Beranda contoh surat penulisan surat surat resmi template surat

Panduan Lengkap Membuat Balasan Surat Resmi: Contoh & Template Praktis!

Diperbarui: • 0 • 15 menit membaca

Surat resmi adalah alat komunikasi penting dalam dunia profesional. Baik itu untuk urusan bisnis, pemerintahan, pendidikan, atau organisasi, surat resmi menjadi bukti tertulis yang sah dan kredibel. Menerima surat resmi tentu bukan hal yang aneh, namun bagaimana cara membalasnya dengan baik dan benar? Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang contoh balasan surat resmi, mulai dari struktur, tips penulisan, hingga contoh-contoh konkret yang bisa kamu jadikan panduan.

Mengapa Balasan Surat Resmi Itu Penting?

Balasan surat resmi bukan sekadar formalitas belaka. Ia memiliki peran krusial dalam menjaga komunikasi yang efektif dan profesional. Bayangkan jika kamu mengirim surat penting dan tidak mendapatkan balasan, tentu akan menimbulkan ketidakpastian dan bahkan kerugian. Balasan surat resmi menunjukkan bahwa pesanmu telah diterima, dipahami, dan ditindaklanjuti.

Mengapa Balasan Surat Resmi Itu Penting?
Image just for illustration

Pentingnya balasan surat resmi bisa dilihat dari beberapa aspek:

  • Bukti Komunikasi: Balasan surat menjadi bukti bahwa komunikasi telah terjadi antara dua pihak. Ini penting untuk dokumentasi dan arsip, terutama dalam urusan yang bersifat legal atau mengikat.
  • Profesionalisme: Membalas surat resmi dengan cepat dan tepat menunjukkan profesionalisme dan keseriusanmu dalam menanggapi urusan yang disampaikan. Ini membangun citra positif di mata pihak lain.
  • Kejelasan dan Kepastian: Balasan surat memberikan kejelasan dan kepastian atas pertanyaan, permintaan, atau informasi yang disampaikan dalam surat sebelumnya. Hal ini mencegah kesalahpahaman dan memastikan urusan berjalan lancar.
  • Menjaga Hubungan Baik: Balasan surat yang sopan dan responsif dapat menjaga hubungan baik antar pihak. Ini sangat penting dalam konteks bisnis atau kerjasama jangka panjang.
  • Kepatuhan dan Tanggung Jawab: Dalam beberapa kasus, membalas surat resmi adalah bentuk kepatuhan terhadap aturan atau prosedur yang berlaku. Misalnya, balasan surat undangan rapat atau balasan surat teguran.

Struktur Baku Balasan Surat Resmi

Sama seperti surat resmi pada umumnya, balasan surat resmi juga memiliki struktur baku yang perlu diperhatikan. Struktur ini memastikan informasi tersampaikan dengan jelas dan mudah dipahami. Berikut adalah komponen-komponen penting dalam struktur balasan surat resmi:

Struktur Baku Balasan Surat Resmi
Image just for illustration

1. Kop Surat (Letterhead)

Kop surat adalah identitas instansi atau organisasi yang mengirimkan balasan. Kop surat biasanya berisi:

  • Nama Instansi/Organisasi: Ditulis dengan huruf kapital dan biasanya dicetak tebal (bold).
  • Logo Instansi/Organisasi: Opsional, tetapi seringkali disertakan untuk memperkuat identitas.
  • Alamat Lengkap: Mencakup jalan, nomor, kota, kode pos, dan negara.
  • Nomor Telepon dan Faksimile: Untuk memudahkan komunikasi lebih lanjut.
  • Alamat Email dan Website: Opsional, tetapi semakin umum disertakan di era digital.

Kop surat biasanya terletak di bagian paling atas surat dan berfungsi sebagai identitas pengirim yang resmi. Pastikan kop surat yang digunakan adalah kop surat terbaru dan valid dari instansi atau organisasimu.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat menunjukkan kapan balasan tersebut ditulis. Penulisan tanggal surat biasanya diletakkan di bawah kop surat, di sisi kanan atas atau kiri atas, tergantung format surat yang digunakan. Format tanggal yang umum digunakan dalam surat resmi adalah:

  • [Nama Kota], [Tanggal] [Bulan] [Tahun]
    • Contoh: Jakarta, 26 Oktober 2023
  • [Tanggal] [Bulan] [Tahun] (jika nama kota sudah tercantum di kop surat)
    • Contoh: 26 Oktober 2023

Perhatikan penulisan bulan. Dalam surat resmi bahasa Indonesia, bulan ditulis lengkap (Januari, Februari, Maret, dst.) bukan angka (01, 02, 03, dst.).

3. Nomor Surat

Nomor surat adalah kode unik yang diberikan untuk setiap surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi atau organisasi. Nomor surat berfungsi untuk memudahkan pengarsipan, pelacakan, dan referensi surat. Format nomor surat bisa bervariasi tergantung sistem penomoran yang digunakan oleh masing-masing instansi. Namun, biasanya nomor surat terdiri dari beberapa komponen, seperti:

  • Kode Instansi/Bagian: Singkatan atau kode khusus yang menunjukkan instansi atau bagian yang mengeluarkan surat.
  • Nomor Urut Surat: Nomor urut surat yang dikeluarkan dalam periode tertentu (misalnya, nomor urut tahunan atau bulanan).
  • Kode Bulan dan Tahun: Menunjukkan bulan dan tahun penerbitan surat.
  • Jenis Surat: Kode yang menunjukkan jenis surat (misalnya, surat balasan, surat keputusan, surat undangan).

Contoh nomor surat: 005/HRD/X/2023 (005 = nomor urut, HRD = kode bagian HRD, X = bulan Oktober, 2023 = tahun 2023). Nomor surat biasanya diletakkan di bawah tanggal surat, di sisi kiri.

4. Sifat Surat (Opsional)

Sifat surat menunjukkan tingkat kepentingan atau urgensi surat. Sifat surat biasanya ditulis di bawah nomor surat, di sisi kiri. Beberapa contoh sifat surat yang umum digunakan:

  • Segera: Menunjukkan surat perlu ditindaklanjuti dengan cepat.
  • Penting: Menunjukkan surat berisi informasi penting yang perlu diperhatikan.
  • Rahasia: Menunjukkan surat berisi informasi rahasia yang tidak boleh disebarluaskan.
  • Biasa: Menunjukkan surat bersifat umum atau tidak memiliki tingkat urgensi khusus.

Jika tidak ada sifat surat yang perlu dicantumkan, bagian ini bisa dihilangkan.

5. Lampiran (Opsional)

Lampiran menunjukkan apakah ada dokumen lain yang disertakan bersama surat. Jika ada lampiran, jumlah lampiran ditulis dalam angka dan jenis lampiran ditulis dalam kata. Lampiran biasanya diletakkan di bawah sifat surat (jika ada) atau di bawah nomor surat, di sisi kiri.

Contoh lampiran:

  • Lampiran: 2 (dua) berkas
  • Lampiran: Satu lembar

Jika tidak ada lampiran, bagian ini bisa dihilangkan.

6. Hal atau Perihal Surat

Hal atau perihal surat adalah ringkasan singkat tentang isi atau tujuan surat. Hal surat berfungsi untuk memberikan gambaran awal kepada penerima tentang isi surat sebelum mereka membaca keseluruhan isi surat. Hal surat ditulis secara ringkas dan jelas, biasanya tidak lebih dari satu baris. Hal surat diletakkan di bawah lampiran (jika ada) atau di bawah nomor surat, di sisi kiri. Kata “Hal” atau “Perihal” biasanya ditulis dengan huruf kapital di awal kata dan diikuti dengan tanda titik dua (:).

Contoh hal surat:

  • Hal: Balasan Surat Permohonan Informasi
  • Perihal: Konfirmasi Kehadiran Rapat

7. Alamat Tujuan Surat

Alamat tujuan surat adalah alamat lengkap pihak yang dituju. Alamat tujuan surat diletakkan di bawah hal surat, di sisi kiri. Penulisan alamat tujuan surat harus lengkap dan jelas agar surat sampai ke tujuan dengan tepat. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan surat:

  • Nama Jabatan/Penerima: Jika surat ditujukan kepada jabatan tertentu, tuliskan jabatan tersebut. Jika ditujukan kepada individu, tuliskan nama lengkap penerima.
  • Nama Instansi/Organisasi: Jika penerima berasal dari instansi atau organisasi, tuliskan nama instansi/organisasi tersebut.
  • Alamat Lengkap: Mencakup jalan, nomor, kota, kode pos, dan negara (jika perlu).
  • Yth.: Kata sapaan “Yang Terhormat” (Yth.) biasanya diletakkan di depan nama jabatan atau nama penerima.

Contoh alamat tujuan surat:

  • Yth. Bapak/Ibu [Nama Jabatan]
    [Nama Instansi/Organisasi]
    [Alamat Lengkap]
  • Yth. Bapak/Ibu [Nama Lengkap]
    [Alamat Lengkap]

8. Salam Pembuka

Salam pembuka adalah ungkapan sopan di awal surat. Salam pembuka yang umum digunakan dalam surat resmi bahasa Indonesia adalah:

  • Dengan hormat,
  • Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh, (untuk instansi/organisasi bernuansa Islami)
  • Salam sejahtera, (untuk konteks yang lebih umum dan inklusif)

Salam pembuka diletakkan di bawah alamat tujuan surat, di sisi kiri. Setelah salam pembuka, biasanya diikuti dengan tanda koma (,).

9. Isi Surat (Body)

Isi surat adalah bagian terpenting dari surat balasan. Isi surat memuat pesan atau informasi yang ingin disampaikan sebagai balasan atas surat sebelumnya. Isi surat biasanya terdiri dari beberapa paragraf yang disusun secara logis dan sistematis. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan isi surat:

  • Paragraf Pembuka: Biasanya berisi ucapan terima kasih atas surat yang telah diterima dan menyebutkan nomor dan tanggal surat yang dibalas. Misalnya: “Dengan hormat, Merujuk surat Bapak/Ibu Nomor: [Nomor Surat] tanggal [Tanggal Surat] perihal [Perihal Surat]…”
  • Paragraf Isi: Berisi inti dari balasan surat. Sampaikan informasi, jawaban, tanggapan, atau tindakan yang dilakukan sebagai respons terhadap surat sebelumnya. Gunakan bahasa yang jelas, ringkas, dan lugas. Hindari bahasa yang bertele-tele atau ambigu.
  • Paragraf Penutup: Biasanya berisi harapan atau ucapan terima kasih atas perhatian dan kerjasama pihak penerima. Misalnya: “Demikian balasan surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.”

Pastikan isi surat sesuai dengan tujuan balasan dan menjawab semua poin yang diajukan dalam surat sebelumnya.

10. Salam Penutup

Salam penutup adalah ungkapan sopan di akhir surat sebelum tanda tangan. Salam penutup yang umum digunakan dalam surat resmi bahasa Indonesia adalah:

  • Hormat kami,
  • Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh, (jika salam pembuka menggunakan salam Islami)
  • Salam sejahtera, (jika salam pembuka menggunakan salam sejahtera)

Salam penutup diletakkan di bawah paragraf terakhir isi surat, di sisi kiri. Setelah salam penutup, biasanya diikuti dengan tanda koma (,).

11. Tanda Tangan, Nama Jelas, dan Jabatan

Bagian ini berisi tanda tangan pihak yang bertanggung jawab atas surat balasan, nama jelas penanda tangan, dan jabatan penanda tangan. Bagian ini diletakkan di bawah salam penutup, di sisi kanan.

  • Tanda Tangan: Tanda tangan asli (bukan fotokopi atau digital) lebih disarankan untuk surat resmi yang dicetak. Untuk surat elektronik, tanda tangan digital atau gambar tanda tangan bisa digunakan.
  • Nama Jelas: Nama lengkap penanda tangan ditulis di bawah tanda tangan.
  • Jabatan: Jabatan penanda tangan dalam instansi atau organisasi ditulis di bawah nama jelas.

Untuk instansi atau organisasi, biasanya juga ditambahkan stempel instansi/organisasi yang menimpa sebagian tanda tangan.

12. Tembusan (Opsional)

Tembusan menunjukkan pihak-pihak lain yang mendapatkan salinan surat balasan sebagai informasi atau arsip. Tembusan biasanya diletakkan di bagian paling bawah surat, di sisi kiri. Jika ada beberapa pihak yang mendapatkan tembusan, sebutkan nama jabatan atau nama pihak-pihak tersebut secara berurutan.

Contoh tembusan:

  • Tembusan:
    1. Kepala Bagian [Nama Bagian]
    2. Arsip

Jika tidak ada tembusan, bagian ini bisa dihilangkan.

Tips Menulis Balasan Surat Resmi yang Efektif

Menulis balasan surat resmi yang efektif tidak hanya tentang mengikuti struktur baku, tetapi juga memperhatikan gaya bahasa, etika, dan tujuan komunikasi. Berikut adalah beberapa tips yang bisa kamu terapkan:

Tips Menulis Balasan Surat Resmi yang Efektif
Image just for illustration

1. Pahami Isi Surat yang Direply

Sebelum mulai menulis balasan, pastikan kamu benar-benar memahami isi surat yang kamu terima. Identifikasi tujuan surat, pertanyaan atau permintaan yang diajukan, dan informasi penting yang disampaikan. Jika ada hal yang kurang jelas, jangan ragu untuk mengklarifikasi atau bertanya kepada pihak internal sebelum membalas surat.

2. Balas dengan Segera (Jika Memungkinkan)

Usahakan untuk membalas surat resmi secepat mungkin, terutama jika surat tersebut bersifat segera atau penting. Balasan yang cepat menunjukkan profesionalisme dan responsivitasmu. Jika kamu membutuhkan waktu lebih lama untuk memberikan balasan yang lengkap dan akurat, kirimkan balasan sementara yang menginformasikan bahwa suratmu telah diterima dan sedang diproses.

3. Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan

Surat resmi membutuhkan bahasa yang formal dan sopan. Hindari penggunaan bahasa informal, bahasa slang, atau singkatan yang tidak baku. Gunakan kalimat yang efektif, jelas, dan lugas. Perhatikan pemilihan kata dan tata bahasa agar balasan suratmu terlihat profesional dan kredibel.

4. Fokus pada Tujuan Balasan

Pastikan balasan suratmu fokus pada tujuan komunikasi. Jawab pertanyaan atau permintaan yang diajukan dalam surat sebelumnya secara langsung dan jelas. Hindari membahas hal-hal yang tidak relevan atau menyimpang dari topik utama. Balasan surat yang efektif adalah balasan yang langsung to the point dan menjawab kebutuhan informasi pihak pengirim surat.

5. Perhatikan Nada dan Etika

Meskipun menggunakan bahasa formal, balasan surat resmi tetap perlu memperhatikan nada dan etika komunikasi. Hindari nada yang konfrontatif, menyalahkan, atau merendahkan. Gunakan nada yang sopan, profesional, dan kooperatif. Bahkan jika kamu menyampaikan penolakan atau berita buruk, usahakan untuk menyampaikannya dengan cara yang konstruktif dan menjaga etika komunikasi yang baik.

6. Proofread Sebelum Dikirim

Sebelum mengirimkan balasan surat, lakukan proofreading atau pemeriksaan ulang dengan teliti. Periksa kembali struktur surat, tata bahasa, ejaan, dan tanda baca. Kesalahan kecil dalam penulisan bisa mengurangi profesionalisme suratmu. Mintalah bantuan rekan kerja untuk membaca ulang balasan suratmu sebelum dikirim untuk memastikan tidak ada kesalahan yang terlewat.

7. Arsipkan Balasan Surat

Setelah mengirimkan balasan surat, jangan lupa untuk mengarsipkan salinan surat balasan tersebut. Arsip surat penting untuk dokumentasi, referensi di kemudian hari, dan bukti komunikasi. Simpan arsip surat secara teratur dan sistematis agar mudah ditemukan saat dibutuhkan.

Contoh-Contoh Balasan Surat Resmi

Berikut adalah beberapa contoh balasan surat resmi untuk berbagai situasi. Contoh-contoh ini bisa kamu jadikan referensi dan adaptasi sesuai dengan kebutuhanmu.

Contoh 1: Balasan Surat Permohonan Informasi

Surat Permohonan Informasi (Surat Asli)

[KOP SURAT PERUSAHAAN PEMOHON]

Nomor: 123/P/VIII/2023
Sifat: Penting
Lampiran: -
Hal: Permohonan Informasi Harga Produk

Yth. Manajer Pemasaran
PT. Maju Bersama
Jalan Merdeka No. 10
Jakarta Pusat

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami dari PT. Sejahtera Abadi, perusahaan yang bergerak di bidang distribusi bahan bangunan, bermaksud mengajukan permohonan informasi harga produk semen merek “Kokoh” dan besi beton berbagai ukuran yang diproduksi oleh PT. Maju Bersama.

Informasi harga ini sangat kami butuhkan untuk keperluan penyusunan anggaran pengadaan bahan bangunan proyek pembangunan perumahan yang sedang kami kerjakan. Kami berencana melakukan pembelian dalam jumlah besar secara rutin jika harga dan kualitas produk sesuai dengan kebutuhan kami.

Untuk itu, kami mohon kiranya PT. Maju Bersama dapat mengirimkan daftar harga terbaru (price list) produk semen “Kokoh” dan besi beton, beserta informasi mengenai diskon atau penawaran khusus yang mungkin berlaku untuk pembelian dalam jumlah besar.

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
Budi Santoso
Manajer Pembelian
PT. Sejahtera Abadi

Balasan Surat Permohonan Informasi

[KOP SURAT PT. MAJU BERSAMA]

Nomor: 045/MP/X/2023
Sifat: Segera
Lampiran: 1 (satu) berkas
Hal: Balasan Permohonan Informasi Harga Produk

Yth. Bapak Budi Santoso
Manajer Pembelian
PT. Sejahtera Abadi
Jalan [Alamat PT. Sejahtera Abadi]

Dengan hormat,

Merujuk surat Bapak Nomor: 123/P/VIII/2023 tanggal 15 Agustus 2023 perihal Permohonan Informasi Harga Produk, dengan ini kami sampaikan terima kasih atas minat Bapak terhadap produk-produk kami.

Bersama surat ini, kami lampirkan daftar harga terbaru (price list) produk semen merek “Kokoh” dan besi beton berbagai ukuran. Dalam daftar harga tersebut, Bapak dapat melihat harga satuan, diskon untuk pembelian jumlah besar, serta syarat dan ketentuan pembelian lainnya.

Kami sangat antusias untuk menjalin kerjasama yang baik dengan PT. Sejahtera Abadi. Jika Bapak membutuhkan informasi lebih lanjut atau ingin melakukan pemesanan, jangan ragu untuk menghubungi kami kembali melalui nomor telepon atau email yang tertera di kop surat ini.

Demikian balasan surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
Dewi Anggraini
Manajer Pemasaran
PT. Maju Bersama

Penjelasan Contoh 1:

  • Struktur: Balasan surat ini mengikuti struktur baku surat resmi dengan kop surat, tanggal, nomor surat, hal, alamat tujuan, salam pembuka, isi surat, salam penutup, tanda tangan, nama jelas, jabatan, dan lampiran.
  • Isi: Balasan surat ini jelas dan to the point. Paragraf pembuka merujuk surat permohonan informasi yang diterima. Paragraf isi menjawab permohonan dengan melampirkan daftar harga dan menawarkan bantuan lebih lanjut. Paragraf penutup menyampaikan ucapan terima kasih.
  • Bahasa: Bahasa yang digunakan formal, sopan, dan profesional. Kalimat efektif dan lugas.

Contoh 2: Balasan Surat Undangan Rapat

Surat Undangan Rapat (Surat Asli)

[KOP SURAT ORGANISASI PENGUNDANG]

Nomor: 078/UND/IX/2023
Sifat: Penting
Lampiran: -
Hal: Undangan Rapat Koordinasi Program Kerja

Yth. Bapak/Ibu [Nama Jabatan/Nama Penerima]
[Nama Instansi/Organisasi Penerima]
[Alamat Instansi/Organisasi Penerima]

Dengan hormat,

Dalam rangka persiapan pelaksanaan program kerja tahunan organisasi [Nama Organisasi], kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir dalam rapat koordinasi yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Senin, 30 Oktober 2023
Waktu: 09.00 - 12.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat [Nama Gedung/Tempat]
Agenda: Pembahasan Rencana Program Kerja Tahun [Tahun]

Mengingat pentingnya acara ini, kehadiran Bapak/Ibu sangat kami harapkan demi kelancaran dan kesuksesan program kerja organisasi kita.

Mohon konfirmasi kehadiran Bapak/Ibu melalui email atau nomor telepon yang tertera di kop surat ini paling lambat tanggal 27 Oktober 2023.

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Ketua Panitia/Sekretaris]
[Jabatan]
[Nama Organisasi]

Balasan Surat Undangan Rapat (Konfirmasi Kehadiran)

[KOP SURAT INSTANSI/ORGANISASI PENERIMA UNDANGAN]

Nomor: 032/SK/X/2023
Sifat: Biasa
Lampiran: -

Baca Juga: loading
Hal: Konfirmasi Kehadiran Rapat Koordinasi Program Kerja

Yth. Bapak/Ibu [Nama Ketua Panitia/Sekretaris]
[Jabatan]
[Nama Organisasi Pengundang]
[Alamat Organisasi Pengundang]

Dengan hormat,

Merujuk surat undangan rapat koordinasi program kerja Nomor: 078/UND/IX/2023 tanggal 19 September 2023, dengan ini kami menyampaikan konfirmasi kehadiran untuk mengikuti rapat tersebut.

Bapak/Ibu [Nama Jabatan/Nama Penerima] dari [Nama Instansi/Organisasi] akan hadir pada rapat koordinasi program kerja yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Senin, 30 Oktober 2023
Waktu: 09.00 - 12.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat [Nama Gedung/Tempat]
Agenda: Pembahasan Rencana Program Kerja Tahun [Tahun]

Kami menyambut baik undangan ini dan siap berpartisipasi aktif dalam rapat koordinasi untuk menyukseskan program kerja organisasi [Nama Organisasi].

Demikian konfirmasi kehadiran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Pimpinan Instansi/Organisasi]
[Jabatan]
[Nama Instansi/Organisasi Penerima Undangan]

Balasan Surat Undangan Rapat (Konfirmasi Ketidakhadiran)

[KOP SURAT INSTANSI/ORGANISASI PENERIMA UNDANGAN]

Nomor: 033/SK/X/2023
Sifat: Biasa
Lampiran: -
Hal: Konfirmasi Ketidakhadiran Rapat Koordinasi Program Kerja

Yth. Bapak/Ibu [Nama Ketua Panitia/Sekretaris]
[Jabatan]
[Nama Organisasi Pengundang]
[Alamat Organisasi Pengundang]

Dengan hormat,

Merujuk surat undangan rapat koordinasi program kerja Nomor: 078/UND/IX/2023 tanggal 19 September 2023, dengan berat hati kami menyampaikan konfirmasi ketidakhadiran Bapak/Ibu [Nama Jabatan/Nama Penerima] dari [Nama Instansi/Organisasi] pada rapat tersebut.

Ketidakhadiran ini dikarenakan Bapak/Ibu [Nama Jabatan/Nama Penerima] memiliki agenda kegiatan lain yang tidak dapat ditinggalkan pada waktu yang bersamaan.

Meskipun demikian, kami tetap mendukung penuh pelaksanaan program kerja organisasi [Nama Organisasi] dan akan mempelajari hasil rapat koordinasi melalui notulen atau laporan yang disampaikan. Kami mohon maaf atas ketidakhadiran ini dan berharap rapat koordinasi dapat berjalan lancar dan sukses.

Demikian konfirmasi ketidakhadiran ini kami sampaikan, atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Pimpinan Instansi/Organisasi]
[Jabatan]
[Nama Instansi/Organisasi Penerima Undangan]

Penjelasan Contoh 2:

  • Tiga Contoh Balasan: Contoh ini memberikan tiga jenis balasan surat undangan rapat: konfirmasi hadir, konfirmasi tidak hadir, dan surat undangan aslinya. Ini menunjukkan fleksibilitas dalam membalas surat undangan.
  • Konfirmasi Hadir: Balasan konfirmasi hadir menyatakan kesediaan untuk menghadiri rapat dengan jelas dan ringkas.
  • Konfirmasi Tidak Hadir: Balasan konfirmasi tidak hadir menyampaikan ketidakhadiran dengan sopan dan memberikan alasan yang masuk akal. Penting untuk tetap menunjukkan dukungan meskipun tidak bisa hadir secara fisik.
  • Struktur dan Bahasa: Kedua contoh balasan (hadir dan tidak hadir) tetap mengikuti struktur baku surat resmi dan menggunakan bahasa yang formal dan sopan.

Contoh 3: Balasan Surat Penolakan Lamaran Kerja

Surat Lamaran Kerja (Contoh Asumsi)

[Informasi Pelamar Kerja] (Nama, Alamat, Kontak)
[Tanggal Surat Lamaran Kerja]

Yth. Manajer HRD
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]

Perihal: Lamaran Kerja Posisi [Posisi yang Dilamar]

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi lowongan kerja yang saya peroleh dari [Sumber Informasi], saya bermaksud mengajukan diri untuk mengisi posisi [Posisi yang Dilamar] di [Nama Perusahaan].

[Isi Surat Lamaran Kerja - Riwayat Pendidikan, Pengalaman Kerja, Keterampilan, Motivasi, dll.]

Besar harapan saya untuk dapat diberikan kesempatan wawancara agar dapat menjelaskan lebih detail mengenai potensi dan kualifikasi yang saya miliki.

Atas perhatian dan kesempatan yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,
[Tanda Tangan]
[Nama Pelamar Kerja]

Balasan Surat Penolakan Lamaran Kerja

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

Nomor: 012/HRD/X/2023
Sifat: Biasa
Lampiran: -
Hal: Pemberitahuan Hasil Seleksi Lamaran Kerja

Yth. Bapak/Ibu [Nama Pelamar Kerja]
[Alamat Pelamar Kerja]

Dengan hormat,

Merujuk surat lamaran kerja Bapak/Ibu tanggal [Tanggal Surat Lamaran Kerja] untuk posisi [Posisi yang Dilamar] di [Nama Perusahaan], kami mengucapkan terima kasih atas minat dan partisipasi Bapak/Ibu dalam proses rekrutmen di perusahaan kami.

Setelah melalui proses seleksi administrasi dan pertimbangan yang seksama, dengan berat hati kami memberitahukan bahwa lamaran kerja Bapak/Ibu belum dapat kami lanjutkan ke tahap berikutnya. Keputusan ini diambil karena profil dan kualifikasi Bapak/Ibu belum sepenuhnya sesuai dengan kriteria dan kebutuhan yang kami cari untuk posisi [Posisi yang Dilamar] saat ini.

Meskipun demikian, kami sangat mengapresiasi minat dan usaha Bapak/Ibu untuk melamar di [Nama Perusahaan]. Kami berharap Bapak/Ibu tidak berkecil hati dan sukses dalam pencarian kerja di tempat lain. Data lamaran kerja Bapak/Ibu akan kami simpan dalam database kami dan akan kami pertimbangkan kembali jika ada posisi lain yang sesuai di masa mendatang.

Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Manajer HRD]
[Jabatan]
[Nama Perusahaan]

Penjelasan Contoh 3:

  • Penolakan yang Sopan: Contoh balasan ini menunjukkan cara menyampaikan penolakan lamaran kerja dengan sopan dan profesional. Penting untuk menjaga citra perusahaan meskipun menolak pelamar.
  • Alasan Umum: Alasan penolakan yang diberikan bersifat umum (“belum sepenuhnya sesuai dengan kriteria dan kebutuhan”). Perusahaan biasanya menghindari memberikan alasan penolakan yang terlalu spesifik untuk menghindari potensi masalah hukum atau diskriminasi.
  • Apresiasi dan Harapan: Balasan surat tetap menyampaikan apresiasi atas minat pelamar dan memberikan harapan untuk kesuksesan di tempat lain. Ini adalah bentuk etika profesional yang baik.

Kesimpulan

Membalas surat resmi adalah keterampilan penting dalam dunia profesional. Dengan memahami struktur baku surat resmi, menerapkan tips penulisan yang efektif, dan mempelajari contoh-contoh balasan surat, kamu akan mampu membuat balasan surat resmi yang profesional, informatif, dan sesuai dengan tujuan komunikasi. Ingatlah bahwa balasan surat resmi bukan hanya formalitas, tetapi juga cerminan dari profesionalisme dan etika komunikasi yang kamu junjung tinggi.

Kesimpulan
Image just for illustration

Semoga artikel ini bermanfaat dan membantumu dalam menulis balasan surat resmi yang lebih baik. Jangan ragu untuk bereksperimen dengan gaya penulisanmu sendiri, namun tetap perhatikan kaidah-kaidah surat resmi yang berlaku.

Bagaimana pengalamanmu dalam membalas surat resmi? Apakah ada tips atau trik lain yang ingin kamu bagikan? Yuk, diskusikan di kolom komentar di bawah ini!

Posting Komentar