Panduan Lengkap: Cara Menulis Bagian 'Mengetahui' Pada Surat Resmi & Profesional!

Table of Contents

Dalam dunia surat-menyurat, terutama di lingkungan formal atau kedinasan, kita seringkali menemukan kata “mengetahui”. Mungkin terlihat sederhana, tapi penggunaan kata ini punya aturan dan makna tersendiri yang penting untuk dipahami. Yuk, kita bahas tuntas tentang penulisan “mengetahui” pada surat agar kamu makin jago dalam membuat surat yang efektif dan profesional!

Apa Sebenarnya Fungsi ‘Mengetahui’ dalam Surat?¶

Kata “mengetahui” dalam konteks surat resmi bukan sekadar berarti tahu atau sadar. Lebih dari itu, ia menunjukkan adanya persetujuan tidak langsung atau pengakuan dari pihak yang lebih tinggi atau pihak terkait dalam suatu proses atau kegiatan. Penting untuk diingat bahwa “mengetahui” berbeda dengan “menyetujui” atau “mengizinkan”, meskipun ketiganya sering muncul dalam surat resmi.

Membedakan ‘Mengetahui’ dengan ‘Menyetujui’ dan ‘Mengizinkan’¶

Image just for illustration

Perbedaan utama terletak pada tingkat kewenangan dan tanggung jawab. “Mengetahui” menunjukkan bahwa pihak tersebut sadar dan memahami isi surat atau kegiatan yang akan dilakukan, namun tidak memiliki wewenang penuh untuk menyetujui atau menolak. Biasanya, pihak yang “mengetahui” adalah atasan atau pihak terkait yang perlu diinformasikan sebagai bagian dari alur birokrasi atau koordinasi.

“Menyetujui”, di sisi lain, menunjukkan adanya persetujuan aktif dan pemberian izin untuk melaksanakan sesuatu. Pihak yang menyetujui memiliki wewenang untuk mengambil keputusan dan bertanggung jawab atas kelanjutan kegiatan tersebut. Tanda tangan persetujuan menjadi bukti legal bahwa kegiatan tersebut diizinkan untuk berjalan.

“Mengizinkan” memiliki makna yang mirip dengan “menyetujui”, namun seringkali digunakan dalam konteks yang lebih spesifik atau situasional. Misalnya, mengizinkan penggunaan fasilitas, mengizinkan cuti, atau mengizinkan pelaksanaan kegiatan tertentu. Perbedaan tipis antara “menyetujui” dan “mengizinkan” terkadang bergantung pada kebiasaan dan konteks organisasi.

Singkatnya:

• Mengetahui: Informasi dan pengakuan, tanpa wewenang persetujuan penuh.
• Menyetujui: Persetujuan aktif dan pemberian izin untuk melaksanakan.
• Mengizinkan: Persetujuan spesifik untuk situasi atau tindakan tertentu.

Kapan Waktu yang Tepat Menggunakan ‘Mengetahui’ dalam Surat?¶

Penggunaan kata “mengetahui” dalam surat tidak bisa sembarangan. Ada beberapa situasi dan jenis surat yang umumnya memerlukan adanya kolom “mengetahui”. Memahami konteks ini penting agar surat yang kamu buat sesuai dengan standar dan etika profesional.

Surat Resmi dan Kedinasan: Alur Hierarki¶

Image just for illustration

Dalam surat resmi atau kedinasan, terutama yang melibatkan alur hierarki organisasi, penggunaan “mengetahui” sangat umum. Misalnya, surat permohonan izin kegiatan yang dibuat oleh staf pelaksana kepada atasannya. Dalam surat tersebut, atasan langsung staf pelaksana perlu “mengetahui” surat tersebut sebelum diteruskan ke tingkatan yang lebih tinggi atau pihak lain yang berwenang menyetujui.

Fungsi “mengetahui” di sini adalah untuk menginformasikan atasan tentang kegiatan yang akan dilakukan oleh bawahannya, serta memastikan bahwa kegiatan tersebut sesuai dengan rencana dan kebijakan organisasi. Selain itu, “mengetahui” juga menjadi catatan bagi atasan bahwa ia telah mengetahui dan memantau kegiatan tersebut.

Contoh lain adalah surat pemberitahuan, surat laporan, atau surat disposisi. Dalam surat-surat ini, pihak yang lebih tinggi atau pihak terkait perlu “mengetahui” isi surat sebagai bagian dari koordinasi dan arus informasi dalam organisasi.

Surat Permohonan dan Rekomendasi: Dukungan Tidak Langsung¶

Image just for illustration

Dalam beberapa jenis surat permohonan atau surat rekomendasi, penggunaan “mengetahui” juga bisa relevan. Misalnya, surat permohonan izin penelitian yang diajukan oleh mahasiswa kepada dekan fakultas. Sebelum dekan memberikan persetujuan (menyetujui), biasanya ketua jurusan atau dosen pembimbing akan diminta untuk “mengetahui” permohonan tersebut.

Dalam konteks ini, “mengetahui” menunjukkan dukungan tidak langsung atau rekomendasi awal dari pihak yang lebih dekat dengan pemohon atau kegiatan yang diajukan. Ketua jurusan atau dosen pembimbing, sebagai pihak yang lebih memahami kapasitas dan kelayakan mahasiswa, memberikan “tanda” bahwa permohonan tersebut layak untuk dipertimbangkan lebih lanjut oleh dekan.

Begitu juga dalam surat rekomendasi pekerjaan atau beasiswa. Meskipun pemberi rekomendasi utama adalah dosen atau atasan yang mengenal baik si pemohon, terkadang kepala departemen atau dekan juga perlu “mengetahui” surat rekomendasi tersebut sebagai bentuk pengakuan formal dari institusi.

Surat Pertanggungjawaban: Akuntabilitas dan Transparansi¶

Image just for illustration

Surat pertanggungjawaban (SPJ) adalah contoh lain di mana penggunaan “mengetahui” sering ditemukan. SPJ dibuat untuk melaporkan penggunaan dana atau pelaksanaan kegiatan yang telah dilakukan. Dalam SPJ, pihak yang bertanggung jawab atas kegiatan tersebut (misalnya bendahara kegiatan) akan membuat laporan yang kemudian “diketahui” oleh atasan atau pihak yang memberikan dana (misalnya ketua panitia atau kepala bagian keuangan).

Fungsi “mengetahui” dalam SPJ adalah untuk menunjukkan akuntabilitas dan transparansi. Atasan atau pihak pemberi dana perlu mengetahui bagaimana dana tersebut telah digunakan dan apakah kegiatan telah dilaksanakan sesuai dengan rencana. Dengan “mengetahui” SPJ, mereka memiliki catatan resmi dan dapat memantau penggunaan anggaran.

Dalam beberapa kasus, SPJ bahkan perlu “disetujui” oleh atasan setelah “diketahui” oleh pihak lain. Misalnya, SPJ keuangan mungkin perlu “diketahui” oleh kepala bagian keuangan, kemudian “disetujui” oleh direktur keuangan. Ini menunjukkan adanya alur persetujuan berlapis untuk memastikan akuntabilitas yang lebih ketat.

Siapa Saja yang Sebaiknya ‘Mengetahui’ dalam Surat?¶

Menentukan siapa saja yang perlu “mengetahui” dalam surat bergantung pada struktur organisasi dan alur kerja yang berlaku. Secara umum, pihak yang perlu “mengetahui” adalah mereka yang memiliki keterkaitan hierarkis atau fungsional dengan isi surat atau kegiatan yang dilaporkan.

Struktur Hierarki: Atasan Langsung dan Tingkat Atasnya¶

Image just for illustration

Dalam struktur organisasi yang hierarkis, atasan langsung dari pembuat surat atau pelaksana kegiatan adalah pihak yang paling utama untuk “mengetahui”. Ini karena atasan langsung memiliki tanggung jawab supervisi dan koordinasi terhadap bawahannya. Dengan mengetahui surat, atasan dapat memantau kinerja timnya dan memastikan kegiatan berjalan lancar.

Selain atasan langsung, tingkat atasan yang lebih tinggi juga mungkin perlu “mengetahui”, terutama untuk kegiatan atau isu yang strategis atau berdampak luas. Misalnya, dalam surat permohonan anggaran besar, selain kepala bagian, direktur atau bahkan CEO perusahaan mungkin perlu “mengetahui” sebagai bentuk informasi dan kendali tingkat atas.

Penting untuk memahami alur birokrasi di organisasi kamu. Tanyakan kepada senior atau bagian tata usaha jika kamu tidak yakin siapa saja yang perlu “mengetahui” dalam surat tertentu. Kesalahan dalam menentukan pihak yang “mengetahui” bisa menyebabkan surat tidak diproses dengan benar atau bahkan diabaikan.

Tanggung Jawab Fungsional: Pihak Terkait dan Koordinasi¶

Image just for illustration

Selain berdasarkan hierarki, pihak yang perlu “mengetahui” juga bisa ditentukan berdasarkan tanggung jawab fungsional. Ini berarti pihak-pihak yang memiliki keterkaitan langsung dengan isi surat atau kegiatan, meskipun tidak berada dalam garis komando yang sama, perlu diinformasikan dan “mengetahui”.

Contohnya, dalam surat permohonan penggunaan ruang rapat, selain atasan langsung pemohon, bagian umum atau bagian fasilitas yang mengelola ruang rapat juga perlu “mengetahui”. Ini agar bagian umum dapat mencatat dan mengatur jadwal penggunaan ruang rapat dengan baik.

Begitu juga dalam surat pemberitahuan kegiatan yang melibatkan banyak pihak, seperti kegiatan bakti sosial yang melibatkan masyarakat sekitar. Selain atasan langsung panitia kegiatan, perangkat desa atau tokoh masyarakat setempat juga perlu “mengetahui” sebagai bentuk koordinasi dan izin sosial.

Intinya, pikirkan siapa saja yang perlu diinformasikan agar kegiatan berjalan lancar, tidak menimbulkan masalah, dan sesuai dengan aturan yang berlaku. Pihak-pihak inilah yang sebaiknya dicantumkan dalam kolom “mengetahui” pada surat.

Bagaimana Cara Menulis ‘Mengetahui’ yang Tepat dalam Surat?¶

Penulisan “mengetahui” dalam surat memiliki format standar yang perlu kamu ikuti. Format ini penting untuk keseragaman dan profesionalitas surat resmi. Jangan sampai salah format, ya!

Posisi dan Format Standar Penulisan ‘Mengetahui’¶

Image just for illustration

Kolom “mengetahui” biasanya terletak di bagian bawah surat, setelah kolom tanda tangan pembuat surat dan sebelum kolom tembusan (jika ada). Posisi yang umum adalah di sebelah kiri bawah, sejajar dengan kolom tanda tangan pembuat surat yang biasanya di sebelah kanan bawah.

Format penulisannya adalah sebagai berikut:

Mengetahui,
[Jabatan Pihak yang Mengetahui]


[Nama Lengkap Pihak yang Mengetahui]
[NIP/NIK Pihak yang Mengetahui (jika ada)]

Perhatikan beberapa hal penting dalam format ini:

• Kata “Mengetahui,” ditulis di baris pertama, diikuti tanda koma.
• Jabatan Pihak yang Mengetahui ditulis di baris kedua, di bawah kata “Mengetahui,”. Pastikan jabatan ditulis lengkap dan benar.
• Ruang kosong di baris ketiga, untuk tanda tangan pihak yang mengetahui.
• Nama Lengkap Pihak yang Mengetahui ditulis di baris keempat, di bawah ruang tanda tangan. Tulis nama lengkap tanpa gelar.
• NIP/NIK Pihak yang Mengetahui (jika ada) ditulis di baris kelima, di bawah nama lengkap. NIP (Nomor Induk Pegawai) biasanya digunakan untuk pegawai negeri sipil, sedangkan NIK (Nomor Induk Kependudukan) bisa digunakan untuk pihak lain yang relevan. Jika tidak ada NIP/NIK, baris ini bisa dihilangkan.

Contoh Penulisan ‘Mengetahui’ yang Benar¶

Misalnya, kamu membuat surat permohonan izin kegiatan ekstrakurikuler sebagai ketua OSIS. Surat tersebut perlu diketahui oleh Pembina OSIS dan Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan. Berikut contoh penulisan kolom “mengetahui” yang benar:

Mengetahui,                               Menyetujui,
Pembina OSIS                              Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan


[Ruang Tanda Tangan Pembina OSIS]          [Ruang Tanda Tangan Wakasek Kesiswaan]
[Nama Lengkap Pembina OSIS]             [Nama Lengkap Wakasek Kesiswaan]
NIP. [NIP Pembina OSIS]                  NIP. [NIP Wakasek Kesiswaan]

Dalam contoh ini, kolom “Mengetahui,” diletakkan di sebelah kiri, sedangkan kolom “Menyetujui,” (jika ada) diletakkan di sebelah kanan. Jabatan, ruang tanda tangan, nama lengkap, dan NIP ditulis dengan format yang benar.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari¶

Image just for illustration

Ada beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dalam penulisan “mengetahui” pada surat. Hindari kesalahan-kesalahan ini agar surat kamu terlihat profesional dan tidak dianggap ceroboh:

• Salah Posisi: Menulis “mengetahui” di bagian atas surat atau di tengah paragraf. Posisi yang benar adalah di bagian bawah surat.
• Format Tidak Lengkap: Hanya menulis “Mengetahui” tanpa jabatan, nama, atau ruang tanda tangan. Format yang lengkap penting untuk kejelasan dan validitas surat.
• Salah Jabatan: Menulis jabatan yang tidak sesuai dengan struktur organisasi atau jabatan yang tidak resmi. Pastikan jabatan yang ditulis benar dan sesuai dengan pihak yang mengetahui.
• Tidak Ada Tanda Tangan: Kolom “mengetahui” harus ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan sebagai bukti bahwa ia benar-benar telah mengetahui isi surat. Surat tanpa tanda tangan bisa dianggap tidak sah atau tidak resmi.
• Tertukar dengan ‘Menyetujui’: Salah menggunakan kata “mengetahui” padahal seharusnya “menyetujui”, atau sebaliknya. Pahami perbedaan makna keduanya dan gunakan kata yang tepat sesuai konteks.

Dengan menghindari kesalahan-kesalahan ini, surat kamu akan terlihat lebih profesional dan sesuai dengan standar penulisan surat resmi.

Alternatif Kata ‘Mengetahui’ dalam Surat: Kapan Perlu Diganti?¶

Meskipun “mengetahui” adalah kata yang umum digunakan, ada beberapa situasi di mana penggunaan kata ini mungkin kurang tepat atau bisa diganti dengan kata lain yang lebih sesuai. Fleksibilitas dalam pemilihan kata penting untuk membuat surat yang lebih efektif dan komunikatif.

Situasi yang Memungkinkan Penggantian Kata ‘Mengetahui’¶

Image just for illustration

Dalam beberapa konteks, penggunaan kata “mengetahui” bisa terasa terlalu formal atau bahkan kurang sopan, terutama jika hubungan antara pembuat surat dan pihak yang perlu diinformasikan tidak terlalu hierarkis atau lebih bersifat kemitraan.

Misalnya, dalam surat undangan kegiatan yang ditujukan kepada mitra kerja atau kolega dari organisasi lain. Penggunaan “mengetahui” mungkin terasa kurang pas karena hubungan yang diharapkan adalah kerjasama dan kesetaraan, bukan hierarki.

Begitu juga dalam surat pemberitahuan kepada masyarakat umum atau pihak eksternal yang tidak memiliki hubungan hierarkis dengan organisasi. Penggunaan “mengetahui” bisa terasa birokratis dan menjauhkan hubungan dengan pihak eksternal.

Pilihan Kata yang Lebih Tepat: ‘Memperhatikan’, ‘Memberitahukan’, ‘Menyampaikan’¶

Image just for illustration

Dalam situasi-situasi di atas, kamu bisa mempertimbangkan alternatif kata lain yang lebih ramah dan sesuai konteks. Beberapa pilihan kata yang bisa digunakan antara lain:

• Memperhatikan: Kata ini lebih menekankan pada perhatian dan pertimbangan dari pihak yang diinformasikan. Cocok digunakan dalam surat yang bersifat pengajuan atau permohonan kepada pihak yang lebih tinggi atau pihak yang memiliki wewenang lebih besar. Contoh: “Memperhatikan, Kepala Dinas Pendidikan…”
• Memberitahukan: Kata ini lebih menekankan pada fungsi informasi dan pemberitahuan. Cocok digunakan dalam surat yang bersifat pengumuman atau pemberitahuan kepada pihak yang perlu diinformasikan. Contoh: “Memberitahukan, Seluruh Warga RT 05…”
• Menyampaikan: Kata ini lebih menekankan pada proses penyampaian informasi. Cocok digunakan dalam surat yang bersifat laporan atau penyampaian hasil kegiatan. Contoh: “Menyampaikan, Ketua Panitia Pelaksana…”

Pilihan kata alternatif ini bisa digunakan sebagai pengganti “mengetahui” dalam kolom yang sama, atau bisa juga digunakan dalam kalimat pembuka surat untuk menyatakan maksud pemberitahuan kepada pihak tertentu.

Penting untuk diingat: Pilihan kata alternatif ini tidak selalu menggantikan fungsi “mengetahui” sepenuhnya dalam konteks surat resmi. Dalam banyak kasus, terutama dalam surat kedinasan internal, penggunaan “mengetahui” tetap merupakan standar yang berlaku. Alternatif kata ini lebih cocok digunakan dalam konteks yang kurang formal atau lebih menekankan pada hubungan kemitraan.

Tips Tambahan dan Fakta Menarik tentang ‘Mengetahui’ dalam Surat¶

Selain panduan teknis penulisan, ada beberapa tips tambahan dan fakta menarik tentang penggunaan “mengetahui” dalam surat yang perlu kamu ketahui. Informasi ini akan memperkaya pemahaman kamu dan membuat kamu semakin mahir dalam membuat surat yang efektif.

Evolusi Penggunaan ‘Mengetahui’ dalam Surat di Indonesia¶

Image just for illustration

Penggunaan kata “mengetahui” dalam surat di Indonesia memiliki akar sejarah yang panjang, terkait dengan tradisi birokrasi dan struktur pemerintahan yang berkembang sejak zaman kolonial. Pada masa lalu, struktur pemerintahan yang sangat hierarkis dan sentralistik sangat menekankan pada alur persetujuan dan pelaporan yang berlapis.

Penggunaan “mengetahui” menjadi salah satu mekanisme kontrol dan informasi dalam sistem birokrasi tersebut. Pihak atasan perlu “mengetahui” kegiatan bawahan sebagai bagian dari pengawasan dan pertanggungjawaban. Tradisi ini terus berlanjut hingga sekarang, meskipun struktur pemerintahan dan organisasi sudah mengalami perubahan.

Namun, seiring dengan perkembangan zaman dan tuntutan efisiensi serta transparansi birokrasi, penggunaan “mengetahui” juga mulai dievaluasi dan disesuaikan. Beberapa organisasi mulai mengurangi penggunaan “mengetahui” untuk mempercepat alur kerja dan memangkas birokrasi. Selain itu, ada juga dorongan untuk mengganti “mengetahui” dengan mekanisme lain yang lebih modern dan efektif, seperti sistem informasi manajemen atau aplikasi persetujuan digital.

Dampak Penggunaan ‘Mengetahui’ yang Tepat pada Efektivitas Surat¶

Image just for illustration

Penggunaan “mengetahui” yang tepat dalam surat memiliki dampak positif pada efektivitas komunikasi dan pengelolaan organisasi. Beberapa dampak positif tersebut antara lain:

• Memperlancar Alur Kerja: Dengan adanya kolom “mengetahui”, alur persetujuan dan informasi dalam organisasi menjadi lebih jelas dan terstruktur. Surat dapat diproses dengan lebih cepat dan efisien karena semua pihak terkait sudah diinformasikan dan memberikan pengakuan.
• Meningkatkan Akuntabilitas: Penggunaan “mengetahui” membantu meningkatkan akuntabilitas karena ada catatan resmi bahwa pihak atasan atau pihak terkait telah mengetahui kegiatan atau laporan yang disampaikan. Ini memperkuat pertanggungjawaban dari pihak pembuat surat atau pelaksana kegiatan.
• Memperkuat Koordinasi: Dengan menginformasikan pihak-pihak terkait melalui kolom “mengetahui”, koordinasi antar bagian atau unit dalam organisasi menjadi lebih baik. Semua pihak memiliki informasi yang sama dan dapat bekerja sama dengan lebih efektif.
• Menciptakan Transparansi: Penggunaan “mengetahui” juga berkontribusi pada transparansi organisasi. Proses pengambilan keputusan dan alur informasi menjadi lebih terbuka dan dapat diakses oleh pihak-pihak yang berkepentingan.

Sebaliknya, penggunaan “mengetahui” yang tidak tepat atau berlebihan justru bisa menghambat efektivitas surat dan birokrasi. Misalnya, jika terlalu banyak pihak yang perlu “mengetahui” surat, alur persetujuan bisa menjadi lambat dan berbelit-belit. Oleh karena itu, penting untuk menggunakan “mengetahui” secara bijak dan proporsional, sesuai dengan kebutuhan dan konteks organisasi.

Kesimpulan¶

Penulisan “mengetahui” pada surat memang terlihat sederhana, namun memiliki peran penting dalam komunikasi formal dan birokrasi. Memahami fungsi, konteks penggunaan, format penulisan, dan alternatif kata “mengetahui” akan membuat kamu semakin mahir dalam membuat surat yang profesional dan efektif. Ingatlah untuk selalu mempertimbangkan struktur organisasi, alur kerja, dan konteks komunikasi saat menggunakan kata “mengetahui” dalam surat. Dengan begitu, surat yang kamu buat akan menjadi alat komunikasi yang ampuh dan berkontribusi positif pada kesuksesan organisasi.

Yuk, bagikan pengalamanmu atau pertanyaanmu tentang penulisan “mengetahui” pada surat di kolom komentar di bawah ini! Kita bisa belajar dan berdiskusi bersama untuk meningkatkan kemampuan kita dalam surat-menyurat.