Panduan Lengkap Surat Keterangan Pengambilan Barang: Contoh & Cara Buat!

Table of Contents

Surat keterangan pengambilan barang, atau sering disebut juga surat kuasa pengambilan barang, adalah dokumen penting yang memberikan wewenang kepada seseorang untuk mengambil barang atas nama orang lain atau perusahaan. Dokumen ini sangat berguna dalam berbagai situasi, terutama ketika pemilik barang tidak dapat mengambilnya secara langsung. Mari kita bahas lebih dalam mengenai surat keterangan pengambilan barang, mulai dari definisi, fungsi, hingga cara membuatnya.

Apa Itu Surat Keterangan Pengambilan Barang?¶

Surat keterangan pengambilan barang adalah sebuah surat resmi yang menyatakan bahwa seseorang (penerima kuasa) diberi izin untuk mengambil barang tertentu atas nama orang lain atau badan hukum (pemberi kuasa). Surat ini berfungsi sebagai bukti tertulis yang sah dan mengikat, sehingga proses pengambilan barang dapat berjalan lancar dan terhindar dari masalah di kemudian hari. Tanpa surat ini, pihak yang menyimpan atau bertanggung jawab atas barang tersebut mungkin akan ragu atau bahkan menolak untuk menyerahkan barang kepada orang yang bukan pemiliknya langsung.

Image just for illustration

Surat ini biasanya berisi informasi detail mengenai pemberi dan penerima kuasa, deskripsi barang yang akan diambil, serta jangka waktu berlakunya surat kuasa tersebut. Kejelasan informasi dalam surat keterangan pengambilan barang sangat penting untuk menghindari kesalahpahaman dan memastikan barang yang diambil sesuai dengan yang dimaksud. Dokumen ini sering digunakan dalam konteks bisnis, logistik, atau bahkan urusan pribadi yang melibatkan pengambilan barang di lokasi tertentu.

Kapan Surat Keterangan Pengambilan Barang Dibutuhkan?¶

Ada berbagai situasi di mana surat keterangan pengambilan barang menjadi sangat penting dan diperlukan. Berikut beberapa contoh umum:

1. Pengambilan Barang Belanja Online¶

Di era belanja online yang semakin maju, seringkali kita membeli barang yang dikirim ke alamat rumah atau kantor. Namun, terkadang kita tidak dapat berada di lokasi saat barang tersebut tiba. Dalam situasi ini, surat keterangan pengambilan barang sangat membantu. Kita bisa memberikan surat kuasa kepada anggota keluarga, teman, atau staf kantor untuk mengambil paket kiriman atas nama kita. Hal ini memastikan paket tidak kembali ke pengirim dan tetap aman sampai kita bisa menerimanya.

2. Pengambilan Barang di Gudang atau Jasa Pengiriman¶

Perusahaan atau individu yang sering melakukan pengiriman barang dalam jumlah besar tentu akan familiar dengan proses pengambilan barang di gudang atau kantor jasa pengiriman. Ketika staf yang berwenang tidak dapat mengambil barang secara langsung, surat keterangan pengambilan barang menjadi solusi praktis. Surat ini memungkinkan staf lain atau pihak ketiga yang ditunjuk untuk mengambil barang atas nama perusahaan. Proses ini menjadi lebih efisien dan tidak menghambat operasional bisnis.

Image just for illustration

3. Pengambilan Dokumen Penting atau Paket Pribadi¶

Selain barang fisik, surat keterangan pengambilan barang juga dapat digunakan untuk mengambil dokumen penting atau paket pribadi. Misalnya, seseorang mungkin perlu mengambil dokumen dari kantor pos atau lembaga pemerintah, namun karena kesibukan atau alasan lain tidak dapat melakukannya sendiri. Dengan surat kuasa, mereka dapat menunjuk orang lain yang dipercaya untuk mengambil dokumen tersebut. Ini sangat berguna dalam situasi yang membutuhkan kecepatan dan efisiensi.

4. Pengambilan Kendaraan atau Barang Titipan¶

Dalam beberapa kasus, surat keterangan pengambilan barang juga diperlukan untuk mengambil kendaraan atau barang titipan. Misalnya, ketika seseorang menitipkan kendaraan di bengkel atau penitipan barang, dan tidak bisa mengambilnya sendiri. Surat kuasa akan memberikan wewenang kepada orang lain untuk mengambil kendaraan atau barang titipan tersebut. Ini memastikan proses pengambilan berjalan lancar dan sesuai prosedur.

5. Pengambilan Hadiah atau Barang Pemenang Lomba¶

Situasi lain yang mungkin memerlukan surat keterangan pengambilan barang adalah ketika seseorang memenangkan hadiah atau barang dari suatu lomba atau undian. Jika pemenang tidak bisa mengambil hadiah secara langsung, mereka dapat memberikan surat kuasa kepada perwakilan untuk mengambil hadiah tersebut atas nama mereka. Surat ini menjadi bukti sah bahwa perwakilan tersebut memiliki hak untuk mengambil hadiah.

Informasi Penting yang Harus Ada dalam Surat Keterangan Pengambilan Barang¶

Agar surat keterangan pengambilan barang dianggap sah dan efektif, ada beberapa informasi penting yang wajib dicantumkan. Informasi ini memastikan kejelasan dan menghindari potensi masalah di kemudian hari. Berikut adalah elemen-elemen penting tersebut:

1. Identitas Pemberi Kuasa¶

Informasi lengkap mengenai pemberi kuasa sangat krusial. Ini meliputi:

• Nama Lengkap: Nama jelas dan lengkap pemberi kuasa sesuai dengan identitas resmi (KTP/SIM/Paspor).
• Alamat Lengkap: Alamat tempat tinggal atau alamat perusahaan pemberi kuasa.
• Nomor Identitas: Nomor KTP, SIM, Paspor, atau nomor identitas perusahaan (NPWP/SIUP).
• Nomor Telepon: Nomor telepon yang dapat dihubungi untuk verifikasi.

Informasi ini memastikan bahwa identitas pemberi kuasa jelas dan dapat diverifikasi jika diperlukan. Keakuratan data pemberi kuasa sangat penting untuk keabsahan surat keterangan.

2. Identitas Penerima Kuasa¶

Sama pentingnya dengan identitas pemberi kuasa, informasi lengkap penerima kuasa juga harus dicantumkan. Ini meliputi:

• Nama Lengkap: Nama jelas dan lengkap penerima kuasa sesuai dengan identitas resmi.
• Alamat Lengkap: Alamat tempat tinggal penerima kuasa.
• Nomor Identitas: Nomor KTP, SIM, Paspor penerima kuasa.
• Nomor Telepon: Nomor telepon yang dapat dihubungi dari penerima kuasa.

Informasi ini memastikan bahwa pihak yang diberi kuasa jelas identitasnya dan dapat dipertanggungjawabkan. Pihak yang menyerahkan barang akan merasa lebih aman dan yakin bahwa barang diserahkan kepada orang yang tepat.

3. Deskripsi Barang yang Akan Diambil¶

Deskripsi barang yang akan diambil harus sedetail mungkin. Hal ini untuk menghindari kesalahan pengambilan barang dan memastikan barang yang diambil sesuai dengan yang dimaksud. Deskripsi barang bisa meliputi:

• Jenis Barang: Sebutkan jenis barang secara spesifik, misalnya “Paket Dokumen”, “Barang Elektronik”, “Perangkat Komputer”, “Spare Part Kendaraan”, dll.
• Jumlah Barang: Sebutkan jumlah barang yang akan diambil. Jika lebih dari satu, sebutkan jumlah totalnya.
• Nomor Resi atau Kode Barang (jika ada): Jika ada nomor resi pengiriman atau kode barang, cantumkan nomor tersebut untuk memudahkan identifikasi.
• Ciri-ciri Khusus (jika ada): Jika barang memiliki ciri-ciri khusus, seperti warna, merek, atau ukuran, sebutkan ciri-ciri tersebut.

Deskripsi barang yang jelas dan detail akan meminimalisir potensi kesalahan dan memastikan barang yang diambil adalah barang yang benar.

4. Tujuan Pengambilan Barang¶

Meskipun tidak selalu wajib, mencantumkan tujuan pengambilan barang dapat memperkuat keabsahan surat keterangan. Tujuan ini bisa dijelaskan secara singkat, misalnya:

• “Untuk mengambil paket belanja online dari [Nama Toko Online]”
• “Untuk mengambil dokumen penting dari [Nama Instansi]”
• “Untuk mengambil barang titipan dari [Nama Tempat Penitipan]”
• “Untuk mengambil hadiah lomba dari [Nama Penyelenggara Lomba]”

Mencantumkan tujuan pengambilan barang memberikan konteks yang lebih jelas dan profesional pada surat keterangan.

5. Jangka Waktu Berlaku Surat Kuasa¶

Jangka waktu berlakunya surat kuasa sangat penting untuk dicantumkan. Ini menentukan sampai kapan surat kuasa tersebut sah dan dapat digunakan. Jangka waktu bisa berupa:

• Tanggal Berlaku: Sebutkan tanggal mulai berlakunya surat kuasa.
• Tanggal Berakhir: Sebutkan tanggal berakhirnya surat kuasa.
• Periode Waktu Tertentu: Misalnya, “berlaku selama 1 minggu sejak tanggal surat ini dibuat”.

Jangka waktu yang jelas menghindari penyalahgunaan surat kuasa di kemudian hari. Setelah jangka waktu berakhir, surat kuasa dianggap tidak berlaku lagi.

6. Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat¶

Tempat dan tanggal pembuatan surat keterangan pengambilan barang juga harus dicantumkan di bagian akhir surat. Informasi ini menunjukkan kapan dan di mana surat tersebut dibuat. Formatnya biasanya:

• [Nama Kota], [Tanggal Bulan Tahun]

Contoh: Jakarta, 26 Oktober 2023

Informasi ini memberikan konteks waktu dan lokasi pembuatan surat, yang dapat berguna untuk keperluan administratif atau hukum.

7. Tanda Tangan Pemberi Kuasa dan Materai (jika diperlukan)¶

Surat keterangan pengambilan barang harus ditandatangani oleh pemberi kuasa. Tanda tangan ini merupakan bentuk persetujuan dan pengesahan atas isi surat. Selain tanda tangan, penggunaan materai juga seringkali diperlukan, terutama untuk keperluan formal atau jika barang yang diambil memiliki nilai yang signifikan. Penggunaan materai memperkuat keabsahan surat keterangan di mata hukum.

Image just for illustration

Contoh Format Sederhana Surat Keterangan Pengambilan Barang¶

Berikut adalah contoh format sederhana surat keterangan pengambilan barang yang bisa Anda gunakan sebagai referensi:

SURAT KETERANGAN PENGAMBILAN BARANG

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap : [Nama Lengkap Pemberi Kuasa]
Alamat Lengkap : [Alamat Lengkap Pemberi Kuasa]
No. Identitas : [Nomor Identitas Pemberi Kuasa]
No. Telepon : [Nomor Telepon Pemberi Kuasa]

Selanjutnya disebut sebagai PEMBERI KUASA.

Dengan ini memberikan kuasa kepada:

Nama Lengkap : [Nama Lengkap Penerima Kuasa]
Alamat Lengkap : [Alamat Lengkap Penerima Kuasa]
No. Identitas : [Nomor Identitas Penerima Kuasa]
No. Telepon : [Nomor Telepon Penerima Kuasa]

Selanjutnya disebut sebagai PENERIMA KUASA.

UNTUK mengambil barang berupa:

Jenis Barang : [Sebutkan Jenis Barang, Contoh: Paket Dokumen]
Jumlah Barang : [Sebutkan Jumlah Barang, Contoh: 1 (satu) buah]
No. Resi/Kode Barang (jika ada) : [Sebutkan Nomor Resi/Kode Barang Jika Ada]
Deskripsi Tambahan (jika ada) : [Sebutkan Deskripsi Tambahan Jika Ada, Contoh: Warna Merah, Merek ABC]

Barang tersebut berada di: [Sebutkan Lokasi Barang Berada, Contoh: Kantor Pos Cabang [Nama Cabang]]

Surat kuasa ini berlaku mulai tanggal [Tanggal Berlaku] sampai dengan tanggal [Tanggal Berakhir].

Demikian surat keterangan pengambilan barang ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Nama Kota], [Tanggal Bulan Tahun]

Pemberi Kuasa, Penerima Kuasa,

[Tanda Tangan Pemberi Kuasa & Materai (jika perlu)] [Tanda Tangan Penerima Kuasa]

[Nama Lengkap Pemberi Kuasa] [Nama Lengkap Penerima Kuasa]

Catatan: Format di atas adalah contoh sederhana, Anda bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan dan situasi spesifik.

Tips Membuat Surat Keterangan Pengambilan Barang yang Efektif¶

Membuat surat keterangan pengambilan barang yang efektif dan tidak menimbulkan masalah di kemudian hari memerlukan perhatian terhadap detail. Berikut beberapa tips yang bisa Anda ikuti:

1. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Lugas¶

Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, jelas, lugas, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau bertele-tele. Kalimat yang pendek dan langsung ke inti akan lebih efektif.

2. Lengkapi Semua Informasi Penting¶

Pastikan semua informasi penting seperti identitas pemberi dan penerima kuasa, deskripsi barang, jangka waktu, tempat dan tanggal pembuatan, serta tanda tangan tercantum lengkap dan akurat. Kelengkapan informasi adalah kunci keabsahan surat.

3. Periksa Kembali Sebelum Dicetak¶

Sebelum mencetak dan menandatangani surat, periksa kembali semua informasi yang tercantum. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan atau informasi yang terlewat. Kesalahan kecil bisa menyebabkan masalah di kemudian hari.

4. Simpan Salinan Surat¶

Setelah surat ditandatangani, simpan salinan surat keterangan pengambilan barang untuk arsip pribadi. Salinan ini bisa berguna sebagai bukti jika terjadi masalah atau diperlukan verifikasi di kemudian hari. Salinan bisa disimpan dalam bentuk fisik maupun digital.

5. Bawa Identitas Diri Asli¶

Penerima kuasa harus selalu membawa identitas diri asli (KTP/SIM/Paspor) saat mengambil barang. Identitas ini akan digunakan untuk verifikasi oleh pihak yang menyerahkan barang. Tanpa identitas asli, proses pengambilan barang mungkin akan ditolak.

6. Informasikan Pihak Penerima Barang¶

Sebaiknya informasikan pihak yang akan menyerahkan barang (misalnya, petugas gudang, kasir toko, dll.) bahwa Anda akan mengirimkan perwakilan untuk mengambil barang dengan surat kuasa. Ini akan membantu mereka mempersiapkan diri dan memperlancar proses pengambilan.

7. Pertimbangkan Penggunaan Materai¶

Untuk transaksi atau barang dengan nilai yang signifikan, pertimbangkan untuk menggunakan materai pada surat keterangan pengambilan barang. Materai akan memperkuat keabsahan hukum surat dan memberikan jaminan tambahan bagi kedua belah pihak.

Aspek Hukum dan Keabsahan Surat Keterangan Pengambilan Barang¶

Surat keterangan pengambilan barang memiliki kekuatan hukum sebagai bukti tertulis yang mengikat. Keabsahan surat ini diakui dalam hukum perdata Indonesia, khususnya dalam konteks pemberian kuasa. Namun, ada beberapa aspek hukum yang perlu diperhatikan agar surat keterangan pengambilan barang benar-benar sah dan efektif:

1. Syarat Sah Perjanjian¶

Surat keterangan pengambilan barang pada dasarnya adalah bentuk perjanjian pemberian kuasa. Oleh karena itu, syarat sah perjanjian dalam hukum perdata juga berlaku untuk surat ini. Syarat sah perjanjian menurut Pasal 1320 Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPerdata) adalah:

• Kesepakatan Para Pihak: Ada kesepakatan antara pemberi dan penerima kuasa mengenai pemberian wewenang untuk mengambil barang.
• Kecakapan Bertindak: Pemberi dan penerima kuasa harus cakap hukum, yaitu dewasa dan tidak berada di bawah pengampuan.
• Hal Tertentu: Objek perjanjian harus jelas, yaitu barang yang akan diambil harus terdeskripsi dengan jelas.
• Sebab yang Halal: Tujuan pemberian kuasa harus sah dan tidak bertentangan dengan hukum, ketertiban umum, atau kesusilaan.

Jika keempat syarat ini terpenuhi, maka surat keterangan pengambilan barang dianggap sah secara hukum.

2. Kekuatan Pembuktian¶

Surat keterangan pengambilan barang memiliki kekuatan pembuktian sebagai alat bukti tertulis. Dalam sengketa hukum, surat ini dapat digunakan sebagai bukti bahwa pemberi kuasa telah memberikan wewenang kepada penerima kuasa untuk mengambil barang. Kekuatan pembuktian surat tertulis diakui dalam hukum acara perdata.

3. Tanggung Jawab Hukum¶

Pemberi kuasa tetap bertanggung jawab atas tindakan penerima kuasa dalam batas wewenang yang diberikan. Jika penerima kuasa bertindak di luar wewenang atau melakukan tindakan yang merugikan, pemberi kuasa mungkin ikut bertanggung jawab secara hukum. Oleh karena itu, penting untuk memilih penerima kuasa yang terpercaya dan memberikan batasan wewenang yang jelas dalam surat keterangan.

4. Pembatalan Surat Kuasa¶

Surat keterangan pengambilan barang dapat dibatalkan atau dicabut oleh pemberi kuasa sebelum jangka waktu berlakunya berakhir. Pembatalan surat kuasa harus dilakukan secara resmi dan diberitahukan kepada penerima kuasa serta pihak yang terkait (misalnya, pihak yang menyimpan barang). Pembatalan surat kuasa mengakhiri wewenang penerima kuasa untuk mengambil barang.

Perbedaan Surat Keterangan Pengambilan Barang dengan Surat Kuasa Umum¶

Meskipun seringkali istilah “surat keterangan pengambilan barang” dan “surat kuasa” digunakan secara bergantian, ada perbedaan mendasar di antara keduanya. Surat keterangan pengambilan barang lebih spesifik dan terbatas pada wewenang untuk mengambil barang tertentu. Sedangkan surat kuasa umum memiliki cakupan wewenang yang lebih luas.

Fitur	Surat Keterangan Pengambilan Barang	Surat Kuasa Umum
Cakupan Wewenang	Terbatas pada pengambilan barang	Luas, bisa mencakup berbagai hal
Spesifisitas Tujuan	Sangat spesifik (ambil barang)	Umum, bisa untuk berbagai keperluan
Jangka Waktu	Biasanya terbatas dan singkat	Bisa lebih panjang atau tidak terbatas
Formalitas	Bisa lebih sederhana	Biasanya lebih formal dan rinci
Penggunaan Materai	Tidak selalu wajib	Lebih sering diperlukan

Tabel Perbedaan Surat Keterangan Pengambilan Barang dan Surat Kuasa Umum

Surat keterangan pengambilan barang lebih cocok digunakan untuk keperluan yang sederhana dan spesifik, seperti mengambil paket, dokumen, atau barang belanjaan. Sedangkan surat kuasa umum lebih tepat untuk memberikan wewenang yang lebih luas, seperti mengurus transaksi keuangan, mewakili di pengadilan, atau mengelola aset.

Keuntungan Menggunakan Surat Keterangan Pengambilan Barang¶

Penggunaan surat keterangan pengambilan barang memberikan berbagai keuntungan, baik bagi pemberi maupun penerima kuasa, serta pihak yang menyerahkan barang. Berikut beberapa keuntungan utamanya:

1. Memudahkan Proses Pengambilan Barang¶

Surat ini sangat memudahkan proses pengambilan barang, terutama ketika pemilik barang tidak dapat hadir secara langsung. Proses menjadi lebih efisien dan tidak memerlukan kehadiran fisik pemilik barang.

2. Menghindari Penolakan Penyerahan Barang¶

Dengan adanya surat keterangan pengambilan barang yang sah, pihak yang menyimpan atau bertanggung jawab atas barang akan merasa lebih aman dan yakin untuk menyerahkan barang kepada penerima kuasa. Hal ini menghindari potensi penolakan penyerahan barang karena kurangnya bukti wewenang.

3. Memberikan Kepastian Hukum¶

Surat ini memberikan kepastian hukum bagi semua pihak yang terlibat. Adanya dokumen tertulis yang sah mengurangi risiko sengketa atau masalah hukum di kemudian hari terkait pengambilan barang.

4. Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas¶

Dalam konteks bisnis, penggunaan surat keterangan pengambilan barang dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Staf atau perwakilan perusahaan dapat mengambil barang tanpa perlu menunggu kehadiran manajemen atau pemilik perusahaan.

5. Fleksibilitas dan Kemudahan¶

Surat keterangan pengambilan barang memberikan fleksibilitas dan kemudahan dalam berbagai situasi. Dokumen ini mudah dibuat dan digunakan, serta dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik.

Kesimpulan¶

Surat keterangan pengambilan barang adalah dokumen penting yang sangat berguna dalam berbagai situasi. Memahami fungsi, elemen penting, cara membuat, serta aspek hukumnya akan membantu Anda memanfaatkan surat ini secara efektif dan aman. Dengan menggunakan surat keterangan pengambilan barang yang tepat, proses pengambilan barang akan menjadi lebih mudah, efisien, dan terhindar dari masalah yang tidak diinginkan. Pastikan untuk selalu melengkapi informasi dengan benar dan menyimpan salinan surat untuk arsip Anda.

Bagaimana pengalaman Anda menggunakan surat keterangan pengambilan barang? Apakah ada tips atau pengalaman menarik yang ingin Anda bagikan? Jangan ragu untuk berkomentar di bawah ini!