Begini Cara Bikin Surat Pengunduran Diri Saat Kontrak Habis
Mengakhiri masa kerja adalah hal yang wajar dalam karier, apalagi jika status kepegawaianmu adalah karyawan kontrak atau biasa disebut Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT). Saat masa kontrakmu sudah di ujung tanduk dan kamu memutuskan untuk tidak memperpanjang atau memang perusahaan tidak menawarkan perpanjangan, idealnya kamu tetap memberikan pemberitahuan resmi kepada perusahaan. Pemberitahuan ini bisa disampaikan secara lisan, tapi akan lebih profesional dan tercatat rapi jika kamu juga melampirkannya dalam bentuk surat. Surat ini sering disebut surat pengunduran diri, meskipun sebetulnya bukan pengunduran diri dalam artian memutus kontrak di tengah jalan, melainkan pemberitahuan tidak melanjutkan hubungan kerja setelah kontrak berakhir.
Image just for illustration
Apa Itu Surat Pengunduran Diri Karena Habis Kontrak?¶
Pada dasarnya, surat ini adalah dokumen formal yang kamu buat untuk memberitahukan secara resmi kepada atasan atau pihak Human Resources (HRD) bahwa masa kerja kamu sesuai kontrak akan segera berakhir dan kamu tidak akan melanjutkan (atau tidak ditawarkan perpanjangan) setelah tanggal tersebut. Berbeda dengan surat resign karena alasan pribadi di tengah masa kontrak, surat ini merujuk pada kesepakatan awal yang tertuang dalam perjanjian kerja. Jadi, ini lebih kepada penegasan status dan tanggal akhir kerja berdasarkan kontrak yang sudah ada.
Surat ini bukan berarti kamu “mengundurkan diri” secara sepihak yang melanggar kontrak, lho. Ini adalah cara sopan dan profesional untuk memastikan semua pihak paham bahwa hubungan kerja akan berakhir sesuai jadwal yang telah disepakati. Mengirimkan surat ini menunjukkan bahwa kamu menghargai proses administrasi dan ingin meninggalkan kesan yang baik di perusahaan tersebut. Ini penting banget untuk menjaga reputasi profesionalmu di masa depan.
Kenapa Perlu Menulis Surat Ini?¶
Mungkin kamu berpikir, “Kan kontraknya memang sudah mau habis, kenapa repot-repot bikin surat lagi?”. Alasan utamanya adalah profesionalisme dan kejelasan. Dengan adanya surat ini, tidak ada keraguan mengenai tanggal terakhir kamu bekerja. Ini membantu HRD dalam mengurus administrasi terkait pengakhiran hubungan kerja, seperti perhitungan gaji terakhir, sisa cuti, atau pengurusan dokumen lainnya yang mungkin diperlukan.
Selain itu, surat ini menjadi bukti tertulis bahwa kamu telah memberitahukan niatmu secara resmi. Ini bisa berguna di kemudian hari jika ada pertanyaan atau referensi yang dibutuhkan dari perusahaan lama. Meninggalkan perusahaan dengan cara yang baik dan formal, bahkan setelah kontrak habis, akan meninggalkan catatan positif tentang dirimu. Siapa tahu di masa depan kamu bertemu kembali dengan kolega atau atasan dari perusahaan tersebut, atau bahkan melamar kembali jika ada peluang yang lebih baik.
Mengurus segala sesuatunya dengan rapi di akhir masa kerja menunjukkan etos kerjamu. Ini mencerminkan bahwa kamu adalah pribadi yang bertanggung jawab dan menghargai proses. Jangan sampai gara-gara tidak ada pemberitahuan resmi, ada miskomunikasi yang malah merugikan kedua belah pihak.
Komponen Penting dalam Surat Pengunduran Diri Habis Kontrak¶
Menulis surat formal memang butuh perhatian pada detail-detail tertentu. Ada beberapa bagian penting yang harus ada dalam surat pengunduran diri karena habis kontrak agar isinya jelas dan profesional. Memastikan semua komponen ini ada akan membuat suratmu terlihat rapi dan mudah dipahami oleh penerima.
Komponen-komponen ini mencakup informasi dasar tentang siapa yang menulis surat, kepada siapa surat itu ditujukan, dan apa inti dari surat tersebut. Setiap bagian punya fungsinya masing-masing dalam membuat surat ini efektif.
Berikut ini adalah bagian-bagian krusial yang wajib kamu masukkan:
1. Kepala Surat (Kop Surat)¶
Biasanya berisi tempat dan tanggal surat dibuat. Contoh: “Jakarta, 25 Oktober 2023”. Ini menunjukkan kapan surat tersebut ditulis.
2. Pihak yang Dituju¶
Sebutkan kepada siapa surat itu dialamatkan. Umumnya ditujukan kepada Pimpinan Perusahaan atau Kepala Departemen HRD. Jangan lupa sebutkan nama perusahaan dan alamatnya (atau cukup kota/lokasinya). Contoh: “Yth. Bapak/Ibu Pimpinan [Nama Perusahaan]”, atau “Yth. Kepala Departemen HRD [Nama Perusahaan]”.
3. Salam Pembuka¶
Gunakan salam formal. Contoh: “Dengan hormat,”.
4. Isi Surat¶
Ini adalah inti dari suratmu. Di sini kamu menjelaskan maksud dan tujuan surat.
* Sebutkan identitasmu (nama, jabatan, departemen, atau ID karyawan jika ada).
* Nyatakan dengan jelas bahwa surat ini berkaitan dengan berakhirnya masa kontrak kerja kamu.
* Sebutkan tanggal kontrakmu berakhir.
* Nyatakan bahwa kamu tidak akan melanjutkan masa kerja setelah tanggal tersebut.
* Ucapkan terima kasih atas kesempatan dan pengalaman yang telah diberikan selama bekerja di perusahaan tersebut.
* Sampaikan permohonan maaf jika ada kesalahan atau kekurangan selama masa kerja.
5. Penutup¶
Sampaikan harapan yang baik untuk kemajuan perusahaan di masa mendatang.
6. Salam Penutup¶
Gunakan salam formal. Contoh: “Hormat saya,” atau “Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih. Hormat saya,”.
7. Tanda Tangan dan Nama Jelas¶
Di bawah salam penutup, bubuhkan tanda tangan kamu dan tulis nama lengkapmu.
Memahami setiap komponen ini akan memudahkanmu dalam menyusun surat yang rapi dan efektif. Sekarang, mari kita lihat contohnya agar lebih kebayang.
Contoh Surat Pengunduran Diri Karena Habis Kontrak 1¶
Contoh pertama ini adalah format yang paling umum dan sederhana. Cocok digunakan jika tidak ada detail khusus yang perlu ditambahkan.
Jakarta, 25 Oktober 2023
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Pimpinan
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan/Kota]
Perihal: Pemberitahuan Berakhirnya Masa Kontrak Kerja
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : [Nama Lengkap Kamu]
Jabatan : [Jabatan Kamu]
Departemen : [Departemen Kamu]
ID Karyawan : [Jika Ada]
Bersama surat ini saya memberitahukan bahwa masa kerja saya sebagai karyawan kontrak di [Nama Perusahaan] akan berakhir sesuai dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) pada tanggal 31 Oktober 2023.
Sehubungan dengan berakhirnya masa kontrak kerja tersebut, saya memberitahukan bahwa saya tidak akan melanjutkan hubungan kerja dengan [Nama Perusahaan] terhitung sejak tanggal 1 November 2023.
Saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kesempatan yang telah diberikan kepada saya untuk belajar dan berkontribusi selama bekerja di [Nama Perusahaan]. Saya juga memohon maaf apabila selama menjalankan tugas terdapat kesalahan atau kekurangan yang disengaja maupun tidak disengaja.
Saya berharap [Nama Perusahaan] akan semakin maju dan sukses di masa mendatang. Saya juga siap membantu dalam proses transisi dan serah terima pekerjaan sesuai kebutuhan.
Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(Tanda Tangan)
[Nama Lengkap Kamu]
Ini adalah contoh dasar yang mencakup semua elemen penting. Singkat, padat, dan jelas. Langsung ke poinnya bahwa kontrak berakhir dan tidak diperpanjang.
Contoh Surat Pengunduran Diri Karena Habis Kontrak 2¶
Contoh kedua ini bisa kamu gunakan jika ingin menambahkan sedikit detail atau nuansa yang berbeda, misalnya sedikit menyinggung pengalaman positif atau kesiapan untuk serah terima yang lebih detail.
Bandung, 26 Oktober 2023
Kepada Yth,
Kepala Departemen HRD
[Nama Perusahaan]
Jalan [Nama Jalan], Kota [Nama Kota]
Perihal: Pemberitahuan Tidak Melanjutkan Hubungan Kerja (Akhir Kontrak)
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap Kamu], karyawan kontrak dengan jabatan [Jabatan Kamu] di Departemen [Departemen Kamu], memberitahukan mengenai berakhirnya masa kerja saya.
Sesuai dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) yang telah disepakati, masa kerja saya di [Nama Perusahaan] akan resmi berakhir pada tanggal 31 Oktober 2023. Sehubungan dengan hal tersebut, saya ingin memberitahukan bahwa saya tidak akan memperpanjang atau melanjutkan masa kerja saya setelah tanggal tersebut.
Saya sangat menghargai kesempatan yang telah diberikan oleh [Nama Perusahaan] selama [periode waktu, misal: dua tahun] terakhir. Saya mendapatkan banyak pengalaman dan pelajaran berharga yang akan sangat berguna bagi pengembangan karier saya ke depan. Terima kasih atas bimbingan dan kerja sama dari seluruh tim dan manajemen.
Saya memohon maaf atas segala kesalahan atau kekurangan yang mungkin terjadi selama saya bekerja di sini. Saya berkomitmen untuk menyelesaikan semua tanggung jawab saya hingga hari terakhir dan bersedia membantu dalam proses serah terima pekerjaan agar transisi berjalan lancar.
Saya berdoa agar [Nama Perusahaan] terus berkembang dan meraih kesuksesan yang lebih besar di masa mendatang.
Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(Tanda Tangan)
[Nama Lengkap Kamu]
Contoh kedua ini sedikit lebih panjang dan personal, dengan menambahkan kalimat tentang pengalaman positif dan kesiapan membantu proses transisi. Ini bagus jika kamu punya hubungan baik dengan rekan kerja atau atasan dan ingin meninggalkan kesan yang lebih hangat.
Contoh Surat Pengunduran Diri Karena Habis Kontrak 3¶
Contoh ketiga ini bisa digunakan jika kamu punya alasan spesifik yang ingin kamu sampaikan secara singkat (selain karena kontrak habis) atau ingin menekankan poin tertentu, misalnya fokus pada kesempatan baru atau studi lanjut, meskipun intinya tetap karena kontrak berakhir. Namun, tetap hati-hati dalam menyampaikan alasan tambahan; pastikan tidak terdengar seperti keluhan.
Surabaya, 27 Oktober 2023
Kepada Yth,
Bapak/Ibu Pimpinan
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan/Kota]
Perihal: Pemberitahuan Pengakhiran Kontrak Kerja
Dengan hormat,
Saya yang bernama [Nama Lengkap Kamu], dengan posisi [Jabatan Kamu] di Departemen [Departemen Kamu].
Melalui surat ini, saya ingin memberitahukan bahwa sesuai dengan masa berlaku Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) yang telah disepakati, masa kerja saya di [Nama Perusahaan] akan berakhir pada tanggal 31 Oktober 2023.
Sehubungan dengan selesainya periode kontrak tersebut, saya memutuskan untuk tidak memperpanjang masa kerja saya di [Nama Perusahaan] dikarenakan [sebutkan alasan singkat dan profesional, contoh: saya telah menerima tawaran pekerjaan lain yang lebih sesuai dengan minat dan rencana karier jangka panjang saya / saya berencana untuk melanjutkan studi].
Saya ingin menyampaikan terima kasih yang tulus atas kesempatan dan kepercayaan yang telah diberikan kepada saya selama ini. Saya banyak belajar dan tumbuh bersama [Nama Perusahaan]. Saya juga memohon maaf atas segala kesalahan atau ketidaksempurnaan yang mungkin terjadi selama saya mengemban tugas.
Saya akan menyelesaikan seluruh tanggung jawab dan tugas-tugas yang belum selesai hingga hari terakhir saya bekerja. Saya juga siap berkoordinasi terkait proses serah terima pekerjaan agar tidak mengganggu operasional tim.
Saya mendoakan yang terbaik bagi kemajuan [Nama Perusahaan] di masa depan.
Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
(Tanda Tangan)
[Nama Lengkap Kamu]
Contoh ketiga ini agak jarang digunakan karena biasanya surat habis kontrak tidak perlu mencantumkan alasan tambahan. Namun, jika memang ada kebutuhan untuk menyampaikan alasan tambahan secara singkat dan positif, contoh ini bisa jadi pilihan. Ingat, hindari mengeluh atau memberikan alasan yang negatif.
Tips Menulis Surat Pengunduran Diri Karena Habis Kontrak¶
Menulis surat ini terlihat mudah, tapi ada beberapa tips yang bisa kamu ikuti agar hasilnya maksimal dan memberikan kesan baik:
- Perhatikan Waktu Pengiriman: Sebaiknya sampaikan surat ini beberapa minggu sebelum tanggal berakhirnya kontrak. Memberikan pemberitahuan lebih awal (minimal 2 minggu, meskipun kontrak habis) menunjukkan profesionalisme dan memberi waktu bagi perusahaan untuk mencari pengganti atau mengatur transisi.
- Pastikan Tanggalnya Tepat: Cek kembali tanggal berakhirnya kontrakmu sesuai dengan dokumen PKWT yang kamu miliki. Cantumkan tanggal tersebut dengan jelas dalam surat.
- Bahasa yang Formal dan Sopan: Gunakan bahasa Indonesia yang baku, formal, dan sopan. Hindari penggunaan singkatan atau bahasa gaul. Meskipun gaya yang diminta “casual”, ini merujuk pada tone penulisan artikel, bukan gaya bahasa dalam surat resminya ya! Suratnya sendiri harus tetap formal.
- Fokus pada Inti: Jelaskan maksudmu dengan lugas: kontrak berakhir pada tanggal sekian dan kamu tidak akan melanjutkan.
- Ucapkan Terima Kasih dan Maaf: Jangan lupa sampaikan rasa terima kasih atas kesempatan yang diberikan dan permohonan maaf atas kesalahan selama bekerja. Ini menunjukkan sikap yang baik dan rendah hati.
- Tawarkan Bantuan untuk Transisi: Menyatakan kesiapan untuk membantu proses serah terima pekerjaan akan sangat dihargai dan menunjukkan tanggung jawabmu hingga hari terakhir.
- Kirimkan Kepada Pihak yang Tepat: Umumnya surat ini ditujukan kepada atasan langsung dan/atau Departemen HRD. Pastikan kamu mengirimkannya ke orang atau departemen yang berwenang.
- Simpan Salinannya: Fotokopi atau simpan file digital surat yang telah kamu serahkan. Ini bisa jadi bukti jika di kemudian hari diperlukan.
- Diskusikan Langsung: Idealnya, serahkan surat ini setelah kamu berbicara langsung (empat mata) dengan atasan atau perwakilan HRD mengenai keputusanmu. Komunikasi langsung seringkali lebih baik sebelum diikuti dengan dokumen formal.
- Hindari Curhat atau Mengeluh: Surat ini bukan tempat untuk mengeluhkan perusahaan, rekan kerja, atau beban kerja. Jaga nada surat tetap positif dan profesional.
Mengikuti tips ini akan membantumu menutup babak kerja di perusahaan dengan baik dan meninggalkan kesan positif.
Fakta Menarik Seputar Karyawan Kontrak (PKWT) di Indonesia¶
Bahasan soal karyawan kontrak ini menarik lho, apalagi setelah adanya Undang-Undang Cipta Kerja. Sebelumnya, PKWT diatur dalam UU Ketenagakerjaan Nomor 13 Tahun 2003. UU Cipta Kerja dan aturan turunannya (PP Nomor 35 Tahun 2021) membawa beberapa perubahan, meski prinsip dasarnya tetap sama: PKWT dibuat untuk pekerjaan tertentu yang sifatnya sementara atau proyek tertentu yang penyelesaiannya tidak terlalu lama.
Salah satu “fakta” atau poin pentingnya adalah, secara hukum, PKWT akan berakhir dengan sendirinya ketika jangka waktu atau selesainya pekerjaan yang disepakati tercapai. Jadi, pengakhiran hubungan kerja ini bukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) dalam arti memutus di tengah jalan, melainkan memang selesai sesuai perjanjian awal. Inilah kenapa surat pengunduran diri karena habis kontrak lebih tepat disebut pemberitahuan tidak melanjutkan kerja setelah kontrak berakhir.
UU Cipta Kerja melalui PP 35/2021 juga mengatur tentang uang kompensasi bagi karyawan PKWT yang telah bekerja minimal satu bulan secara terus-menerus. Dulu uang kompensasi ini tidak wajib untuk semua jenis PKWT, tapi sekarang diatur lebih jelas. Jadi, saat kontrakmu berakhir, kamu berhak atas uang kompensasi yang perhitungannya berdasarkan masa kerja. Ini adalah hakmu sebagai karyawan PKWT yang patut kamu ketahui.
Proses Setelah Surat Diserahkan¶
Setelah kamu menyerahkan surat pemberitahuan ini, biasanya ada beberapa proses yang akan kamu jalani hingga hari terakhir kerja:
- Konfirmasi dari HRD/Atasan: Pihak perusahaan mungkin akan mengonfirmasi kembali tanggal terakhir kerja kamu dan membahas hal-hal terkait pengakhiran kontrak.
- Serah Terima Pekerjaan: Ini bagian krusial. Kamu harus memastikan semua pekerjaan dan tanggung jawabmu diserahkan dengan baik kepada rekan kerja atau penggantimu (jika ada). Buat daftar tugas, progress, dan informasi penting lainnya agar orang yang meneruskan tidak kesulitan.
- Pengembalian Aset Perusahaan: Jika kamu memegang aset perusahaan (laptop, ID card, kunci, dll.), kamu wajib mengembalikannya sebelum atau pada hari terakhir kerja.
- Penyelesaian Administrasi: HRD akan mengurus administrasi akhir, termasuk perhitungan gaji terakhir, sisa cuti (jika ada yang diuangkan), uang kompensasi PKWT (jika memenuhi syarat), dan dokumen-dokumen lain seperti surat keterangan kerja.
- Keluar dari Sistem: Aksesmu ke sistem internal perusahaan (email, aplikasi, dll.) akan dinonaktifkan pada tanggal berakhirnya kontrak.
Menjalani proses ini dengan kooperatif dan bertanggung jawab adalah bagian dari profesionalisme. Ini akan meninggalkan catatan yang baik di perusahaan lama dan memastikan kamu mendapatkan hak-hakmu sesuai ketentuan yang berlaku.
Hal yang Perlu Dihindari¶
Saat menulis surat ini atau selama proses berakhirnya kontrak, ada beberapa hal yang sebaiknya kamu hindari:
- Menghilang Begitu Saja: Jangan pernah tiba-tiba tidak masuk kerja atau menghilang tanpa pemberitahuan setelah kontrakmu selesai. Ini sangat tidak profesional dan merusak reputasimu.
- Mengeluh atau Menyalahkan Pihak Lain: Surat ini bukan tempat untuk melampiaskan kekesalan. Jaga nada tetap positif dan profesional.
- Meminta Perpanjangan Kontrak Melalui Surat Ini: Jika kamu sebenarnya ingin memperpanjang kontrak, surat ini bukan cara yang tepat. Komunikasi tentang perpanjangan biasanya dilakukan melalui diskusi terpisah sebelum kontrak berakhir. Surat ini dibuat karena kamu tidak melanjutkan.
- Tidak Membantu Proses Serah Terima: Meninggalkan pekerjaan tanpa serah terima yang jelas akan menyulitkan rekan kerja atau penggantimu. Ini bukan sikap yang baik.
- Mengambil Data atau Aset Perusahaan: Jangan pernah mengambil data penting atau aset milik perusahaan saat keluar. Ini bisa berakibat hukum.
- Menyebarkan Informasi Negatif: Setelah keluar, hindari membicarakan hal buruk tentang perusahaan lama. Jaga citra profesionalmu.
Menghindari hal-hal ini akan membantumu menutup masa kerja dengan positif dan menjaga nama baikmu di dunia kerja.
FAQ Seputar Surat Habis Kontrak¶
Beberapa pertanyaan umum sering muncul terkait surat ini:
Q: Apakah wajib membuat surat pengunduran diri jika kontrak habis?
A: Secara hukum, kontrak PKWT berakhir dengan sendirinya. Jadi, secara hukum mungkin tidak ada kewajiban mutlak membuat surat pengunduran diri dalam artian memutus kontrak. Namun, membuat surat pemberitahuan bahwa kamu tidak melanjutkan hubungan kerja setelah kontrak berakhir adalah praktik profesional yang sangat dianjurkan untuk kejelasan administrasi dan menjaga hubungan baik.
Q: Kapan waktu terbaik menyerahkan surat ini?
A: Sebaiknya 2-4 minggu sebelum tanggal berakhirnya kontrak. Ini memberi waktu yang cukup bagi perusahaan untuk bersiap.
Q: Siapa yang harus menerima surat ini?
A: Biasanya ditujukan kepada atasan langsung dan/atau Departemen HRD.
Q: Bagaimana jika perusahaan tidak menawarkan perpanjangan kontrak, apakah tetap perlu membuat surat?
A: Iya, tetap disarankan membuat surat pemberitahuan bahwa masa kerjamu berakhir sesuai kontrak dan kamu menyetujui (atau dalam konteks ini, mengonfirmasi) bahwa hubungan kerja tidak berlanjut setelah tanggal tersebut. Ini tetap untuk kejelasan administrasi.
Q: Apakah saya berhak mendapatkan uang kompensasi setelah kontrak habis?
A: Berdasarkan PP Nomor 35 Tahun 2021 (turunan UU Cipta Kerja), karyawan PKWT yang telah bekerja minimal satu bulan secara terus-menerus berhak mendapatkan uang kompensasi saat kontraknya berakhir. Perhitungan detailnya diatur dalam PP tersebut, biasanya proporsional dengan masa kerja.
Q: Apakah saya akan mendapatkan surat keterangan kerja?
A: Ya, perusahaan wajib memberikan surat keterangan kerja (Paklaring) kepada karyawan yang mengakhiri hubungan kerja, termasuk karena berakhirnya kontrak PKWT. Surat ini penting untuk melamar pekerjaan di tempat lain atau keperluan administratif lainnya.
Memahami hal-hal ini bisa membuat proses berakhirnya masa kerja lebih lancar dan minim masalah.
Penutup¶
Mengakhiri masa kerja di sebuah perusahaan, meskipun karena kontrak habis, adalah momen yang perlu ditangani dengan profesionalisme. Surat pengunduran diri karena habis kontrak, atau lebih tepatnya surat pemberitahuan berakhirnya masa kerja PKWT dan tidak melanjutkan hubungan kerja, adalah salah satu cara untuk menunjukkan sikap profesional tersebut. Dengan menyusun surat yang jelas, sopan, dan tepat waktu, kamu membantu kelancaran proses administrasi di perusahaan dan meninggalkan kesan positif. Ini adalah investasi kecil untuk reputasi profesionalmu di masa depan.
Ingat, dunia kerja itu sempit. Menutup satu pintu dengan baik akan memudahkanmu membuka pintu-pintu lainnya di kemudian hari.
Bagaimana pengalamanmu saat kontrak kerja berakhir? Apakah kamu membuat surat pemberitahuan juga? Bagikan pengalaman dan pertanyaanmu di kolom komentar di bawah!
Posting Komentar