5 Contoh Surat Internal Memo yang Praktis untuk Kantor

Table of Contents

Pernah nggak sih kamu menerima kertas atau dokumen singkat yang isinya cuma pengumuman, instruksi, atau permintaan dari atasan atau divisi lain di kantormu? Nah, kemungkinan besar itu namanya internal memo! Ini salah satu alat komunikasi basic tapi penting banget di dunia kerja. Biar nggak bingung lagi, yuk kita kupas tuntas tentang memo internal ini, lengkap dengan contoh-contohnya.

Image just for illustration

Apa Sih Internal Memo Itu?¶

Jadi gini, internal memo itu basically surat komunikasi yang dibuat dan diedarkan di dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Tujuannya macem-macem, bisa buat ngasih tahu informasi, ngasih instruksi, minta sesuatu, atau sekadar ngingetin. Intinya, memo ini nggak ditujukan untuk pihak di luar perusahaan ya. Makanya namanya internal.

Dokumen ini biasanya lebih singkat dan to-the-point dibanding surat formal biasa. Gaya bahasanya juga cenderung lebih santai tapi tetap profesional, tergantung budaya perusahaan juga sih. Paling sering sih dipake buat komunikasi sehari-hari antar departemen atau antar individu yang posisinya sejajar atau atasan ke bawahan.

Kenapa Internal Memo Itu Penting?¶

Meskipun kelihatan sepele, memo internal punya peran krusial dalam kelancaran operasional kantor, lho. Pertama, dia memastikan informasi penting tersampaikan ke semua pihak yang berhak tahu secara cepat dan efisien. Bayangin kalau semua informasi harus disampaikan lewat rapat panjang, pasti buang waktu banget kan?

Kedua, memo ini berfungsi sebagai dokumentasi tertulis. Kalau ada instruksi atau pengumuman yang disampaikan lewat memo, itu bisa jadi bukti atau referensi di kemudian hari. Jadi, nggak ada lagi alasan “nggak tahu” atau “lupa” soal informasi tersebut.

Ketiga, penggunaan memo internal yang tepat bisa meningkatkan koordinasi antar divisi. Misalnya, Divisi Marketing perlu data dari Divisi Sales, nah memo bisa jadi cara efektif buat minta data itu secara resmi tapi nggak ribet. Ini bikin kerja tim jadi lebih solid.

Struktur Dasar Internal Memo¶

Setiap memo internal yang baik biasanya punya bagian-bagian wajib yang membuatnya mudah dikenali dan dipahami. Bagian-bagian ini membantu penerima memo langsung tahu siapa yang ngirim, buat siapa memo ini, kapan dikirim, dan yang paling penting, isinya tentang apa. Ini dia struktur standarnya:

• Kepala Surat / Header: Biasanya mencantumkan nama perusahaan dan logo (kalau ada).
• MEMORANDUM / MEMO: Judul di bagian tengah atas dokumen yang menandakan bahwa ini adalah memo.
• KEPADA (To): Menuliskan nama penerima memo. Bisa individu (misal: Sdr. Budi Santoso) atau grup/departemen (misal: Seluruh Karyawan Divisi Keuangan).
• DARI (From): Menuliskan nama pengirim memo. Bisa individu (misal: Ibu Siti Aminah) atau posisi/departemen (misal: Kepala Divisi HRD).
• TANGGAL (Date): Tanggal memo dibuat. Formatnya standar, misalnya 26 Oktober 2023.
• PERIHAL (Subject): Baris singkat yang menjelaskan topik utama memo. Ini PENTING banget supaya penerima langsung tahu isi memo sekilas. Buatlah sejelas mungkin, misalnya: “Pemberitahuan Rapat Evaluasi Bulanan” atau “Pengumuman Libur Nasional”.
• ISI MEMO (Body): Bagian utama memo yang berisi detail informasi, instruksi, atau permintaan. Tulis dengan jelas, singkat, dan padat. Gunakan kalimat efektif dan to-the-point. Hindari basa-basi yang nggak perlu.
• PENUTUP: Biasanya ucapan terima kasih singkat atau kalimat penutup yang mengindikasikan harapan (misal: “Atas perhatian Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.”).
• NAMA PENGIRIM: Nama terang pengirim atau jabatan pengirim. Kadang diikuti tanda tangan (terutama jika fisik).
• LAMPIRAN (Attachment - opsional): Jika ada dokumen lain yang perlu disertakan, sebutkan di sini, misalnya: “Lampiran: Jadwal Rapat”.

Gaya Penulisan Internal Memo yang Efektif¶

Menulis memo itu nggak asal nulis ya. Ada gaya tertentu yang bikin memo jadi efektif dan pesannya nyampe dengan baik. Pertama, singkat dan jelas. Ingat, orang kantor itu sibuk, jadi mereka butuh informasi yang langsung ke intinya tanpa bertele-tele.

Kedua, gunakan bahasa yang mudah dipahami. Hindari jargon atau istilah teknis yang mungkin nggak dimengerti semua orang, kecuali memo itu memang ditujukan untuk departemen teknis tertentu.

Ketiga, profesional tapi santai. Sesuaikan gaya bahasa dengan budaya perusahaanmu. Ada perusahaan yang sangat formal, ada juga yang lebih kasual. Tapi, hindari penggunaan emoticon atau bahasa gaul yang berlebihan ya, kecuali memang ada aturan tertulis yang membolehkan (jarang banget sih ini).

Keempat, perhatikan subject memo. Ini kayak judul artikel, harus menarik dan informatif. Dengan subject yang jelas, penerima bisa langsung memprioritaskan memo mana yang perlu dibaca segera.

Image just for illustration

Beragam Contoh Penggunaan Internal Memo¶

Memo internal itu bisa dipakai untuk berbagai keperluan di kantor. Contoh skenarionya banyak banget, lho. Mulai dari hal rutin sampai yang sifatnya khusus.

• Pemberitahuan Rapat: Menginformasikan kapan, di mana, dan agenda rapat akan dilaksanakan.
• Pengumuman Kebijakan Baru: Menyampaikan aturan atau prosedur baru dari manajemen.
• Permintaan Informasi/Data: Meminta data atau laporan dari departemen lain atau karyawan tertentu.
• Laporan Singkat: Menyampaikan update atau laporan pekerjaan secara singkat kepada atasan.
• Instruksi Kerja: Memberikan arahan atau tugas spesifik kepada karyawan atau tim.
• Ucapan Terima Kasih atau Apresiasi: Memberikan pengakuan atas kinerja atau kontribusi seseorang atau tim.
• Pemberitahuan Acara Internal: Menginformasikan adanya gathering kantor, training, atau acara internal lainnya.

Setiap skenario ini punya sedikit perbedaan dalam isi memo, tapi strukturnya tetap sama. Nah, biar makin kebayang, yuk kita lihat beberapa contoh memo internal untuk berbagai kasus!

Contoh Surat Internal Memo Berdasarkan Kasus¶

Di bagian ini, kita akan bedah beberapa contoh memo internal yang sering digunakan di kantor. Kamu bisa pakai ini sebagai referensi kalau sewaktu-waktu harus bikin memo sendiri. Perhatikan bagaimana bagian-bagian memo diisi sesuai dengan keperluannya.

Contoh Memo Pemberitahuan Rapat¶

Skenario: Kamu adalah sekretaris atau staf administrasi yang bertugas mengundang semua Kepala Departemen untuk rapat koordinasi mingguan.

[NAMA PERUSAHAAN/LOGO]
MEMORANDUM

KEPADA : Seluruh Kepala Departemen
DARI    : Sekretariat Direksi
TANGGAL : 26 Oktober 2023
PERIHAL : Pemberitahuan Rapat Koordinasi Mingguan

Dengan hormat,

Bersama memo ini kami memberitahukan bahwa Rapat Koordinasi Mingguan para Kepala Departemen akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal : Senin, 30 Oktober 2023
Waktu         : Pukul 09.00 - 11.00 WIB
Tempat       : Ruang Rapat Utama
Agenda       : Evaluasi Kinerja Minggu Lalu, Rencana Kerja Minggu Depan, Pembahasan Isu Strategis

Dimohon kehadiran tepat waktu dari seluruh Kepala Departemen. Setiap departemen diharapkan sudah mempersiapkan laporan singkat terkait kinerja dan rencana kerjanya.

Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Nama Sekretaris/Staf]
Sekretariat Direksi

Penjelasan:
Contoh ini sangat straightforward. Bagian KEPADA jelas ditujukan untuk siapa. PERIHAL langsung memberitahu topik utamanya. Isi memo mencakup detail penting: kapan, di mana, dan apa agendanya. Kalimat penutup standar dan sopan. Memo seperti ini memastikan semua kepala departemen mendapatkan informasi rapat dengan format yang resmi dan terdokumentasi.

Contoh Memo Pengumuman Kebijakan Baru¶

Skenario: Divisi HRD ingin mengumumkan kebijakan baru terkait fleksibilitas jam kerja (Flexi-time) yang akan mulai berlaku bulan depan.

[NAMA PERUSAHAAN/LOGO]
MEMORANDUM

KEPADA : Seluruh Karyawan [Nama Perusahaan]
DARI    : Departemen Human Resources (HR)
TANGGAL : 26 Oktober 2023
PERIHAL : Pengumuman Implementasi Kebijakan Fleksibilitas Jam Kerja (Flexi-time)

Salam sejahtera,

Dengan senang hati kami informasikan bahwa mulai tanggal 1 November 2023, [Nama Perusahaan] akan mengimplementasikan kebijakan Fleksibilitas Jam Kerja atau Flexi-time bagi seluruh karyawan. Kebijakan ini bertujuan untuk meningkatkan keseimbangan kehidupan kerja (*work-life balance*) dan produktivitas.

Di bawah kebijakan baru ini, karyawan memiliki opsi untuk mengatur jam masuk dan pulang kerja mereka, dengan tetap memenuhi jumlah jam kerja harian/mingguan yang ditetapkan perusahaan. Panduan lengkap mengenai aturan dan prosedur Flexi-time telah kami lampirkan bersama memo ini.

Kami mengajak seluruh karyawan untuk mempelajari panduan tersebut dan memanfaatkan kebijakan ini dengan bijak. Jika ada pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi Departemen HR.

Terima kasih atas perhatian Anda.

Hormat kami,

Departemen Human Resources
[Nama Perusahaan]

Lampiran: Panduan Kebijakan Flexi-time

Penjelasan:
Memo ini ditujukan untuk seluruh karyawan, jadi bagian KEPADA disesuaikan. PERIHAL sangat jelas, langsung memberitahu tentang kebijakan baru. Isi memo menjelaskan apa kebijakan itu, kapan dimulai, dan mengapa diterapkan. Adanya lampiran (Panduan Kebijakan) adalah hal umum untuk memo pengumuman kebijakan, memastikan detail lengkap tersedia. Kalimat penutup juga menyertakan ajakan untuk bertanya jika ada kebingungan.

Contoh Memo Permintaan Informasi¶

Skenario: Manajer Proyek membutuhkan data penjualan dari Tim Sales untuk membuat laporan progress.

[NAMA PERUSAHAAN/LOGO]
MEMORANDUM

KEPADA : Tim Sales
DARI    : [Nama Manajer Proyek], Manajer Proyek "Proyek X"
TANGGAL : 26 Oktober 2023
PERIHAL : Permintaan Data Penjualan untuk Laporan Progress Proyek X

Kepada Tim Sales,

Sehubungan dengan penyusunan laporan progress mingguan Proyek X yang akan dipresentasikan pada rapat hari Senin, 30 Oktober 2023, saya memerlukan data penjualan terkait produk A dan produk B. Data yang dibutuhkan adalah rekap penjualan per tanggal 19 - 26 Oktober 2023.

Mohon data tersebut dapat disampaikan kepada saya paling lambat hari Jumat, 27 Oktober 2023, pukul 15.00 WIB melalui email atau dalam format spreadsheet. Keakuratan data ini sangat penting untuk kelancaran laporan.

Atas bantuan dan kerja sama Tim Sales, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Nama Manajer Proyek]
Manajer Proyek "Proyek X"

Penjelasan:
Memo ini sangat spesifik. KEPADA ditujukan ke Tim Sales. PERIHAL langsung menyebutkan apa yang diminta dan untuk keperluan apa. Isi memo detail menjelaskan data apa yang dibutuhkan (produk A dan B), periode datanya (19-26 Okt 2023), dan kapan/bagaimana data itu harus diserahkan (paling lambat Jumat, jam 15.00, via email/spreadsheet). Gaya bahasanya profesional namun langsung pada inti permintaan.

Contoh Memo Laporan Singkat¶

Skenario: Seorang staf IT ingin melaporkan hasil maintenance server yang baru saja diselesaikan kepada atasannya.

[NAMA PERUSAHAAN/LOGO]
MEMORANDUM

KEPADA : Sdr. Budi Santoso, Kepala Departemen IT
DARI    : [Nama Staf IT], Staf IT
TANGGAL : 26 Oktober 2023
PERIHAL : Laporan Hasil Maintenance Server [Nama Server]

Dengan hormat,

Bersama memo ini saya melaporkan bahwa pekerjaan maintenance rutin pada server [Nama Server] telah selesai dilaksanakan hari ini, Kamis, 26 Oktober 2023, sesuai jadwal. Maintenance mencakup pembaruan perangkat lunak keamanan, pengecekan kapasitas penyimpanan, dan optimasi kinerja sistem.

Proses maintenance berjalan lancar tanpa kendala berarti, dan server telah kembali beroperasi normal sejak pukul [Waktu Selesai] WIB. Tidak ditemukan anomali atau masalah signifikan selama proses tersebut.

Demikian laporan singkat ini saya sampaikan. Jika ada pertanyaan atau perlu detail lebih lanjut, silakan informasikan.

Terima kasih atas perhatian Bapak.

Hormat saya,

[Nama Staf IT]
Staf IT

Penjelasan:
Memo laporan ini lebih pendek dan fokus pada hasil kegiatan. PERIHAL jelas menyebutkan apa yang dilaporkan. Isi memo menjelaskan kapan kegiatan dilakukan, apa saja yang dikerjakan, hasilnya seperti apa (berjalan lancar, server normal), dan status terkini. Ini adalah cara efektif untuk memberikan update singkat kepada atasan tanpa perlu format laporan yang terlalu panjang.

Contoh Memo Apresiasi¶

Skenario: Seorang Manajer ingin memberikan apresiasi kepada timnya atas kerja keras menyelesaikan proyek tepat waktu.

[NAMA PERUSAHAAN/LOGO]
MEMORANDUM

KEPADA : Seluruh Anggota Tim Proyek "Inovasi Digital"
DARI    : [Nama Manajer], Manajer Proyek "Inovasi Digital"
TANGGAL : 26 Oktober 2023
PERIHAL : Apresiasi atas Keberhasilan Penyelesaian Proyek "Inovasi Digital"

Halo Tim Inovasi Digital yang Hebat,

Saya ingin menggunakan kesempatan ini untuk menyampaikan apresiasi yang setinggi-tingginya kepada seluruh anggota tim atas dedikasi dan kerja keras kalian dalam menyelesaikan Proyek "Inovasi Digital" tepat waktu. Capaian ini sungguh luar biasa dan melebihi ekspektasi.

Kerja sama tim yang solid, ide-ide kreatif, dan semangat pantang menyerah yang kalian tunjukkan adalah kunci keberhasilan proyek ini. Setiap kontribusi, sekecil apapun, sangat berarti. Kalian membuktikan bahwa kita bisa mencapai hal-hal besar bersama-sama.

Mari kita rayakan keberhasilan ini dan terus pertahankan semangat positif dalam proyek-proyek berikutnya. Sekali lagi, terima kasih banyak!

Salam hangat,

[Nama Manajer]
Manajer Proyek "Inovasi Digital"

Penjelasan:
Ini contoh memo yang bernada positif. KEPADA ditujukan kepada tim. PERIHAL langsung menyatakan tujuan memo: apresiasi. Isi memo fokus pada pengakuan atas kerja keras, menyebutkan capaian (selesai tepat waktu), dan memuji kualitas tim (kerja sama solid, kreatif). Memo ini bisa jadi booster semangat yang bagus untuk tim!

Tips Menulis Internal Memo yang Efisien¶

Setelah melihat contoh-contohnya, ada beberapa tips tambahan nih supaya memo yang kamu buat itu nggak cuma nyampe, tapi juga efektif dan ninggalin kesan positif:

Perhatikan Subjek yang Jelas¶

Subject itu gerbang pertama. Kalau subject-nya nggak jelas, memo kamu bisa jadi terabaikan atau nggak diprioritaskan. Tulis subject yang singkat, padat, dan langsung mencerminkan isi memo. Hindari subject yang terlalu umum seperti “Penting” atau “Info”. Contoh yang bagus: “Perubahan Jadwal Rapat Pemasaran”, “Mohon Approval Anggaran Divisi A”.

Langsung ke Inti¶

Memo itu bukan surat cinta, nggak perlu basa-basi panjang di awal. Setelah salam pembuka singkat (jika perlu, tergantung budaya perusahaan), langsung masuk ke poin utama memo. Jelaskan apa yang ingin kamu sampaikan atau minta sejelas mungkin di paragraf pertama atau kedua.

Periksa Kembali¶

Sebelum mengirim, selalu baca ulang memo yang sudah kamu tulis. Pastikan nggak ada salah ketik (typo), penggunaan kata yang keliru, atau kalimat yang membingungkan. Cek juga apakah semua informasi penting sudah tercantum (misalnya tanggal, waktu, tempat kalau terkait acara). Memo yang rapi mencerminkan profesionalitas.

Pertimbangkan Audiens¶

Siapa yang akan menerima memo ini? Apakah mereka familiar dengan topik yang kamu bahas? Apakah kamu perlu menjelaskan istilah tertentu? Menyesuaikan gaya bahasa dan kedalaman penjelasan dengan audiens akan membuat memo lebih mudah dipahami dan diterima. Memo untuk seluruh karyawan tentu beda dengan memo untuk sesama tim IT.

Gunakan Poin-poin Jika Perlu¶

Kalau isi memo kamu agak panjang atau berisi beberapa instruksi, gunakan bullet points atau penomoran. Ini akan membuat informasi lebih mudah dibaca sekilas dan dicerna oleh penerima memo. Struktur yang rapi itu kunci memo yang efektif.

Fakta Menarik Seputar Memo¶

Tau nggak sih, kata “memo” itu sebenarnya singkatan dari kata dalam bahasa Latin, yaitu “memorandum”, yang artinya “untuk diingat”? Jadi memang esensinya memo itu dibuat supaya informasi penting diingat.

Dulu banget, sebelum era komputer dan email, memo internal ini beneran ditulis atau diketik di atas kertas khusus. Ada format kertas memo standar di banyak kantor. Pengirimannya pun lewat kurir internal atau diletakkan di nampan khusus di meja penerima. Sekarang, memo digital via email atau platform komunikasi internal jauh lebih umum dan cepat!

Meskipun format digital via email atau chat sudah dominan, format “memo” (dengan KEPADA, DARI, TANGGAL, PERIHAL) masih sering dipertahankan di lingkungan profesional. Ini karena format tersebut sudah familiar dan efektif untuk menyampaikan informasi penting secara terstruktur.

Perbandingan: Memo vs Email Internal¶

Kalau sekarang semua bisa pakai email, kenapa masih pakai format memo? Nah, ada beberapa perbedaan feel dan fungsi antara mengirim email biasa vs mengirim email dengan format memo, atau bahkan memo fisik (jika masih relevan).

Fitur	Email Internal Biasa	Email dengan Format Memo / Memo Fisik
Struktur	Bebas, bisa kasual	Terstruktur (Kepada, Dari, Perihal, dll.)
Formalitas	Bisa sangat kasual hingga profesional	Cenderung lebih formal/resmi
Tujuan Umum	Komunikasi harian, diskusi, info cepat	Pengumuman resmi, instruksi, laporan
Tone	Bervariasi, bisa sangat personal	Cenderung lebih to-the-point & objektif
Dokumentasi	Terarsip di inbox	Lebih terasa sebagai dokumen resmi
Perhatian Penerima	Mudah tenggelam di inbox	Subjek & format yang jelas sering lebih diperhatikan

Menggunakan format memo (meskipun lewat email) memberikan kesan bahwa informasi yang disampaikan itu penting, resmi, dan perlu perhatian khusus. Email biasa seringkali lebih cocok untuk diskusi, tanya jawab cepat, atau berbagi file tanpa perlu format resmi. Pilihan ada di tanganmu, sesuaikan dengan tujuan dan penerima memo!

Implementasi Memo di Era Digital¶

Di zaman serba digital ini, bentuk memo memang nggak melulu kertas fisik. Paling umum ya memo dikirim via email dengan subjek yang jelas dan body email yang mengikuti struktur memo. Banyak perusahaan juga punya template memo digital di shared drive atau sistem internal mereka.

Beberapa perusahaan bahkan menggunakan fitur “Announcement” di platform kolaborasi seperti Slack, Microsoft Teams, atau platform intranet mereka sebagai pengganti memo internal. Intinya, formatnya mungkin berubah, tapi esensi komunikasi informasi penting secara terstruktur dan terdokumentasi tetap ada. Yang penting pesannya nyampe dan dipahami.

Penutup¶

Nah, gimana? Sudah lebih jelas kan soal apa itu internal memo, kenapa penting, dan gimana cara bikinnya, lengkap sama contoh-contohnya? Semoga artikel ini bisa jadi panduan buat kamu yang mungkin baru pertama kali harus bikin memo atau pengen meningkatkan kualitas komunikasi internal di kantormu. Ingat, komunikasi yang baik itu kunci lingkungan kerja yang harmonis dan produktif!

Punya pengalaman unik bikin atau menerima memo internal? Atau ada pertanyaan lain seputar memo? Yuk, share di kolom komentar di bawah! Kita diskusi bareng-bareng ya.