Beranda administrasi bisnis etika bisnis surat menyurat

Panduan Lengkap Membuat Pembuka Surat Resmi: Contoh & Tips Ampuh!

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Surat resmi adalah bentuk komunikasi tertulis yang digunakan untuk berbagai keperluan formal. Baik itu surat lamaran kerja, surat undangan rapat, surat pemberitahuan, atau surat dinas lainnya, pembukaan surat adalah bagian krusial yang menentukan kesan pertama dan profesionalitas surat Anda. Pembukaan surat yang baik akan menciptakan nada yang tepat, menunjukkan kesopanan, dan memastikan pesan Anda diterima dengan baik.

Mengapa Pembuka Surat Resmi Penting?

Pembukaan surat resmi bukan hanya sekadar formalitas. Bagian ini memiliki beberapa fungsi penting, di antaranya:

  • Menciptakan Kesan Pertama: Pembukaan surat adalah hal pertama yang dibaca penerima. Pembukaan yang sopan dan profesional akan memberikan kesan positif tentang Anda atau organisasi yang Anda wakili. Sebaliknya, pembukaan yang kurang tepat atau terlalu kasual bisa merusak kredibilitas surat secara keseluruhan.
  • Menunjukkan Penghormatan: Dalam komunikasi formal, menunjukkan rasa hormat kepada penerima surat adalah hal yang sangat penting. Pembukaan surat yang baik, seperti menggunakan sapaan yang tepat dan bahasa yang sopan, adalah cara untuk menunjukkan penghormatan ini.
  • Menetapkan Nada Surat: Pembukaan surat membantu menetapkan nada atau tone surat secara keseluruhan. Apakah surat tersebut bersifat sangat formal, sedikit lebih santai namun tetap resmi, atau bahkan bersifat mendesak, semua dapat tercermin dari pembukaannya.
  • Menyampaikan Tujuan Awal (Secara Implisit): Meskipun tujuan utama surat biasanya dijelaskan lebih detail di bagian isi, pembukaan surat dapat memberikan petunjuk awal tentang maksud dari surat tersebut. Misalnya, pembukaan surat lamaran kerja akan berbeda dengan pembukaan surat undangan rapat.

Contoh pembuka surat resmi
Image just for illustration

Jenis-Jenis Pembuka Surat Resmi yang Umum Digunakan

Ada berbagai macam pembuka surat resmi yang bisa Anda gunakan, tergantung pada konteks, tingkat keformalan, dan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Berikut beberapa jenis pembuka surat resmi yang umum digunakan:

1. Pembuka Surat dengan Sapaan Standar

Ini adalah jenis pembukaan surat yang paling umum dan serbaguna. Pembukaan ini cocok untuk berbagai jenis surat resmi dan penerima. Beberapa contoh sapaan standar yang sering digunakan:

  • “Dengan hormat,”

    • Ini adalah sapaan yang sangat umum dan formal. Sangat cocok digunakan untuk berbagai keperluan surat resmi, baik kepada individu maupun organisasi.
    • Contoh penggunaan:
      • “Dengan hormat,” Bapak/Ibu [Nama Penerima],
      • “Dengan hormat,” Direktur [Nama Perusahaan],

  • “Yang terhormat,”

    • Sapaan ini juga sangat formal dan menunjukkan rasa hormat yang tinggi kepada penerima surat. Biasanya digunakan untuk penerima yang memiliki jabatan atau posisi yang tinggi.
    • Contoh penggunaan:
      • “Yang terhormat,” Bapak [Nama Penerima], [Jabatan Penerima],
      • “Yang terhormat,” Ibu Rektor Universitas [Nama Universitas],

  • “Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,” (Untuk konteks Islami)

    • Sapaan ini digunakan dalam konteks surat resmi yang ditujukan kepada individu atau organisasi Muslim. Sapaan ini mengandung doa dan salam.
    • Contoh penggunaan:
      • “Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,” Bapak/Ibu [Nama Penerima] yang terhormat,
      • “Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,” Pimpinan [Nama Organisasi Islam] yang kami hormati,

  • “Salam sejahtera,” (Untuk konteks umum/netral)

    • Sapaan ini lebih netral dan inklusif, cocok digunakan untuk berbagai latar belakang penerima. Menunjukkan harapan baik dan kedamaian.
    • Contoh penggunaan:
      • “Salam sejahtera,” Bapak/Ibu [Nama Penerima],
      • “Salam sejahtera,” Rekan-rekan [Nama Organisasi],

2. Pembuka Surat dengan Menyebut Jabatan/Posisi Penerima

Jenis pembukaan ini menekankan jabatan atau posisi penerima surat. Cocok digunakan ketika Anda ingin menunjukkan pengakuan atas posisi penting penerima atau ketika surat tersebut memang ditujukan langsung kepada jabatan tertentu.

  • “Kepada Yth. Bapak/Ibu [Jabatan Penerima],”

    • Format ini sangat umum dan jelas menunjukkan kepada siapa surat tersebut ditujukan berdasarkan jabatannya. “Yth.” adalah singkatan dari “Yang terhormat.”
    • Contoh penggunaan:
      • “Kepada Yth. Bapak Direktur Utama,”
      • “Kepada Yth. Ibu Kepala Bagian Personalia,”

  • “Yth. Bapak/Ibu [Jabatan Penerima],”

    • Format ini lebih ringkas dibandingkan sebelumnya, namun tetap jelas dan formal.
    • Contoh penggunaan:
      • “Yth. Bapak Kepala Sekolah,”
      • “Yth. Ibu Manajer Pemasaran,”

  • “Sdr./Sdri. [Jabatan Penerima],”

    • “Sdr.” (Saudara) atau “Sdri.” (Saudari) digunakan untuk menyebut jabatan, namun ini sedikit kurang umum dan mungkin terkesan sedikit kurang formal dibandingkan “Bapak/Ibu.” Lebih sering digunakan dalam lingkungan internal organisasi atau antar rekan kerja yang memiliki hubungan yang lebih dekat namun tetap dalam konteks formal.
    • Contoh penggunaan:
      • “Sdr. Kepala Divisi Keuangan,”
      • “Sdri. Koordinator Program,”

3. Pembuka Surat dengan Menyebut Nama Organisasi (Jika Ditujukan ke Organisasi)

Jika surat resmi Anda ditujukan kepada suatu organisasi atau instansi, pembukaan surat bisa langsung menyebutkan nama organisasi tersebut. Ini menunjukkan bahwa surat tersebut memang ditujukan kepada organisasi secara keseluruhan, bukan hanya individu tertentu di dalamnya.

  • “Kepada Yth. Pimpinan [Nama Organisasi],”

    • Format ini umum digunakan untuk surat yang ditujukan kepada pimpinan tertinggi sebuah organisasi.
    • Contoh penggunaan:
      • “Kepada Yth. Pimpinan PT. Maju Jaya Abadi,”
      • “Kepada Yth. Pimpinan Universitas Negeri [Nama Kota],”

  • “Yth. Bapak/Ibu Pimpinan [Nama Organisasi],”

    • Variasi dari format sebelumnya, menambahkan sapaan “Bapak/Ibu” untuk lebih menghormati pimpinan organisasi.
    • Contoh penggunaan:
      • “Yth. Bapak/Ibu Pimpinan Bank [Nama Bank],”
      • “Yth. Bapak/Ibu Pimpinan Sekolah Menengah Atas [Nama Sekolah],”

  • “Yth. [Nama Organisasi],”

    • Format yang lebih ringkas dan langsung menyebutkan nama organisasi. Cocok untuk surat yang ditujukan kepada organisasi secara umum.
    • Contoh penggunaan:
      • “Yth. Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan,”
      • “Yth. Pemerintah Kota [Nama Kota],”

4. Pembuka Surat yang Lebih Spesifik (Tergantung Konteks)

Dalam beberapa situasi, Anda mungkin perlu pembukaan surat yang lebih spesifik dan disesuaikan dengan konteks surat. Misalnya:

  • Untuk Surat Lamaran Kerja:

    • “Dengan hormat,” Bapak/Ibu [Nama Penerima/Jabatan Penerima] Personalia [Nama Perusahaan],” (Menyebutkan bagian personalia jika diketahui)
    • “Yang terhormat,” Bapak/Ibu Pimpinan [Nama Perusahaan],” (Jika tidak tahu nama atau jabatan spesifik di personalia)

  • Untuk Surat Undangan Rapat:

    • “Dengan hormat,” Bapak/Ibu [Nama Penerima/Jabatan Penerima], Sehubungan dengan [Topik Rapat],” (Menambahkan konteks topik rapat di awal)
    • “Yang terhormat,” Bapak/Ibu Peserta Rapat [Nama Rapat],” (Menyapa peserta rapat secara umum)

  • Untuk Surat Pemberitahuan:

    • “Dengan hormat,” Bapak/Ibu [Nama Penerima/Jabatan Penerima], Bersama ini kami memberitahukan bahwa…” (Langsung menyampaikan maksud pemberitahuan setelah sapaan)
    • “Yang terhormat,” Seluruh [Karyawan/Siswa/Warga] [Nama Instansi/Organisasi], Pemberitahuan mengenai…” (Untuk pemberitahuan massal)

Contoh pembuka surat resmi lamaran kerja
Image just for illustration

Contoh Lengkap Pembuka Surat Resmi dalam Berbagai Situasi

Berikut adalah beberapa contoh pembuka surat resmi yang lengkap, mencakup sapaan, nama penerima (jika ada), dan sedikit konteks pembuka:

  1. Surat Lamaran Kerja:

    Yth. Bapak/Ibu Kepala Bagian Sumber Daya Manusia
    PT. Cemerlang Gemilang
    Di Jakarta

    Dengan hormat,

  2. Surat Undangan Rapat Dinas:

    Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama-Nama Peserta Rapat]
    Di Tempat

    Dengan hormat,
    Sehubungan dengan agenda peningkatan kinerja perusahaan, kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat dinas yang akan diselenggarakan pada: …

  3. Surat Pemberitahuan Perubahan Jadwal Kuliah (Ditujukan ke Mahasiswa):

    Yth. Seluruh Mahasiswa/i
    Fakultas Ekonomi dan Bisnis
    Universitas [Nama Universitas]

    Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,
    Salam sejahtera bagi kita semua,

    Diberitahukan dengan hormat bahwa jadwal kuliah mata kuliah [Nama Mata Kuliah] mengalami perubahan…

  4. Surat Permohonan Izin Kegiatan (Ditujukan ke Pimpinan Instansi Pemerintah):

    Yang terhormat Bapak Kepala Dinas Pendidikan
    Kota [Nama Kota]
    Di [Nama Kota]

    Dengan hormat,
    Melalui surat ini, kami dari Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS) SMA [Nama Sekolah] bermaksud mengajukan permohonan izin untuk menyelenggarakan kegiatan…

  5. Surat Balasan dari Perusahaan kepada Pelanggan:

    Yth. Bapak/Ibu [Nama Pelanggan]
    [Alamat Pelanggan]

    Salam sejahtera,
    Terima kasih atas surat Bapak/Ibu tanggal [Tanggal Surat] mengenai [Perihal Surat]. Menanggapi hal tersebut, dengan ini kami sampaikan…

Tips Membuat Pembuka Surat Resmi yang Baik

Agar pembukaan surat resmi Anda efektif dan profesional, perhatikan beberapa tips berikut:

  1. Kenali Penerima Surat: Sebelum menulis pembukaan surat, pastikan Anda mengetahui kepada siapa surat tersebut ditujukan. Apakah individu, jabatan, atau organisasi? Mengetahui penerima akan membantu Anda memilih sapaan dan tingkat formalitas yang tepat.
  2. Pilih Sapaan yang Tepat: Gunakan sapaan yang sesuai dengan tingkat formalitas dan konteks surat. “Dengan hormat” dan “Yang terhormat” adalah pilihan yang aman untuk hampir semua surat resmi. Untuk konteks Islami, “Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh” adalah pilihan yang baik. “Salam sejahtera” bisa digunakan untuk konteks yang lebih netral.
  3. Perhatikan Penggunaan Gelar/Jabatan: Jika Anda mengetahui gelar atau jabatan penerima, sertakan dalam pembukaan surat. Ini menunjukkan rasa hormat dan profesionalitas. Pastikan penulisan gelar dan jabatan benar.
  4. Hindari Pembukaan yang Terlalu Kasual: Surat resmi berbeda dengan surat pribadi atau pesan singkat. Hindari pembukaan yang terlalu kasual seperti “Hai,” “Halo,” atau sapaan informal lainnya. Jaga agar pembukaan tetap formal dan sopan.
  5. Singkat dan Jelas: Pembukaan surat tidak perlu panjang lebar. Sampaikan sapaan dan identitas penerima secara singkat dan jelas. Fokus utama pembukaan adalah untuk memulai surat dengan sopan dan profesional.
  6. Konsisten dengan Gaya Bahasa: Pastikan gaya bahasa dalam pembukaan surat konsisten dengan keseluruhan surat. Jika surat Anda sangat formal, pembukaannya juga harus formal. Jika surat sedikit lebih santai (namun tetap resmi), pembukaannya bisa sedikit lebih fleksibel, namun tetap menjaga kesopanan.
  7. Periksa Kembali: Sebelum mengirim surat, selalu periksa kembali pembukaan surat Anda. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan nama, gelar, atau jabatan penerima. Kesalahan kecil di bagian pembukaan bisa mengurangi kesan profesional surat Anda.

Tips membuat pembuka surat resmi
Image just for illustration

Kesimpulan

Pembukaan surat resmi adalah elemen penting yang tidak boleh diabaikan. Pembukaan yang baik akan menciptakan kesan positif, menunjukkan rasa hormat, dan menetapkan nada yang tepat untuk surat Anda. Dengan memahami berbagai jenis pembukaan surat resmi dan tips membuatnya, Anda dapat menulis surat resmi yang efektif dan profesional dalam berbagai situasi. Ingatlah untuk selalu menyesuaikan pembukaan surat dengan konteks, penerima, dan tujuan surat Anda.

Semoga artikel ini bermanfaat dan membantu Anda dalam membuat pembuka surat resmi yang lebih baik. Jika Anda memiliki pertanyaan atau contoh pembuka surat resmi lainnya yang ingin dibagikan, jangan ragu untuk menuliskannya di kolom komentar di bawah ini! Mari berdiskusi dan saling belajar!

Posting Komentar