Surat Permohonan In English: Panduan Lengkap + Contoh & Template Keren!

Table of Contents

Surat permohonan dalam bahasa Inggris, atau yang sering disebut letter of application atau letter of request, adalah dokumen penting dalam berbagai situasi formal. Baik untuk melamar pekerjaan, mengajukan beasiswa, meminta izin, atau keperluan administratif lainnya, kemampuan menulis surat permohonan yang efektif dalam bahasa Inggris adalah keterampilan yang sangat berharga. Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang cara membuat surat permohonan dalam bahasa Inggris yang baik dan benar.

Apa Itu Surat Permohonan (Letter of Application/Request)?¶

Image just for illustration

Secara sederhana, surat permohonan adalah surat formal yang ditulis untuk meminta sesuatu. “Sesuatu” ini bisa bermacam-macam, mulai dari kesempatan kerja, pendanaan, izin menggunakan fasilitas, informasi, atau tindakan tertentu dari pihak penerima surat. Dalam bahasa Inggris, istilah yang paling umum digunakan adalah letter of application atau letter of request. Meskipun keduanya sering digunakan secara bergantian, ada sedikit perbedaan nuansa di antara keduanya.

• Letter of application biasanya lebih sering digunakan untuk melamar sesuatu yang kompetitif atau yang memerlukan proses seleksi, seperti pekerjaan, beasiswa, atau program studi. Surat ini seringkali disertai dengan dokumen pendukung lainnya seperti resume atau CV.
• Letter of request lebih umum digunakan untuk meminta sesuatu yang mungkin lebih langsung atau administratif, seperti meminta informasi, izin, atau layanan. Contohnya, meminta izin menggunakan ruang rapat, meminta informasi produk, atau meminta perubahan jadwal.

Meskipun ada perbedaan nuansa, prinsip dasar dan format penulisan keduanya sangat mirip. Keduanya menekankan pada kejelasan, kesantunan, dan profesionalisme. Tujuan utama dari kedua jenis surat ini adalah untuk menyampaikan maksud permohonan secara efektif dan meyakinkan pihak penerima untuk mengabulkan permintaan tersebut.

Mengapa Surat Permohonan Penting?¶

Image just for illustration

Surat permohonan memiliki peran yang sangat penting dalam komunikasi formal, terutama dalam konteks profesional dan akademik. Berikut adalah beberapa alasan mengapa surat permohonan sangat penting:

1. Mencerminkan Profesionalisme: Surat permohonan yang ditulis dengan baik menunjukkan bahwa Anda adalah individu yang profesional dan serius. Format yang rapi, bahasa yang sopan, dan isi yang jelas akan memberikan kesan positif kepada penerima surat. Ini sangat penting terutama dalam melamar pekerjaan atau beasiswa, di mana kesan pertama sangat menentukan.
2. Menyampaikan Maksud dengan Jelas: Surat permohonan memungkinkan Anda untuk menyampaikan maksud dan tujuan Anda secara tertulis dan terstruktur. Dengan format surat yang standar, penerima dapat dengan mudah memahami apa yang Anda inginkan dan mengapa Anda mengajukan permohonan tersebut. Ini mengurangi risiko kesalahpahaman dan memastikan bahwa pesan Anda tersampaikan dengan efektif.
3. Dokumentasi Resmi: Surat permohonan berfungsi sebagai dokumentasi resmi dari permintaan Anda. Ini penting untuk keperluan arsip dan referensi di masa mendatang. Jika terjadi masalah atau pertanyaan di kemudian hari, surat permohonan dapat digunakan sebagai bukti tertulis dari permohonan yang telah diajukan.
4. Meningkatkan Peluang Dikabulkan: Surat permohonan yang persuasif dan ditulis dengan baik dapat meningkatkan peluang permohonan Anda untuk dikabulkan. Dengan menjelaskan alasan permohonan secara logis dan meyakinkan, serta menunjukkan bahwa Anda memenuhi kriteria yang dibutuhkan, Anda dapat mempengaruhi keputusan pihak penerima.
5. Menunjukkan Kemampuan Komunikasi Tertulis: Dalam banyak situasi, terutama dalam dunia kerja, kemampuan komunikasi tertulis yang baik sangat dihargai. Surat permohonan adalah salah satu cara untuk menunjukkan kemampuan Anda dalam menulis surat formal dan berkomunikasi secara efektif melalui tulisan. Ini adalah keterampilan penting yang dapat membuka banyak peluang.

Singkatnya, surat permohonan bukan hanya sekadar formalitas, tetapi merupakan alat komunikasi yang efektif untuk mencapai tujuan Anda. Dengan memahami pentingnya surat permohonan, Anda akan lebih termotivasi untuk menulisnya dengan sebaik mungkin.

Struktur Surat Permohonan yang Baik dan Benar¶

Image just for illustration

Sebuah surat permohonan yang efektif harus memiliki struktur yang jelas dan terorganisir. Struktur yang baik akan memudahkan penerima surat untuk memahami isi dan maksud permohonan Anda. Berikut adalah struktur umum surat permohonan dalam bahasa Inggris:

1. Kop Surat (Header)¶

Kop surat terletak di bagian paling atas surat dan berisi informasi penting tentang pengirim. Kop surat biasanya mencakup:

• Nama Lengkap Anda: Tulis nama lengkap Anda dengan jelas.
• Alamat Lengkap Anda: Sertakan alamat lengkap tempat tinggal Anda.
• Nomor Telepon: Cantumkan nomor telepon yang aktif dan mudah dihubungi.
• Alamat Email: Sertakan alamat email profesional Anda.
• Tanggal Penulisan Surat: Tulis tanggal surat dibuat. Format tanggal yang umum digunakan adalah Day Month Year (e.g., 26 October 2023).

Contoh Kop Surat:

John Doe
123 Main Street
Jakarta, 12345
Indonesia
Phone: +62 812 3456 7890
Email: john.doe@email.com

October 26, 2023

2. Alamat Penerima Surat (Inside Address)¶

Bagian ini berisi informasi tentang pihak yang dituju. Informasi ini biasanya mencakup:

• Nama Penerima: Jika Anda mengetahui nama penerima, tulis nama lengkapnya. Jika tidak, gunakan jabatan atau departemen yang dituju.
• Jabatan Penerima (jika ada): Jika Anda mengetahui jabatan penerima, sertakan jabatannya.
• Nama Organisasi/Perusahaan: Tulis nama organisasi atau perusahaan tempat penerima bekerja.
• Alamat Organisasi/Perusahaan: Sertakan alamat lengkap organisasi atau perusahaan.

Contoh Alamat Penerima Surat:

Mr. Robert Smith
Hiring Manager
ABC Company
456 Business Avenue
Jakarta, 54321
Indonesia

3. Salam Pembuka (Salutation)¶

Salam pembuka adalah ucapan hormat di awal surat. Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat formal bahasa Inggris adalah:

• Dear Mr./Ms./Dr. [Nama Belakang Penerima]: Gunakan ini jika Anda mengetahui nama penerima. Pastikan untuk menggunakan gelar yang tepat (Mr. untuk laki-laki, Ms. untuk perempuan, Dr. untuk doktor).
• Dear Sir/Madam: Gunakan ini jika Anda tidak mengetahui nama penerima, tetapi mengetahui jenis kelamin penerima (Sir untuk laki-laki, Madam untuk perempuan). Namun, sebaiknya hindari ini jika memungkinkan dan coba cari tahu nama penerima.
• Dear Sir or Madam: Gunakan ini jika Anda tidak mengetahui nama atau jenis kelamin penerima. Ini adalah pilihan yang lebih umum jika Anda benar-benar tidak bisa mendapatkan informasi nama penerima.
• To Whom It May Concern: Ini adalah pilihan terakhir jika Anda tidak mengetahui nama, jenis kelamin, atau jabatan penerima. Sebaiknya hindari penggunaan ini jika memungkinkan karena terkesan kurang personal.

Contoh Salam Pembuka:

• Dear Mr. Smith,
• Dear Ms. Johnson,
• Dear Sir or Madam,

4. Paragraf Pembuka (Opening Paragraph)¶

Paragraf pembuka berfungsi untuk memperkenalkan diri dan menyatakan tujuan surat secara singkat dan jelas. Dalam paragraf ini, Anda perlu menyebutkan:

• Tujuan Surat: Nyatakan dengan jelas apa yang Anda mohonkan atau minta. Misalnya, “I am writing to apply for the Marketing Manager position…” atau “I am writing to request permission to use the conference room…”.
• Sumber Informasi (jika relevan): Jika Anda mengetahui tentang kesempatan atau informasi dari sumber tertentu (misalnya, iklan lowongan kerja di website, rekomendasi dari teman), sebutkan sumber tersebut.
• Pengenalan Singkat Diri (opsional): Anda bisa memberikan pengenalan singkat tentang diri Anda, terutama jika relevan dengan permohonan Anda.

Contoh Paragraf Pembuka:

• “I am writing to express my interest in the Marketing Manager position advertised on your company website on October 20, 2023. I have been working in the marketing field for five years and believe my skills and experience align well with the requirements of this role.”
• “I am writing to request permission to use the conference room on the 5^th floor of your building for a workshop on November 15, 2023, from 9:00 AM to 5:00 PM. Our organization, [Nama Organisasi Anda], is planning to host a workshop for approximately 20 participants.”

5. Paragraf Isi (Body Paragraphs)¶

Paragraf isi adalah bagian utama surat yang menjelaskan secara detail permohonan Anda. Dalam bagian ini, Anda perlu:

• Menjelaskan Alasan Permohonan: Jelaskan mengapa Anda mengajukan permohonan tersebut. Berikan alasan yang logis, relevan, dan meyakinkan. Misalnya, jika Anda melamar pekerjaan, jelaskan mengapa Anda tertarik dengan posisi tersebut dan mengapa Anda memenuhi kualifikasi yang dibutuhkan. Jika Anda meminta izin, jelaskan mengapa Anda membutuhkan izin tersebut dan bagaimana penggunaannya akan bermanfaat.
• Menyertakan Bukti atau Dukungan (jika relevan): Jika memungkinkan, sertakan bukti atau dukungan untuk memperkuat permohonan Anda. Misalnya, jika Anda melamar beasiswa, sebutkan prestasi akademik atau pengalaman organisasi Anda. Jika Anda meminta dana, sertakan proposal proyek atau rencana anggaran.
• Menjawab Persyaratan (jika relevan): Jika ada persyaratan khusus yang disebutkan dalam informasi permohonan (misalnya, persyaratan kualifikasi untuk pekerjaan, persyaratan dokumen untuk beasiswa), pastikan Anda menjawab atau memenuhi semua persyaratan tersebut dalam paragraf isi.

Contoh Paragraf Isi (untuk lamaran pekerjaan):

“In my previous role as a Marketing Specialist at XYZ Company, I was responsible for developing and implementing marketing campaigns that resulted in a 20% increase in sales within one year. I have a strong understanding of digital marketing strategies, including SEO, SEM, and social media marketing. Furthermore, I possess excellent communication and teamwork skills, which I believe are essential for collaborating effectively with your marketing team. My resume, attached for your review, provides further detail on my qualifications and accomplishments.”

Contoh Paragraf Isi (untuk permintaan izin):

“The workshop we are planning to host is aimed at providing training to young entrepreneurs in Jakarta on digital marketing skills. We believe that your conference room, with its capacity and facilities, is ideal for our workshop. We anticipate approximately 20 participants and require a room equipped with a projector, whiteboard, and internet access. We are happy to comply with any regulations or guidelines you may have for using your facilities.”

6. Paragraf Penutup (Closing Paragraph)¶

Paragraf penutup berfungsi untuk mengakhiri surat dengan sopan dan menyatakan harapan atau tindakan selanjutnya. Dalam paragraf ini, Anda bisa:

• Menyatakan Harapan: Nyatakan harapan Anda agar permohonan Anda dikabulkan. Misalnya, “I hope my application will be considered favorably” atau “I would be grateful if you would grant my request.”
• Menyatakan Ketersediaan untuk Tindak Lanjut: Tunjukkan bahwa Anda bersedia untuk memberikan informasi lebih lanjut atau menghadiri wawancara (jika relevan). Misalnya, “I am available for an interview at your earliest convenience” atau “Please let me know if you require any further information.”
• Mengucapkan Terima Kasih: Ucapkan terima kasih kepada penerima surat atas waktu dan pertimbangannya. Misalnya, “Thank you for your time and consideration.”

Contoh Paragraf Penutup:

• “I am confident that my skills and experience make me a strong candidate for this position and I am eager to learn more about this opportunity. Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you soon.”
• “Thank you for considering my request. I hope that you will be able to grant us permission to use your conference room. Please let me know if you have any questions or require further details. We appreciate your support.”

7. Salam Penutup (Complimentary Closing)¶

Salam penutup adalah ucapan hormat di akhir surat. Salam penutup yang umum digunakan dalam surat formal bahasa Inggris adalah:

• Sincerely: Ini adalah salam penutup yang paling umum dan aman untuk digunakan dalam berbagai situasi formal.
• Yours sincerely: Ini juga merupakan pilihan yang formal dan sopan, mirip dengan “Sincerely.”
• Respectfully: Gunakan ini jika Anda ingin menunjukkan rasa hormat yang lebih dalam kepada penerima surat, terutama jika penerima memiliki posisi yang lebih tinggi atau otoritas.
• Yours respectfully: Mirip dengan “Respectfully,” menunjukkan rasa hormat yang tinggi.
• Best regards, / Kind regards, / Regards: Ini adalah pilihan yang sedikit lebih kasual namun tetap profesional. Cocok untuk situasi di mana Anda sudah memiliki hubungan yang sedikit lebih akrab dengan penerima surat, atau jika konteksnya sedikit lebih santai.

Contoh Salam Penutup:

• Sincerely,
• Yours sincerely,
• Respectfully,

8. Tanda Tangan (Signature)¶

Setelah salam penutup, berikan ruang untuk tanda tangan Anda. Tanda tangan biasanya ditulis tangan (jika surat dikirim dalam bentuk fisik) atau berupa tanda tangan digital (jika surat dikirim melalui email). Di bawah tanda tangan, ketikkan nama lengkap Anda.

Contoh Bagian Tanda Tangan:

Sincerely,


[Tanda Tangan Anda]

John Doe

Tips Menulis Surat Permohonan yang Efektif¶

Image just for illustration

Menulis surat permohonan yang efektif membutuhkan perhatian terhadap detail dan pemahaman tentang tujuan surat. Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda menulis surat permohonan yang kuat dan persuasif:

1. Ketahui Tujuan Anda: Sebelum mulai menulis, pastikan Anda memahami dengan jelas apa yang ingin Anda capai dengan surat permohonan Anda. Apa permintaan spesifik Anda? Apa hasil yang Anda harapkan? Memahami tujuan Anda akan membantu Anda fokus dalam menulis dan memastikan pesan Anda jelas.
2. Riset Penerima Surat: Usahakan untuk mencari tahu informasi sebanyak mungkin tentang penerima surat dan organisasi/perusahaan yang mereka wakili. Mengetahui nama penerima, jabatan, dan latar belakang organisasi akan membantu Anda menyesuaikan surat Anda agar lebih relevan dan personal. Ini juga menunjukkan bahwa Anda serius dan telah melakukan riset.
3. Gunakan Bahasa yang Formal dan Profesional: Surat permohonan adalah dokumen formal, jadi gunakan bahasa yang sopan, profesional, dan bebas dari slang atau bahasa gaul. Hindari penggunaan singkatan yang tidak umum dan pastikan tata bahasa dan ejaan Anda benar.
4. Tulis dengan Jelas dan Ringkas: Sampaikan pesan Anda secara langsung dan hindari bertele-tele. Gunakan kalimat yang jelas dan mudah dipahami. Fokus pada informasi yang relevan dan hindari detail yang tidak perlu. Penerima surat biasanya sibuk, jadi surat yang ringkas dan to the point akan lebih dihargai.
5. Tonjolkan Manfaat untuk Penerima (jika relevan): Dalam beberapa jenis surat permohonan, terutama surat permintaan, coba tonjolkan manfaat yang akan diterima oleh penerima jika mereka mengabulkan permohonan Anda. Misalnya, jika Anda meminta sponsor, jelaskan bagaimana sponsor tersebut akan mendapatkan publisitas atau citra positif.
6. Periksa Ulang dan Koreksi: Setelah selesai menulis surat, periksa ulang dengan cermat untuk memastikan tidak ada kesalahan tata bahasa, ejaan, atau format. Mintalah teman atau kolega untuk membaca surat Anda dan memberikan umpan balik. Kesalahan kecil dapat mengurangi kesan profesional surat Anda.
7. Sesuaikan dengan Jenis Permohonan: Struktur umum surat permohonan yang telah dijelaskan di atas adalah panduan dasar. Namun, Anda perlu menyesuaikan isi dan penekanan surat Anda sesuai dengan jenis permohonan yang Anda ajukan. Misalnya, surat lamaran pekerjaan akan berbeda penekanannya dengan surat permintaan izin.
8. Lampirkan Dokumen Pendukung (jika diperlukan): Jika ada dokumen pendukung yang relevan dengan permohonan Anda (misalnya, resume, proposal, sertifikat), pastikan untuk melampirkannya dan menyebutkannya dalam surat. Pastikan dokumen pendukung tersebut juga rapi dan profesional.
9. Kirim Tepat Waktu: Jika ada batas waktu pengiriman surat permohonan, pastikan Anda mengirimkannya tepat waktu atau bahkan lebih awal. Mengirim surat terlambat dapat mengurangi peluang permohonan Anda untuk dipertimbangkan.
10. Simpan Salinan Surat: Selalu simpan salinan surat permohonan Anda untuk arsip pribadi. Ini akan berguna jika Anda perlu merujuk kembali ke surat tersebut di kemudian hari.

Contoh Singkat Surat Permohonan (Letter of Request)¶

Berikut adalah contoh singkat surat permohonan untuk meminta informasi produk:

[Kop Surat Anda]

[Tanggal]

[Alamat Penerima Surat]

Dear Sir/Madam,

I am writing to request more information about your company's new line of eco-friendly cleaning products.  I am particularly interested in learning more about the ingredients, certifications, and availability of your all-purpose cleaner and dish soap.

Our organization, [Nama Organisasi Anda], is committed to using sustainable and environmentally friendly products in our daily operations. We believe your eco-friendly cleaning products may be a good fit for our needs.

Could you please send me a product catalog and price list?  I would also appreciate it if you could provide information on bulk purchasing options and shipping costs to [Alamat Anda].

Thank you for your time and assistance. I look forward to hearing from you soon.

Sincerely,


[Tanda Tangan Anda]

[Nama Lengkap Anda]

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari dalam Surat Permohonan¶

Image just for illustration

Meskipun mengikuti panduan dan tips di atas akan sangat membantu, ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan dalam surat permohonan. Menghindari kesalahan-kesalahan ini akan meningkatkan kualitas surat Anda dan peluang permohonan Anda untuk dikabulkan. Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang harus dihindari:

1. Kesalahan Tata Bahasa dan Ejaan: Kesalahan tata bahasa dan ejaan adalah kesalahan paling mendasar yang dapat merusak kesan profesional surat Anda. Selalu periksa ulang surat Anda dengan teliti atau gunakan alat pemeriksa ejaan dan tata bahasa.
2. Bahasa yang Terlalu Kasual atau Tidak Sopan: Surat permohonan adalah dokumen formal, jadi hindari penggunaan bahasa yang terlalu kasual, slang, atau tidak sopan. Gunakan bahasa yang hormat dan profesional sepanjang surat.
3. Informasi yang Tidak Jelas atau Tidak Lengkap: Pastikan informasi yang Anda sampaikan dalam surat jelas, ringkas, dan lengkap. Jangan membuat penerima surat bingung atau harus menebak-nebak maksud Anda. Berikan semua informasi yang diperlukan untuk mendukung permohonan Anda.
4. Format yang Tidak Rapi atau Tidak Standar: Gunakan format surat formal yang standar dan pastikan surat Anda terlihat rapi dan terorganisir. Format yang buruk dapat membuat surat Anda terlihat tidak profesional dan sulit dibaca.
5. Tidak Menyesuaikan Surat: Mengirimkan surat permohonan yang generik dan tidak disesuaikan dengan penerima atau konteks permohonan menunjukkan kurangnya perhatian dan usaha. Sesuaikan surat Anda agar relevan dengan penerima dan tujuan permohonan Anda.
6. Terlalu Panjang atau Bertele-tele: Surat permohonan yang terlalu panjang dan bertele-tele dapat membuat penerima surat bosan dan kehilangan fokus. Tulis surat Anda secara ringkas dan to the point, fokus pada informasi yang paling penting.
7. Tidak Memenuhi Persyaratan: Jika ada persyaratan khusus yang disebutkan dalam informasi permohonan, pastikan Anda memenuhi semua persyaratan tersebut dan menunjukkannya dalam surat Anda. Tidak memenuhi persyaratan dapat menjadi alasan langsung permohonan Anda ditolak.
8. Nada yang Terlalu Menuntut atau Agresif: Surat permohonan sebaiknya ditulis dengan nada yang sopan dan persuasif, bukan menuntut atau agresif. Hindari bahasa yang memaksa atau mengancam.
9. Menggunakan Salam Pembuka atau Penutup yang Tidak Tepat: Pastikan Anda menggunakan salam pembuka dan penutup yang sesuai dengan tingkat formalitas dan hubungan Anda dengan penerima surat. Kesalahan dalam salam pembuka atau penutup dapat menunjukkan kurangnya profesionalisme.
10. Tidak Melampirkan Dokumen Pendukung yang Diperlukan: Jika ada dokumen pendukung yang diperlukan, pastikan Anda melampirkannya dan menyebutkannya dalam surat. Tidak melampirkan dokumen yang diperlukan dapat membuat permohonan Anda tidak lengkap dan tidak dipertimbangkan.

Dengan memahami struktur, tips, dan kesalahan umum yang harus dihindari, Anda akan lebih siap untuk menulis surat permohonan dalam bahasa Inggris yang efektif dan profesional. Ingatlah bahwa surat permohonan adalah representasi diri Anda secara tertulis, jadi usahakan untuk membuatnya sebaik mungkin.

Bagaimana? Apakah panduan ini cukup membantu kamu dalam membuat surat permohonan dalam bahasa Inggris? Jangan ragu untuk berbagi pengalaman atau pertanyaanmu di kolom komentar di bawah ini!