Panduan Lengkap & Contoh Surat Permohonan Dosen Pembimbing: Dijamin ACC!

Table of Contents

Membuat surat permohonan dosen pembimbing adalah salah satu langkah penting bagi mahasiswa yang akan mengerjakan tugas akhir, skripsi, tesis, atau disertasi. Surat ini menjadi jembatan komunikasi formal antara mahasiswa dengan dosen yang diharapkan bersedia membimbing proses penelitian dan penulisan karya ilmiah. Proses ini terkadang terasa membingungkan, terutama bagi mahasiswa yang baru pertama kali menghadapinya.

Mengapa Surat Permohonan Dosen Pembimbing Penting?¶

Surat permohonan dosen pembimbing bukan hanya sekadar formalitas. Dokumen ini memiliki peran krusial dalam menentukan kelancaran studi dan kualitas tugas akhir Anda. Bayangkan surat ini sebagai kartu nama profesional yang memperkenalkan diri Anda kepada dosen, sekaligus menyampaikan maksud dan tujuan dengan jelas.

Image just for illustration

Berikut beberapa alasan mengapa surat permohonan dosen pembimbing sangat penting:

• Formalitas dan Profesionalitas: Menunjukkan keseriusan dan profesionalitas Anda sebagai mahasiswa. Dosen akan melihat bahwa Anda menghargai waktu dan posisi mereka dengan mengajukan permohonan secara tertulis.
• Kejelasan Maksud: Menyampaikan secara tertulis maksud Anda meminta bimbingan, topik penelitian yang diminati (jika sudah ada), dan alasan memilih dosen tersebut. Ini membantu dosen memahami konteks permohonan Anda dengan cepat.
• Rekam Jejak: Surat ini menjadi dokumentasi resmi bahwa Anda telah mengajukan permohonan bimbingan. Hal ini berguna jika ada kendala administrasi atau miskomunikasi di kemudian hari.
• Peluang Pertama: Surat permohonan adalah kesempatan pertama untuk menjual diri dan meyakinkan dosen bahwa Anda adalah mahasiswa yang tekun, bertanggung jawab, dan memiliki potensi untuk menghasilkan karya ilmiah yang berkualitas. Kesalahan kecil dalam surat bisa memberikan kesan yang kurang baik.
• Etika Akademik: Mengajukan permohonan secara tertulis adalah bentuk etika akademik yang baik. Ini menunjukkan bahwa Anda menghormati proses dan prosedur yang berlaku di lingkungan kampus.

Tanpa surat permohonan yang baik, proses mencari dosen pembimbing bisa menjadi lebih sulit dan memakan waktu. Dosen mungkin enggan menerima mahasiswa yang tidak jelas maksud dan tujuannya. Oleh karena itu, luangkan waktu untuk membuat surat permohonan yang efektif dan profesional.

Struktur Surat Permohonan Dosen Pembimbing yang Baik dan Benar¶

Surat permohonan dosen pembimbing, meskipun terlihat sederhana, memiliki struktur standar yang perlu diperhatikan. Struktur ini memastikan surat Anda terlihat formal, sopan, dan mudah dipahami oleh dosen. Berikut adalah komponen-komponen penting dalam surat permohonan dosen pembimbing:

1. Kop Surat (Opsional, tapi disarankan)¶

Kop surat biasanya berisi informasi identitas Anda sebagai mahasiswa dan instansi tempat Anda belajar. Meskipun tidak selalu wajib, kop surat memberikan kesan lebih formal dan profesional. Jika Anda menggunakan kertas berlogo universitas, kop surat ini sudah otomatis tersedia.

Informasi yang biasanya tercantum dalam kop surat:

• Nama Lengkap: Nama lengkap Anda sebagai pemohon.
• Nomor Induk Mahasiswa (NIM): NIM Anda yang unik.
• Program Studi dan Fakultas: Program studi dan fakultas tempat Anda terdaftar.
• Universitas/Institusi: Nama universitas atau institusi tempat Anda belajar.
• Alamat Kampus: Alamat lengkap kampus (opsional).
• Nomor Telepon/Email: Informasi kontak yang bisa dihubungi.

Jika Anda tidak menggunakan kertas berlogo, Anda bisa membuat kop surat sederhana di bagian atas dokumen.

2. Tanggal Pembuatan Surat¶

Tanggal pembuatan surat diletakkan di bagian kanan atas atau kiri atas surat, di bawah kop surat (jika ada) atau di awal surat. Format tanggal yang umum digunakan adalah format Indonesia, misalnya: “25 Oktober 2023”. Pastikan tanggal yang tertera adalah tanggal saat Anda benar-benar menulis surat tersebut.

3. Tujuan Surat (Yth.)¶

Bagian ini berisi informasi tentang dosen yang Anda tuju. Penulisan tujuan surat harus jelas dan lengkap agar surat Anda sampai ke orang yang tepat.

• Yth.: Singkatan dari “Yang Terhormat”.
• Gelar Akademik Dosen: Sebutkan gelar akademik dosen dengan benar (misalnya: Bapak/Ibu Prof. Dr., Bapak/Ibu Dr., Bapak/Ibu M.Si., dll.). Pastikan Anda mengetahui gelar akademik dosen yang bersangkutan. Informasi ini biasanya bisa ditemukan di website fakultas atau program studi.
• Nama Lengkap Dosen: Tuliskan nama lengkap dosen dengan benar, tanpa singkatan.
• Jabatan/Posisi Dosen (Opsional): Jika Anda mengetahui jabatan dosen (misalnya: Ketua Program Studi, Kepala Laboratorium, dll.), bisa Anda cantumkan.
• Departemen/Program Studi Dosen: Sebutkan departemen atau program studi tempat dosen mengajar (jika relevan dan Anda ketahui).
• Fakultas dan Universitas: Sebutkan fakultas dan universitas tempat dosen mengajar.
• Alamat Kampus (Opsional): Jika Anda mengirim surat fisik dan mengetahui alamat ruang dosen, bisa dicantumkan. Namun, umumnya alamat kampus sudah cukup.

Contoh penulisan tujuan surat:

Yth. Bapak Prof. Dr. [Nama Lengkap Dosen]

Dosen [Nama Program Studi]

Fakultas [Nama Fakultas]

Universitas [Nama Universitas]

4. Salam Pembuka¶

Salam pembuka digunakan untuk memulai surat secara sopan dan formal. Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat formal adalah:

• “Dengan hormat,” (diikuti tanda koma)
• “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (jika dosen beragama Islam)
• “Salam sejahtera,” (untuk umum)

Pilih salam pembuka yang sesuai dengan konteks dan preferensi Anda. “Dengan hormat,” adalah pilihan yang paling umum dan aman untuk digunakan dalam surat formal.

5. Isi Surat¶

Isi surat adalah bagian terpenting dari surat permohonan. Di bagian ini, Anda menyampaikan maksud dan tujuan Anda secara jelas, ringkas, dan sopan. Isi surat biasanya terdiri dari beberapa paragraf yang saling berkaitan.

• Paragraf Pembuka: Perkenalkan diri Anda secara singkat (nama, NIM, program studi, semester). Sebutkan tujuan Anda menulis surat, yaitu untuk mengajukan permohonan menjadi dosen pembimbing tugas akhir (sebutkan jenis tugas akhirnya: skripsi, tesis, dll.). Sebutkan juga topik penelitian yang Anda minati (jika sudah ada).
• Paragraf Alasan Memilih Dosen: Jelaskan mengapa Anda memilih dosen tersebut sebagai pembimbing. Sebutkan alasan yang spesifik dan relevan. Misalnya:
  • Kesesuaian bidang keahlian dosen dengan topik penelitian Anda.
  • Ketertarikan Anda pada mata kuliah yang pernah diampu oleh dosen tersebut.
  • Rekomendasi dari dosen lain atau senior.
  • Reputasi dosen sebagai pembimbing yang baik.
  • Karya-karya ilmiah dosen yang relevan dengan minat Anda.
    Hindari alasan yang bersifat umum atau tidak relevan, seperti “dosennya terkenal baik” atau “dosennya mudah ditemui”.
• Paragraf Lampiran (Opsional): Jika Anda melampirkan dokumen pendukung (misalnya: proposal penelitian singkat, transkrip nilai, CV), sebutkan daftar lampiran di paragraf ini.
• Paragraf Harapan dan Penutup: Sampaikan harapan Anda agar dosen bersedia menerima permohonan Anda. Nyatakan kesediaan Anda untuk berdiskusi lebih lanjut mengenai rencana penelitian Anda. Ucapkan terima kasih atas waktu dan perhatian dosen.

Pastikan isi surat Anda ditulis dengan bahasa yang formal, sopan, dan efektif. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu santai atau bertele-tele. Fokus pada poin-poin penting dan sampaikan informasi secara ringkas dan jelas.

6. Salam Penutup¶

Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat secara sopan dan formal. Salam penutup yang umum digunakan dalam surat formal adalah:

• “Hormat saya,” (diikuti tanda koma)
• “Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (jika diawali salam pembuka yang sama)
• “Salam sejahtera,” (jika diawali salam pembuka yang sama)

Pilih salam penutup yang sesuai dengan salam pembuka yang Anda gunakan. “Hormat saya,” adalah pilihan yang paling umum dan aman.

7. Tanda Tangan dan Nama Lengkap¶

Bagian terakhir surat adalah tanda tangan dan nama lengkap Anda. Letakkan tanda tangan Anda di atas nama lengkap Anda. Pastikan nama lengkap Anda ditulis dengan jelas dan sesuai dengan nama yang tertera di kop surat (jika ada).

Image just for illustration

Tips Membuat Surat Permohonan Dosen Pembimbing yang Efektif¶

Selain memperhatikan struktur surat, ada beberapa tips penting yang perlu Anda perhatikan agar surat permohonan Anda lebih efektif dan meningkatkan peluang diterima oleh dosen.

1. Kenali Dosen yang Anda Tuju¶

Sebelum menulis surat, lakukan riset tentang dosen yang Anda tuju. Cari tahu bidang keahlian, mata kuliah yang diampu, karya-karya ilmiah yang pernah ditulis, dan topik penelitian yang diminati. Informasi ini biasanya tersedia di website fakultas atau program studi. Dengan mengetahui profil dosen, Anda bisa menyesuaikan isi surat permohonan Anda agar lebih relevan dan menarik perhatian dosen. Ini menunjukkan bahwa Anda benar-benar tertarik untuk dibimbing oleh dosen tersebut, bukan hanya memilih secara acak.

2. Gunakan Bahasa Formal dan Sopan¶

Surat permohonan dosen pembimbing adalah surat formal, jadi gunakan bahasa Indonesia yang baku, formal, dan sopan. Hindari penggunaan bahasa gaul, singkatan yang tidak lazim, atau kalimat yang ambigu. Perhatikan pemilihan kata dan tata bahasa agar surat Anda terlihat profesional dan menunjukkan keseriusan Anda. Gunakan kata ganti orang yang sopan (misalnya: “Bapak/Ibu”, “Anda”, “Saudara”).

3. Singkat, Padat, dan Jelas¶

Dosen biasanya memiliki waktu yang terbatas dan menerima banyak surat permohonan. Oleh karena itu, buatlah surat permohonan yang singkat, padat, dan langsung ke poin. Hindari bertele-tele atau menceritakan hal-hal yang tidak relevan. Sampaikan maksud dan tujuan Anda secara jelas dan ringkas. Gunakan paragraf yang pendek dan mudah dibaca. Fokus pada informasi penting dan hindari pengulangan.

4. Sebutkan Alasan yang Spesifik dan Relevan¶

Ketika menjelaskan alasan mengapa Anda memilih dosen tersebut sebagai pembimbing, berikan alasan yang spesifik dan relevan dengan bidang keahlian dosen dan topik penelitian Anda. Hindari alasan yang bersifat umum atau tidak personal. Misalnya, jangan hanya mengatakan “Saya memilih Bapak/Ibu karena Bapak/Ibu dosen yang baik”. Sebaliknya, sebutkan “Saya memilih Bapak/Ibu karena bidang keahlian Bapak/Ibu dalam [sebutkan bidang keahlian] sangat relevan dengan topik penelitian saya tentang [sebutkan topik penelitian]”. Alasan yang spesifik dan relevan akan menunjukkan bahwa Anda telah melakukan riset dan benar-benar tertarik untuk dibimbing oleh dosen tersebut.

5. Lampirkan Dokumen Pendukung (Jika Ada dan Diperlukan)¶

Beberapa dosen atau program studi mungkin meminta mahasiswa untuk melampirkan dokumen pendukung bersama surat permohonan. Dokumen pendukung yang umum dilampirkan antara lain:

• Proposal Penelitian Singkat: Berisi gambaran singkat tentang topik penelitian yang Anda minati, rumusan masalah, tujuan penelitian, dan metode penelitian yang direncanakan.
• Transkrip Nilai: Menunjukkan prestasi akademik Anda.
• Curriculum Vitae (CV): Berisi informasi tentang riwayat pendidikan, pengalaman organisasi, dan keterampilan Anda.
• Surat Rekomendasi (Opsional): Surat rekomendasi dari dosen lain yang mengenal Anda (jika ada).

Jika ada persyaratan dokumen pendukung, pastikan Anda melampirkannya sesuai dengan ketentuan. Jika tidak ada persyaratan khusus, melampirkan proposal penelitian singkat bisa menjadi nilai tambah, karena menunjukkan bahwa Anda sudah memiliki gambaran awal tentang penelitian Anda.

6. Periksa Kembali Sebelum Dikirim¶

Sebelum mengirim surat permohonan, periksa kembali surat Anda dengan teliti. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan (typo), kesalahan tata bahasa, atau informasi yang tidak lengkap. Kesalahan kecil dalam surat bisa memberikan kesan yang kurang baik. Mintalah teman atau saudara untuk membaca surat Anda dan memberikan masukan. Pastikan surat Anda terlihat rapi, formal, dan profesional sebelum dikirimkan.

7. Waktu Pengajuan yang Tepat¶

Ketahui kapan waktu yang tepat untuk mengajukan surat permohonan dosen pembimbing. Biasanya, program studi atau fakultas memiliki jadwal atau periode tertentu untuk pengajuan dosen pembimbing. Tanyakan kepada program studi atau senior mengenai jadwal tersebut. Mengajukan surat permohonan di waktu yang tepat akan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan dosen pembimbing yang diinginkan. Hindari mengajukan surat permohonan terlalu mepet dengan deadline atau di luar periode yang ditentukan.

8. Kirimkan Surat dengan Cara yang Tepat¶

Tanyakan kepada program studi atau dosen yang bersangkutan mengenai cara mengirimkan surat permohonan. Beberapa dosen mungkin menerima surat permohonan melalui email, sementara yang lain lebih memilih surat fisik yang diserahkan langsung atau melalui administrasi program studi. Ikuti cara pengiriman yang dianjurkan agar surat Anda sampai ke dosen dengan baik. Jika mengirim melalui email, gunakan format PDF untuk dokumen surat dan lampiran. Gunakan alamat email yang profesional dan berikan subjek email yang jelas (misalnya: “Permohonan Dosen Pembimbing Skripsi - [Nama Anda]”).

Contoh Format Surat Permohonan Dosen Pembimbing¶

Berikut adalah contoh format surat permohonan dosen pembimbing yang bisa Anda jadikan referensi:

[KOP SURAT (Opsional)]

[Nama Lengkap Anda]
[Nomor Induk Mahasiswa (NIM)]
[Program Studi dan Fakultas]
[Universitas/Institusi]
[Alamat Kampus (Opsional)]
[Nomor Telepon/Email]

[Tempat, Tanggal Pembuatan Surat]

Yth. Bapak/Ibu [Gelar Akademik] [Nama Lengkap Dosen]
[Jabatan/Posisi Dosen (Opsional)]
[Departemen/Program Studi Dosen]
[Fakultas [Nama Fakultas]]
[Universitas [Nama Universitas]]
[Alamat Kampus (Opsional)]

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Lengkap : [Nama Lengkap Anda]
NIM : [Nomor Induk Mahasiswa (NIM)]
Program Studi : [Program Studi Anda]
Semester : [Semester Anda saat ini]

Bermaksud untuk mengajukan permohonan kepada Bapak/Ibu agar berkenan menjadi dosen pembimbing tugas akhir [sebutkan jenis tugas akhir: skripsi/tesis/disertasi] saya yang berjudul [sebutkan judul sementara topik penelitian Anda, jika sudah ada].

Adapun alasan saya memilih Bapak/Ibu sebagai dosen pembimbing adalah karena [jelaskan alasan spesifik dan relevan, misalnya: bidang keahlian Bapak/Ibu yang relevan dengan topik penelitian saya, ketertarikan pada mata kuliah yang pernah Bapak/Ibu ampu, dll.].

[Opsional: Paragraf Lampiran] Sebagai bahan pertimbangan, bersama surat ini saya lampirkan [sebutkan daftar lampiran, misalnya: proposal penelitian singkat, transkrip nilai, CV].

Demikian surat permohonan ini saya sampaikan. Besar harapan saya Bapak/Ibu dapat menerima permohonan ini dan bersedia membimbing saya dalam menyelesaikan tugas akhir. Atas waktu dan perhatian Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Anda]

Catatan:

• Bagian dalam kurung siku [ ] adalah informasi yang perlu Anda isi sesuai dengan data Anda.
• Anda bisa menyesuaikan format ini sesuai dengan kebutuhan dan preferensi Anda, namun tetap perhatikan struktur dan tips yang telah dijelaskan sebelumnya.
• Pastikan Anda mengganti semua informasi dalam kurung siku dengan informasi yang benar dan relevan.

Kesimpulan¶

Membuat surat permohonan dosen pembimbing yang efektif adalah langkah awal yang penting dalam proses penyelesaian tugas akhir. Dengan memahami struktur surat yang baik, mengikuti tips yang telah dijelaskan, dan memberikan kesan yang profesional, Anda akan meningkatkan peluang untuk mendapatkan dosen pembimbing yang Anda inginkan. Ingatlah bahwa surat permohonan ini adalah representasi diri Anda di mata dosen, jadi buatlah dengan sebaik mungkin. Semoga panduan ini bermanfaat dan membantu Anda dalam proses mencari dosen pembimbing.

Bagaimana pengalaman kalian saat membuat surat permohonan dosen pembimbing? Apakah ada tips atau trik lain yang ingin kalian bagikan? Yuk, diskusi di kolom komentar!