Panduan Lengkap Contoh Surat Perubahan Jadwal Kerja + Template Gratis!

Updated: 25 Apr, 2025 • 0 • min read

Table of Contents

Pernah nggak sih, tiba-tiba kamu dapat email atau surat dari kantor yang isinya menginformasikan jadwal kerja baru? Atau mungkin justru kamu yang pengen ngajuin perubahan jadwal karena alasan tertentu? Nah, komunikasi soal perubahan jadwal kerja ini penting banget, lho. Salah satu cara paling formal dan jelas buat ngatur itu ya lewat surat. Surat perubahan jadwal kerja ini bukan cuma formalitas, tapi juga jadi bukti tertulis yang sah buat semua pihak.

Kenapa Sih Jadwal Kerja Bisa Berubah?¶

Perubahan jadwal kerja tuh hal yang lumrah terjadi di dunia kerja. Ada banyak alasan di baliknya, baik dari sisi perusahaan maupun dari sisi karyawan itu sendiri. Mengerti kenapa perubahan itu perlu dilakukan bisa bantu kita lebih siap nerima atau bahkan mengajukan perubahan tersebut.

Alasan dari Sisi Perusahaan¶

Biasanya, perusahaan melakukan perubahan jadwal kerja karena beberapa hal, nih:

Kebutuhan Operasional: Mungkin ada proyek baru yang butuh shift malam, atau volume kerja di jam-jam tertentu lagi tinggi banget. Perubahan ini demi memastikan operasional perusahaan tetap jalan lancar dan efektif.
Penyesuaian Jam Layanan: Kalau perusahaannya bergerak di bidang pelayanan yang kontak langsung sama klien/pelanggan, jadwal kerja bisa berubah buat ngikutin jam operasional mereka atau peak hours layanan.
Restrukturisasi atau Efisiensi: Kadang, ada perubahan struktur tim atau department, atau upaya buat ningkatin efisiensi yang bikin jadwal kerja ikut disesuaikan.
Perubahan Kebijakan Internal: Perusahaan bisa aja punya kebijakan baru terkait jam kerja, misalnya nambahin jam istirahat, ngatur ulang shift, atau ngadopsi model kerja fleksibel (kaya hybrid atau remote) yang berdampak ke jadwal harian.

Alasan dari Sisi Karyawan¶

Nggak cuma dari perusahaan, karyawan juga bisa lho mengajukan perubahan jadwal kerja. Alasannya macem-macem:

Alasan Pribadi/Keluarga: Misalnya, ada tanggungan buat nganter atau jemput anak sekolah, ngurus orang tua, atau hal-hal pribadi mendesak lainnya yang butuh penyesuaian jam kerja.
Melanjutkan Pendidikan: Buat karyawan yang lagi ambil kuliah atau kursus, mereka mungkin butuh fleksibilitas jam kerja buat dateng ke kelas atau belajar.
Kondisi Kesehatan: Dalam beberapa kasus, kondisi kesehatan bisa jadi alasan karyawan butuh jam kerja yang berbeda, misalnya jam kerja yang lebih pendek atau jam mulai/pulai yang disesuaikan.
Pekerjaan Sampingan (Part-time): Meskipun nggak semua perusahaan mengizinkan atau mengakomodasi ini, kadang karyawan yang punya kerja sampingan butuh penyesuaian jadwal kerja di kantor utama.

Apapun alasannya, komunikasi yang jelas dan terdokumentasi, seperti melalui surat, itu penting banget.

Bagian-Bagian Penting dalam Surat Perubahan Jadwal Kerja¶

Surat perubahan jadwal kerja, mau itu dari perusahaan ke karyawan atau sebaliknya, punya struktur standar yang perlu kamu perhatikan. Tujuannya biar informasinya tersampaikan dengan jelas, lengkap, dan formal.

Struktur Umum Surat Perubahan Jadwal¶

Berikut ini bagian-bagian penting yang biasanya ada dalam surat perubahan jadwal kerja:

Kepala Surat (Kop Surat): Kalau suratnya dari perusahaan, pasti ada kop surat lengkap dengan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan logo. Ini nunjukkin surat itu resmi dari institusi.
Nomor Surat: Setiap surat resmi biasanya punya nomor unik buat pengarsipan.
Tanggal Surat: Kapan surat itu dibuat. Penting buat acuan waktu.
Lampiran (Jika Ada): Kalau ada dokumen pendukung lain yang dilampirkan (misalnya, layout jadwal baru untuk satu tim), sebutin di sini.
Hal (Perihal): Ringkasan singkat isi surat. Contoh: “Pemberitahuan Perubahan Jadwal Kerja” atau “Permohonan Perubahan Jadwal Kerja”.
Penerima Surat: Ditujukan kepada siapa surat ini? Bisa nama karyawan secara spesifik, atau jabatan, atau bahkan seluruh karyawan di departemen tertentu.
Alamat Penerima (Opsional): Kadang dicantumkan alamat departemen atau lokasi kerja penerima.
Salam Pembuka: Sapaan formal, misalnya “Dengan Hormat,”.
Isi Surat: Ini bagian paling krusial. Isinya meliputi:
- Pengantar: Menyebutkan tujuan surat ini dibuat.
- Informasi Jadwal Lama: Menyebutkan jadwal kerja yang berlaku saat ini. Ini penting sebagai perbandingan.
- Alasan Perubahan: Menjelaskan kenapa perubahan jadwal ini perlu dilakukan (sesuai alasan dari perusahaan atau merujuk pada permohonan karyawan).
- Detail Jadwal Baru: Ini harus super jelas! Sebutin:
  - Hari Kerja (Senin-Jumat, Selasa-Sabtu, dll.)
  - Jam Mulai Kerja
  - Jam Selesai Kerja
  - Jam Istirahat
  - Shift (jika berlaku)
  - Tanggal Mulai Efektif Jadwal Baru
- Harapan/Tindak Lanjut: Menyebutkan harapan perusahaan terkait perubahan ini, atau instruksi selanjutnya (misalnya, perlu konfirmasi persetujuan karyawan).
Penutup: Menyampaikan harapan atas pengertian atau kerja sama.
Salam Penutup: Contoh: “Hormat kami,” atau “Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.”
Nama dan Jabatan Pengirim: Siapa yang mengeluarkan surat ini? Biasanya dari manajemen, HRD, atau kepala departemen.
Tanda Tangan: Tanda tangan pihak yang mengeluarkan surat.
Tembusan (Jika Ada): Pihak lain yang perlu tahu tentang surat ini, misalnya HRD, kepala departemen terkait, atau arsip.

Parts of a formal letter
Image just for illustration

Membuat surat dengan struktur yang lengkap bikin surat ini jadi dokumen yang informatif dan bisa dipertanggungjawabkan.

Contoh Surat Perubahan Jadwal Kerja¶

Oke, sekarang kita masuk ke bagian yang paling ditunggu: contoh-contoh suratnya! Kita akan lihat beberapa skenario berbeda.

Contoh 1: Surat Perubahan Jadwal Kerja dari Perusahaan (Umum)¶

Surat ini biasanya diterbitkan oleh HRD atau manajemen untuk memberitahukan perubahan jadwal kerja kepada karyawan, bisa perorangan, per tim, atau seluruh perusahaan.

[Kop Surat Perusahaan]

Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: -
Hal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal Kerja

Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Sdr/i [Nama Karyawan atau Sebutan Jabatan/Departemen]
Di Tempat

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan [Sebutkan Alasan Perubahan, contoh: peningkatan volume kerja pada sore hari / penyesuaian operasional perusahaan / kebijakan baru perusahaan terkait efisiensi kerja], maka kami memberitahukan adanya perubahan jadwal kerja yang berlaku untuk [Sebutkan siapa yang terkena perubahan, contoh: Departemen Marketing / Seluruh Karyawan / Saudara/i Nama Karyawan Ybs].

Jadwal kerja yang berlaku saat ini adalah:
Hari Kerja: [Contoh: Senin - Jumat]
Jam Kerja: [Contoh: 08:00 - 17:00]
Jam Istirahat: [Contoh: 12:00 - 13:00]

Adapun jadwal kerja baru yang akan berlaku adalah sebagai berikut:
Hari Kerja: [Contoh: Senin - Sabtu]
Jam Kerja: [Contoh: 09:00 - 18:00]
Jam Istirahat: [Contoh: 13:00 - 14:00]
[Jika ada shift, tambahkan detail shift di sini]

Perubahan jadwal kerja ini akan mulai berlaku efektif pada tanggal [Tanggal Efektif Berlakunya Jadwal Baru].

Kami memahami bahwa perubahan ini mungkin membutuhkan adaptasi dari Bapak/Ibu/Saudara/i. Kami berharap perubahan ini dapat [Sebutkan harapan, contoh: meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja tim / memberikan pelayanan yang lebih baik kepada pelanggan]. Kami yakin Bapak/Ibu/Saudara/i dapat beradaptasi dengan baik terhadap perubahan ini.

Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu/Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap]
[Jabatan, contoh: Kepala Departemen HRD]

Tembusan:
1. Departemen HRD
2. File Karyawan (jika perorangan)
3. [Pihak Lain yang Terkait]

Penjelasan Contoh 1:
Contoh ini lumayan standar buat ngasih tahu karyawan tentang perubahan jadwal. Penting banget buat nyebutin alasan perubahannya biar karyawan ngerti konteksnya. Detail jadwal lama dan baru juga harus super jelas biar nggak ada kebingungan. Tanggal efektif berlakunya juga wajib dicantumin.

Contoh 2: Surat Permohonan Perubahan Jadwal Kerja dari Karyawan¶

Kadang, inisiatif perubahan jadwal justru datang dari karyawan. Karyawan perlu bikin surat permohonan resmi ke atasan atau HRD.

[Nama Karyawan]
[Nomor Induk Karyawan (NIK)]
[Jabatan]
[Departemen]
[Nomor Telepon]
[Alamat Email]

[Tanggal Surat Dibuat]

Kepada Yth.
[Nama Atasan Langsung atau Kepala Departemen HRD]
[Jabatan Atasan Langsung atau Kepala Departemen HRD]
[Nama Perusahaan]
Di Tempat

Hal: Permohonan Perubahan Jadwal Kerja

Dengan Hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Lengkap Anda]
NIK: [Nomor Induk Karyawan Anda]
Jabatan: [Jabatan Anda]
Departemen: [Departemen Anda]

Dengan surat ini, saya bermaksud mengajukan permohonan perubahan jadwal kerja saya.

Adapun jadwal kerja saya saat ini adalah:
Hari Kerja: [Contoh: Senin - Jumat]
Jam Kerja: [Contoh: 08:00 - 17:00]

Saya ingin mengajukan perubahan jadwal kerja menjadi:
Hari Kerja: [Contoh: Senin - Jumat]
Jam Kerja: [Contoh: 09:00 - 18:00]
[Atau format lain, misalnya: Masuk pukul 07:00 dan pulang pukul 16:00]

Alasan saya mengajukan permohonan perubahan jadwal kerja ini adalah [Jelaskan alasan Anda secara singkat dan jelas, contoh: untuk dapat mengantar dan menjemput anak saya dari sekolah yang jamnya bertabrakan dengan jam masuk/pulang kerja saat ini / saya sedang mengambil program studi lanjutan yang membutuhkan kehadiran di kelas pada jam tertentu / kondisi kesehatan yang mengharuskan saya memulai kerja lebih siang]. Saya lampirkan [Sebutkan lampiran jika ada, contoh: jadwal sekolah anak saya / jadwal kuliah / surat keterangan dokter] sebagai pendukung permohonan ini.

Saya yakin dengan perubahan jadwal ini, saya tetap dapat menjalankan tugas dan tanggung jawab saya dengan baik dan profesional. Saya bersedia mendiskusikan penyesuaian kerja yang mungkin dibutuhkan agar pekerjaan saya tidak terganggu.

Besar harapan saya Bapak/Ibu dapat mempertimbangkan dan mengabulkan permohonan perubahan jadwal kerja ini.

Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap]

Penjelasan Contoh 2:
Di sini, karyawan yang aktif ngajuin. Penting buat nyebutin alasan dengan jelas tapi tetap profesional. Nggak perlu terlalu detail soal urusan pribadi, tapi cukup beri gambaran kenapa perubahan itu penting buat kamu dan gimana kamu tetap bisa produktif dengan jadwal baru. Menyebutkan kesediaan buat diskusi penyesuaian kerja nunjukkin bahwa kamu kooperatif.

Contoh 3: Surat Pemberitahuan Perubahan Jadwal Kerja Sementara¶

Kadang, perubahan jadwal itu cuma sementara, misalnya karena ada proyek khusus, ada karyawan yang cuti panjang, atau event tertentu. Suratnya mirip sama yang umum, tapi perlu ditegaskan kalau ini sifatnya sementara.

[Kop Surat Perusahaan]

Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: -
Hal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal Kerja Sementara

Kepada Yth.
Bapak/Ibu/Sdr/i [Nama Karyawan atau Sebutan Jabatan/Departemen]
Di Tempat

Dengan Hormat,

Dalam rangka [Sebutkan Alasan Perubahan Sementara, contoh: pelaksanaan proyek XYZ yang membutuhkan penyesuaian jam kerja / menggantikan Saudara/i [Nama Karyawan Cuti] yang sedang cuti panjang], maka kami memberitahukan adanya perubahan jadwal kerja yang berlaku untuk [Sebutkan siapa yang terkena perubahan] secara sementara.

Jadwal kerja yang berlaku saat ini adalah:
Hari Kerja: [Contoh: Senin - Jumat]
Jam Kerja: [Contoh: 08:00 - 17:00]

Adapun jadwal kerja sementara yang akan berlaku adalah sebagai berikut:
Hari Kerja: [Contoh: Senin - Sabtu]
Jam Kerja: [Contoh: 09:00 - 18:00]
[Detail lain jika perlu, misalnya shift khusus]

Perubahan jadwal kerja sementara ini akan mulai berlaku efektif pada tanggal [Tanggal Mulai Efektif] sampai dengan tanggal [Tanggal Berakhir Efektif]. Setelah tanggal tersebut, jadwal kerja akan kembali ke jadwal semula (08:00 - 17:00, Senin - Jumat).

Kami memohon pengertian dan kerja sama Bapak/Ibu/Saudara/i selama periode perubahan jadwal kerja sementara ini. Kami berharap penyesuaian ini dapat [Sebutkan harapan terkait tujuan perubahan sementara, contoh: memastikan kelancaran proyek XYZ / menjaga kualitas pelayanan selama periode cuti].

Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu/Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap]
[Jabatan]

Tembusan:
1. Departemen HRD
2. [Pihak Lain yang Terkait]

Penjelasan Contoh 3:
Kunci di contoh ini adalah kata “Sementara” dan penegasan periode berlakunya. Harus jelas kapan jadwal baru itu dimulai dan kapan akan kembali ke jadwal semula. Ini penting biar karyawan nggak salah paham dan tahu sampai kapan penyesuaian ini berlaku.

Aspek Penting Lain yang Harus Diperhatikan¶

Selain struktur dan isi surat, ada beberapa aspek lain terkait perubahan jadwal kerja yang nggak kalah penting buat kamu tahu, apalagi kalau kamu di posisi HR atau manajemen.

Kepatuhan terhadap Undang-Undang¶

Di Indonesia, aturan soal jam kerja diatur dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan yang kemudian diubah sebagian di Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2020 tentang Cipta Kerja (UU Cipta Kerja). Penting banget buat memastikan perubahan jadwal yang kamu buat itu nggak melanggar aturan ini.

Jam Kerja Maksimal: Secara umum, ada dua pilihan jam kerja: 7 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 6 hari kerja dalam seminggu, atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja dalam seminggu. Perubahan jadwal nggak boleh ngalahin batas maksimal ini (kecuali ada aturan khusus tentang lembur dan kompensasinya).
Waktu Istirahat: Karyawan wajib diberi waktu istirahat antara jam kerja. UU mengatur minimal 30 menit setelah bekerja 4 jam terus-menerus.
Hari Istirahat Mingguan: Karyawan berhak atas istirahat mingguan minimal 1 hari untuk 6 hari kerja, atau 2 hari untuk 5 hari kerja.
Lembur: Kalau perubahan jadwal mengakibatkan karyawan bekerja melebihi jam kerja harian atau mingguan yang diatur UU atau perjanjian kerja/peraturan perusahaan, maka itu masuk kategori lembur dan harus ada kompensasinya sesuai aturan.

Jadi, sebelum mutusin atau nyetujuin perubahan jadwal, pastikan udah sesuai sama aturan yang berlaku ya!

Komunikasi dan Persetujuan Karyawan¶

Meskipun perusahaan berhak ngatur operasionalnya, termasuk jadwal kerja, perubahan yang signifikan sebaiknya dikomunikasikan dengan baik.

Sosialisasi: Jelaskan alasannya, dampaknya, dan kapan efektif berlakunya. Kasih waktu yang cukup buat karyawan beradaptasi (jangan dadakan!).
Diskusi: Untuk perubahan yang diajukan karyawan, proses diskusi itu penting. Nggak semua permohonan bisa dikabulkan, tapi perusahaan perlu menjelaskan alasannya dengan baik kalau menolak. Untuk perubahan dari perusahaan, memberi ruang diskusi buat karyawan menyampaikan kekhawatiran mereka bisa mengurangi resistensi.
Persetujuan (Jika Diperlukan): Untuk perubahan yang sifatnya sangat personal atau signifikan dampaknya buat karyawan (misalnya dari jam normal ke shift malam permanen), idealnya sih ada persetujuan tertulis dari karyawan yang bersangkutan. Ini buat ngindarin konflik di kemudian hari. Perjanjian Kerja Bersama (PKB) atau Peraturan Perusahaan (PP) biasanya mengatur prosedur perubahan jadwal.

Dampak Perubahan Jadwal Kerja¶

Perubahan jadwal tuh nggak cuma soal jam masuk dan pulang, tapi bisa ngaruh ke banyak hal lain, lho:

Work-Life Balance: Jadwal kerja yang baru bisa bikin karyawan lebih gampang atau malah lebih susah ngatur waktu buat urusan pribadi dan keluarga.
Kesehatan: Perubahan shift, terutama shift malam, bisa berdampak ke pola tidur dan kesehatan karyawan.
Transportasi: Jam kerja yang beda bisa bikin cara karyawan berangkat atau pulang kerja juga ikut berubah.
Kompensasi dan Benefit: Perubahan jadwal bisa ngaruh ke perhitungan lembur, tunjangan shift, atau bahkan benefit lain yang terkait jam kerja. Pastiin ini semua diatur dengan jelas.

Tabel Perbandingan Jadwal (Opsional)¶

Untuk bikin perubahan jadwal lebih mudah dipahami, terutama kalau perubahannya kompleks atau melibatkan banyak shift, kamu bisa tambahin tabel perbandingan di surat atau lampirannya.

Detail	Jadwal Lama	Jadwal Baru
Hari Kerja	Senin - Jumat	Senin - Sabtu
Jam Kerja	08:00 - 17:00	09:00 - 18:00
Jam Istirahat	12:00 - 13:00	13:00 - 14:00
Jumlah Jam/Hari	8 jam	8 jam
Jumlah Jam/Minggu	40 jam	48 jam
Berlaku Efektif	-	[Tanggal Efektif]

Tabel kayak gini bikin informasinya lebih ringkas dan gampang dibaca.

Proses Pengajuan/Pemberitahuan Perubahan Jadwal Kerja (Mermaid Diagram)¶

Biar makin jelas gimana prosesnya, terutama kalau ada karyawan yang mengajukan, ini dia alur sederhananya:

mermaid graph TD A[Karyawan Mengajukan Permohonan] --> B{Atasan Langsung Menerima Permohonan}; B --> C{Review & Evaluasi Permohonan}; C --> D{Libatkan HRD?}; D -- Ya --> E[HRD Memeriksa Aturan & Dampak]; D -- Tidak --> C; %% Simplified, maybe directly to Decision E --> F{Keputusan (Disetujui/Ditolak)}; F -- Disetujui --> G[Perusahaan Menerbitkan Surat Persetujuan]; F -- Ditolak --> H[Perusahaan Memberikan Penjelasan Penolakan]; G --> I[Informasi Jadwal Baru Disosialisasikan]; H --> J[Karyawan Menerima Keputusan]; I --> J;

Diagram ini nunjukkin kalau prosesnya nggak cuma dari satu pihak, tapi melibatkan beberapa tahapan dan pihak terkait.

Tips Membuat Surat Perubahan Jadwal Kerja yang Baik¶

Terakhir, ini dia beberapa tips biar surat perubahan jadwal kerja kamu (atau dari perusahaan) jadi efektif:

Jelas dan Lugas: Hindari bahasa yang bertele-tele. Langsung sampaikan intinya: ada perubahan jadwal, gimana jadwalnya, dan mulai kapan.
Sebutkan Alasan: Ini krusial buat transparansi dan pengertian. Alasan yang jelas bikin karyawan lebih mudah nerima perubahan.
Berikan Detail Lengkap: Jangan cuma nyebutin “ada perubahan jam kerja”. Sebutin jam masuk, jam pulang, hari kerja, jam istirahat, dan shift (kalau ada) dengan spesifik.
Sertakan Tanggal Efektif: Kapan jadwal baru itu mulai berlaku? Jangan sampai ada miskomunikasi soal ini. Kasih waktu yang cukup antara tanggal surat dibuat dan tanggal efektif berlakunya perubahan.
Jaga Nada Tetap Profesional: Meskipun gaya artikel ini casual, suratnya sendiri tetap harus formal dan profesional ya. Gunakan bahasa yang sopan dan baku.
Arsip dengan Baik: Simpan salinan surat ini di arsip perusahaan dan/atau file karyawan. Ini penting sebagai bukti dokumentasi kalau ada masalah di kemudian hari.
Siap untuk Diskusi: Perubahan jadwal bisa menimbulkan pertanyaan atau kekhawatiran dari karyawan. Siapkan diri atau tunjuk perwakilan (biasanya HRD atau manajer langsung) buat menjawab pertanyaan mereka.

Membuat surat perubahan jadwal kerja memang kelihatan sederhana, tapi detail dan ketepatan informasinya tuh penting banget. Surat ini jadi jembatan komunikasi resmi antara perusahaan dan karyawan terkait salah satu aspek terpenting dalam hubungan kerja: waktu dan jam kerja. Dengan surat yang jelas dan sesuai aturan, proses perubahan jadwal bisa berjalan lebih mulus dan minim konflik.

Nah, itu dia panduan lengkap soal contoh surat perubahan jadwal kerja dan aspek-aspek lain yang perlu kamu perhatikan. Semoga bermanfaat buat kamu yang lagi butuh info ini, ya!

Gimana pengalaman kamu soal perubahan jadwal kerja di kantor? Pernah dapet surat perubahan atau malah pernah ngajuin sendiri? Yuk, share cerita atau pertanyaan kamu di kolom komentar di bawah!

Contoh Surat 2025