Beranda administrasi contoh surat panduan surat

Panduan Lengkap Contoh Surat 2 Lampiran: Biar Gak Bingung Lagi!

Updated: • 0 • min read
Table of Contents

Surat dengan 2 lampiran? Kedengarannya mungkin agak ribet, tapi sebenarnya gampang banget kok! Dalam dunia surat-menyurat resmi atau bahkan semi-resmi, kadang kita perlu mengirimkan dokumen pendukung selain surat utama. Nah, lampiran inilah yang menjadi ‘teman’ setia surat kita. Yuk, kita bahas tuntas tentang surat 2 lampiran ini biar kamu makin jago bikin surat!

Apa Itu Surat 2 Lampiran?

Simpelnya, surat 2 lampiran adalah surat yang disertai dengan dua dokumen tambahan atau lebih yang dilampirkan bersama surat utama. Lampiran ini berfungsi untuk memberikan informasi lebih detail, bukti pendukung, atau dokumen-dokumen lain yang relevan dengan isi surat utama. Bayangkan surat utama itu seperti ringkasan, dan lampiran adalah penjelasan lengkapnya.

Kenapa sih harus pakai lampiran? Gini, surat utama biasanya dibuat ringkas dan fokus pada inti pesan yang ingin disampaikan. Kalau semua detail dimasukkan ke dalam surat utama, bisa jadi malah panjang banget dan pembaca jadi males bacanya. Dengan adanya lampiran, informasi tambahan bisa disajikan secara terpisah tapi tetap terstruktur.

Contohnya, kamu mau melamar kerja. Surat lamaran kerja kamu adalah surat utama yang isinya perkenalan diri, minat pada posisi yang dilamar, dan kualifikasi singkat. Nah, lampiran 1 bisa berupa daftar riwayat hidup (CV) yang berisi detail pendidikan dan pengalaman kerja. Lalu, lampiran 2 bisa berupa portofolio atau sertifikat-sertifikat pendukung lainnya. Dengan begitu, surat lamaranmu tetap ringkas, tapi informasi lengkap tentang dirimu tetap tersampaikan melalui lampiran.

contoh surat 2 lampiran
Image just for illustration

Kapan Surat 2 Lampiran Dibutuhkan?

Surat 2 lampiran sering banget digunakan dalam berbagai situasi, baik di dunia kerja, pendidikan, maupun urusan administrasi lainnya. Berikut beberapa contoh situasinya:

  • Lamaran Kerja: Seperti yang sudah dijelaskan tadi, surat lamaran kerja seringkali membutuhkan lampiran seperti CV, portofolio, transkrip nilai, atau sertifikat. Bahkan bisa lebih dari dua lampiran, tergantung kebutuhan.
  • Surat Dinas atau Surat Resmi: Dalam urusan kedinasan, surat seringkali memerlukan lampiran berupa dokumen pendukung seperti proposal, laporan kegiatan, data statistik, atau peraturan terkait. Misalnya, surat permohonan dana kegiatan yang dilampiri proposal kegiatan dan rincian anggaran.
  • Surat Pemberitahuan atau Undangan: Surat pemberitahuan acara atau undangan rapat terkadang memerlukan lampiran berupa agenda acara, susunan acara, atau materi rapat yang perlu dipelajari peserta sebelum acara dimulai.
  • Surat Penawaran: Dalam bisnis, surat penawaran produk atau jasa seringkali dilampiri dengan brosur produk, daftar harga, atau spesifikasi teknis yang lebih detail. Ini membantu calon klien mendapatkan informasi lengkap tanpa membuat surat penawaran menjadi terlalu panjang.
  • Surat Permohonan Izin atau Persetujuan: Surat permohonan izin mendirikan bangunan atau persetujuan kerjasama biasanya memerlukan lampiran berupa dokumen legalitas, gambar desain, atau perjanjian kerjasama yang lebih rinci.
  • Surat Balasan atau Tanggapan: Ketika membalas surat yang meminta informasi atau klarifikasi, kita mungkin perlu melampirkan dokumen pendukung untuk memperjelas jawaban atau memberikan bukti yang relevan.

Intinya, kapanpun kamu merasa informasi dalam surat utama belum cukup lengkap atau perlu didukung dokumen tambahan, maka surat 2 lampiran atau lebih bisa menjadi solusi yang tepat. Yang penting, lampiran yang disertakan benar-benar relevan dan mendukung isi surat utama.

Komponen Penting dalam Surat 2 Lampiran

Sama seperti surat pada umumnya, surat 2 lampiran juga punya komponen-komponen penting yang perlu diperhatikan. Komponen ini memastikan suratmu terlihat profesional, informatif, dan mudah dipahami.

Bagian-bagian Surat Standar

Bagian-bagian surat standar tetap harus ada dalam surat 2 lampiran. Ini meliputi:

  • Kop Surat (Letterhead): Jika surat ini dari instansi atau perusahaan, kop surat wajib ada. Kop surat berisi nama instansi/perusahaan, logo, alamat, nomor telepon, email, dan website. Untuk surat pribadi, kop surat tidak wajib.
  • Tanggal Surat: Tanggal penulisan surat, biasanya diletakkan di pojok kanan atas atau kiri atas setelah kop surat (jika ada).
  • Nomor Surat: Nomor surat biasanya digunakan untuk surat resmi dari instansi/perusahaan. Nomor surat membantu dalam pengarsipan dan pelacakan surat.
  • Perihal/Hal/Subjek Surat: Ini adalah inti dari surat, ditulis secara singkat dan jelas. Contoh: “Lamaran Pekerjaan”, “Undangan Rapat Koordinasi”, “Penawaran Jasa Desain Grafis”.
  • Lampiran: Nah, ini dia yang spesial dari surat 2 lampiran! Bagian ini wajib ada dan ditulis dengan jelas jumlah lampiran yang disertakan. Contoh: “Lampiran: 2 (dua) berkas”.
  • Alamat Tujuan Surat: Alamat lengkap penerima surat, termasuk nama penerima, jabatan (jika ada), nama instansi/perusahaan, dan alamat lengkap.
  • Salam Pembuka: Salam pembuka yang sopan, seperti “Dengan Hormat,”, “Yth.”, atau “Assalamualaikum Wr. Wb.” (untuk surat bernuansa Islami).
  • Isi Surat: Bagian inti surat yang berisi pesan yang ingin disampaikan. Isi surat harus ringkas, jelas, dan langsung ke poin.
  • Salam Penutup: Salam penutup yang sopan, seperti “Hormat Saya,”, “Wassalamualaikum Wr. Wb.” (untuk surat bernuansa Islami), atau “Salam Hangat,”.
  • Tanda Tangan dan Nama Pengirim: Tanda tangan pengirim surat dan nama lengkap (diketik). Untuk surat resmi, biasanya dilengkapi dengan stempel instansi/perusahaan.
  • Tembusan (Opsional): Tembusan dicantumkan jika surat perlu diketahui oleh pihak lain selain penerima surat. Contoh: “Tembusan: 1. Kepala Bagian Personalia, 2. Arsip”.

Menyebutkan Lampiran

Penyebutan lampiran dalam surat itu penting banget. Ini memberi tahu penerima surat bahwa ada dokumen tambahan yang perlu diperhatikan. Letak penyebutan lampiran biasanya setelah perihal/hal/subjek surat, atau di bawah nomor surat (tergantung format surat yang digunakan).

Cara penulisannya juga perlu diperhatikan. Yang paling umum dan disarankan adalah:

  • Lampiran: [Jumlah Lampiran] [Jenis Lampiran (opsional)]

Contoh:

  • Lampiran: 2 (dua) berkas
  • Lampiran: 2 (dua) lembar
  • Lampiran: 2 (dua) bendel
  • Lampiran: 2 (dua) dokumen (CV dan Portofolio)
  • Lampiran: 2 (dua) berkas (Proposal Kegiatan dan RAB)

Penting! Jumlah lampiran harus ditulis dengan angka dan huruf dalam kurung. Ini untuk menghindari kesalahan interpretasi dan memastikan jumlah lampiran terbaca dengan jelas. Jenis lampiran opsional, bisa ditambahkan jika kamu ingin lebih spesifik menyebutkan isi lampirannya, terutama jika jenis lampirannya berbeda-beda.

Penulisan Lampiran yang Benar

Selain menyebutkan jumlah lampiran di bagian atas surat, kamu juga perlu memastikan lampiran-lampiran tersebut tercantum dengan jelas di bagian akhir surat. Biasanya, daftar lampiran ditulis di bawah salam penutup dan sebelum tanda tangan.

Cara penulisannya bisa bermacam-macam, tapi yang penting konsisten dan mudah dibaca. Beberapa contoh penulisan lampiran di akhir surat:

Contoh 1 (Paling Sederhana):

Lampiran:
1. CV
2. Portofolio

Contoh 2 (Lebih Detail):

Lampiran:
1. Curriculum Vitae (CV) - [Nama File atau Deskripsi Singkat]
2. Portofolio Desain Grafis - [Nama File atau Deskripsi Singkat]

Contoh 3 (Jika Lampiran Banyak dan Berbeda Jenis):

Lampiran:
1. Dokumen 1: Proposal Kegiatan “Gebyar Seni dan Budaya”
2. Dokumen 2: Rincian Anggaran Biaya (RAB) Kegiatan
3. Dokumen 3: Surat Dukungan dari Sponsor Utama
4. Dokumen 4: Susunan Panitia Pelaksana

Tips:

  • Nomor Urut: Gunakan nomor urut untuk setiap lampiran agar mudah dirujuk.
  • Deskripsi Singkat: Berikan deskripsi singkat untuk setiap lampiran, terutama jika jenis lampirannya berbeda-beda. Ini membantu penerima surat memahami isi setiap lampiran dengan cepat.
  • Nama File (Jika Lampiran Berupa File Digital): Jika mengirim surat dalam bentuk digital (email), sebutkan nama file untuk setiap lampiran. Ini membantu penerima surat memastikan semua file lampiran sudah diterima dan tidak ada yang terlewat.
  • Urutan Lampiran: Urutkan lampiran secara logis, misalnya berdasarkan urutan penyebutan dalam isi surat atau berdasarkan tingkat kepentingannya.
  • Penomoran Halaman Lampiran (Opsional): Jika lampiran berupa dokumen yang panjang, pertimbangkan untuk memberikan penomoran halaman pada setiap lampiran. Ini memudahkan navigasi dan referensi.

Dengan penulisan lampiran yang benar, surat 2 lampiranmu akan terlihat lebih profesional dan terorganisir. Penerima surat juga akan lebih mudah memahami dan mengakses informasi yang kamu sampaikan.

Contoh-Contoh Surat 2 Lampiran

Biar lebih jelas, yuk kita lihat beberapa contoh surat 2 lampiran dengan format yang benar:

Contoh Surat Lamaran Kerja dengan 2 Lampiran

[KOP SURAT PERUSAHAAN (Jika ada)]

[Tanggal Surat]

Nomor: -  (Opsional)
Lampiran: 2 (dua) berkas
Perihal: Lamaran Pekerjaan sebagai Staf Pemasaran

Yth. Bapak/Ibu [Nama Jabatan/HRD]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi lowongan pekerjaan yang saya peroleh dari [Sumber Informasi Lowongan], saya bermaksud mengajukan diri untuk mengisi posisi Staf Pemasaran di [Nama Perusahaan] yang Bapak/Ibu pimpin.

Saya [Nama Lengkap], lulusan [Jurusan] dari [Nama Universitas] dengan IPK [IPK].  Selama masa studi, saya aktif berorganisasi dan memiliki pengalaman magang di [Nama Perusahaan Tempat Magang] sebagai [Posisi Magang].  Saya memiliki minat yang besar di bidang pemasaran dan percaya bahwa keterampilan serta pengalaman yang saya miliki relevan dengan kebutuhan [Nama Perusahaan].

Sebagai bahan pertimbangan, bersama surat ini saya lampirkan:

1.  Daftar Riwayat Hidup (CV)
2.  Portofolio Pemasaran

Besar harapan saya untuk dapat diberikan kesempatan wawancara agar dapat menjelaskan lebih detail mengenai potensi dan kualifikasi yang saya miliki.  Atas perhatian dan waktu Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap]

Lampiran:
1.  Curriculum Vitae (CV)
2.  Portofolio Pemasaran

Contoh Surat Dinas dengan 2 Lampiran

[KOP SURAT DINAS INSTANSI]

[Tanggal Surat]

Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: 2 (dua) berkas
Perihal: Permohonan Dana Kegiatan "Pelatihan Peningkatan Kompetensi SDM"

Yth. Bapak Kepala [Nama Bagian/Bidang Terkait]
[Nama Instansi]
[Alamat Instansi]

Dengan hormat,

Sehubungan dengan program kerja [Nama Bagian/Bidang] tahun anggaran [Tahun Anggaran], kami bermaksud mengajukan permohonan dana untuk kegiatan "Pelatihan Peningkatan Kompetensi SDM" yang akan dilaksanakan pada [Tanggal Pelaksanaan] di [Tempat Pelaksanaan].

Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia di lingkungan [Nama Instansi] agar lebih kompeten dan profesional dalam menjalankan tugas dan fungsi masing-masing.  Adapun rincian kegiatan dan anggaran biaya terlampir dalam proposal kegiatan.

Sebagai bahan pertimbangan, bersama surat ini kami lampirkan:

1.  Proposal Kegiatan "Pelatihan Peningkatan Kompetensi SDM"
2.  Rincian Anggaran Biaya (RAB) Kegiatan

Demikian surat permohonan ini kami sampaikan.  Besar harapan kami agar permohonan ini dapat dikabulkan.  Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Kepala [Nama Bagian/Bidang Pengirim]

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Kepala Bagian/Bidang]
[NIP Kepala Bagian/Bidang]

Tembusan:
1.  Kepala [Nama Instansi]
2.  Arsip

Lampiran:
1.  Proposal Kegiatan "Pelatihan Peningkatan Kompetensi SDM"
2.  Rincian Anggaran Biaya (RAB) Kegiatan

Contoh Surat Pemberitahuan dengan 2 Lampiran

[KOP SURAT ORGANISASI/KOMUNITAS (Jika ada)]

[Tanggal Surat]

Nomor: [Nomor Surat] (Opsional)
Lampiran: 2 (dua) lembar
Perihal: Pemberitahuan Acara Bakti Sosial "Peduli Lingkungan"

Yth. Bapak/Ibu/Saudara/i Warga [Nama Wilayah/Komunitas]

Dengan hormat,

Dalam rangka memperingati Hari Bumi Sedunia, kami dari [Nama Organisasi/Komunitas] akan mengadakan kegiatan bakti sosial dengan tema "Peduli Lingkungan" pada:

Hari, Tanggal: [Hari], [Tanggal Pelaksanaan]
Waktu: [Waktu Pelaksanaan]
Tempat: [Tempat Pelaksanaan]
Kegiatan: [Rincian Kegiatan Bakti Sosial]

Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan kesadaran masyarakat akan pentingnya menjaga lingkungan dan mempererat tali silaturahmi antar warga.  Adapun susunan acara kegiatan terlampir untuk menjadi perhatian.

Sebagai informasi lebih lanjut, bersama surat ini kami lampirkan:

1.  Susunan Acara Kegiatan Bakti Sosial
2.  Peta Lokasi Kegiatan

Kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk berpartisipasi dalam kegiatan bakti sosial ini.  Mari bersama-sama kita wujudkan lingkungan yang bersih, sehat, dan lestari.  Atas perhatian dan partisipasi Bapak/Ibu/Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Panitia Pelaksana Bakti Sosial "Peduli Lingkungan"
[Nama Organisasi/Komunitas]

[Tanda Tangan Ketua Panitia (Opsional)]

[Nama Ketua Panitia (Opsional)]

Lampiran:
1.  Susunan Acara Kegiatan Bakti Sosial
2.  Peta Lokasi Kegiatan

Catatan: Contoh-contoh surat di atas hanyalah gambaran umum. Kamu bisa menyesuaikannya dengan kebutuhan dan konteks surat yang akan kamu buat. Yang penting, format dasar dan komponen-komponen penting surat 2 lampiran tetap diperhatikan.

Tips Membuat Surat 2 Lampiran yang Efektif

Biar surat 2 lampiran kamu makin oke dan efektif, perhatikan tips berikut:

  1. Pastikan Lampiran Relevan: Lampiran yang disertakan harus benar-benar relevan dan mendukung isi surat utama. Jangan sampai lampiran malah nggak nyambung atau nggak penting.
  2. Susun Lampiran dengan Rapi: Urutkan lampiran secara logis dan berikan penomoran atau deskripsi yang jelas. Ini memudahkan penerima surat untuk memahami isi setiap lampiran.
  3. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Ringkas: Baik surat utama maupun deskripsi lampiran, gunakan bahasa yang jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Hindari bahasa yang bertele-tele atau ambigu.
  4. Periksa Kembali Sebelum Dikirim: Sebelum mengirim surat, selalu periksa kembali semua komponen surat, termasuk jumlah lampiran, penulisan lampiran, dan isi lampiran itu sendiri. Pastikan tidak ada kesalahan atau kekurangan.
  5. Gunakan Format File yang Umum (Jika Lampiran Digital): Jika mengirim lampiran dalam bentuk file digital (email), gunakan format file yang umum dan mudah dibuka oleh penerima, seperti PDF, DOCX, atau JPG. Hindari format file yang jarang digunakan atau berukuran terlalu besar.
  6. Beri Nama File Lampiran yang Jelas (Jika Lampiran Digital): Saat mengirim lampiran via email, beri nama file lampiran yang jelas dan informatif. Contoh: “CV - [Nama Lengkap].pdf”, “Proposal Kegiatan - Gebyar Seni.docx”. Ini memudahkan penerima surat mengidentifikasi dan mengelola file lampiran.
  7. Pertimbangkan Ukuran File Lampiran (Jika Lampiran Digital): Jika lampiran berupa file digital berukuran besar, pertimbangkan untuk mengompres file atau menggunakan layanan cloud storage untuk berbagi file. Ini menghindari email menjadi terlalu berat dan sulit dikirim atau diterima.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Ada beberapa kesalahan umum yang sering dilakukan saat membuat surat 2 lampiran. Hindari kesalahan-kesalahan ini biar suratmu makin profesional:

  • Lupa Menyebutkan Lampiran: Ini kesalahan fatal! Jika kamu melampirkan dokumen tapi lupa menyebutkannya di surat, penerima surat bisa jadi bingung atau tidak tahu kalau ada lampiran.
  • Jumlah Lampiran Tidak Sesuai: Menyebutkan jumlah lampiran “2 (dua) berkas” tapi ternyata lampirannya cuma satu atau malah lebih dari dua. Teliti lagi sebelum mengirim!
  • Penulisan Lampiran Tidak Jelas: Penulisan lampiran yang asal-asalan atau tidak konsisten, sehingga sulit dipahami. Ikuti format penulisan yang disarankan.
  • Lampiran Tidak Relevan: Melampirkan dokumen yang tidak ada hubungannya dengan isi surat utama. Pastikan lampiran benar-benar mendukung pesan yang ingin kamu sampaikan.
  • Lampiran Rusak atau Tidak Bisa Dibuka (Jika Lampiran Digital): Mengirim file lampiran yang rusak atau tidak bisa dibuka oleh penerima. Pastikan file lampiran berfungsi dengan baik sebelum dikirim.
  • Ukuran File Lampiran Terlalu Besar (Jika Lampiran Digital): Mengirim file lampiran yang terlalu besar sehingga email menjadi berat dan sulit dikirim atau diterima. Kompres file atau gunakan layanan cloud storage jika perlu.

Kesimpulan

Membuat surat 2 lampiran itu sebenarnya nggak susah, kan? Yang penting kamu paham konsepnya, komponen-komponen pentingnya, dan cara penulisannya yang benar. Dengan mengikuti panduan dan tips di atas, kamu pasti bisa membuat surat 2 lampiran yang efektif, profesional, dan informatif. Jangan ragu untuk berlatih dan mencoba membuat surat 2 lampiran dalam berbagai situasi. Semakin sering berlatih, kamu akan semakin mahir!

Gimana, artikel ini membantu kamu memahami tentang surat 2 lampiran? Kalau ada pertanyaan atau pengalaman menarik seputar surat-menyurat, jangan sungkan untuk berbagi di kolom komentar ya!

Posting Komentar