Panduan Lengkap: Cara Menulis Surat Dinas yang Efektif & Profesional

Daftar Isi

Menulis surat dinas itu penting banget, lho, terutama kalau kamu berurusan dengan instansi pemerintah, sekolah, atau organisasi formal lainnya. Surat dinas ini bukan kayak surat cinta atau surat ke teman, ya. Ada aturan dan format khusus yang perlu kamu perhatikan biar suratmu resmi dan diproses dengan baik. Yuk, kita bahas tuntas cara menulis surat dinas yang benar dan efektif!

Apa Itu Surat Dinas dan Kenapa Penting?¶

Surat dinas, atau sering juga disebut surat resmi, adalah surat yang dibuat oleh suatu instansi atau lembaga untuk keperluan kedinasan. Fungsinya macam-macam, mulai dari menyampaikan pengumuman, undangan, permohonan, laporan, sampai keputusan penting. Bayangin deh, kalau semua urusan resmi cuma lewat chat atau telepon, pasti ribet dan nggak ada bukti tertulisnya. Nah, surat dinas ini jadi bukti hitam di atas putih yang sah dan bisa dipertanggungjawabkan.

Pentingnya surat dinas ini nggak main-main. Pertama, sebagai alat komunikasi resmi antar instansi atau dalam internal organisasi. Kedua, sebagai arsip atau dokumen penting yang bisa disimpan dan digunakan kembali di masa depan. Ketiga, menunjukkan profesionalitas dan kredibilitas instansi atau organisasi yang mengeluarkan surat tersebut. Makanya, penulisan surat dinas ini nggak boleh asal-asalan.

Image just for illustration

Struktur Baku Surat Dinas: Bagian-bagian Penting yang Wajib Ada¶

Surat dinas punya struktur baku yang harus diikuti. Struktur ini memastikan informasi tersampaikan dengan jelas dan sistematis. Kalau kamu ikutin struktur ini, surat dinasmu pasti terlihat profesional dan mudah dipahami. Yuk, kita bedah satu per satu bagian-bagian pentingnya:

1. Kop Surat (Kepala Surat)¶

Kop surat ini identitas instansi atau organisasi yang mengeluarkan surat. Letaknya paling atas surat, biasanya di tengah atau rata kiri. Dalam kop surat, minimal harus ada nama instansi, logo (kalau ada), dan alamat lengkap. Kadang juga ditambahkan nomor telepon, fax, email, dan website. Kop surat ini penting banget buat nunjukin dari mana surat ini berasal.

Contoh kop surat sederhana:

PEMERINTAH KOTA JAKARTA SELATAN
DINAS PENDIDIKAN
SD NEGERI 01 KEBAYORAN LAMA
Jalan Kebayoran Lama No. 10, Jakarta Selatan 12210
Telp. (021) 7261234, Email: sdn01kebayoran@jakarta.go.id

Image just for illustration

2. Tanggal Surat¶

Tanggal surat ini nunjukin kapan surat itu dibuat. Letaknya biasanya di sebelah kanan atas, di bawah kop surat atau sejajar dengan nomor surat. Format tanggal yang umum digunakan dalam surat dinas adalah format Indonesia, yaitu tanggal bulan tahun (contoh: 17 Agustus 2024). Penulisan bulan sebaiknya jangan disingkat, biar lebih jelas dan formal. Tanggal surat ini penting buat arsip dan urutan waktu dokumen.

Contoh penulisan tanggal surat:

• Jakarta, 17 Agustus 2024
• 17 Agustus 2024

3. Nomor Surat¶

Nomor surat ini kode unik yang diberikan instansi untuk setiap surat dinas yang dikeluarkan. Fungsinya buat memudahkan pengarsipan, pencarian, dan tracking surat. Format nomor surat bisa beda-beda tergantung kebijakan instansi, tapi biasanya terdiri dari kode instansi, nomor urut surat, bulan, dan tahun. Nomor surat ini penting banget buat administrasi internal instansi.

Contoh nomor surat:

• Nomor: 005/SDN01KL/VIII/2024 (005: nomor urut, SDN01KL: kode SD Negeri 01 Kebayoran Lama, VIII: bulan Agustus, 2024: tahun)
• Nomor: B-123/DISDIK/JS/2024 (B: kode jenis surat, 123: nomor urut, DISDIK: kode Dinas Pendidikan, JS: kode Jakarta Selatan, 2024: tahun)

Image just for illustration

4. Sifat Surat (Opsional)¶

Sifat surat ini menunjukkan tingkat urgensi atau kerahasiaan surat. Biasanya ditulis di bawah nomor surat, di sebelah kiri. Sifat surat ini opsional, tapi penting kalau suratnya memang butuh penanganan khusus. Beberapa contoh sifat surat:

• Penting: Surat ini perlu segera ditindaklanjuti.
• Segera: Surat ini sangat mendesak dan perlu diproses secepatnya.
• Rahasia: Isi surat ini bersifat rahasia dan hanya boleh dibaca oleh pihak tertentu.
• Biasa: Surat ini sifatnya umum dan tidak terlalu mendesak.

5. Lampiran¶

Lampiran ini daftar dokumen atau berkas tambahan yang disertakan bersama surat. Kalau ada lampiran, wajib ditulis di surat. Letaknya di bawah sifat surat atau perihal, di sebelah kiri. Kalau nggak ada lampiran, ya nggak perlu ditulis. Penulisan lampiran biasanya dalam bentuk angka atau jumlah berkas.

Contoh penulisan lampiran:

• Lampiran : 2 (dua) berkas
• Lampiran : Satu berkas
• Lampiran : - (kalau tidak ada lampiran, tapi ini kurang umum, lebih baik dikosongkan saja jika tidak ada sifat surat)

Image just for illustration

6. Perihal (Hal atau Subjek Surat)¶

Perihal ini inti atau pokok bahasan surat secara singkat. Fungsinya buat memberikan gambaran cepat tentang isi surat kepada penerima. Perihal harus ditulis ringkas, padat, dan jelas. Letaknya di bawah lampiran atau sifat surat, di sebelah kiri. Perihal ini penting banget biar penerima surat langsung tahu maksud suratnya apa.

Contoh perihal surat:

• Perihal : Undangan Rapat Koordinasi
• Perihal : Permohonan Izin Penggunaan Tempat
• Perihal : Laporan Kegiatan Bulan Juli 2024

7. Alamat Tujuan Surat¶

Alamat tujuan surat ini menunjukkan kepada siapa surat itu ditujukan. Letaknya di bawah perihal, di sebelah kiri. Penulisan alamat tujuan harus lengkap dan jelas, termasuk nama jabatan (kalau ada), nama instansi, dan alamat lengkap. Kalau surat ditujukan kepada orang perorangan, sebutkan nama lengkap dan jabatannya (kalau ada) di instansi tersebut. Pastikan alamat tujuan ini benar biar suratnya sampai ke orang yang tepat.

Contoh alamat tujuan surat:

• Yth. Bapak Kepala Dinas Pendidikan Kota Jakarta Selatan
  Jalan Ciputat Raya No. 1, Jakarta Selatan
• Yth. Direktur Utama PT Maju Jaya
  Jalan Sudirman Kav. 52-53, Jakarta Pusat

Image just for illustration

8. Salam Pembuka¶

Salam pembuka ini ungkapan sopan di awal surat. Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat dinas adalah “Dengan hormat,” atau “Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh” (untuk instansi Islam). Letaknya di bawah alamat tujuan surat, agak menjorok ke dalam. Setelah salam pembuka, biasanya diikuti tanda koma (,). Salam pembuka ini penting buat menunjukkan kesantunan dalam berkomunikasi resmi.

Contoh salam pembuka:

• Dengan hormat,
• Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,

9. Isi Surat (Tubuh Surat)¶

Isi surat ini bagian terpenting dari surat dinas, karena di sinilah pesan atau informasi utama disampaikan. Isi surat biasanya dibagi menjadi tiga bagian:

• Paragraf pembuka: Berisi pengantar atau latar belakang masalah secara singkat. Bisa juga menyebutkan dasar atau tujuan penulisan surat.
• Paragraf isi: Berisi uraian detail tentang maksud dan tujuan surat. Sampaikan informasi secara jelas, sistematis, dan lugas. Hindari bertele-tele. Kalau perlu, gunakan poin-poin atau penomoran biar lebih mudah dibaca.
• Paragraf penutup: Berisi kesimpulan, harapan, atau ajakan tindakan dari pihak penerima surat. Bisa juga mengucapkan terima kasih atau permohonan maaf.

Isi surat harus ditulis dengan bahasa yang formal, baku, dan efektif. Hindari bahasa informal atau bahasa gaul. Pastikan isi surat mudah dipahami dan tidak menimbulkan ambiguitas.

Image just for illustration

10. Salam Penutup¶

Salam penutup ini ungkapan sopan di akhir surat. Salam penutup yang umum digunakan dalam surat dinas adalah “Hormat kami,” atau “Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh” (untuk instansi Islam). Letaknya di bawah isi surat, agak menjorok ke kanan. Setelah salam penutup, biasanya diikuti tanda koma (,). Salam penutup ini juga penting buat menunjukkan kesantunan di akhir surat.

Contoh salam penutup:

• Hormat kami,
• Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,

11. Tanda Tangan dan Nama Jabatan¶

Tanda tangan dan nama jabatan ini menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas surat tersebut. Letaknya di bawah salam penutup, di sebelah kanan. Biasanya terdiri dari:

• Tanda tangan: Dibubuhi tanda tangan oleh pejabat yang berwenang.
• Nama lengkap: Ditulis nama lengkap pejabat yang menandatangani surat.
• Jabatan: Ditulis jabatan pejabat yang menandatangani surat.
• NIP (Nomor Induk Pegawai): Opsional, biasanya dicantumkan untuk pegawai negeri sipil (PNS).

Tanda tangan dan nama jabatan ini penting buat keabsahan surat dinas. Pastikan yang menandatangani surat adalah pejabat yang memang berwenang.

Image just for illustration

12. Stempel Instansi (Opsional)¶

Stempel instansi ini cap resmi instansi yang mengeluarkan surat. Letaknya biasanya di sebelah tanda tangan, menimpa sebagian tanda tangan dan nama jabatan. Stempel instansi ini opsional, tapi sangat dianjurkan karena menambah kekuatan hukum dan keabsahan surat dinas. Stempel ini menunjukkan bahwa surat tersebut benar-benar dikeluarkan oleh instansi yang bersangkutan.

13. Tembusan (Cc)¶

Tembusan ini daftar pihak-pihak lain yang juga menerima salinan surat, selain alamat tujuan utama. Tembusan bersifat opsional, digunakan kalau perlu memberitahukan atau mengkoordinasikan informasi kepada pihak lain. Letaknya paling bawah surat, di sebelah kiri. Penulisan tembusan biasanya diawali kata “Tembusan:” atau “Cc:”.

Contoh tembusan:

• Tembusan:
  1. Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kota Jakarta Selatan
  2. Arsip

Image just for illustration

14. Inisial (Opsional)¶

Inisial ini kode singkat yang menunjukkan siapa yang mengetik dan memeriksa surat. Biasanya diletakkan paling bawah surat, di sebelah kiri atau kanan, atau di bawah tembusan. Inisial bersifat opsional, tapi berguna buat keperluan administrasi internal instansi, terutama kalau ada kesalahan atau perlu tracking proses pembuatan surat. Format inisial bisa beda-beda, contoh: Ketik: ABC, Periksa: XYZ.

Gaya Bahasa dalam Surat Dinas: Formal, Ringkas, dan Efektif¶

Bahasa yang digunakan dalam surat dinas harus formal, ringkas, dan efektif. Formal berarti menggunakan bahasa baku, sesuai kaidah tata bahasa Indonesia yang baik dan benar. Hindari bahasa informal, bahasa gaul, atau singkatan-singkatan yang tidak resmi. Ringkas berarti menyampaikan pesan secara langsung ke inti permasalahan, tanpa bertele-tele atau menggunakan kalimat yang terlalu panjang. Efektif berarti bahasa yang digunakan mudah dipahami, jelas, dan tidak menimbulkan ambiguitas.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam gaya bahasa surat dinas:

• Gunakan kata ganti orang ketiga (misalnya: kami, Anda, beliau) untuk menunjukkan kesopanan dan jarak formal. Hindari kata ganti orang pertama (saya, aku) kecuali dalam konteks tertentu yang sangat pribadi atau informal.
• Gunakan kalimat pasif jika diperlukan untuk menekankan objek atau tindakan, bukan pelaku. Contoh: “Surat ini dibuat untuk…” (bukan “Kami membuat surat ini untuk…”).
• Hindari penggunaan kata-kata yang ambigu atau bermakna ganda. Pilih kata-kata yang jelas dan lugas.
• Perhatikan penggunaan tanda baca yang benar. Tanda baca yang salah bisa mengubah makna kalimat.
• Gunakan ejaan yang disempurnakan (EYD) atau Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI) yang berlaku.

Image just for illustration

Tips Menulis Surat Dinas yang Efektif¶

Biar surat dinasmu nggak cuma formal tapi juga efektif, ada beberapa tips yang bisa kamu ikutin:

1. Pahami tujuan surat: Sebelum menulis, tentukan dulu tujuan suratmu apa. Apakah untuk menyampaikan informasi, meminta izin, mengajukan permohonan, atau yang lain? Tujuan yang jelas akan membantumu fokus dalam menulis isi surat.
2. Buat kerangka surat: Bikin dulu kerangka kasar isi surat sebelum mulai menulis lengkap. Kerangka ini bisa berupa poin-poin penting yang mau kamu sampaikan. Kerangka akan membantu suratmu jadi lebih terstruktur dan sistematis.
3. Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas: Hindari kalimat yang berbelit-belit atau terlalu panjang. Sampaikan pesanmu secara langsung dan to the point. Gunakan bahasa Indonesia yang baku dan formal.
4. Perhatikan format surat: Pastikan kamu mengikuti format surat dinas yang benar, termasuk kop surat, tanggal, nomor, perihal, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, tanda tangan, dan bagian-bagian lainnya.
5. Periksa kembali sebelum dikirim: Setelah selesai menulis, baca ulang suratmu dengan teliti. Cek apakah ada kesalahan ketik, tata bahasa, atau informasi yang kurang jelas. Minta orang lain untuk membaca ulang juga kalau perlu, biar ada second opinion.

Image just for illustration

Contoh Sederhana Surat Dinas¶

Biar lebih kebayang, ini contoh sederhana surat dinas:

PEMERINTAH KOTA BANDUNG
DINAS KEBUDAYAAN DAN PARIWISATA
Jalan Ahmad Yani No. 24, Bandung 40111
Telp. (022) 4203333, Email: disbudpar@bandung.go.id

                                                                        Bandung, 20 Juli 2024
Nomor: 015/DISBUDPAR/VII/2024
Sifat : Biasa
Lampiran : -
Perihal : Undangan Sosialisasi Program Pariwisata

Yth. Bapak/Ibu Ketua Kelompok Sadar Wisata (Pokdarwis)
Kota Bandung

Dengan hormat,

Sehubungan dengan program pengembangan pariwisata Kota Bandung tahun 2024, Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Bandung bermaksud menyelenggarakan sosialisasi program tersebut kepada seluruh Kelompok Sadar Wisata (Pokdarwis) di Kota Bandung.

Acara sosialisasi akan dilaksanakan pada:
Hari, tanggal : Kamis, 25 Juli 2024
Waktu         : 09.00 - 12.00 WIB
Tempat        : Aula Dinas Kebudayaan dan Pariwisata Kota Bandung

Mengingat pentingnya acara ini, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu Ketua Pokdarwis untuk dapat berpartisipasi aktif dalam sosialisasi ini.  Konfirmasi kehadiran dapat disampaikan melalui email disbudpar@bandung.go.id atau telepon (022) 4203333 paling lambat tanggal 23 Juli 2024.

Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
Kepala Dinas Kebudayaan dan Pariwisata
Kota Bandung

[Tanda Tangan dan Stempel]

Drs. Asep Kurniawan, M.Si.
NIP. 197008171995031001

Tembusan:
1. Arsip

Image just for illustration

Fakta Menarik Seputar Surat Dinas¶

Mungkin kamu nggak nyangka, tapi surat dinas itu punya sejarah panjang dan fakta menarik lho!

• Sejarah panjang: Konsep surat resmi sudah ada sejak zaman kerajaan dulu. Dulu, surat kerajaan atau surat perintah raja punya kekuatan hukum yang sangat besar. Bahkan di beberapa negara, tradisi surat resmi kerajaan masih dipertahankan sampai sekarang.
• Perkembangan format: Format surat dinas terus berkembang seiring zaman. Dulu mungkin lebih sederhana, tapi sekarang lebih terstandarisasi dan detail, terutama dengan adanya teknologi informasi. Dulu surat diketik manual atau bahkan ditulis tangan, sekarang sudah banyak yang pakai komputer dan printer.
• Digitalisasi surat dinas: Di era digital ini, surat dinas juga mulai bertransformasi ke bentuk digital atau e-surat. E-surat lebih efisien, cepat, dan ramah lingkungan. Tapi, surat dinas fisik tetap penting sebagai dokumen arsip dan bukti otentik.
• Peran arsiparis: Ada profesi khusus yang menangani pengelolaan surat dinas dan dokumen resmi lainnya, yaitu arsiparis. Arsiparis bertanggung jawab menyimpan, merawat, dan mengelola arsip surat dinas agar tetap terjaga dan mudah ditemukan kembali jika dibutuhkan.

Menarik kan? Surat dinas yang kelihatan formal dan kaku ini ternyata punya cerita dan perkembangan yang seru juga.

Image just for illustration

Nah, itu dia panduan lengkap cara menulis surat dinas yang baik dan benar. Semoga artikel ini bermanfaat dan membantu kamu dalam membuat surat dinas yang profesional dan efektif. Jangan ragu untuk praktik langsung dan terus belajar. Kalau ada pertanyaan atau pengalaman menarik seputar surat dinas, yuk share di kolom komentar di bawah ini!