Panduan Lengkap Surat Pemberitahuan Kerjasama: Biar Bisnis Makin Lancar!

Table of Contents

Surat pemberitahuan kerjasama adalah dokumen penting dalam dunia bisnis dan organisasi. Fungsinya sederhana namun krusial: memberi tahu pihak-pihak terkait tentang adanya kerjasama yang akan atau sedang berlangsung. Dokumen ini bukan hanya sekadar formalitas, tapi juga bentuk komunikasi profesional yang membangun transparansi dan menghindari kesalahpahaman di kemudian hari. Penting untuk memahami cara membuat surat pemberitahuan kerjasama yang efektif agar tujuan komunikasi tercapai dengan baik.

Apa Itu Surat Pemberitahuan Kerjasama?¶

Secara garis besar, surat pemberitahuan kerjasama adalah surat resmi yang digunakan untuk menginformasikan kepada pihak tertentu mengenai adanya kerjasama yang telah disepakati atau akan segera dilaksanakan antara dua pihak atau lebih. Pihak-pihak yang terlibat dalam kerjasama ini bisa beragam, mulai dari perusahaan dengan perusahaan lain, perusahaan dengan individu, organisasi dengan perusahaan, dan sebagainya. Tujuan utama dari surat ini adalah untuk memastikan semua pihak yang berkepentingan aware atau sadar akan adanya kerjasama ini dan memahami ruang lingkupnya secara umum.

Image just for illustration

Surat ini berbeda dengan surat perjanjian kerjasama. Surat perjanjian kerjasama adalah dokumen yang lebih detail dan mengikat secara hukum, berisi rincian hak dan kewajiban masing-masing pihak, jangka waktu kerjasama, dan aspek-aspek penting lainnya. Sedangkan surat pemberitahuan kerjasama lebih bersifat pengumuman awal atau informasi umum mengenai adanya kerjasama tersebut. Bisa dibilang, surat pemberitahuan ini adalah langkah awal sebelum perjanjian kerjasama yang lebih rinci dibuat atau sebagai bentuk pemberitahuan kepada pihak eksternal setelah perjanjian kerjasama ditandatangani.

Kapan Surat Pemberitahuan Kerjasama Dibutuhkan?¶

Ada berbagai situasi di mana surat pemberitahuan kerjasama menjadi sangat penting dan dibutuhkan. Berikut beberapa contohnya:

• Kerjasama Bisnis Baru: Ketika dua perusahaan memutuskan untuk menjalin kerjasama dalam proyek baru, pengembangan produk, atau pemasaran bersama, surat pemberitahuan kerjasama perlu dibuat. Surat ini bisa ditujukan kepada karyawan internal, partner bisnis lain, atau bahkan pelanggan untuk menginformasikan adanya perubahan atau perkembangan baru.
• Kerjasama dengan Pihak Ketiga: Jika perusahaan bekerja sama dengan vendor, supplier, atau konsultan baru, surat pemberitahuan kerjasama dapat dikirimkan kepada departemen atau tim terkait yang akan berinteraksi langsung dengan pihak ketiga tersebut. Ini membantu memastikan koordinasi yang baik dan menghindari kebingungan.
• Perubahan Struktur Organisasi: Dalam organisasi yang besar, terkadang terjadi restrukturisasi atau pembentukan unit bisnis baru yang melibatkan kerjasama antar departemen. Surat pemberitahuan kerjasama bisa digunakan untuk mengumumkan perubahan ini kepada seluruh karyawan dan menjelaskan bagaimana kerjasama antar unit akan berjalan.
• Kegiatan Sosial atau Komunitas: Organisasi non-profit atau komunitas seringkali menjalin kerjasama dengan pihak lain untuk menyelenggarakan acara, program sosial, atau kegiatan kemanusiaan. Surat pemberitahuan kerjasama diperlukan untuk memberitahu anggota organisasi, relawan, atau masyarakat luas tentang adanya kerjasama ini dan tujuan yang ingin dicapai.
• Kerjasama Penelitian dan Pengembangan: Institusi pendidikan atau lembaga penelitian yang bekerja sama dengan perusahaan atau lembaga lain dalam proyek penelitian dan pengembangan juga membutuhkan surat pemberitahuan kerjasama. Surat ini penting untuk transparansi dan akuntabilitas dalam penggunaan dana penelitian dan publikasi hasil penelitian.

Unsur-Unsur Penting dalam Surat Pemberitahuan Kerjasama¶

Meskipun format surat pemberitahuan kerjasama relatif sederhana, ada beberapa unsur penting yang harus selalu ada agar surat tersebut efektif dan informatif. Berikut adalah elemen-elemen kunci yang perlu diperhatikan:

1. Kop Surat (Letterhead)¶

Kop surat adalah identitas resmi dari organisasi atau perusahaan yang mengeluarkan surat. Kop surat biasanya terletak di bagian atas surat dan berisi:

• Nama Organisasi/Perusahaan: Nama lengkap dan logo (jika ada) dari organisasi atau perusahaan pengirim.
• Alamat Lengkap: Alamat kantor pusat atau alamat korespondensi yang relevan.
• Nomor Telepon dan Fax: Nomor telepon dan fax yang bisa dihubungi.
• Alamat Email dan Website: Alamat email dan website resmi organisasi/perusahaan.

Kop surat ini penting untuk memastikan keabsahan surat dan memudahkan penerima untuk menghubungi pihak pengirim jika diperlukan.

2. Tanggal Surat¶

Tanggal surat menunjukkan kapan surat tersebut dibuat. Tanggal ini biasanya diletakkan di bawah kop surat, di sisi kanan atau kiri, tergantung format surat yang digunakan. Penulisan tanggal harus jelas dan mudah dibaca, misalnya “23 Oktober 2024” atau “October 23, 2024”.

3. Nomor Surat dan Perihal¶

Nomor surat adalah kode unik yang diberikan untuk setiap surat keluar. Nomor surat berfungsi untuk memudahkan pengarsipan dan pelacakan surat. Perihal surat adalah inti atau topik utama dari surat tersebut. Perihal harus ditulis secara singkat, jelas, dan padat, sehingga penerima surat langsung memahami isi surat secara umum. Untuk surat pemberitahuan kerjasama, perihalnya bisa berupa “Pemberitahuan Kerjasama” atau “Pemberitahuan Kerjasama dengan [Nama Pihak Kerjasama]”.

4. Tujuan Surat (Penerima Surat)¶

Bagian ini berisi identitas pihak yang dituju oleh surat pemberitahuan kerjasama. Tujuan surat harus ditulis secara lengkap dan jelas, meliputi:

• Nama Jabatan (Jika Ada): Jabatan penerima surat, misalnya “Yth. Bapak/Ibu Direktur Utama”.
• Nama Penerima Surat: Nama lengkap penerima surat.
• Nama Organisasi/Perusahaan Penerima: Nama lengkap organisasi atau perusahaan yang dituju.
• Alamat Lengkap Penerima Surat: Alamat lengkap organisasi atau perusahaan penerima.

Penulisan tujuan surat yang tepat menunjukkan profesionalitas dan memastikan surat sampai ke pihak yang benar.

5. Salam Pembuka¶

Salam pembuka adalah ungkapan hormat yang digunakan untuk memulai surat. Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat resmi adalah “Dengan Hormat,” atau “Kepada Yth,”. Pilihan salam pembuka bisa disesuaikan dengan tingkat formalitas dan hubungan antara pengirim dan penerima surat.

6. Isi Surat (Body Letter)¶

Isi surat adalah bagian terpenting dari surat pemberitahuan kerjasama. Bagian ini berisi informasi detail mengenai kerjasama yang ingin disampaikan. Isi surat pemberitahuan kerjasama setidaknya harus mencakup poin-poin berikut:

• Pembukaan: Kalimat pembuka yang menyatakan maksud dan tujuan surat, yaitu memberitahukan adanya kerjasama. Contoh: “Melalui surat ini, kami [Nama Organisasi/Perusahaan Pengirim] bermaksud memberitahukan bahwa kami telah menjalin kerjasama dengan [Nama Pihak Kerjasama]”.
• Pihak-Pihak yang Bekerjasama: Menyebutkan secara jelas nama-nama pihak yang terlibat dalam kerjasama. Sebutkan nama lengkap organisasi/perusahaan dan jabatan perwakilan dari masing-masing pihak.
• Jenis Kerjasama: Menjelaskan secara ringkas bentuk atau jenis kerjasama yang dijalin. Misalnya: “kerjasama dalam bidang pemasaran”, “kerjasama dalam pengembangan sistem informasi”, “kerjasama dalam penyelenggaraan pelatihan”, dan sebagainya.
• Ruang Lingkup Kerjasama: Menjelaskan batasan atau cakupan kerjasama. Hal ini penting untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai area atau aspek yang termasuk dalam kerjasama. Misalnya: “kerjasama ini meliputi wilayah pemasaran di area Jawa Timur”, “kerjasama ini fokus pada pengembangan fitur X dan Y pada aplikasi Z”, dan sebagainya.
• Tujuan Kerjasama: Menyebutkan tujuan utama yang ingin dicapai melalui kerjasama ini. Tujuan kerjasama harus dirumuskan secara spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan berbatas waktu (SMART). Misalnya: “tujuan kerjasama ini adalah untuk meningkatkan pangsa pasar produk A sebesar 20% dalam kurun waktu 1 tahun”, “tujuan kerjasama ini adalah untuk meningkatkan efisiensi operasional departemen B sebesar 15% dalam 6 bulan”.
• Jangka Waktu Kerjasama (Opsional): Jika kerjasama memiliki jangka waktu tertentu, sebutkan periode waktu kerjasama tersebut. Misalnya: “kerjasama ini berlaku selama 2 tahun, terhitung mulai tanggal [Tanggal Mulai] hingga [Tanggal Berakhir]”. Jika kerjasama bersifat berkelanjutan, bisa disebutkan “kerjasama ini bersifat berkelanjutan”.
• Manfaat Kerjasama (Opsional): Menyebutkan manfaat yang diharapkan dari kerjasama ini, baik bagi pihak-pihak yang terlibat maupun pihak lain yang terkait. Manfaat kerjasama bisa berupa manfaat ekonomi, sosial, atau manfaat lainnya.
• Penutup: Kalimat penutup yang menyatakan harapan agar kerjasama dapat berjalan lancar dan memberikan manfaat bagi semua pihak. Contoh: “Demikian surat pemberitahuan kerjasama ini kami sampaikan. Besar harapan kami kerjasama ini dapat berjalan dengan baik dan memberikan manfaat yang optimal bagi kedua belah pihak.”

Isi surat harus ditulis dengan bahasa yang formal, sopan, dan jelas. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau bertele-tele. Pastikan informasi yang disampaikan akurat dan relevan.

7. Salam Penutup¶

Salam penutup adalah ungkapan hormat yang digunakan untuk mengakhiri surat. Salam penutup yang umum digunakan dalam surat resmi adalah “Hormat kami,” atau “Salam hormat,”. Pilihan salam penutup juga bisa disesuaikan dengan tingkat formalitas dan hubungan antara pengirim dan penerima surat.

8. Tanda Tangan dan Nama Jelas¶

Tanda tangan dan nama jelas pihak yang bertanggung jawab atas surat pemberitahuan kerjasama harus dicantumkan di bagian akhir surat, di bawah salam penutup. Biasanya, surat ditandatangani oleh pimpinan tertinggi organisasi/perusahaan atau pejabat yang berwenang. Selain tanda tangan, perlu juga dicantumkan:

• Nama Jelas: Nama lengkap pihak yang menandatangani surat.
• Jabatan: Jabatan pihak yang menandatangani surat.
• Stempel/Cap Perusahaan (Jika Ada): Stempel atau cap perusahaan biasanya dibubuhkan di samping tanda tangan untuk memperkuat keabsahan surat.

9. Tembusan (Opsional)¶

Tembusan adalah daftar pihak-pihak lain yang juga menerima salinan surat pemberitahuan kerjasama. Tembusan biasanya dicantumkan di bagian paling bawah surat, di bawah tanda tangan. Tembusan diperlukan jika ada pihak-pihak lain yang perlu mengetahui adanya kerjasama ini, meskipun mereka tidak terlibat langsung dalam kerjasama tersebut. Misalnya, tembusan bisa ditujukan kepada departemen terkait, atasan langsung, atau pihak eksternal lain yang berkepentingan.

Cara Membuat Surat Pemberitahuan Kerjasama yang Efektif¶

Membuat surat pemberitahuan kerjasama yang efektif memerlukan perhatian terhadap detail dan pemahaman akan tujuan komunikasi. Berikut beberapa tips dan panduan agar surat pemberitahuan kerjasama yang Anda buat dapat berfungsi dengan baik:

1. Tentukan Tujuan Surat dengan Jelas¶

Sebelum menulis surat, pertimbangkan apa yang ingin Anda capai dengan surat pemberitahuan kerjasama ini. Apakah tujuannya hanya sekadar memberitahu, atau ada tindakan lanjutan yang diharapkan dari penerima surat? Memahami tujuan surat akan membantu Anda merumuskan isi surat dengan lebih fokus dan efektif.

2. Gunakan Bahasa yang Formal dan Profesional¶

Surat pemberitahuan kerjasama adalah dokumen resmi, oleh karena itu gunakan bahasa yang formal, sopan, dan profesional. Hindari penggunaan bahasa slang, bahasa sehari-hari, atau singkatan yang tidak umum. Gunakan kalimat yang efektif dan langsung pada inti permasalahan.

3. Sampaikan Informasi Secara Jelas dan Ringkas¶

Isi surat harus informatif, jelas, dan ringkas. Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele atau ambigu. Sampaikan informasi penting secara langsung dan terstruktur. Gunakan poin-poin atau daftar jika perlu untuk mempermudah pemahaman.

4. Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan¶

Kesalahan tata bahasa dan ejaan dapat mengurangi kredibilitas surat pemberitahuan kerjasama. Oleh karena itu, periksa kembali surat dengan teliti sebelum dikirimkan. Gunakan spell checker atau minta bantuan rekan kerja untuk melakukan proofreading.

5. Sesuaikan Isi Surat dengan Penerima¶

Pertimbangkan siapa penerima surat dan sesuaikan gaya bahasa dan tingkat detail informasi yang disampaikan. Jika penerima surat adalah pihak internal perusahaan, mungkin detail informasi bisa lebih ringkas. Namun, jika penerima surat adalah pihak eksternal atau pihak yang kurang familiar dengan kerjasama tersebut, informasi yang disampaikan perlu lebih lengkap dan jelas.

6. Gunakan Format Surat yang Rapi dan Profesional¶

Format surat yang rapi dan profesional akan memberikan kesan positif kepada penerima surat. Gunakan font yang mudah dibaca, ukuran font yang proporsional, dan tata letak yang teratur. Pastikan kop surat, tanggal, tujuan surat, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan tersusun dengan baik dan mudah dibaca.

7. arsipkan Surat dengan Baik¶

Setelah surat pemberitahuan kerjasama dikirimkan, arsipkan salinan surat tersebut dengan baik. Pengarsipan surat penting untuk keperluan dokumentasi, referensi di masa mendatang, dan sebagai bukti tertulis jika terjadi perselisihan atau masalah di kemudian hari. Arsip surat bisa dilakukan secara fisik (hardcopy) maupun digital (softcopy).

Contoh Surat Pemberitahuan Kerjasama¶

Berikut adalah contoh sederhana surat pemberitahuan kerjasama antara dua perusahaan:

[KOP SURAT PERUSAHAAN PENGIRIM]

[Tanggal Surat]
Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: Pemberitahuan Kerjasama

Yth. Bapak/Ibu [Nama Jabatan Penerima]
[Nama Perusahaan Penerima]
[Alamat Perusahaan Penerima]

Dengan Hormat,

Melalui surat ini, kami, PT. [Nama Perusahaan Pengirim], bermaksud memberitahukan bahwa kami telah menjalin kerjasama dengan PT. [Nama Perusahaan Penerima] dalam bidang pemasaran produk [Nama Produk].

Kerjasama ini bertujuan untuk memperluas jangkauan pemasaran produk [Nama Produk] dan meningkatkan penjualan di wilayah [Wilayah Pemasaran].  Ruang lingkup kerjasama meliputi kegiatan pemasaran bersama, promosi, dan distribusi produk [Nama Produk] di wilayah [Wilayah Pemasaran].

Kerjasama ini akan berlaku selama 1 tahun, terhitung mulai tanggal [Tanggal Mulai] hingga [Tanggal Berakhir].  Kami percaya kerjasama ini akan memberikan manfaat yang signifikan bagi kedua belah pihak.

Demikian surat pemberitahuan kerjasama ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT. [Nama Perusahaan Pengirim]

[Tanda Tangan]

[Nama Jelas]
[Jabatan]

Tembusan:
1.  Direktur Pemasaran PT. [Nama Perusahaan Pengirim]
2.  Arsip

Image just for illustration

Catatan: Contoh surat di atas adalah contoh sederhana. Anda dapat menyesuaikan isi dan format surat sesuai dengan kebutuhan dan konteks kerjasama yang Anda lakukan.

Manfaat Surat Pemberitahuan Kerjasama¶

Meskipun terkesan sederhana, surat pemberitahuan kerjasama memiliki banyak manfaat penting, baik bagi pihak-pihak yang terlibat langsung maupun pihak lain yang terkait. Beberapa manfaat utama dari surat pemberitahuan kerjasama adalah:

• Transparansi dan Akuntabilitas: Surat pemberitahuan kerjasama menciptakan transparansi mengenai adanya kerjasama dan pihak-pihak yang terlibat. Hal ini penting untuk membangun kepercayaan dan akuntabilitas antar pihak yang bekerjasama.
• Komunikasi yang Efektif: Surat pemberitahuan kerjasama merupakan media komunikasi yang efektif untuk menyampaikan informasi penting mengenai kerjasama kepada pihak-pihak yang berkepentingan. Surat ini memastikan semua pihak mendapatkan informasi yang sama dan menghindari miskomunikasi.
• Koordinasi yang Lebih Baik: Dengan adanya surat pemberitahuan kerjasama, koordinasi antar pihak yang bekerjasama menjadi lebih baik. Semua pihak memahami peran dan tanggung jawab masing-masing dalam kerjasama, sehingga kerjasama dapat berjalan lebih lancar dan efisien.
• Dokumentasi Resmi: Surat pemberitahuan kerjasama adalah dokumen resmi yang dapat digunakan sebagai bukti tertulis mengenai adanya kerjasama. Dokumen ini penting untuk keperluan administrasi, audit, dan referensi di masa mendatang.
• Mencegah Kesalahpahaman: Surat pemberitahuan kerjasama membantu mencegah kesalahpahaman atau interpretasi yang berbeda mengenai kerjasama. Informasi yang disampaikan secara jelas dan tertulis dalam surat mengurangi potensi terjadinya konflik atau masalah di kemudian hari.
• Membangun Citra Profesional: Penggunaan surat pemberitahuan kerjasama dalam komunikasi bisnis menunjukkan profesionalitas organisasi atau perusahaan. Hal ini dapat meningkatkan citra positif dan kepercayaan dari pihak lain.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari dalam Surat Pemberitahuan Kerjasama¶

Meskipun terlihat mudah, ada beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dalam pembuatan surat pemberitahuan kerjasama. Menghindari kesalahan-kesalahan ini akan memastikan surat pemberitahuan kerjasama Anda lebih efektif dan profesional. Beberapa kesalahan yang perlu dihindari antara lain:

• Informasi Tidak Lengkap: Surat pemberitahuan kerjasama yang tidak lengkap informasinya akan menjadi kurang efektif dan bahkan bisa menimbulkan pertanyaan atau kebingungan. Pastikan semua informasi penting seperti pihak yang bekerjasama, jenis kerjasama, ruang lingkup, dan tujuan kerjasama tercantum dengan jelas.
• Bahasa yang Tidak Jelas atau Ambigu: Penggunaan bahasa yang tidak jelas, ambigu, atau bertele-tele dapat mempersulit pemahaman isi surat. Gunakan bahasa yang lugas, ringkas, dan langsung pada inti permasalahan.
• Kesalahan Tata Bahasa dan Ejaan: Kesalahan tata bahasa dan ejaan dapat mengurangi kredibilitas surat dan memberikan kesan kurang profesional. Lakukan proofreading dengan teliti sebelum mengirimkan surat.
• Format Surat yang Tidak Rapi: Format surat yang tidak rapi, berantakan, atau tidak profesional dapat mengurangi daya baca dan memberikan kesan negatif. Gunakan format surat yang standar, rapi, dan mudah dibaca.
• Tidak Mengarsipkan Surat: Tidak mengarsipkan surat pemberitahuan kerjasama adalah kesalahan yang sering diabaikan. Pengarsipan surat penting untuk keperluan dokumentasi dan referensi di masa mendatang.

Perbedaan Surat Pemberitahuan Kerjasama dengan Surat Perjanjian Kerjasama¶

Penting untuk membedakan antara surat pemberitahuan kerjasama dengan surat perjanjian kerjasama. Meskipun keduanya berkaitan dengan kerjasama, fungsi dan isinya sangat berbeda. Berikut adalah tabel yang merangkum perbedaan utama antara keduanya:

Fitur	Surat Pemberitahuan Kerjasama	Surat Perjanjian Kerjasama
Tujuan Utama	Memberitahukan adanya kerjasama	Mengatur dan mengikat kerjasama secara hukum
Sifat Dokumen	Informatif, Pengumuman Awal	Mengikat secara Hukum, Kontrak
Isi Dokumen	Informasi Umum Kerjasama, Ringkas	Rincian Detail Kerjasama, Lengkap
Aspek Hukum	Tidak Mengikat Secara Hukum	Mengikat Secara Hukum
Tingkat Detail	Kurang Detail	Sangat Detail
Fokus Utama	Pemberitahuan kepada Pihak Terkait	Pengaturan Hak dan Kewajiban
Contoh Isi	Pihak Kerjasama, Jenis Kerjasama, Tujuan Umum	Hak & Kewajiban, Jangka Waktu, Pembayaran, Penyelesaian Sengketa, dll.
Waktu Pembuatan	Awal Kerjasama atau Setelah Perjanjian	Sebelum atau Bersamaan dengan Pelaksanaan Kerjasama

Kesimpulan: Surat pemberitahuan kerjasama adalah langkah awal yang baik untuk menginformasikan adanya kerjasama, sementara surat perjanjian kerjasama adalah dokumen yang lebih komprehensif dan mengikat secara hukum untuk mengatur detail pelaksanaan kerjasama. Keduanya memiliki peran penting dalam menjalin dan menjalankan kerjasama yang sukses.

Gimana? Sudah lebih paham kan tentang surat pemberitahuan kerjasama? Kalau ada pertanyaan atau pengalaman menarik seputar surat ini, jangan ragu untuk berbagi di kolom komentar ya!