Contoh Surat Pemberitahuan Resign: Panduan Lengkap + Download Gratis!

Daftar Isi

Mungkin kamu lagi di fase planning untuk resign dari pekerjaanmu sekarang? Atau malah udah fix mau pindah haluan dan butuh panduan tentang surat pemberitahuan sudah tidak bekerja lagi? Tenang, kamu di tempat yang tepat! Artikel ini bakal ngebahas tuntas tentang surat penting ini, mulai dari kenapa penting, kapan waktu yang tepat bikinnya, sampai contoh dan tips membuatnya. Yuk, simak sampai habis!

Kenapa Surat Pemberitahuan Resign Itu Penting?¶

Image just for illustration

Surat pemberitahuan sudah tidak bekerja lagi, atau yang lebih sering kita sebut surat resign, itu bukan cuma sekadar formalitas lho. Dokumen ini punya peran penting baik buat kamu sebagai karyawan maupun perusahaan. Intinya, surat ini adalah bentuk komunikasi resmi dan profesional yang memberitahukan perusahaan bahwa kamu akan mengakhiri hubungan kerja.

Manfaat Surat Resign untuk Karyawan¶

• Bukti Resmi: Surat resign jadi bukti hitam di atas putih bahwa kamu sudah secara resmi memberitahukan niat resign ke perusahaan. Ini penting kalau-kalau ada masalah atau kesalahpahaman di kemudian hari. Kamu punya pegangan yang kuat.
• Menjaga Profesionalisme: Mengajukan surat resign menunjukkan sikap profesional dan menghargai perusahaan. Meskipun kamu mungkin udah nggak betah atau punya masalah, menyampaikan resign dengan cara yang baik akan menjaga hubungan baik dengan perusahaan. Siapa tahu di masa depan kamu butuh referensi dari mereka?
• Memenuhi Kewajiban Kontrak (Jika Ada): Beberapa kontrak kerja mencantumkan kewajiban karyawan untuk memberikan pemberitahuan resign dalam jangka waktu tertentu, misalnya sebulan sebelumnya. Surat resign memastikan kamu memenuhi kewajiban ini dan menghindari potensi penalti atau masalah hukum.
• Memudahkan Proses Administrasi: Surat resign membantu HRD dan pihak perusahaan untuk memulai proses administrasi terkait pengunduran dirimu, seperti perhitungan gaji terakhir, pemindahan tanggung jawab, dan proses offboarding lainnya. Semakin cepat dan jelas pemberitahuanmu, semakin lancar juga prosesnya.

Manfaat Surat Resign untuk Perusahaan¶

• Perencanaan Sumber Daya Manusia: Surat resign memberikan perusahaan waktu untuk merencanakan penggantian posisimu. Mereka bisa mulai mencari kandidat baru, mempersiapkan training untuk penggantimu, atau mengatur ulang pembagian tugas di tim. Ini penting agar operasional perusahaan tetap berjalan lancar.
• Menjaga Kelancaran Operasional: Dengan adanya surat resign, perusahaan punya waktu untuk melakukan transisi pekerjaan. Ini meminimalisir disruption atau gangguan operasional yang mungkin terjadi kalau kamu tiba-tiba nggak masuk kerja tanpa pemberitahuan.
• Dokumentasi Resmi: Surat resign menjadi bagian dari dokumentasi resmi perusahaan terkait riwayat karyawan. Ini penting untuk keperluan audit, laporan, dan administrasi kepegawaian lainnya.
• Membangun Citra Perusahaan yang Baik: Proses resign yang baik dan profesional, dimulai dari surat pemberitahuan, mencerminkan citra perusahaan yang positif. Ini penting untuk menjaga reputasi perusahaan di mata karyawan dan calon karyawan.

Kapan Waktu yang Tepat untuk Mengajukan Surat Resign?¶

Image just for illustration

Waktu mengajukan surat resign itu penting banget. Jangan terlalu mendadak, tapi juga jangan terlalu lama. Ada beberapa faktor yang perlu kamu pertimbangkan:

Perhatikan Ketentuan Kontrak Kerja¶

Poin paling utama adalah lihat kontrak kerjamu! Biasanya, di kontrak kerja tercantum notice period atau jangka waktu pemberitahuan resign. Umumnya, notice period itu 1 bulan (30 hari) sebelum tanggal efektif resign kamu. Tapi, ada juga perusahaan yang menetapkan waktu lebih lama atau lebih pendek, tergantung kebijakan perusahaan dan posisi pekerjaan.

Kenapa notice period itu penting? Karena perusahaan butuh waktu untuk mencari penggantimu dan memastikan transisi pekerjaan berjalan lancar. Kalau kamu resign mendadak tanpa pemberitahuan, perusahaan bisa kesulitan dan operasional bisa terganggu. Selain itu, melanggar notice period bisa berakibat pada pemotongan gaji atau bahkan masalah hukum, tergantung ketentuan kontrak.

Pertimbangkan Tanggal Gajian¶

Kalau kamu resign di tengah bulan, perhitungan gaji terakhirmu bisa jadi lebih rumit. Idealnya, ajukan surat resign mendekati tanggal gajian. Dengan begitu, gaji terakhirmu bisa dihitung lebih mudah dan kamu juga nggak perlu menunggu terlalu lama untuk menerima gaji terakhir.

Misalnya, kalau tanggal gajianmu tanggal 25 setiap bulan, usahakan mengajukan surat resign di awal bulan atau pertengahan bulan, sehingga tanggal efektif resign-mu jatuh di sekitar tanggal gajian bulan berikutnya.

Sesuaikan dengan Proyek atau Tugas yang Sedang Berjalan¶

Kalau kamu sedang mengerjakan proyek penting atau punya tugas yang belum selesai, pertimbangkan untuk menyelesaikan dulu atau setidaknya mencapai milestone penting sebelum resign. Ini menunjukkan tanggung jawab dan profesionalisme kamu.

Diskusikan dengan atasanmu tentang proyek atau tugas yang sedang berjalan. Mungkin kamu bisa membantu transisi tugas ke rekan kerja lain atau memberikan briefing yang lengkap sebelum kamu pergi. Resign dengan meninggalkan pekerjaan yang berantakan itu nggak keren, lho!

Waktu Terbaik Secara Personal¶

Selain faktor-faktor di atas, pertimbangkan juga waktu terbaik secara personal buat kamu. Apakah kamu sudah punya pekerjaan baru? Kalau sudah, pastikan tanggal efektif resign dan tanggal mulai kerja di tempat baru nggak bentrok. Ada jeda waktu yang cukup untuk istirahat atau refreshing? Ini penting biar kamu nggak langsung burnout di pekerjaan baru.

Intinya, waktu terbaik mengajukan surat resign itu adalah waktu yang paling ideal baik untuk kamu maupun perusahaan. Pertimbangkan semua faktor di atas dan komunikasikan dengan baik ke atasanmu.

Cara Membuat Surat Pemberitahuan Resign yang Baik dan Profesional¶

Image just for illustration

Bikin surat resign itu sebenarnya nggak susah, kok. Yang penting, perhatikan beberapa hal biar suratmu terlihat profesional dan sopan. Berikut ini panduan langkah demi langkah:

Komponen Penting dalam Surat Resign¶

• Kop Surat (Opsional tapi Direkomendasikan): Kalau kamu bikin surat resmi, kop surat itu penting. Kop surat biasanya berisi nama perusahaan, alamat, dan logo perusahaan. Kalau nggak ada kop surat resmi, kamu bisa tulis manual di bagian atas surat.
• Tanggal Pembuatan Surat: Tulis tanggal kamu membuat surat resign. Ini penting sebagai catatan resmi kapan kamu mengajukan pemberitahuan.
• Perihal/Subjek Surat: Tulis “Perihal: Pengunduran Diri” atau “Perihal: Pemberitahuan Pengunduran Diri”. Ini biar penerima surat langsung tahu isi suratnya tentang apa.
• Yth. Nama Atasan/HRD: Tujukan surat kepada atasan langsungmu atau HRD perusahaan. Tulis nama lengkap dan jabatan mereka dengan benar. Pastikan kamu tahu siapa yang tepat untuk menerima surat resign-mu.
• Salam Pembuka: Gunakan salam pembuka yang sopan, seperti “Dengan hormat,” atau “Kepada Bapak/Ibu [Nama Atasan/HRD] yang terhormat,”
• Paragraf Pembuka (Niat Resign): Di paragraf pembuka, sampaikan secara jelas dan ringkas niatmu untuk resign. Sebutkan jabatanmu dan nama perusahaan. Contoh: “Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap], bermaksud untuk mengajukan pengunduran diri dari jabatan [Jabatan Kamu] di [Nama Perusahaan], terhitung mulai tanggal [Tanggal Efektif Resign].”
• Paragraf Alasan Resign (Opsional tapi Baiknya Ada): Kamu nggak wajib mencantumkan alasan resign di surat. Tapi, kalau kamu mau menjaga hubungan baik, sebutkan alasan resign secara singkat dan positif. Hindari menjelek-jelekkan perusahaan atau rekan kerja. Contoh alasan: “Pengunduran diri ini saya ajukan karena saya ingin mengembangkan karir di bidang [Bidang Minat Kamu] yang berbeda.” atau “Saya memutuskan untuk mencari tantangan baru dan kesempatan yang lebih sesuai dengan tujuan karir saya.”
• Paragraf Ucapan Terima Kasih: Ini penting banget! Ucapkan terima kasih atas kesempatan yang sudah diberikan perusahaan selama kamu bekerja di sana. Sebutkan hal-hal positif yang kamu dapatkan, pengalaman berharga, atau pelajaran yang kamu peroleh. Contoh: “Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan [Nama Perusahaan] kepada saya selama ini. Saya sangat menghargai pengalaman dan ilmu yang telah saya dapatkan selama bekerja di sini.”
• Paragraf Kesediaan Membantu Transisi (Profesional): Tawarkan bantuan untuk proses transisi pekerjaan. Ini menunjukkan sikap profesional dan tanggung jawabmu. Contoh: “Saya bersedia membantu kelancaran proses transisi pekerjaan saya dan memastikan semua tugas dan tanggung jawab saya dapat dialihkan dengan baik sebelum tanggal resign saya.”
• Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan, seperti “Hormat saya,” atau “Salam hormat,”
• Tanda Tangan dan Nama Lengkap: Tanda tangani surat resign-mu dan tulis nama lengkapmu di bawah tanda tangan.

Tips Membuat Surat Resign yang Profesional¶

• Bahasa Formal dan Sopan: Gunakan bahasa Indonesia yang formal dan sopan. Hindari bahasa gaul, bahasa sehari-hari, atau bahasa yang terlalu santai.
• Singkat, Padat, dan Jelas: Surat resign nggak perlu panjang lebar. Sampaikan poin-poin penting secara singkat, padat, dan jelas. Hindari bertele-tele atau curhat di surat resign.
• Hindari Emosi Negatif: Meskipun kamu mungkin resign karena alasan yang kurang menyenangkan, hindari meluapkan emosi negatif di surat resign. Tetap jaga nada positif dan profesional. Jangan menulis keluhan, kritikan, atau ungkapan kekecewaan di surat resign.
• Periksa Kembali Sebelum Dikirim: Sebelum mengirim surat resign, baca dan periksa kembali suratmu dengan teliti. Pastikan nggak ada typo, kesalahan tata bahasa, atau informasi yang salah. Surat resign yang rapi dan bebas kesalahan menunjukkan profesionalisme kamu.
• Sampaikan Langsung ke Atasan (Selain Email): Selain mengirim surat resign via email, usahakan juga untuk menyampaikan surat fisik (hard copy) langsung ke atasanmu. Ini menunjukkan keseriusan dan rasa hormatmu. Setelah itu, baru kirim soft copy via email sebagai arsip.
• Simpan Salinan Surat: Jangan lupa simpan salinan surat resign untuk arsip pribadi. Ini penting sebagai bukti resmi kalau kamu sudah mengajukan resign.

Contoh Format Surat Pemberitahuan Sudah Tidak Bekerja Lagi¶

Berikut ini contoh format surat pemberitahuan sudah tidak bekerja lagi yang bisa kamu jadikan referensi:

[KOP SURAT PERUSAHAAN (Jika Ada)]

[Tanggal Pembuatan Surat]

Perihal: Pengunduran Diri

Yth. Bapak/Ibu [Nama Atasan/HRD]
[Jabatan Atasan/HRD]
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya [Nama Lengkap], bermaksud untuk mengajukan pengunduran diri dari jabatan [Jabatan Kamu] di [Nama Perusahaan], terhitung mulai tanggal [Tanggal Efektif Resign].

Pengunduran diri ini saya ajukan karena [Alasan Resign Kamu – Contoh: ingin mengembangkan karir di bidang digital marketing yang berbeda].

Saya mengucapkan terima kasih atas kesempatan yang telah diberikan [Nama Perusahaan] kepada saya selama ini. Saya sangat menghargai pengalaman dan ilmu yang telah saya dapatkan selama bekerja di sini, terutama dalam [Sebutkan Hal Positif/Pengalaman Berharga].

Saya bersedia membantu kelancaran proses transisi pekerjaan saya dan memastikan semua tugas dan tanggung jawab saya dapat dialihkan dengan baik sebelum tanggal resign saya.

Demikian surat pemberitahuan pengunduran diri ini saya sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Kamu]

Catatan:

• Bagian yang diberi kurung siku [] harus kamu isi dengan informasi yang sesuai.
• Alasan resign di contoh ini hanya contoh, kamu bisa sesuaikan dengan alasanmu sendiri. Ingat, tetap sampaikan alasan secara singkat dan positif.
• Format di atas adalah format umum, kamu bisa modifikasi sedikit sesuai dengan kebutuhan atau preferensi perusahaan (misalnya, jika ada format surat resign khusus dari perusahaan).

Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Setelah Mengajukan Surat Resign¶

Image just for illustration

Setelah surat resign kamu diterima, bukan berarti urusan selesai ya. Masih ada beberapa hal penting yang perlu kamu perhatikan selama masa notice period dan setelah resign:

Selama Masa Notice Period¶

• Tetap Profesional dan Produktif: Meskipun kamu sudah mau resign, tetaplah bekerja dengan profesional dan produktif selama masa notice period. Jangan jadi malas-malasan atau nggak peduli sama pekerjaan. Ini akan menjaga reputasi baikmu dan memudahkan proses transisi.
• Selesaikan Tugas dan Tanggung Jawab: Prioritaskan untuk menyelesaikan semua tugas dan tanggung jawabmu sebelum tanggal resign. Kalau ada tugas yang nggak mungkin selesai, komunikasikan dengan atasan dan bantu transisi ke rekan kerja lain.
• Buat Handover Document (Dokumen Serah Terima): Buat dokumen serah terima pekerjaan yang lengkap dan jelas. Dokumen ini berisi overview pekerjaan, progress proyek, contact person penting, password akun kerja (kalau perlu), dan informasi penting lainnya yang dibutuhkan penggantimu atau rekan kerjamu. Dokumen serah terima ini sangat membantu kelancaran transisi pekerjaan.
• Jaga Hubungan Baik dengan Rekan Kerja: Meskipun kamu resign, tetap jaga hubungan baik dengan rekan kerja. Kamu nggak pernah tahu kapan akan bertemu mereka lagi di masa depan. Jaringan profesional itu penting!
• Proses Exit Interview (Jika Ada): Beberapa perusahaan mengadakan exit interview dengan karyawan yang resign. Ini adalah kesempatan kamu untuk memberikan feedback yang konstruktif tentang pengalaman kerjamu di perusahaan. Jawab pertanyaan dengan jujur tapi tetap sopan dan profesional.

Setelah Resign¶

• Terima Gaji Terakhir dan Hak-Hak Karyawan: Pastikan kamu menerima gaji terakhirmu tepat waktu dan sesuai dengan perhitungan yang benar. Ketahui hak-hak karyawan yang resign sesuai dengan undang-undang ketenagakerjaan dan kebijakan perusahaan. Hak-hak ini bisa berupa sisa cuti yang belum diambil, uang pesangon (jika ada), atau hak-hak lainnya.
• Urus BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan (Jika Ada): Urus proses klaim atau pemindahan BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatanmu. Tanyakan ke HRD perusahaan tentang prosedur dan dokumen yang dibutuhkan.
• Ambil Surat Paklaring (Surat Keterangan Kerja): Minta surat paklaring atau surat keterangan kerja dari perusahaan. Surat paklaring ini penting sebagai bukti pengalaman kerja kamu dan biasanya dibutuhkan untuk melamar pekerjaan di tempat lain atau untuk keperluan administrasi lainnya.
• Jaga Komunikasi (Jika Perlu): Meskipun sudah resign, tetap jaga komunikasi dengan perusahaan atau rekan kerja, terutama kalau ada urusan yang belum selesai atau kalau kamu diminta bantuan untuk transisi pekerjaan.
• Fokus ke Tujuan Selanjutnya: Setelah semua urusan resign selesai, fokus ke tujuan selanjutnya. Siapkan diri untuk pekerjaan baru, bisnis baru, atau apapun rencana kamu setelah resign. Manfaatkan waktu transisi ini untuk recharge dan mempersiapkan diri untuk babak baru dalam karirmu.

Tips Agar Proses Resign Berjalan Lancar dan Profesional¶

Image just for illustration

• Komunikasikan Niat Resign Secara Lisan Terlebih Dahulu: Sebelum mengajukan surat resign resmi, sebaiknya komunikasikan niatmu untuk resign secara lisan ke atasanmu terlebih dahulu. Atur waktu untuk bicara empat mata dengan atasanmu dan sampaikan niatmu dengan sopan dan profesional. Ini menunjukkan etika dan rasa hormatmu kepada atasan.
• Ajukan Surat Resign Tepat Waktu: Patuhi notice period yang tercantum di kontrak kerja atau kebijakan perusahaan. Ajukan surat resign tepat waktu agar perusahaan punya cukup waktu untuk mempersiapkan penggantimu.
• Jaga Sikap Positif dan Profesional: Selama proses resign dan masa notice period, tetap jaga sikap positif dan profesional. Hindari gosip, keluhan, atau perilaku negatif lainnya. Fokus pada menyelesaikan pekerjaan dan membantu transisi.
• Tawarkan Bantuan Transisi: Tawarkan bantuan untuk proses transisi pekerjaanmu. Ini akan sangat dihargai oleh perusahaan dan menunjukkan tanggung jawabmu.
• Ucapkan Terima Kasih Secara Personal: Selain mengucapkan terima kasih di surat resign, ucapkan juga terima kasih secara personal kepada atasan, rekan kerja, dan pihak-pihak lain yang sudah membantumu selama bekerja di perusahaan. Ucapan terima kasih yang tulus akan mempererat hubungan baikmu dengan mereka.
• Keluar dengan Baik: Usahakan untuk keluar dari perusahaan dengan cara yang baik dan profesional. Jangan meninggalkan kesan buruk atau masalah yang belum selesai. Keluar dengan baik akan membuka peluang untuk hubungan baik di masa depan dan menjaga reputasi profesionalmu.

Surat pemberitahuan sudah tidak bekerja lagi memang dokumen yang sederhana, tapi punya peran penting dalam proses resign yang profesional. Dengan memahami panduan dan tips di atas, diharapkan proses resign-mu bisa berjalan lancar dan meninggalkan kesan yang baik. Semoga artikel ini bermanfaat, ya!

Gimana, sudah lebih paham kan tentang surat pemberitahuan resign? Punya pengalaman menarik atau tips lain seputar resign? Yuk, share di kolom komentar!