Beranda bisnis catering surat template

Panduan Lengkap: Contoh Surat Penawaran Catering ke Sekolah + Template Gratis!

Diperbarui: • 0 • 11 menit membaca

Mengapa Sekolah Membutuhkan Catering?

Sekolah zaman sekarang, apalagi yang berada di kota besar, makin sibuk kegiatannya. Bukan cuma belajar mengajar saja, tapi juga berbagai kegiatan ekstrakurikuler, acara sekolah, sampai rapat-rapat penting. Nah, di tengah kesibukan itu, urusan makan seringkali jadi PR tersendiri. Repot kan kalau setiap ada acara atau kegiatan harus mikirin konsumsi lagi? Di sinilah pentingnya peran catering sekolah.

Mengapa Sekolah Membutuhkan Catering
Image just for illustration

Catering sekolah hadir sebagai solusi praktis untuk menyediakan makanan dan minuman yang berkualitas, bergizi, dan tepat waktu. Bayangkan, pihak sekolah tidak perlu lagi pusing memikirkan menu, belanja bahan, masak, dan menyajikan makanan untuk siswa, guru, atau tamu undangan. Semua bisa diurus oleh pihak catering. Ini tentu sangat membantu efisiensi dan kelancaran kegiatan sekolah.

Selain itu, menggunakan jasa catering juga bisa memberikan variasi menu yang lebih beragam. Anak-anak sekolah kan biasanya cepat bosan dengan menu yang itu-itu saja. Dengan catering, mereka bisa menikmati hidangan yang berbeda setiap harinya, bahkan bisa disesuaikan dengan tema acara atau kebutuhan gizi tertentu. Ini juga jadi nilai tambah bagi sekolah dalam memberikan pelayanan terbaik.

Kapan Sekolah Biasanya Menggunakan Jasa Catering?

Penggunaan jasa catering di sekolah itu fleksibel banget, tergantung kebutuhan dan kebijakan masing-masing sekolah. Tapi, ada beberapa momen umum di mana sekolah seringkali mengandalkan catering:

  • Kegiatan Sekolah Besar: Acara seperti study tour, perayaan hari besar nasional, pentas seni, atau acara olahraga sekolah biasanya melibatkan banyak orang. Catering sangat membantu menyediakan makanan dan minuman dalam jumlah besar dan tepat waktu.
  • Rapat dan Pertemuan: Rapat guru, rapat komite sekolah, atau pertemuan dengan wali murid seringkali diadakan di sekolah. Menyediakan snack dan makan siang/malam untuk peserta rapat tentu akan lebih praktis dengan bantuan catering.
  • Program Makan Siang Sekolah: Beberapa sekolah, terutama sekolah swasta atau sekolah internasional, menyediakan program makan siang untuk siswa. Catering bisa menjadi mitra yang tepat untuk menyediakan makan siang bergizi dan bervariasi setiap hari.
  • Acara Khusus: Workshop, seminar, pelatihan guru, atau acara penerimaan siswa baru juga seringkali membutuhkan layanan catering untuk memastikan konsumsi peserta terpenuhi dengan baik.
  • Kegiatan Ekstrakurikuler: Beberapa kegiatan ekstrakurikuler yang berlangsung lama atau intensif, seperti camping atau latihan intensif, juga bisa memanfaatkan catering untuk urusan makan.

Kapan Sekolah Biasanya Menggunakan Jasa Catering
Image just for illustration

Intinya, kapanpun sekolah membutuhkan solusi praktis untuk urusan konsumsi dalam jumlah banyak atau untuk acara khusus, jasa catering adalah pilihan yang sangat membantu. Dengan begitu, sekolah bisa fokus pada kegiatan utama dan tidak terbebani urusan dapur.

Keuntungan Mengirim Surat Penawaran Catering ke Sekolah

Mengirim surat penawaran catering ke sekolah itu langkah cerdas untuk mengembangkan bisnis catering Anda. Kenapa? Soalnya, sekolah punya potensi pasar yang besar dan stabil. Berikut beberapa keuntungan spesifiknya:

  1. Potensi Order Rutin: Sekolah seringkali membutuhkan catering secara rutin, baik untuk program makan siang harian, acara mingguan, atau bulanan. Jika penawaran Anda berhasil, Anda bisa mendapatkan order yang berkelanjutan, bukan cuma sekali saja. Ini tentu sangat bagus untuk stabilitas pendapatan bisnis Anda.
  2. Volume Order Besar: Sekali order dari sekolah, biasanya jumlahnya lumayan besar, apalagi kalau untuk acara sekolah besar atau program makan siang. Ini berarti potensi omset yang lebih tinggi dibandingkan order catering perorangan atau rumahan.
  3. Promosi Jangka Panjang: Jika Anda berhasil menjalin kerjasama yang baik dengan sekolah, secara tidak langsung Anda juga berpromosi dari mulut ke mulut di kalangan guru, siswa, dan wali murid. Ini bisa membuka peluang mendapatkan order dari pihak lain yang terhubung dengan sekolah tersebut.
  4. Reputasi Meningkat: Menyediakan catering untuk sekolah, apalagi sekolah yang ternama, bisa meningkatkan reputasi bisnis Anda. Sekolah biasanya selektif dalam memilih vendor, jadi jika Anda terpilih, ini menunjukkan bahwa catering Anda dipercaya dan berkualitas.
  5. Peluang Pengembangan Menu: Kerjasama dengan sekolah bisa jadi ajang untuk berkreasi dan mengembangkan menu catering Anda. Anda bisa menawarkan menu khusus anak-anak, menu sehat, atau menu yang disesuaikan dengan anggaran sekolah. Ini akan memperkaya portofolio catering Anda.

Keuntungan Mengirim Surat Penawaran Catering ke Sekolah
Image just for illustration

Jadi, jangan ragu untuk menjangkau sekolah-sekolah di sekitar Anda. Dengan surat penawaran yang menarik dan profesional, Anda punya peluang besar untuk mendapatkan klien baru yang menguntungkan.

Komponen Penting dalam Surat Penawaran Catering ke Sekolah

Surat penawaran catering ke sekolah itu bukan sekadar surat biasa. Ini adalah representasi bisnis Anda yang pertama kali dilihat oleh pihak sekolah. Oleh karena itu, surat penawaran harus dibuat dengan profesional, informatif, dan menarik. Berikut komponen penting yang wajib ada dalam surat penawaran Anda:

  1. Kop Surat: Kop surat adalah identitas bisnis Anda. Sertakan nama catering, logo (jika ada), alamat lengkap, nomor telepon, email, dan website (jika ada). Kop surat yang profesional akan memberikan kesan serius dan terpercaya.
  2. Tanggal Surat: Cantumkan tanggal pembuatan surat. Ini penting untuk arsip dan referensi pihak sekolah.
  3. Nomor Surat: Jika Anda punya sistem penomoran surat, cantumkan nomor surat. Ini akan memudahkan administrasi dan pelacakan surat.
  4. Perihal Surat: Tulis perihal surat dengan jelas dan ringkas. Contoh: “Penawaran Jasa Catering untuk Kebutuhan Sekolah [Nama Sekolah]”.
  5. Tujuan Surat: Tuliskan nama dan jabatan pihak sekolah yang dituju, serta nama sekolah dan alamat lengkap sekolah. Pastikan nama dan jabatan ditulis dengan benar.
  6. Salam Pembuka: Gunakan salam pembuka yang sopan dan formal, seperti “Dengan hormat,” atau “Yang terhormat Bapak/Ibu [Nama Jabatan]”.
  7. Pendahuluan: Di paragraf pembuka, perkenalkan diri Anda dan bisnis catering Anda secara singkat. Sebutkan nama catering, pengalaman (jika ada), dan spesialisasi catering Anda (misalnya spesialisasi menu sehat, menu tradisional, dll).
  8. Isi Penawaran: Ini adalah bagian inti dari surat penawaran. Jelaskan secara detail layanan catering yang Anda tawarkan. Beberapa poin penting yang perlu dicantumkan:
    • Jenis Layanan: Sebutkan jenis layanan catering yang Anda tawarkan, misalnya: makan siang harian, snack box, prasmanan, nasi box, dll.
    • Pilihan Menu: Tawarkan beberapa pilihan menu yang menarik dan variatif. Sertakan contoh menu atau menu package yang sudah Anda siapkan. Jika memungkinkan, tawarkan fleksibilitas menu (bisa disesuaikan dengan permintaan).
    • Harga: Cantumkan daftar harga yang jelas dan rinci. Bisa per paket, per porsi, atau per item. Jelaskan juga apakah harga sudah termasuk ongkos kirim atau belum.
    • Kapasitas: Sebutkan kapasitas catering Anda, berapa porsi yang bisa Anda layani dalam sehari atau untuk sekali acara.
    • Keunggulan Catering Anda: Jelaskan apa yang membuat catering Anda berbeda dan lebih baik dari catering lain. Misalnya: penggunaan bahan-bahan segar berkualitas, menu yang inovatif, pelayanan yang cepat dan ramah, harga yang kompetitif, dll.
    • Fasilitas Tambahan (Opsional): Jika Anda menawarkan fasilitas tambahan, seperti penyediaan peralatan makan, pelayan, atau dekorasi meja, sebutkan juga di sini.
  9. Testimoni (Opsional): Jika Anda punya testimoni positif dari klien sebelumnya (terutama klien sekolah atau instansi), sertakan beberapa kutipan singkat testimoni tersebut. Testimoni akan meningkatkan kepercayaan pihak sekolah terhadap catering Anda.
  10. Penutup: Di paragraf penutup, sampaikan harapan Anda agar penawaran ini dapat dipertimbangkan dan ditindaklanjuti. Sertakan juga kontak person yang bisa dihubungi pihak sekolah jika ada pertanyaan atau ingin berdiskusi lebih lanjut.
  11. Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan dan formal, seperti “Hormat kami,” atau “Salam sejahtera,”.
  12. Tanda Tangan dan Nama Jelas: Tanda tangani surat penawaran Anda dan cantumkan nama jelas Anda di bawah tanda tangan. Sertakan juga jabatan Anda (misalnya: Pemilik Catering, Manajer Pemasaran, dll).
  13. Lampiran (Opsional): Jika ada dokumen pendukung yang ingin Anda lampirkan, seperti daftar menu lengkap, brosur, atau portofolio, sebutkan di bagian lampiran.

Komponen Penting dalam Surat Penawaran Catering ke Sekolah
Image just for illustration

Dengan memperhatikan semua komponen penting ini, surat penawaran catering Anda akan terlihat profesional, lengkap, dan meyakinkan. Peluang Anda untuk mendapatkan respon positif dari pihak sekolah pun akan semakin besar.

Baca Juga: loading

Contoh Template Surat Penawaran Catering ke Sekolah

Berikut ini contoh template surat penawaran catering ke sekolah yang bisa Anda modifikasi sesuai kebutuhan:

[KOP SURAT CATERING ANDA]
[Nama Catering Anda]
[Alamat Lengkap]
[Nomor Telepon]
[Email]
[Website (jika ada)]

[Tanggal Surat]
[Nomor Surat (jika ada)]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Jabatan]
[Nama Sekolah]
[Alamat Lengkap Sekolah]

**Perihal: Penawaran Jasa Catering untuk Kebutuhan Sekolah [Nama Sekolah]**

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami dari [Nama Catering Anda], sebuah perusahaan catering yang berpengalaman dalam menyediakan layanan makanan dan minuman berkualitas, bermaksud mengajukan penawaran kerjasama untuk memenuhi kebutuhan catering di [Nama Sekolah].

[Nama Catering Anda] telah beroperasi sejak [Tahun Berdiri] dan memiliki komitmen untuk menyajikan hidangan yang **sehat**, **bergizi**, **lezat**, dan **bervariasi**. Kami memiliki tim yang profesional dan berpengalaman dalam bidang kuliner, serta didukung oleh dapur yang bersih dan peralatan yang modern.

Kami menawarkan berbagai jenis layanan catering yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan [Nama Sekolah], antara lain:

*   **Program Makan Siang Harian:** Menu makan siang bergizi dan bervariasi setiap hari, disesuaikan dengan standar gizi anak sekolah. Tersedia pilihan menu nasi, lauk, sayur, buah, dan minuman.
*   **Snack Box:** Berbagai pilihan *snack box* untuk acara rapat, seminar, atau kegiatan sekolah lainnya. Pilihan *snack* bervariasi, mulai dari kue tradisional, kue modern, hingga *snack* ringan.
*   **Prasmanan:** Layanan prasmanan untuk acara sekolah besar, seperti perayaan hari besar, pentas seni, atau acara perpisahan. Pilihan menu prasmanan lengkap, mulai dari hidangan pembuka, hidangan utama, hingga hidangan penutup.
*   **Nasi Box:**  Pilihan nasi box praktis dan ekonomis untuk berbagai acara sekolah. Tersedia berbagai pilihan menu nasi box dengan harga yang terjangkau.

Untuk memberikan gambaran lebih jelas mengenai layanan kami, terlampir bersama surat ini adalah daftar menu dan daftar harga [Nama Catering Anda]. Kami juga terbuka untuk berdiskusi dan menyesuaikan menu sesuai dengan anggaran dan preferensi [Nama Sekolah].

**Keunggulan Catering [Nama Catering Anda]:**

*   **Bahan Baku Berkualitas:** Kami hanya menggunakan bahan baku segar dan berkualitas tinggi, serta memilih pemasok yang terpercaya.
*   **Menu Bervariasi dan Inovatif:** Kami selalu berusaha menyajikan menu yang bervariasi dan inovatif, serta mengikuti tren kuliner terkini.
*   **Harga Kompetitif:** Kami menawarkan harga yang kompetitif dan transparan, sesuai dengan kualitas dan layanan yang kami berikan.
*   **Pelayanan Profesional dan Ramah:** Tim kami selalu siap memberikan pelayanan yang profesional, cepat, dan ramah.
*   **Kebersihan dan Keamanan Terjamin:** Kami sangat menjaga kebersihan dapur dan peralatan, serta menerapkan standar keamanan pangan yang ketat.

Kami sangat berharap penawaran kerjasama ini dapat menjadi awal yang baik untuk menjalin hubungan yang saling menguntungkan antara [Nama Catering Anda] dan [Nama Sekolah]. Kami siap memberikan layanan catering terbaik untuk mendukung kelancaran dan kesuksesan kegiatan di [Nama Sekolah].

Untuk informasi lebih lanjut atau penjadwalan presentasi dan *food testing*, Bapak/Ibu dapat menghubungi kami melalui nomor telepon [Nomor Telepon] atau email [Email].

Atas perhatian dan waktu Bapak/Ibu, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Jelas Anda]
[Jabatan Anda]

**Lampiran:**
1.  Daftar Menu Catering [Nama Catering Anda]
2.  Daftar Harga Catering [Nama Catering Anda]

Contoh Template Surat Penawaran Catering ke Sekolah
Image just for illustration

Tips:

  • Ganti bagian yang diberi tanda kurung siku [] dengan informasi catering dan sekolah Anda.
  • Sesuaikan isi surat dengan layanan dan keunggulan catering Anda.
  • Pastikan bahasa yang digunakan sopan, formal, dan profesional.
  • Periksa kembali tata bahasa dan ejaan sebelum mengirim surat.
  • Kirim surat penawaran Anda melalui email dan juga cetak untuk dikirim langsung atau melalui pos (jika memungkinkan).

Tips Agar Surat Penawaran Catering Anda Dilirik Sekolah

Mengirim surat penawaran itu langkah awal, tapi bagaimana agar surat Anda benar-benar dibaca dan dipertimbangkan oleh pihak sekolah? Berikut beberapa tips ampuh yang bisa Anda terapkan:

  1. Riset Sekolah Target: Sebelum mengirim surat, cari tahu dulu informasi tentang sekolah yang Anda tuju. Pelajari profil sekolah, visi misi, kegiatan-kegiatan sekolah, dan jika memungkinkan, cari tahu siapa pengambil keputusan terkait catering di sekolah tersebut. Dengan riset, Anda bisa menyesuaikan penawaran Anda agar lebih relevan dengan kebutuhan sekolah.
  2. Personalisasi Surat: Jangan mengirim surat penawaran yang generik ke semua sekolah. Personalisasi surat Anda untuk setiap sekolah. Sebutkan nama sekolah dengan benar, sapa nama pejabat sekolah (jika tahu), dan sebutkan hal spesifik tentang sekolah tersebut yang membuat Anda tertarik menawarkan catering (misalnya, “Kami melihat [Nama Sekolah] sering mengadakan kegiatan ekstrakurikuler yang padat, sehingga kami yakin layanan catering kami akan sangat membantu.”). Surat yang personal akan terasa lebih dihargai.
  3. Tampilan Menarik: Desain surat penawaran Anda agar terlihat menarik dan profesional. Gunakan font yang mudah dibaca, tata letak yang rapi, dan sertakan logo catering Anda. Jika memungkinkan, gunakan kertas berkualitas bagus untuk surat cetak. Tampilan yang menarik akan memberikan kesan pertama yang positif.
  4. Tonjolkan Keunggulan Unik: Di tengah persaingan bisnis catering yang ketat, Anda harus bisa menonjolkan keunggulan unik catering Anda. Apa yang membuat catering Anda berbeda dan lebih baik dari yang lain? Apakah menu Anda spesial? Apakah Anda punya layanan tambahan yang menarik? Apakah harga Anda sangat kompetitif? Tonjolkan keunggulan ini dalam surat penawaran Anda.
  5. Tawarkan Value Lebih: Selain harga yang kompetitif, tawarkan value lebih kepada sekolah. Misalnya, tawarkan food testing gratis, diskon khusus untuk order pertama, atau layanan konsultasi menu gratis. Value lebih akan membuat penawaran Anda lebih menarik dan sulit ditolak.
  6. Sertakan Portofolio (Jika Ada): Jika Anda punya portofolio atau dokumentasi proyek catering sebelumnya, terutama proyek catering untuk sekolah atau instansi, sertakan dalam lampiran surat penawaran Anda. Portofolio akan memberikan bukti konkret kualitas layanan Anda dan meningkatkan kepercayaan pihak sekolah.
  7. Follow-up: Jangan hanya mengirim surat dan menunggu respon. Lakukan follow-up setelah beberapa hari. Hubungi pihak sekolah melalui telepon atau email untuk memastikan surat penawaran Anda sudah diterima dan menawarkan diri untuk presentasi atau diskusi lebih lanjut. Follow-up menunjukkan keseriusan dan antusiasme Anda.

Tips Agar Surat Penawaran Catering Anda Dilirik Sekolah
Image just for illustration

Dengan menerapkan tips-tips ini, surat penawaran catering Anda akan lebih efektif dan berpeluang besar untuk mendapatkan perhatian dan respon positif dari pihak sekolah. Ingat, kunci sukses adalah persiapan yang matang, penawaran yang menarik, dan follow-up yang konsisten.

Fakta Menarik tentang Catering Sekolah

  • Pasar yang Besar: Industri catering sekolah di Indonesia terus berkembang seiring dengan meningkatnya kesadaran akan pentingnya gizi anak sekolah dan kesibukan orang tua. Potensi pasarnya sangat besar dan menjanjikan.
  • Tren Menu Sehat: Semakin banyak sekolah yang memperhatikan aspek kesehatan dalam menu catering. Tren menu sehat, organik, dan bebas alergen semakin populer di kalangan sekolah. Ini bisa menjadi peluang bagi catering yang fokus pada menu sehat.
  • Pentingnya Sertifikasi: Sekolah yang selektif biasanya akan memilih catering yang memiliki sertifikasi keamanan pangan dan sertifikasi halal (jika mayoritas siswa muslim). Sertifikasi ini menjadi bukti bahwa catering Anda memenuhi standar kualitas dan keamanan.
  • Teknologi dalam Catering Sekolah: Beberapa catering sekolah mulai memanfaatkan teknologi untuk memudahkan pemesanan, pembayaran, dan komunikasi dengan pihak sekolah dan orang tua siswa. Aplikasi mobile atau platform online bisa menjadi nilai tambah layanan catering sekolah modern.
  • Persaingan Ketat: Meskipun potensinya besar, persaingan di industri catering sekolah juga cukup ketat. Penting untuk memiliki strategi pemasaran yang efektif, layanan yang unggul, dan diferensiasi produk untuk bisa bersaing dan memenangkan pasar.

Fakta Menarik tentang Catering Sekolah
Image just for illustration

Memahami fakta-fakta menarik ini akan membantu Anda lebih siap dan strategis dalam mengembangkan bisnis catering sekolah. Industri ini dinamis dan terus berkembang, jadi teruslah berinovasi dan adaptif agar tetap relevan dan sukses.

Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda yang ingin membuat surat penawaran catering ke sekolah. Jangan ragu untuk mencoba dan mengembangkan bisnis catering Anda di sektor pendidikan. Punya pengalaman atau tips lain seputar penawaran catering ke sekolah? Yuk, berbagi di kolom komentar di bawah ini!

Posting Komentar