tahu:

Kontrak PKWT vs PKWTT Revisited¶

Seperti sudah disinggung, surat ini relevan untuk PKWT yang berakhir masanya. Berbeda dengan PKWTT (karyawan tetap) yang bisa resign kapan saja dengan pemberitahuan sebulan (sesuai UU Cipta Kerja), karyawan PKWT terikat waktu. Ketika masa PKWT berakhir, hubungan kerja otomatis berakhir jika tidak diperpanjang atau diubah statusnya. Surat pernyataanmu mempertegas bahwa di pihakmu memang tidak ada niat untuk memperpanjang.

Hak dan Kewajiban Setelah Kontrak Berakhir¶

Karyawan PKWT yang masa kerjanya minimal 1 bulan dan berakhir sesuai waktu di perjanjian berhak mendapatkan uang kompensasi. Ini diatur dalam UU Ketenagakerjaan yang diubah oleh UU Cipta Kerja. Besaran uang kompensasi dihitung berdasarkan masa kerja. Surat pernyataanmu ini bisa menjadi salah satu dokumen pendukung dalam proses klaim atau perhitungan uang kompensasi ini. Pastikan kamu paham hakmu soal uang kompensasi ini ya! Sebaliknya, perusahaan wajib membayarkan hak-hakmu seperti sisa gaji dan uang kompensasi (jika berhak).

Pentingnya Notifikasi Resmi¶

Jika kontrakmu mewajibkan notifikasi dalam jangka waktu tertentu sebelum berakhirnya masa kontrak, dan kamu tidak memberikan notifikasi tersebut, perusahaan bisa saja menganggap kamu lalai. Meskipun biasanya tidak seekstrem sanksi jika resign di tengah kontrak tanpa alasan kuat, mengabaikan notifikasi bisa mempersulit prosesmu mendapatkan hak-hak atau meninggalkan catatan buruk.

Dampak Jika Tidak Menyampaikan Pernyataan Ini¶

Mengabaikan pembuatan dan penyerahan surat pernyataan tidak melanjutkan kontrak kerja bisa menimbulkan beberapa dampak kurang menyenangkan:

Potensi Masalah Administrasi¶

Perusahaan mungkin bingung dengan statusmu setelah kontrak berakhir. Apakah kamu menghilang? Apakah kamu otomatis lanjut? Ini bisa menghambat proses penyelesaian administrasi kepegawaianmu, termasuk pembayaran hak-hakmu seperti sisa gaji atau uang kompensasi. Kamu mungkin jadi perlu bolak-balik mengurusnya nanti.

Rusaknya Reputasi Profesional¶

Seperti yang sudah dibahas, keluar tanpa pemberitahuan resmi dan profesional bisa meninggalkan kesan negatif. Ini bisa menyulitkanmu jika suatu saat butuh referensi dari perusahaan tersebut. Dunia kerja itu kecil lho, reputasi itu penting dijaga.

Tips Tambahan Agar Prosesnya Mulus¶

Menyerahkan surat pernyataan hanyalah salah satu langkah. Agar proses keluarmu berjalan lancar dan tetap meninggalkan kesan baik, lakukan juga hal-hal berikut:

Komunikasi Langsung dengan Atasan¶

Sebelum atau saat menyerahkan surat, sebaiknya bicarakan secara langsung dengan atasanmu. Jelaskan keputusanmu untuk tidak melanjutkan kontrak secara pribadi. Komunikasi terbuka ini penting untuk menjaga hubungan baik dan menunjukkan rasa hormat. Atasanmu akan lebih menghargai sikapmu ini.

Rencanakan Serah Terima Tugas¶

Jika kamu punya tanggung jawab atau proyek yang belum selesai, tawarkan diri untuk melakukan serah terima kepada rekan kerja atau penggantimu. Buat daftar tugas, status proyek, dan contact person yang relevan. Ini akan sangat membantu timmu setelah kamu pergi dan menunjukkan dedikasimu sampai akhir. Serah terima yang baik adalah tanda profesionalisme yang tinggi.

Jaga Etika Sampai Hari Terakhir¶

Meskipun sudah memutuskan tidak lanjut, tetap selesaikan semua tugasmu dengan profesional sampai hari terakhir bekerja. Jangan jadi malas atau tidak peduli hanya karena tahu akan segera keluar. Pertahankan kinerja dan sikap positifmu. Kesan terakhir itu penting banget!

Kesimpulan: Akhiri dengan Baik!¶

Surat pernyataan tidak melanjutkan kontrak kerja mungkin terdengar sepele, tapi perannya cukup krusial, terutama bagi karyawan PKWT. Dokumen ini adalah cara formal dan profesional untuk memberitahukan keputusanmu untuk tidak melanjutkan hubungan kerja setelah masa kontrak berakhir. Dengan membuat dan menyerahkan surat ini tepat waktu dan dengan format yang benar, kamu tidak hanya memenuhi kewajiban (jika ada), tapi juga menjaga reputasi profesionalmu, memfasilitasi proses transisi di perusahaan, dan memastikan hak-hakmu terpenuhi. Mengakhiri kerja sama dengan baik selalu lebih bermanfaat dalam jangka panjang!

Punya pengalaman membuat atau menerima surat pernyataan tidak melanjutkan kontrak kerja? Atau ada pertanyaan lain seputar topik ini? Yuk, bagikan pengalaman atau tanyakan di kolom komentar di bawah!