Panduan Lengkap Contoh Surat Permohonan Cuti Kerja: Mudah & Disetujui!

Daftar Isi

Surat permohonan cuti adalah dokumen penting yang digunakan karyawan untuk meminta izin tidak masuk kerja kepada perusahaan atau atasan. Dokumen ini bukan sekadar formalitas, tapi juga bentuk komunikasi profesional yang menunjukkan etika kerja yang baik. Membuat surat cuti yang jelas dan sopan akan memudahkan proses persetujuan cuti dan menjaga hubungan baik dengan atasan serta rekan kerja.

Image just for illustration

Mengapa Surat Permohonan Cuti Itu Penting?¶

Mungkin kamu berpikir, “Ah, cuti tinggal bilang lisan saja ke atasan, kan bisa?” Memang, dalam beberapa situasi informal, mungkin saja izin lisan cukup. Namun, surat permohonan cuti memiliki beberapa fungsi penting yang membuatnya lebih dari sekadar pemberitahuan biasa:

• Dokumentasi Resmi: Surat cuti menjadi bukti tertulis bahwa kamu telah mengajukan permohonan cuti. Ini penting untuk keperluan administrasi perusahaan dan sebagai catatan pribadi kamu. Bayangkan jika hanya izin lisan, bisa saja terjadi kesalahpahaman atau lupa di kemudian hari. Dengan surat tertulis, semuanya tercatat dengan jelas.
• Profesionalisme: Mengajukan cuti dengan surat menunjukkan sikap profesional dan menghargai prosedur yang berlaku di perusahaan. Ini mencerminkan bahwa kamu adalah karyawan yang bertanggung jawab dan terorganisir. Atasan akan lebih menghargai karyawan yang mengikuti prosedur dengan baik.
• Kejelasan Informasi: Dalam surat cuti, kamu dapat menyampaikan informasi penting secara lengkap dan terstruktur. Mulai dari tanggal cuti, alasan cuti, hingga informasi kontak darurat. Ini membantu atasan dan HRD memahami kebutuhan cuti kamu secara menyeluruh.
• Memudahkan Proses Persetujuan: Surat cuti yang baik dan benar akan memudahkan atasan dalam mempertimbangkan dan menyetujui permohonan cuti kamu. Informasi yang lengkap dan alasan yang jelas akan mempercepat proses pengambilan keputusan.
• Sebagai Arsip: Surat permohonan cuti akan diarsipkan oleh perusahaan sebagai bagian dari catatan kepegawaian kamu. Ini bisa berguna untuk keperluan audit atau referensi di masa mendatang.

Unsur-Unsur Penting dalam Surat Permohonan Cuti¶

Agar surat permohonan cuti kamu efektif dan disetujui, ada beberapa unsur penting yang wajib kamu cantumkan. Jangan sampai ada yang terlewat, ya!

1. Data Diri Pemohon¶

Ini adalah informasi dasar tentang dirimu sebagai pemohon cuti. Informasi ini penting agar surat cuti jelas identitas pengirimnya.

• Nama Lengkap: Tulis nama lengkapmu sesuai dengan data kepegawaian.
• Nomor Induk Karyawan (NIK) atau Nomor Pokok Pegawai (NPP): Nomor identitas karyawan ini penting untuk membedakanmu dari karyawan lain yang mungkin memiliki nama yang sama.
• Jabatan atau Posisi: Sebutkan jabatan atau posisi kamu di perusahaan. Ini membantu atasan memahami peran dan tanggung jawabmu di tim.
• Departemen atau Divisi: Sebutkan departemen atau divisi tempat kamu bekerja. Ini mempermudah alur persetujuan cuti jika ada prosedur internal yang berbeda antar departemen.

2. Data Penerima Surat¶

Bagian ini berisi informasi tentang kepada siapa surat cuti ditujukan.

• Nama Atasan Langsung: Tulis nama lengkap atasan langsungmu. Jika kamu tidak yakin, tanyakan kepada HRD atau rekan kerja.
• Jabatan Atasan Langsung: Sebutkan jabatan atasan langsungmu.
• Nama Perusahaan: Tulis nama lengkap perusahaan tempat kamu bekerja.
• Alamat Perusahaan: Tulis alamat lengkap perusahaan.

3. Tanggal Pembuatan Surat¶

Tanggal pembuatan surat ini penting sebagai penanda waktu pengajuan cuti. Ini juga bisa menjadi acuan bagi HRD atau atasan untuk melihat timeline pengajuan cuti.

• Tanggal, Bulan, Tahun: Tulis tanggal, bulan, dan tahun saat kamu membuat surat permohonan cuti. Format tanggal bisa disesuaikan dengan kebiasaan perusahaan, misalnya tanggal-bulan-tahun atau bulan-tanggal-tahun.

4. Perihal atau Tujuan Surat¶

Perihal surat ini harus ringkas dan jelas, langsung menyebutkan tujuan surat yaitu permohonan cuti.

• Perihal: Permohonan Cuti Kerja: Gunakan kalimat yang singkat dan langsung ke inti, seperti “Permohonan Cuti Kerja” atau “Permohonan Izin Cuti”.

5. Isi Surat Permohonan Cuti¶

Inilah bagian inti dari surat cuti. Di sini kamu menjelaskan detail cuti yang kamu ajukan.

• Salam Pembuka: Awali dengan salam pembuka yang sopan, seperti “Dengan hormat,” atau “Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan]”.
• Maksud dan Tujuan: Sampaikan maksudmu mengajukan surat cuti secara jelas dan ringkas. Misalnya, “Melalui surat ini, saya mengajukan permohonan cuti kerja…”
• Jenis Cuti: Sebutkan jenis cuti yang kamu ajukan. Apakah cuti tahunan, cuti sakit, cuti menikah, atau jenis cuti lainnya. Jika ada kode cuti tertentu di perusahaan, sebaiknya cantumkan juga.
• Alasan Cuti: Jelaskan alasan kamu mengajukan cuti. Alasan ini harus jujur dan masuk akal. Misalnya, “untuk keperluan keluarga”, “untuk berobat”, “untuk menikah”, atau “untuk berlibur”. Jika alasan cuti bersifat pribadi dan kamu tidak ingin mengungkapkannya secara detail, kamu bisa menggunakan alasan umum seperti “keperluan pribadi”.
• Lama Cuti: Sebutkan secara jelas berapa lama kamu akan cuti, mulai dari tanggal berapa hingga tanggal berapa. Hitung durasi cuti dengan benar, termasuk hari kerja dan hari libur.
• Serah Terima Tugas (Opsional tapi Disarankan): Jika memungkinkan, sebutkan bagaimana kamu akan mengatur pekerjaanmu selama cuti. Misalnya, “Pekerjaan saya akan didelegasikan kepada [Nama Rekan Kerja]” atau “Sebelum cuti, saya akan menyelesaikan tugas-tugas prioritas dan membuat briefing untuk rekan kerja”. Ini menunjukkan tanggung jawab dan profesionalisme kamu.
• Informasi Kontak Darurat (Opsional tapi Berguna): Meskipun sedang cuti, terkadang ada situasi darurat yang memerlukan kamu dihubungi. Mencantumkan nomor telepon atau alamat email yang bisa dihubungi (misalnya nomor keluarga atau teman dekat) akan membantu jika ada keperluan mendesak.
• Salam Penutup: Akhiri surat dengan salam penutup yang sopan, seperti “Hormat saya,” atau “Demikian permohonan cuti ini saya sampaikan, atas perhatian dan persetujuan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.”
• Tanda Tangan dan Nama Lengkap: Tanda tangani surat permohonan cuti dan tulis nama lengkapmu di bawah tanda tangan.

6. Lampiran (Jika Ada)¶

Jika ada dokumen pendukung yang perlu dilampirkan, sebutkan dalam surat dan lampirkan dokumen tersebut. Misalnya:

• Surat Dokter (untuk cuti sakit): Jika kamu mengajukan cuti sakit lebih dari beberapa hari, biasanya perusahaan meminta surat keterangan dokter sebagai bukti.
• Surat Undangan Pernikahan (untuk cuti menikah): Untuk cuti menikah, beberapa perusahaan mungkin meminta surat undangan sebagai bukti.
• Dokumen Pendukung Lainnya: Tergantung jenis cuti dan kebijakan perusahaan, mungkin ada dokumen lain yang perlu dilampirkan.

Contoh Format Surat Permohonan Cuti Kerja¶

Berikut ini adalah contoh format surat permohonan cuti kerja yang bisa kamu jadikan panduan. Format ini bersifat umum dan bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaanmu.

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan Langsung]
[Jabatan Atasan Langsung]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Perihal: Permohonan Cuti Kerja

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap : [Nama Lengkap Anda]
NIK/NPP : [Nomor Induk Karyawan/Nomor Pokok Pegawai Anda]
Jabatan : [Jabatan Anda]
Departemen/Divisi : [Departemen/Divisi Anda]

Mengajukan permohonan cuti kerja [Jenis Cuti, contoh: cuti tahunan] selama [Jumlah Hari] hari kerja, terhitung mulai tanggal [Tanggal Mulai Cuti] hingga tanggal [Tanggal Berakhir Cuti].

Adapun alasan saya mengajukan cuti ini adalah [Alasan Cuti, contoh: untuk keperluan keluarga/untuk berlibur/untuk berobat, dll.].

[Opsional: Tambahkan kalimat tentang serah terima tugas jika perlu. Contoh: Selama masa cuti, pekerjaan saya akan didelegasikan kepada [Nama Rekan Kerja] atau Saya akan berusaha menyelesaikan tugas-tugas prioritas sebelum cuti dan memberikan briefing kepada rekan kerja agar pekerjaan tetap berjalan lancar.]

[Opsional: Tambahkan informasi kontak darurat jika perlu. Contoh: Apabila ada hal mendesak, saya dapat dihubungi melalui nomor telepon [Nomor Telepon yang Bisa Dihubungi] atau email [Alamat Email yang Bisa Dihubungi].]

Demikian surat permohonan cuti ini saya sampaikan. Atas perhatian dan persetujuan Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Anda]

Lampiran: [Sebutkan Lampiran Jika Ada, contoh: Surat Dokter]

Jenis-Jenis Cuti dan Contoh Singkat Alasan Cuti¶

Jenis cuti di setiap perusahaan bisa berbeda-beda, tergantung kebijakan perusahaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Namun, secara umum, ada beberapa jenis cuti yang umum ditemui:

1. Cuti Tahunan¶

Cuti tahunan adalah hak cuti yang diberikan kepada karyawan setelah bekerja selama periode tertentu (biasanya 12 bulan berturut-turut). Tujuannya adalah agar karyawan dapat beristirahat dan memulihkan tenaga setelah bekerja.

• Alasan Cuti: Berlibur, istirahat, mengunjungi keluarga di kampung halaman, staycation, melakukan hobi, atau alasan pribadi lainnya.
• Contoh Singkat Alasan di Surat: “Untuk berlibur dan beristirahat setelah periode kerja yang padat.” atau “Untuk mengunjungi keluarga di luar kota.”

2. Cuti Sakit¶

Cuti sakit diberikan kepada karyawan yang tidak dapat bekerja karena sakit atau kondisi kesehatan yang memerlukan istirahat.

• Alasan Cuti: Sakit flu, demam, sakit perut, cedera, atau kondisi kesehatan lainnya yang menghalangi kemampuan bekerja.
• Dokumen Pendukung: Surat keterangan dokter (biasanya diperlukan jika cuti sakit lebih dari beberapa hari).
• Contoh Singkat Alasan di Surat: “Untuk beristirahat dan memulihkan kondisi kesehatan karena sakit [sebutkan jenis sakit jika perlu, contoh: flu berat].” atau “Karena sakit dan memerlukan istirahat sesuai anjuran dokter (terlampir surat keterangan dokter).”

3. Cuti Menikah¶

Cuti menikah diberikan kepada karyawan yang akan menikah. Durasi cuti menikah biasanya bervariasi tergantung kebijakan perusahaan.

• Alasan Cuti: Menyelenggarakan pernikahan, mempersiapkan acara pernikahan, dan berbulan madu.
• Dokumen Pendukung: Surat undangan pernikahan (terkadang diperlukan).
• Contoh Singkat Alasan di Surat: “Untuk melaksanakan pernikahan dan mempersiapkan acara resepsi.” atau “Untuk melangsungkan pernikahan dan berbulan madu.”

4. Cuti Melahirkan/Melahirkan dan Cuti Pendampingan Istri Melahirkan¶

Cuti melahirkan diberikan kepada karyawan wanita yang akan melahirkan. Sedangkan cuti pendampingan istri melahirkan diberikan kepada karyawan pria yang istrinya melahirkan. Durasi cuti ini juga diatur oleh peraturan perundang-undangan dan kebijakan perusahaan.

• Alasan Cuti (Cuti Melahirkan): Persiapan persalinan, proses persalinan, dan pemulihan pasca melahirkan.
• Alasan Cuti (Cuti Pendampingan Istri Melahirkan): Mendampingi istri selama proses persalinan dan merawat istri serta bayi setelah melahirkan.
• Dokumen Pendukung: Surat keterangan hamil atau akta kelahiran anak (terkadang diperlukan).
• Contoh Singkat Alasan di Surat (Cuti Melahirkan): “Untuk menjalani proses persalinan dan pemulihan pasca melahirkan.”
• Contoh Singkat Alasan di Surat (Cuti Pendampingan Istri Melahirkan): “Untuk mendampingi istri yang akan melahirkan dan merawat bayi yang baru lahir.”

5. Cuti Penting Lainnya¶

Selain jenis cuti di atas, ada juga jenis cuti penting lainnya yang biasanya diatur dalam peraturan perusahaan atau peraturan perundang-undangan, seperti:

• Cuti Besar: Cuti panjang yang biasanya diberikan setelah masa kerja tertentu (misalnya 5 atau 10 tahun).
• Cuti Haji/Umroh: Cuti untuk melaksanakan ibadah haji atau umroh.
• Cuti Karena Keluarga Meninggal Dunia: Cuti untuk berduka dan mengurus keperluan keluarga yang meninggal dunia.
• Cuti Karena Keperluan Agama: Cuti untuk melaksanakan kegiatan keagamaan tertentu.
• Cuti Tugas Negara/Organisasi: Cuti untuk melaksanakan tugas negara atau organisasi tertentu.

Untuk jenis cuti selain cuti tahunan dan cuti sakit, biasanya ada prosedur dan dokumen pendukung tambahan yang perlu dipenuhi. Pastikan kamu mencari tahu kebijakan cuti di perusahaanmu dan mengikuti prosedur yang berlaku.

Tips Membuat Surat Permohonan Cuti yang Efektif¶

Agar surat permohonan cuti kamu disetujui dengan lancar, perhatikan beberapa tips berikut:

1. Buat Surat Jauh Hari Sebelumnya: Jangan mengajukan cuti mendadak, kecuali dalam kondisi darurat. Ajukan cuti setidaknya beberapa hari atau minggu sebelumnya, terutama untuk cuti tahunan yang memerlukan perencanaan. Ini memberikan waktu bagi atasan untuk mengatur jadwal kerja dan memastikan pekerjaanmu tetap berjalan selama kamu cuti.
2. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Formal: Meskipun gaya penulisan artikel ini kasual, dalam surat permohonan cuti, gunakan bahasa yang sopan dan formal. Hindari bahasa gaul atau bahasa informal lainnya. Ingat, surat ini adalah dokumen resmi.
3. Sampaikan Alasan Cuti dengan Jelas dan Jujur: Jelaskan alasan cuti dengan singkat, jelas, dan jujur. Tidak perlu bertele-tele atau membuat alasan yang rumit. Jika alasan cuti bersifat pribadi dan kamu tidak ingin mengungkapkannya secara detail, gunakan alasan umum seperti “keperluan pribadi”.
4. Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan: Pastikan surat cuti kamu bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan. Surat yang rapi dan benar secara bahasa akan memberikan kesan profesional. Proofread suratmu sebelum dikirim.
5. Sesuaikan Format dengan Kebiasaan Perusahaan: Perhatikan format surat yang biasa digunakan di perusahaanmu. Jika ada template surat resmi, gunakan template tersebut. Jika tidak ada, gunakan format surat formal yang umum.
6. Konsultasikan dengan HRD atau Atasan (Jika Perlu): Jika kamu ragu tentang jenis cuti yang tepat atau prosedur pengajuannya, jangan ragu untuk berkonsultasi dengan HRD atau atasanmu. Mereka akan memberikan panduan yang jelas.
7. Simpan Salinan Surat: Setelah mengirimkan surat permohonan cuti, simpan salinan surat tersebut untuk arsip pribadi kamu. Ini bisa berguna jika ada pertanyaan atau masalah di kemudian hari.
8. Follow-up Setelah Mengajukan Surat: Setelah mengajukan surat cuti, follow-up kepada atasan atau HRD untuk memastikan suratmu sudah diterima dan diproses. Tanyakan perkiraan waktu persetujuan cuti.

Setelah Mengajukan Surat Cuti: Apa Selanjutnya?¶

Setelah surat permohonan cuti kamu disetujui, ada beberapa hal yang perlu kamu lakukan:

• Konfirmasi Persetujuan Cuti: Pastikan kamu mendapatkan konfirmasi resmi persetujuan cuti dari atasan atau HRD. Konfirmasi bisa berupa email balasan, tanda tangan persetujuan di surat cuti, atau sistem online perusahaan.
• Siapkan Pekerjaan Sebelum Cuti: Sebelum cuti, selesaikan tugas-tugas prioritas dan buat briefing atau serah terima tugas kepada rekan kerja yang akan menggantikanmu sementara. Ini memastikan pekerjaan tetap berjalan lancar selama kamu cuti.
• Atur Out of Office (Jika Perlu): Jika kamu menggunakan email kantor, atur out of office reply untuk memberitahukan bahwa kamu sedang cuti dan kapan kamu akan kembali. Sertakan informasi kontak rekan kerja yang bisa dihubungi untuk urusan mendesak.
• Nikmati Cuti dengan Tenang: Setelah semua persiapan selesai, nikmati cuti kamu dengan tenang dan maksimal. Istirahat yang cukup dan lakukan hal-hal yang kamu sukai agar kembali bekerja dengan segar dan semangat.
• Informasikan Jika Ada Perubahan Rencana Cuti: Jika ada perubahan rencana cuti (misalnya ingin memperpanjang atau memperpendek cuti), segera informasikan kepada atasan dan HRD secepatnya. Perubahan rencana cuti perlu disetujui kembali.

Surat permohonan cuti memang terlihat sederhana, tapi penting untuk diperhatikan agar proses cuti berjalan lancar dan profesional. Dengan membuat surat cuti yang baik dan benar, kamu menunjukkan etika kerja yang baik dan menjaga hubungan baik dengan perusahaan.

Semoga artikel ini bermanfaat dan membantu kamu dalam membuat surat permohonan cuti ya! Ada pertanyaan atau pengalaman menarik seputar surat cuti? Yuk, share di kolom komentar!