Panduan Lengkap: Cara Membuat Surat Bahasa Inggris yang Profesional & Mudah!

Table of Contents

Menulis surat dalam bahasa Inggris mungkin terasa sedikit menantang, apalagi kalau kamu belum terbiasa. Tapi tenang, sebenarnya membuat surat bahasa Inggris itu nggak sesulit yang dibayangkan kok. Entah itu untuk keperluan formal seperti melamar kerja, urusan bisnis, atau sekadar surat informal ke teman, memahami cara menulis surat yang baik dan benar itu penting banget. Artikel ini akan membantumu memahami langkah-langkah dan tips untuk membuat surat bahasa Inggris yang efektif dan profesional.

Memahami Dasar-Dasar Surat Bahasa Inggris¶

Sebelum kita masuk ke langkah-langkah praktis, penting untuk memahami dulu dasar-dasar surat bahasa Inggris. Sama seperti bahasa Indonesia, surat dalam bahasa Inggris juga punya struktur dan aturan tertentu. Pemahaman dasar ini akan membantu kamu menulis surat yang nggak cuma benar secara format, tapi juga efektif dalam menyampaikan pesanmu.

Jenis-jenis Surat: Formal dan Informal¶

Secara umum, surat bahasa Inggris bisa dibagi menjadi dua jenis utama: formal dan informal. Surat formal digunakan untuk keperluan resmi, seperti surat lamaran kerja, surat bisnis, surat resmi ke instansi pemerintah, atau surat komplain. Ciri-ciri surat formal adalah bahasa yang sopan, struktur yang baku, dan tujuan yang jelas.

Image just for illustration

Sebaliknya, surat informal atau surat tidak resmi biasanya ditujukan untuk teman, keluarga, atau orang-orang yang sudah kita kenal akrab. Bahasa yang digunakan lebih santai, struktur surat lebih fleksibel, dan isinya pun lebih personal. Surat informal bisa berupa surat ucapan selamat ulang tahun, surat undangan, atau sekadar surat kabar untuk menjaga hubungan baik.

Image just for illustration

Struktur Umum Surat Bahasa Inggris¶

Baik surat formal maupun informal, keduanya memiliki struktur dasar yang perlu kamu pahami. Struktur ini membantu surat terlihat rapi dan profesional, serta memudahkan penerima untuk memahami isi surat dengan cepat. Komponen-komponen utama dalam struktur surat bahasa Inggris adalah:

1. Heading (Alamat Pengirim dan Tanggal): Bagian ini berisi informasi tentang pengirim surat, termasuk alamat lengkap dan tanggal penulisan surat. Biasanya terletak di pojok kanan atas surat formal, atau bisa di pojok kiri atas untuk surat informal.
2. Inside Address (Alamat Penerima): Khusus untuk surat formal, bagian ini berisi alamat lengkap penerima surat. Letaknya di bawah heading, di sisi kiri surat.
3. Salutation (Salam Pembuka): Salam pembuka digunakan untuk menyapa penerima surat. Pilihan salam pembuka berbeda antara surat formal dan informal. Contoh salam formal: Dear Mr./Ms./Dr. [Nama Belakang], To Whom It May Concern. Contoh salam informal: Dear [Nama Depan], Hi [Nama Depan].
4. Subject Line (Judul/Perihal Surat): Opsional, tapi sangat disarankan untuk surat formal, terutama surat bisnis. Subject line membantu penerima surat memahami inti dari surat yang kamu kirimkan dengan cepat. Letaknya setelah salutation dan sebelum body paragraphs.
5. Body Paragraphs (Isi Surat): Ini adalah bagian inti surat yang berisi pesan yang ingin kamu sampaikan. Body paragraphs biasanya terdiri dari paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.
6. Complimentary Closing (Salam Penutup): Salam penutup digunakan untuk mengakhiri surat. Sama seperti salutation, pilihan salam penutup juga berbeda antara surat formal dan informal. Contoh salam formal: Sincerely, Yours sincerely, Respectfully. Contoh salam informal: Best regards, Kind regards, Love, Cheers.
7. Signature (Tanda Tangan dan Nama Jelas): Bagian ini berisi tanda tangan pengirim surat (jika surat fisik) dan nama jelas pengirim. Untuk surat formal, nama jelas sebaiknya diketik di bawah tanda tangan.
8. Enclosures (Lampiran): Jika ada dokumen atau berkas lain yang disertakan bersama surat, sebutkan di bagian ini. Letaknya di bawah signature, biasanya ditulis Encl. atau Enclosure.

Pentingnya Bahasa yang Tepat¶

Dalam menulis surat bahasa Inggris, pemilihan bahasa yang tepat sangat krusial. Bahasa yang kamu gunakan harus sesuai dengan jenis surat dan penerima surat. Untuk surat formal, gunakan bahasa yang sopan, baku, dan profesional. Hindari penggunaan bahasa slang, singkatan informal, atau kalimat yang ambigu.

Image just for illustration

Sebaliknya, untuk surat informal, kamu bisa menggunakan bahasa yang lebih santai dan personal. Namun, tetap perhatikan kesopanan, terutama jika kamu menulis surat kepada orang yang lebih tua atau lebih dihormati, meskipun dalam konteks informal. Pastikan juga untuk memeriksa grammar dan spelling agar surat kamu terlihat profesional, bahkan untuk surat informal sekalipun.

Langkah-Langkah Menulis Surat Bahasa Inggris Formal¶

Menulis surat formal bahasa Inggris membutuhkan perhatian lebih terhadap detail dan aturan yang berlaku. Berikut adalah langkah-langkah yang bisa kamu ikuti untuk membuat surat formal yang efektif:

Persiapan Sebelum Menulis¶

Sebelum mulai menulis, ada beberapa hal penting yang perlu kamu persiapkan:

• Tentukan Tujuan Surat: Apa tujuan kamu menulis surat ini? Apakah untuk melamar pekerjaan, mengajukan komplain, meminta informasi, atau tujuan lainnya? Tujuan yang jelas akan membantu kamu fokus dalam menulis dan menyampaikan pesan dengan efektif.
• Kenali Penerima Surat: Siapa penerima surat kamu? Apa jabatan atau posisinya? Mengetahui informasi ini akan membantu kamu menentukan gaya bahasa dan tingkat formalitas yang tepat. Jika kamu tidak tahu nama penerima, gunakan salam pembuka seperti To Whom It May Concern.
• Pilih Gaya Bahasa Formal: Gunakan bahasa yang sopan, baku, dan profesional. Hindari penggunaan bahasa slang, singkatan informal (kecuali singkatan yang umum digunakan dalam konteks bisnis), dan kalimat yang terlalu panjang atau bertele-tele. Gunakan kalimat aktif dan hindari penggunaan passive voice yang berlebihan.

Struktur Surat Formal: Bagian Demi Bagian¶

Mari kita bahas lebih detail struktur surat formal bahasa Inggris, bagian demi bagian:

1. Heading (Alamat Pengirim dan Tanggal)

   • Letakkan di pojok kanan atas surat.
   • Baris pertama: Alamat lengkap pengirim (nomor rumah, nama jalan, kota, kode pos, negara).
   • Baris kedua: Tanggal penulisan surat (format Amerika: Bulan Tanggal, Tahun; format Inggris: Tanggal Bulan Tahun). Contoh: January 25, 2024 (US) atau 25 January 2024 (UK).

   Your Full Name
   Your Street Address
   Your City, Postal Code
   Your Country
   
   January 25, 2024
   

2. Inside Address (Alamat Penerima)

   • Letakkan di bawah heading, di sisi kiri surat.
   • Baris pertama: Nama lengkap penerima (termasuk gelar jika ada, seperti Mr., Ms., Dr., Professor). Jika ditujukan ke perusahaan, tulis nama perusahaan.
   • Baris kedua: Jabatan penerima (jika diketahui).
   • Baris ketiga: Nama departemen (jika relevan).
   • Baris keempat: Alamat lengkap penerima (sama seperti alamat pengirim).

   Mr. John Doe
   Hiring Manager
   XYZ Company
   123 Main Street
   Anytown, Postal Code
   Country
   

3. Salutation (Salam Pembuka)

   • Letakkan di bawah inside address, di sisi kiri surat.
   • Gunakan salam pembuka formal seperti:
     • Dear Mr./Ms./Dr. [Nama Belakang] (jika tahu nama penerima)
     • Dear Sir/Madam (jika tidak tahu nama penerima, tapi tahu jenis kelaminnya)
     • To Whom It May Concern (jika tidak tahu nama dan jenis kelamin penerima, atau surat ditujukan ke departemen/organisasi secara umum)
   • Akhiri salam pembuka dengan tanda koma (,).

   Dear Mr. Doe,
   

4. Subject Line (Judul/Perihal Surat)

   • Opsional, tapi sangat disarankan untuk surat bisnis.
   • Letakkan di bawah salutation, di sisi kiri surat.
   • Tulis subjek secara singkat dan jelas, merangkum inti surat.
   • Gunakan format Subject: atau RE: (Regarding).
   • Contoh: Subject: Application for Marketing Manager Position atau RE: Inquiry about Product Availability.

   Subject: Application for Marketing Manager Position
   

5. Body Paragraphs (Isi Surat)

   • Letakkan di bawah subject line (atau salutation jika tidak ada subject line).
   • Paragraf Pembuka: Perkenalkan diri (jika perlu) dan sebutkan tujuan surat secara singkat.
   • Paragraf Isi: Jelaskan secara detail pesan yang ingin kamu sampaikan. Susun informasi secara logis dan terstruktur. Gunakan paragraf terpisah untuk setiap poin penting.
   • Paragraf Penutup: Rangkum poin-poin utama, sebutkan tindakan selanjutnya yang kamu harapkan (jika ada), dan ucapkan terima kasih atas perhatian penerima surat.

6. Complimentary Closing (Salam Penutup)

   • Letakkan di bawah body paragraphs, di sisi kanan surat.
   • Gunakan salam penutup formal seperti:
     • Sincerely
     • Yours sincerely (lebih formal dari Sincerely, biasanya digunakan jika salam pembuka menggunakan nama penerima, contoh Dear Mr. Doe,)
     • Respectfully (sangat formal, digunakan untuk surat kepada pejabat tinggi atau orang yang sangat dihormati)
     • Yours faithfully (digunakan jika salam pembuka To Whom It May Concern)
   • Akhiri salam penutup dengan tanda koma (,).

   Sincerely,
   

7. Signature (Tanda Tangan dan Nama Jelas)

   • Letakkan di bawah complimentary closing.
   • Tinggalkan ruang kosong untuk tanda tangan (jika surat fisik).
   • Ketik nama jelas kamu di bawah ruang tanda tangan.
   • Untuk surat digital (email), kamu bisa mengetik nama jelas saja.

   Sincerely,
   
   
   [Your Signature - jika surat fisik]
   
   Your Full Name
   

8. Enclosures (Lampiran)

   • Opsional, digunakan jika ada dokumen atau berkas lain yang disertakan.
   • Letakkan di bawah signature, di sisi kiri surat.
   • Tulis Encl: atau Enclosure: diikuti dengan jumlah lampiran atau daftar lampiran.

   Enclosure: Resume
   

Tips Menulis Surat Formal yang Efektif¶

• Bahasa yang Jelas, Ringkas, dan Sopan: Gunakan bahasa Inggris yang baik dan benar, hindari jargon yang tidak perlu, dan sampaikan pesanmu secara langsung dan efektif. Selalu jaga kesopanan dalam bahasa yang kamu gunakan.
• Grammar dan Spelling yang Benar: Periksa kembali grammar dan spelling surat kamu sebelum dikirim. Kesalahan grammar dan spelling bisa mengurangi kesan profesional surat kamu. Gunakan spell checker atau minta bantuan teman untuk memeriksa surat kamu.
• Format yang Rapi dan Profesional: Pastikan surat kamu diformat dengan rapi dan mudah dibaca. Gunakan font yang profesional (seperti Times New Roman atau Arial), ukuran font yang nyaman dibaca (11 atau 12 poin), dan spacing yang cukup antar baris dan paragraf.
• Contoh Frasa Formal yang Berguna:
  • I am writing to you regarding… (Saya menulis surat ini terkait dengan…)
  • I am writing to apply for the position of… (Saya menulis surat ini untuk melamar posisi…)
  • I would be grateful if you could… (Saya akan sangat berterima kasih jika Anda bisa…)
  • Thank you for your time and consideration. (Terima kasih atas waktu dan perhatian Anda.)
  • Please do not hesitate to contact me if you have any questions. (Jangan ragu untuk menghubungi saya jika Anda memiliki pertanyaan.)

Langkah-Langkah Menulis Surat Bahasa Inggris Informal¶

Menulis surat informal bahasa Inggris lebih fleksibel dan santai dibandingkan surat formal. Namun, tetap ada beberapa panduan yang bisa kamu ikuti:

Perbedaan dengan Surat Formal¶

Perbedaan utama antara surat informal dan formal terletak pada bahasa dan struktur yang digunakan.

• Bahasa Lebih Santai: Gunakan bahasa yang lebih personal, ramah, dan sesuai dengan gaya bicara kamu sehari-hari. Kamu bisa menggunakan bahasa slang atau singkatan informal (secara terbatas, sesuaikan dengan tingkat keakraban dengan penerima).
• Struktur Lebih Fleksibel: Struktur surat informal lebih fleksibel. Beberapa bagian surat formal mungkin tidak perlu dicantumkan, atau letaknya bisa lebih bebas.

Struktur Surat Informal¶

1. Greeting (Salam Pembuka)

   • Letakkan di pojok kiri atas atau kanan atas surat (lebih fleksibel).
   • Gunakan salam pembuka informal seperti:
     • Dear [Nama Depan]
     • Hi [Nama Depan]
     • Hello [Nama Depan]
     • Hey [Nama Depan] (lebih santai, hanya untuk teman dekat)
   • Kamu bisa menambahkan sapaan yang lebih personal, seperti Dear Aunt Sarah, atau Hi Tom,
   • Akhiri salam pembuka dengan tanda koma (,).

   Hi Sarah,
   

2. Body Paragraphs (Isi Surat)

   • Letakkan di bawah greeting.
   • Isi surat bisa lebih personal dan bebas. Kamu bisa menceritakan kabar, berbagi pengalaman, bertanya kabar, atau menyampaikan undangan.
   • Gaya bahasa bisa lebih santai dan seperti percakapan.

3. Closing (Salam Penutup)

   • Letakkan di bawah body paragraphs, di sisi kanan surat.
   • Gunakan salam penutup informal seperti:
     • Best regards
     • Kind regards
     • Warm regards
     • Best wishes
     • Love (untuk keluarga atau teman dekat)
     • Cheers (informal, sering digunakan di Inggris)
     • Take care
     • See you soon
   • Akhiri salam penutup dengan tanda koma (,).

   Best regards,
   

4. Signature (Nama Pengirim)

   • Letakkan di bawah closing.
   • Cukup tulis nama depan kamu saja, atau nama panggilan akrab.

   Best regards,
   
   [Your First Name]
   

Tips Menulis Surat Informal yang Menarik¶

• Bahasa yang Personal dan Ramah: Tulis surat seolah-olah kamu sedang berbicara langsung dengan teman atau keluarga kamu. Gunakan bahasa yang hangat, ramah, dan personal.
• Menyesuaikan Gaya Bahasa dengan Penerima: Sesuaikan gaya bahasa dengan tingkat keakraban kamu dengan penerima. Bahasa untuk teman dekat tentu akan berbeda dengan bahasa untuk paman atau bibi, meskipun sama-sama surat informal.
• Contoh Frasa Informal yang Umum:
  • How are you doing? (Apa kabarmu?)
  • Hope you are well. (Semoga kamu baik-baik saja.)
  • It was great to hear from you. (Senang mendengar kabar darimu.)
  • I’m writing to tell you about… (Aku menulis surat ini untuk memberitahumu tentang…)
  • Looking forward to hearing from you soon. (Menantikan kabar darimu segera.)

Contoh-Contoh Surat Bahasa Inggris¶

Untuk lebih memahami perbedaan antara surat formal dan informal, berikut adalah beberapa contoh singkat:

Contoh Surat Formal (Surat Lamaran Kerja)

[Your Address]

[Date]

[Hiring Manager Name]
[Hiring Manager Title]
[Company Name]
[Company Address]

Dear [Mr./Ms./Dr. Last Name],

Subject: Application for Marketing Manager Position

I am writing to express my interest in the Marketing Manager position at [Company Name], as advertised on [Platform where you saw the ad]. With [Number] years of experience in marketing and a proven track record of success in [mention key achievements], I am confident that I possess the skills and qualifications necessary to excel in this role and contribute significantly to your team.

In my previous role at [Previous Company], I was responsible for [mention key responsibilities and achievements]. I have a strong understanding of [mention relevant skills and knowledge], and I am proficient in [mention relevant tools and software].

I am particularly drawn to [Company Name] because of [mention reasons why you are interested in the company]. I believe my skills and experience align perfectly with your requirements, and I am eager to learn more about this opportunity.

Thank you for your time and consideration. I have attached my resume for your review and welcome the opportunity to discuss my application further in an interview.

Sincerely,

[Your Signature]

[Your Full Name]

Enclosure: Resume

Contoh Surat Informal (Surat kepada Teman)

Hi [Friend's Name],

How are you doing? It feels like ages since we last talked! I hope everything is going well with you.

I'm writing to tell you about my recent trip to Bali. It was amazing! The beaches were beautiful, the food was delicious, and the people were so friendly. I spent most of my time surfing and exploring the island. You would have loved it!

I was thinking maybe we could plan a trip together sometime soon. Where would you like to go? Let me know your thoughts!

Anyway, I should probably get back to work now. Write back when you have a chance and tell me all about what you've been up to.

Best regards,

[Your First Name]

Alat Bantu untuk Menulis Surat Bahasa Inggris¶

Ada banyak alat bantu yang bisa kamu manfaatkan untuk membantu proses penulisan surat bahasa Inggris:

• Kamus Online dan Thesaurus: Gunakan kamus online seperti Google Translate, Cambridge Dictionary, atau Oxford Learner’s Dictionaries untuk mencari arti kata dan sinonim. Thesaurus membantu kamu menemukan kata-kata yang lebih tepat dan variatif.
• Grammar Checker: Gunakan grammar checker seperti Grammarly atau ProWritingAid untuk memeriksa grammar, spelling, dan punctuation surat kamu. Alat-alat ini bisa membantu kamu menghindari kesalahan umum dan meningkatkan kualitas tulisan kamu.
• Template Surat Online: Banyak website menyediakan template surat formal dan informal yang bisa kamu gunakan sebagai panduan. Kamu bisa mencari template surat lamaran kerja, surat bisnis, surat undangan, dan lain-lain.
• AI Writing Tools: Saat ini, ada juga AI writing tools seperti ChatGPT atau Jasper yang bisa membantu kamu menulis surat bahasa Inggris. Namun, tetap gunakan alat ini dengan bijak dan periksa kembali hasil tulisannya agar sesuai dengan gaya dan kebutuhan kamu.

Fakta Menarik tentang Surat Bahasa Inggris¶

• Sejarah Surat Menyurat: Tradisi surat menyurat sudah ada sejak ribuan tahun lalu. Surat menjadi media komunikasi penting sebelum adanya teknologi modern seperti telepon atau internet. Surat-surat dari tokoh-tokoh sejarah seringkali menjadi sumber informasi berharga tentang masa lalu.
• Peran Surat dalam Komunikasi Bisnis dan Personal: Meskipun era digital semakin maju, surat masih memainkan peran penting dalam komunikasi bisnis dan personal. Surat formal tetap menjadi standar untuk komunikasi resmi, sementara surat tulisan tangan (handwritten letter) memiliki nilai sentimental yang tinggi dalam hubungan personal.
• Evolusi Surat ke Email dan Pesan Digital: Email dan pesan digital adalah evolusi dari surat tradisional. Meskipun formatnya berbeda, prinsip dasar komunikasi tertulis tetap sama. Memahami cara menulis surat yang baik akan membantu kamu berkomunikasi secara efektif dalam berbagai media digital.

Kesimpulan¶

Menulis surat bahasa Inggris, baik formal maupun informal, adalah keterampilan yang sangat berguna. Dengan memahami struktur dasar, jenis-jenis surat, dan tips-tips yang sudah dibahas, kamu akan lebih percaya diri dalam membuat surat yang efektif dan profesional. Jangan ragu untuk berlatih dan memanfaatkan alat bantu yang tersedia. Semakin sering kamu menulis, semakin mahir kamu dalam menyusun surat bahasa Inggris yang berkualitas.

Gimana? Sudah lebih paham kan cara membuat surat bahasa Inggris? Kalau kamu punya pertanyaan atau tips tambahan, jangan ragu untuk tulis di kolom komentar ya!