Panduan Lengkap Membuat Contoh Surat Teguran Karyawan yang Efektif!

Table of Contents

Surat teguran karyawan adalah dokumen penting dalam dunia kerja. Dokumen ini menjadi jembatan komunikasi antara perusahaan dan karyawan ketika ada hal yang perlu diperbaiki terkait kinerja atau perilaku karyawan. Pentingnya surat teguran seringkali disepelekan, padahal dampaknya bisa signifikan bagi perkembangan karyawan dan keberlangsungan perusahaan.

Mengapa Surat Teguran Karyawan Itu Penting?¶

Surat teguran bukan hanya sekadar formalitas atau cara perusahaan untuk “menghukum” karyawan. Lebih dari itu, surat teguran memiliki fungsi penting yang konstruktif, baik bagi karyawan maupun perusahaan.

Sebagai Bentuk Komunikasi Resmi dan Dokumentasi¶

Surat teguran adalah bentuk komunikasi tertulis resmi dari perusahaan kepada karyawan. Ini penting karena memberikan kejelasan dan menghindari kesalahpahaman yang mungkin terjadi jika hanya disampaikan secara lisan. Selain itu, surat teguran juga berfungsi sebagai dokumentasi resmi perusahaan. Dokumen ini menjadi bukti bahwa perusahaan telah melakukan langkah-langkah untuk memperbaiki kinerja atau perilaku karyawan sebelum mengambil tindakan yang lebih serius, seperti pemutusan hubungan kerja (PHK).

Image just for illustration

Membantu Karyawan untuk Berkembang¶

Surat teguran yang disampaikan dengan baik dan konstruktif sebenarnya adalah bentuk feedback yang sangat berharga bagi karyawan. Surat ini memberitahu karyawan secara spesifik area mana dari kinerja atau perilakunya yang perlu diperbaiki. Dengan mengetahui area yang perlu diperbaiki, karyawan memiliki kesempatan untuk belajar dan berkembang menjadi lebih baik. Perusahaan yang peduli terhadap perkembangan karyawannya akan menggunakan surat teguran sebagai alat untuk membimbing, bukan hanya menghukum.

Melindungi Perusahaan dari Masalah Hukum¶

Dalam kasus sengketa ketenagakerjaan, dokumentasi yang lengkap dan terstruktur sangat penting bagi perusahaan. Surat teguran yang terdokumentasi dengan baik dapat menjadi bukti bahwa perusahaan telah menjalankan prosedur yang benar dan adil dalam menangani masalah karyawan. Ini dapat melindungi perusahaan dari tuntutan hukum yang mungkin timbul di kemudian hari, terutama jika masalah karyawan berujung pada PHK. Penting untuk diingat bahwa proses pemberian surat teguran harus sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan kebijakan perusahaan yang berlaku.

Kapan Surat Teguran Karyawan Perlu Diberikan?¶

Tidak semua kesalahan atau pelanggaran karyawan harus langsung berujung pada surat teguran. Namun, ada beberapa situasi di mana pemberian surat teguran menjadi penting dan diperlukan. Berikut beberapa contohnya:

Pelanggaran Disiplin Kerja Berulang¶

Jika seorang karyawan melakukan pelanggaran disiplin kerja secara berulang, meskipun sudah diberikan peringatan lisan sebelumnya, maka surat teguran perlu diberikan. Contoh pelanggaran disiplin kerja yang sering terjadi adalah:

• Keterlambatan: Terlambat masuk kerja secara terus menerus tanpa alasan yang jelas.
• Absensi: Sering absen tanpa pemberitahuan atau alasan yang dapat diterima.
• Mangkir: Tidak masuk kerja tanpa keterangan sama sekali.
• Tidak Mematuhi Aturan Perusahaan: Melanggar peraturan perusahaan yang sudah disosialisasikan, seperti aturan berpakaian, penggunaan fasilitas kantor, atau kebijakan terkait penggunaan internet dan media sosial.

Kinerja Kerja yang Tidak Memuaskan¶

Ketika seorang karyawan secara konsisten tidak mencapai target kinerja yang telah ditetapkan atau kualitas kerjanya di bawah standar yang diharapkan, surat teguran bisa menjadi langkah awal untuk perbaikan. Namun, penting untuk memastikan bahwa ekspektasi kinerja sudah dikomunikasikan dengan jelas kepada karyawan, dan karyawan telah diberikan pelatihan dan dukungan yang cukup untuk mencapai target tersebut. Surat teguran dalam kasus ini harus fokus pada area kinerja spesifik yang perlu ditingkatkan dan memberikan panduan atau dukungan yang dibutuhkan karyawan.

Image just for illustration

Perilaku yang Tidak Profesional atau Merugikan¶

Perilaku karyawan yang tidak profesional atau merugikan perusahaan, rekan kerja, atau pelanggan juga menjadi alasan kuat untuk memberikan surat teguran. Contoh perilaku yang tidak dapat ditoleransi adalah:

• Insubordinasi: Menolak perintah atasan atau tidak menghormati hierarki perusahaan.
• Perilaku Kasar atau Tidak Sopan: Bersikap kasar, merendahkan, atau tidak sopan kepada rekan kerja, atasan, atau pelanggan.
• Diskriminasi atau Pelecehan: Melakukan tindakan diskriminasi atau pelecehan terhadap rekan kerja berdasarkan ras, agama, gender, atau faktor lainnya.
• Penyalahgunaan Jabatan: Menggunakan jabatan untuk kepentingan pribadi atau merugikan perusahaan.
• Kebocoran Informasi Rahasia: Membocorkan informasi rahasia perusahaan kepada pihak yang tidak berwenang.
• Tindakan Kriminal: Melakukan tindakan kriminal di lingkungan kerja atau yang berkaitan dengan pekerjaan.

Tahapan dalam Pemberian Surat Teguran¶

Proses pemberian surat teguran biasanya tidak langsung diberikan pada pelanggaran pertama. Umumnya, perusahaan memiliki tahapan-tahapan tertentu dalam memberikan surat teguran, yang bertujuan untuk memberikan kesempatan kepada karyawan untuk memperbaiki diri. Tahapan ini bisa bervariasi antar perusahaan, tetapi umumnya meliputi:

1. Peringatan Lisan: Peringatan lisan adalah tahapan awal yang bersifat informal. Atasan atau pihak HRD akan berbicara langsung dengan karyawan untuk membahas masalah yang terjadi dan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk menjelaskan atau memperbaiki perilakunya. Peringatan lisan biasanya tidak terdokumentasi secara formal, tetapi sebaiknya tetap dicatat oleh atasan sebagai reminder jika masalah berlanjut.
2. Surat Teguran Pertama: Jika peringatan lisan tidak efektif atau pelanggaran yang dilakukan cukup serius, maka perusahaan akan memberikan surat teguran pertama. Surat ini bersifat formal dan terdokumentasi. Surat teguran pertama biasanya berisi penjelasan mengenai pelanggaran yang dilakukan, dampak pelanggaran, dan harapan perusahaan agar karyawan memperbaiki diri.
3. Surat Teguran Kedua: Jika karyawan tidak menunjukkan perbaikan setelah menerima surat teguran pertama, atau melakukan pelanggaran serupa, maka perusahaan akan memberikan surat teguran kedua. Surat teguran kedua ini biasanya lebih tegas dari surat teguran pertama dan menekankan konsekuensi yang lebih serius jika karyawan tidak berubah.
4. Surat Teguran Ketiga (Surat Peringatan Terakhir): Surat teguran ketiga, atau sering disebut surat peringatan terakhir, adalah tahapan terakhir sebelum perusahaan mengambil tindakan yang lebih tegas, seperti skorsing atau PHK. Surat ini dengan jelas menyatakan bahwa jika karyawan tidak memperbaiki diri dalam jangka waktu tertentu, perusahaan akan mengambil tindakan PHK.
5. Pemutusan Hubungan Kerja (PHK): PHK adalah tindakan terakhir yang diambil perusahaan jika semua tahapan surat teguran tidak membuahkan hasil dan karyawan tetap tidak menunjukkan perbaikan. PHK harus dilakukan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan setelah melalui pertimbangan yang matang.

Penting untuk dicatat: Tidak semua kasus pelanggaran harus melalui semua tahapan surat teguran. Untuk pelanggaran berat atau tindakan kriminal, perusahaan mungkin berhak langsung memberikan surat teguran ketiga atau bahkan langsung melakukan PHK, tentu saja dengan tetap memperhatikan peraturan dan prosedur yang berlaku.

Komponen Penting dalam Contoh Surat Teguran Karyawan¶

Sebuah surat teguran karyawan yang efektif harus memuat beberapa komponen penting agar jelas, terstruktur, dan memiliki kekuatan hukum. Berikut adalah komponen-komponen utama yang perlu ada dalam contoh surat teguran karyawan:

1. Kop Surat Perusahaan: Kop surat perusahaan harus dicantumkan di bagian paling atas surat. Kop surat biasanya berisi nama perusahaan, logo perusahaan (jika ada), alamat perusahaan, nomor telepon, dan alamat email perusahaan. Kop surat ini penting untuk menunjukkan identitas resmi perusahaan.
2. Nomor Surat: Setiap surat teguran sebaiknya memiliki nomor surat yang unik. Nomor surat ini berguna untuk keperluan pengarsipan dan memudahkan pencarian surat jika dibutuhkan di kemudian hari. Format nomor surat bisa bervariasi, tergantung sistem pengarsipan perusahaan.
3. Tanggal Pembuatan Surat: Tanggal pembuatan surat harus dicantumkan dengan jelas. Tanggal ini penting sebagai penanda waktu resmi surat teguran dikeluarkan.
4. Identitas Karyawan yang Ditegur: Informasi lengkap mengenai karyawan yang ditegur harus dicantumkan, meliputi:
   • Nama Lengkap: Nama lengkap karyawan sesuai dengan data kepegawaian.
   • Nomor Induk Karyawan (NIK): NIK karyawan sebagai identifikasi unik.
   • Jabatan: Jabatan karyawan saat ini.
   • Departemen/Divisi: Departemen atau divisi tempat karyawan bekerja.
5. Perihal Surat: Perihal surat harus ditulis secara singkat dan jelas, misalnya “Surat Teguran Pertama”, “Surat Teguran Kedua”, atau “Surat Peringatan Terakhir”.
6. Isi Surat Teguran: Bagian isi surat adalah bagian terpenting yang memuat informasi detail mengenai pelanggaran yang dilakukan karyawan. Isi surat teguran harus mencakup:
   • Uraian Pelanggaran: Jelaskan secara rinci pelanggaran yang dilakukan karyawan. Sebutkan tanggal, waktu, tempat kejadian, dan deskripsi lengkap mengenai pelanggaran tersebut. Hindari bahasa yang ambigu atau general. Contoh: “Pada tanggal 10 Maret 2023, Saudara terlambat masuk kerja selama 1 jam tanpa pemberitahuan dan alasan yang dapat diterima.” atau “Saudara telah melakukan pelanggaran terhadap kebijakan perusahaan mengenai penggunaan internet dengan mengakses situs web yang tidak relevan dengan pekerjaan selama jam kerja pada tanggal 15 Maret 2023.”
   • Referensi Kebijakan/Aturan Perusahaan: Sebutkan kebijakan atau aturan perusahaan yang dilanggar oleh karyawan. Ini penting untuk menunjukkan bahwa pelanggaran tersebut memang melanggar aturan yang berlaku. Contoh: “Pelanggaran ini bertentangan dengan Pasal 5 ayat 2 Peraturan Perusahaan tentang Disiplin Kerja yang mengatur mengenai kewajiban karyawan untuk hadir tepat waktu.”
   • Dampak Pelanggaran: Jelaskan dampak atau akibat dari pelanggaran yang dilakukan, baik bagi perusahaan, rekan kerja, maupun diri karyawan sendiri. Contoh: “Keterlambatan Saudara telah mengganggu kelancaran operasional tim dan menyebabkan keterlambatan penyelesaian pekerjaan proyek.”
   • Harapan Perusahaan: Nyatakan dengan jelas harapan perusahaan agar karyawan memperbaiki diri dan tidak mengulangi pelanggaran tersebut di kemudian hari. Berikan batasan waktu jika diperlukan. Contoh: “Kami mengharapkan Saudara untuk segera memperbaiki kinerja dan perilaku kerja Saudara. Kami memberikan waktu 14 hari kerja sejak tanggal surat ini untuk Saudara menunjukkan perbaikan yang signifikan.”
   • Konsekuensi Jika Tidak Ada Perbaikan: Jelaskan secara tegas konsekuensi yang akan diterima karyawan jika tidak ada perbaikan setelah menerima surat teguran. Konsekuensi ini harus sesuai dengan tahapan surat teguran yang diberikan (misalnya, jika ini surat teguran pertama, konsekuensinya mungkin berbeda dengan surat teguran ketiga). Contoh: “Apabila dalam jangka waktu tersebut tidak ada perbaikan yang signifikan, perusahaan akan mengambil tindakan disiplin yang lebih tegas, termasuk pemberian surat teguran selanjutnya atau tindakan lain sesuai dengan peraturan perusahaan.”
7. Tanda Tangan Pihak yang Berwenang: Surat teguran harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang di perusahaan, biasanya atasan langsung karyawan atau perwakilan dari HRD. Nama jelas dan jabatan penandatangan juga harus dicantumkan. Tanda tangan ini memberikan legitimasi pada surat teguran.
8. Tembusan (Jika Ada): Jika diperlukan, surat teguran dapat ditembuskan kepada pihak lain, seperti atasan yang lebih tinggi, departemen HRD, atau pihak terkait lainnya. Tembusan dicantumkan di bagian bawah surat.

Contoh Format Sederhana Surat Teguran Karyawan¶

Berikut adalah contoh format sederhana surat teguran karyawan. Format ini bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan masing-masing perusahaan.

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

SURAT TEGURAN PERTAMA
Nomor: [Nomor Surat]
Tanggal: [Tanggal Pembuatan Surat]

Yth.
[Nama Lengkap Karyawan]
NIK: [NIK Karyawan]
Jabatan: [Jabatan Karyawan]
Departemen: [Departemen Karyawan]

Perihal: Surat Teguran Pertama Terkait Keterlambatan Masuk Kerja

Dengan hormat,

Berdasarkan catatan kehadiran kami, Saudara [Nama Lengkap Karyawan] telah tercatat terlambat masuk kerja sebanyak 3 (tiga) kali dalam bulan [Bulan] [Tahun], yaitu pada tanggal [Tanggal 1], [Tanggal 2], dan [Tanggal 3]. Keterlambatan tersebut terjadi tanpa pemberitahuan atau alasan yang dapat diterima oleh perusahaan.

Perlu kami sampaikan bahwa tindakan Saudara tersebut melanggar Pasal 5 ayat 2 Peraturan Perusahaan tentang Disiplin Kerja yang mengatur mengenai kewajiban karyawan untuk hadir tepat waktu dan mentaati jam kerja yang telah ditetapkan. Keterlambatan masuk kerja dapat mengganggu kelancaran operasional tim dan menunjukkan kurangnya disiplin kerja dari Saudara sebagai karyawan.

Melalui surat teguran pertama ini, kami mengingatkan Saudara untuk segera memperbaiki kedisiplinan dan tidak mengulangi keterlambatan masuk kerja di kemudian hari. Kami memberikan waktu 14 (empat belas) hari kerja sejak tanggal surat ini untuk Saudara menunjukkan perbaikan yang signifikan.

Apabila dalam jangka waktu tersebut tidak ada perbaikan yang signifikan, perusahaan akan mengambil tindakan disiplin yang lebih tegas, termasuk pemberian surat teguran selanjutnya atau tindakan lain sesuai dengan peraturan perusahaan.

Demikian surat teguran ini kami sampaikan agar menjadi perhatian dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Nama Jabatan Penandatangan]

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Penandatangan]
[Jabatan Penandatangan]

Tembusan:
1. Kepala Departemen [Departemen Karyawan]
2. Arsip HRD

Catatan: Contoh format di atas adalah contoh sederhana untuk kasus keterlambatan masuk kerja. Untuk kasus pelanggaran lain, isi surat teguran perlu disesuaikan dengan jenis pelanggaran yang dilakukan.

Tips Membuat Surat Teguran Karyawan yang Efektif¶

Membuat surat teguran karyawan tidak boleh dilakukan sembarangan. Surat teguran yang baik dan efektif akan membantu proses perbaikan karyawan dan menghindari potensi masalah di kemudian hari. Berikut beberapa tips yang perlu diperhatikan:

Gunakan Bahasa yang Jelas, Lugas, dan Objektif¶

Hindari penggunaan bahasa yang emosional, menyalahkan, atau merendahkan karyawan. Gunakan bahasa yang jelas, lugas, dan fokus pada fakta pelanggaran yang terjadi. Sampaikan informasi secara objektif dan hindari opini pribadi. Fokus pada perilaku atau kinerja karyawan yang perlu diperbaiki, bukan pada kepribadian karyawan.

Spesifik dan Terukur¶

Uraikan pelanggaran yang dilakukan secara spesifik dan terukur. Sebutkan detail waktu, tempat, dan kejadian pelanggaran. Jika terkait kinerja, sebutkan target kinerja yang tidak tercapai dan indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja. Semakin spesifik dan terukur uraian pelanggaran, semakin jelas bagi karyawan area mana yang perlu diperbaiki.

Referensikan Kebijakan atau Aturan Perusahaan¶

Selalu referensikan kebijakan atau aturan perusahaan yang dilanggar oleh karyawan. Ini menunjukkan bahwa surat teguran memiliki dasar yang kuat dan bukan hanya opini subjektif atasan. Pastikan kebijakan atau aturan perusahaan yang dirujuk memang sudah disosialisasikan dan dipahami oleh karyawan.

Sampaikan Harapan dan Dukungan¶

Selain menyampaikan teguran, surat teguran yang efektif juga perlu menyampaikan harapan perusahaan agar karyawan memperbaiki diri. Bahkan, jika memungkinkan, tawarkan dukungan atau bantuan yang dapat diberikan perusahaan untuk membantu karyawan memperbaiki kinerja atau perilakunya. Ini menunjukkan bahwa perusahaan peduli terhadap perkembangan karyawan dan ingin membantu mereka berhasil.

Jaga Kerahasiaan¶

Surat teguran adalah dokumen pribadi karyawan. Jaga kerahasiaan surat teguran dan hindari menyebarkannya kepada pihak yang tidak berkepentingan. Proses penyampaian surat teguran sebaiknya dilakukan secara pribadi antara atasan atau HRD dengan karyawan yang bersangkutan.

Dokumentasikan dengan Baik¶

Simpan salinan surat teguran dan dokumentasikan proses pemberian surat teguran dengan baik. Dokumentasi ini penting sebagai bukti jika terjadi masalah di kemudian hari, terutama jika masalah karyawan berlanjut hingga ke tahapan PHK atau sengketa ketenagakerjaan.

Apa yang Harus Dilakukan Karyawan Jika Menerima Surat Teguran?¶

Menerima surat teguran tentu bukan pengalaman yang menyenangkan bagi karyawan. Namun, penting bagi karyawan untuk merespons surat teguran dengan bijak dan profesional. Berikut beberapa hal yang sebaiknya dilakukan karyawan jika menerima surat teguran:

1. Baca dan Pahami Isi Surat dengan Seksama: Bacalah surat teguran dengan teliti dan pahami isi serta maksud dari surat tersebut. Jangan terburu-buru emosi atau defensif. Cobalah untuk melihat surat teguran sebagai feedback yang konstruktif.
2. Introspeksi Diri: Lakukan introspeksi diri dan evaluasi apakah memang ada kesalahan atau kekurangan dalam kinerja atau perilaku kerja Anda seperti yang disebutkan dalam surat teguran. Akui kesalahan jika memang Anda bersalah.
3. Bicarakan dengan Atasan atau HRD (Jika Perlu): Jika ada hal yang kurang jelas atau Anda merasa ada ketidakadilan dalam surat teguran tersebut, jangan ragu untuk berbicara dengan atasan langsung atau pihak HRD. Sampaikan pendapat Anda dengan sopan dan profesional, dan dengarkan penjelasan dari pihak perusahaan. Dialog yang baik dapat membantu mencari solusi terbaik.
4. Buat Rencana Perbaikan: Buat rencana perbaikan yang konkret dan terukur untuk mengatasi masalah yang disebutkan dalam surat teguran. Fokus pada area yang perlu diperbaiki dan ambil tindakan nyata untuk menunjukkan perubahan positif.
5. Komunikasikan Rencana Perbaikan kepada Atasan: Sampaikan rencana perbaikan Anda kepada atasan atau HRD. Tunjukkan komitmen Anda untuk memperbaiki diri dan meminta dukungan jika dibutuhkan. Komunikasi yang terbuka akan membantu membangun kepercayaan kembali dengan perusahaan.
6. Tunjukkan Perubahan Nyata: Yang terpenting adalah menunjukkan perubahan nyata dalam kinerja atau perilaku kerja Anda. Konsisten dalam menerapkan rencana perbaikan dan buktikan bahwa Anda serius untuk memperbaiki diri. Perubahan positif akan menjadi respons terbaik terhadap surat teguran yang Anda terima.

Surat teguran karyawan adalah alat yang penting dalam manajemen sumber daya manusia. Dengan memahami fungsi, komponen, dan proses pemberian surat teguran, perusahaan dapat menggunakannya secara efektif untuk meningkatkan kinerja karyawan dan menjaga disiplin kerja. Bagi karyawan, surat teguran dapat menjadi kesempatan untuk belajar dan berkembang menjadi profesional yang lebih baik.

Bagaimana pengalamanmu dengan surat teguran di tempat kerja? Yuk, sharing di kolom komentar!