Panduan Lengkap Contoh Surat Diterima Kerja: Template, Tips, dan Contoh!

Daftar Isi

Surat diterima bekerja, atau offer letter, adalah momen yang paling ditunggu-tunggu oleh para pencari kerja. Setelah melewati proses panjang mulai dari mengirim lamaran, wawancara, hingga tes, akhirnya tiba saatnya menerima kabar baik. Surat ini bukan hanya sekadar pemberitahuan bahwa kamu diterima, tapi juga dokumen resmi yang berisi informasi penting terkait pekerjaan barumu.

Apa Itu Surat Diterima Bekerja?¶

Definisi dan Fungsinya¶

Surat diterima bekerja adalah dokumen resmi dari perusahaan yang diberikan kepada kandidat terpilih setelah proses rekrutmen selesai. Surat ini berisi ucapan selamat atas diterimanya kandidat, informasi detail mengenai posisi pekerjaan, gaji, benefit, tanggal mulai kerja, dan ketentuan-ketentuan lainnya yang relevan. Fungsi utama surat ini adalah untuk mengkonfirmasi secara tertulis tawaran pekerjaan dan memberikan kejelasan kepada calon karyawan mengenai apa yang bisa diharapkan.

Image just for illustration

Surat ini juga berfungsi sebagai pegangan hukum bagi kedua belah pihak, perusahaan dan karyawan. Dengan adanya surat ini, kedua pihak memiliki bukti tertulis mengenai kesepakatan kerja yang telah disetujui. Ini penting untuk menghindari kesalahpahaman atau sengketa di kemudian hari. Surat ini juga menjadi langkah awal dari proses onboarding karyawan baru.

Kenapa Surat Ini Penting?¶

Surat diterima bekerja sangat penting bagi calon karyawan karena memberikan kepastian dan rasa aman. Setelah menerima surat ini, kamu bisa bernapas lega dan mulai mempersiapkan diri untuk pekerjaan baru. Surat ini juga memungkinkan kamu untuk membandingkan tawaran dari beberapa perusahaan jika kamu melamar di banyak tempat. Dengan informasi yang jelas tertulis, kamu bisa membuat keputusan yang lebih baik.

Bagi perusahaan, surat ini penting untuk profesionalitas dan menjaga hubungan baik dengan calon karyawan. Surat yang baik dan informatif menunjukkan bahwa perusahaan serius dan menghargai kandidat yang mereka pilih. Selain itu, surat ini juga membantu menciptakan ekspektasi yang jelas sejak awal, sehingga proses adaptasi karyawan baru bisa berjalan lebih lancar. Surat ini juga menjadi dokumentasi resmi perusahaan terkait proses rekrutmen.

Komponen Penting dalam Surat Diterima Bekerja¶

Sebuah surat diterima bekerja yang baik dan informatif harus memuat beberapa komponen penting. Komponen-komponen ini memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan oleh calon karyawan tersedia dengan jelas dan lengkap. Berikut adalah beberapa komponen penting yang biasanya ada dalam surat diterima bekerja:

Kop Surat dan Informasi Perusahaan¶

Kop surat perusahaan adalah bagian paling atas surat yang biasanya berisi logo perusahaan, nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email. Kop surat ini penting untuk identitas dan keabsahan surat. Calon karyawan bisa dengan mudah mengetahui dari perusahaan mana surat tersebut berasal dan bagaimana cara menghubungi perusahaan jika ada pertanyaan.

Tanggal Penulisan Surat¶

Tanggal penulisan surat juga merupakan komponen penting. Tanggal ini menunjukkan kapan surat tersebut dibuat dan menjadi referensi waktu penting. Tanggal ini berguna untuk dokumentasi perusahaan dan juga bagi karyawan sebagai bukti kapan tawaran pekerjaan diberikan. Biasanya tanggal ditulis lengkap dengan hari, bulan, dan tahun.

Informasi Penerima (Calon Karyawan)¶

Bagian ini berisi informasi lengkap mengenai calon karyawan yang menerima tawaran pekerjaan. Informasi ini biasanya mencakup nama lengkap, alamat, dan terkadang nomor telepon atau email. Informasi ini memastikan bahwa surat tersebut ditujukan kepada orang yang tepat. Penulisan nama dan alamat penerima harus akurat dan sesuai dengan data yang diberikan saat melamar.

Ucapan Selamat dan Posisi Pekerjaan¶

Bagian inti dari surat diterima bekerja adalah ucapan selamat dan informasi mengenai posisi pekerjaan. Perusahaan akan mengucapkan selamat kepada kandidat karena telah diterima bekerja. Kemudian, disebutkan dengan jelas posisi pekerjaan yang ditawarkan. Nama posisi pekerjaan harus sesuai dengan yang dilamar dan didiskusikan selama proses wawancara. Kadang, deskripsi singkat mengenai posisi pekerjaan juga disertakan.

Detail Gaji dan Benefit¶

Informasi mengenai gaji dan benefit adalah salah satu bagian yang paling penting bagi calon karyawan. Surat diterima bekerja harus mencantumkan detail gaji yang ditawarkan, biasanya dalam bentuk nominal per bulan atau per tahun. Selain gaji, benefit lain seperti tunjangan kesehatan, tunjangan transportasi, bonus, asuransi, dan lain-lain juga harus disebutkan dengan jelas. Kejelasan mengenai gaji dan benefit ini sangat penting untuk pertimbangan calon karyawan.

Tanggal Mulai Kerja¶

Tanggal mulai kerja adalah tanggal kapan karyawan diharapkan mulai bekerja. Tanggal ini harus disebutkan dengan jelas dalam surat diterima bekerja. Tanggal mulai kerja ini penting untuk perencanaan karyawan, seperti mengurus resign dari pekerjaan sebelumnya atau mempersiapkan diri untuk hari pertama kerja. Terkadang, perusahaan juga memberikan informasi mengenai orientasi karyawan baru pada bagian ini.

Informasi Tambahan (jika ada)¶

Bagian ini bersifat opsional dan bisa berisi informasi tambahan yang relevan. Misalnya, informasi mengenai dokumen-dokumen yang perlu dibawa saat hari pertama kerja, informasi mengenai kontak person yang bisa dihubungi jika ada pertanyaan, atau informasi mengenai proses onboarding selanjutnya. Informasi tambahan ini membantu karyawan baru untuk lebih siap dan terarah.

Penutup dan Tanda Tangan¶

Bagian penutup surat biasanya berisi ucapan terima kasih dan harapan untuk kerjasama yang baik di masa depan. Surat diterima bekerja harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dari perusahaan, biasanya dari departemen HRD atau manajer perekrutan. Tanda tangan ini mengesahkan surat tersebut. Nama dan jabatan penandatangan juga harus dicantumkan dengan jelas.

Jenis-Jenis Surat Diterima Bekerja¶

Meskipun format dan komponen pentingnya kurang lebih sama, surat diterima bekerja bisa dibedakan menjadi beberapa jenis berdasarkan gaya penulisan dan sifat tawaran pekerjaannya. Berikut adalah beberapa jenis surat diterima bekerja yang umum ditemui:

Surat Diterima Kerja Formal¶

Surat diterima kerja formal ditulis dengan bahasa yang resmi dan baku. Formatnya juga sangat terstruktur dan mengikuti standar penulisan surat resmi. Jenis surat ini biasanya digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar atau perusahaan yang sangat menjunjung tinggi profesionalitas. Ciri khas surat formal adalah penggunaan bahasa yang to the point, tidak bertele-tele, dan menghindari bahasa sehari-hari.

Surat Diterima Kerja Informal¶

Surat diterima kerja informal ditulis dengan bahasa yang lebih santai dan personal. Meskipun tetap profesional, gaya penulisan surat ini lebih ramah dan tidak terlalu kaku. Jenis surat ini sering digunakan oleh perusahaan startup atau perusahaan dengan budaya kerja yang lebih kasual. Surat informal bisa terasa lebih dekat dan membangun hubungan yang lebih baik dengan calon karyawan sejak awal.

Surat Diterima Kerja Bersyarat (Conditional)¶

Surat diterima kerja bersyarat adalah surat yang menawarkan pekerjaan dengan syarat tertentu yang harus dipenuhi oleh calon karyawan. Syarat ini bisa beragam, misalnya lulus tes kesehatan, menyelesaikan background check, atau mendapatkan izin kerja tertentu. Surat ini menjelaskan secara detail syarat apa saja yang harus dipenuhi dan batas waktu pemenuhannya. Tawaran pekerjaan baru akan berlaku setelah syarat terpenuhi.

Surat Diterima Kerja Tanpa Syarat (Unconditional)¶

Surat diterima kerja tanpa syarat adalah surat yang menawarkan pekerjaan tanpa syarat tambahan setelah proses rekrutmen selesai. Ini berarti calon karyawan sudah memenuhi semua kriteria dan persyaratan yang dibutuhkan perusahaan. Surat ini menandakan bahwa tawaran pekerjaan berlaku langsung setelah diterima dan disetujui oleh calon karyawan. Jenis surat ini adalah yang paling umum dan paling diharapkan oleh pencari kerja.

Tips Menulis Surat Diterima Bekerja yang Efektif¶

Menulis surat diterima bekerja yang efektif sangat penting untuk menciptakan kesan positif dan profesional bagi perusahaan. Surat yang baik akan memberikan informasi yang jelas, lengkap, dan mudah dipahami oleh calon karyawan. Berikut adalah beberapa tips untuk menulis surat diterima bekerja yang efektif:

Gunakan Bahasa yang Profesional dan Jelas¶

Bahasa yang digunakan dalam surat diterima bekerja harus profesional, sopan, dan jelas. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu, bertele-tele, atau terlalu informal (kecuali untuk surat informal). Gunakan kalimat yang efektif dan langsung pada poinnya. Pastikan setiap informasi yang disampaikan mudah dipahami oleh penerima surat. Konsistensi dalam penggunaan bahasa juga penting untuk menjaga profesionalitas.

Periksa Kembali Detail Penting¶

Sebelum mengirimkan surat diterima bekerja, periksa kembali semua detail penting yang tercantum di dalamnya. Pastikan nama penerima, posisi pekerjaan, gaji, benefit, tanggal mulai kerja, dan informasi lainnya sudah benar dan akurat. Kesalahan kecil dalam detail penting bisa menimbulkan kesalahpahaman atau bahkan masalah hukum di kemudian hari. Proofread surat dengan teliti untuk menghindari typo atau kesalahan tata bahasa.

Sesuaikan dengan Budaya Perusahaan¶

Gaya penulisan surat diterima bekerja sebaiknya disesuaikan dengan budaya perusahaan. Jika perusahaan memiliki budaya formal, gunakan surat formal. Jika budaya perusahaan lebih santai dan friendly, surat informal bisa menjadi pilihan yang lebih baik. Kesesuaian gaya penulisan dengan budaya perusahaan akan menciptakan konsistensi dan memperkuat branding perusahaan. Pertimbangkan juga audiens yang dituju, yaitu calon karyawan.

Contoh-Contoh Surat Diterima Bekerja¶

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas, berikut adalah contoh-contoh surat diterima bekerja dengan format formal dan informal:

Contoh Surat Formal¶

[Kop Surat Perusahaan]

[Tanggal Penulisan Surat]

[Nama Calon Karyawan]
[Alamat Calon Karyawan]

Perihal: Pemberitahuan Penerimaan Kerja

Yth. Bapak/Ibu [Nama Calon Karyawan],

Dengan hormat,

Kami dari [Nama Perusahaan] mengucapkan selamat atas keberhasilan Anda dalam proses seleksi karyawan untuk posisi [Nama Posisi Pekerjaan].

Melalui surat ini, kami dengan senang hati memberitahukan bahwa Anda telah diterima untuk bergabung dengan tim kami sebagai [Nama Posisi Pekerjaan] di [Nama Departemen/Divisi].

Berikut adalah detail tawaran pekerjaan:

• Posisi Pekerjaan: [Nama Posisi Pekerjaan]
• Departemen/Divisi: [Nama Departemen/Divisi]
• Tanggal Mulai Kerja: [Tanggal Mulai Kerja]
• Gaji Pokok: Rp [Nominal Gaji] per bulan
• Benefit: [Sebutkan Benefit, misal: Tunjangan Kesehatan, Tunjangan Transportasi, BPJS Ketenagakerjaan, dll.]

Mohon untuk memberikan konfirmasi penerimaan tawaran pekerjaan ini paling lambat tanggal [Tanggal Batas Konfirmasi]. Apabila Anda menerima tawaran ini, mohon untuk menandatangani salinan surat ini dan mengirimkannya kembali kepada kami melalui email ke [Alamat Email HRD] atau mengantarkannya langsung ke kantor kami.

Kami berharap Anda dapat menerima tawaran ini dan bergabung dengan [Nama Perusahaan]. Kami yakin bahwa keahlian dan pengalaman Anda akan menjadi aset berharga bagi perusahaan kami.

Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami,
[Tanda Tangan]

[Nama Penandatangan]
[Jabatan Penandatangan]

Image just for illustration

Contoh Surat Informal¶

[Kop Surat Perusahaan (Bisa Lebih Sederhana)]

[Tanggal Penulisan Surat]

Hai [Nama Calon Karyawan],

Selamat! Kami senang banget memberitahukan bahwa kamu diterima untuk posisi [Nama Posisi Pekerjaan] di [Nama Perusahaan]!

Tim [Nama Perusahaan] terkesan banget sama kamu selama proses wawancara dan kita yakin kamu bakal jadi anggota tim yang hebat.

Berikut beberapa detail pentingnya:

• Posisi Kamu: [Nama Posisi Pekerjaan]
• Mulai Kerja: [Tanggal Mulai Kerja]
• Gaji: Rp [Nominal Gaji] per bulan (belum termasuk benefit keren lainnya!)
• Benefit Tambahan: [Sebutkan Benefit dengan Gaya Lebih Santai, misal: Asuransi kesehatan lengkap, makan siang gratis setiap hari Jumat, dll.]

Gimana, tertarik buat gabung? Kalau iya, kabarin kita ya paling lambat tanggal [Tanggal Batas Konfirmasi]. Kamu bisa balas email ini atau langsung telepon ke nomor [Nomor Telepon HRD].

Kita tunggu kabar baik dari kamu dan nggak sabar buat kerja bareng!

Salam hangat,
[Nama Penandatangan (Bisa Nama Depan Saja)]
Tim HR [Nama Perusahaan]

Image just for illustration

Hal-Hal yang Harus Dihindari dalam Surat Diterima Bekerja¶

Meskipun penting untuk mencantumkan semua informasi yang diperlukan, ada beberapa hal yang sebaiknya dihindari dalam penulisan surat diterima bekerja. Menghindari hal-hal ini akan membantu menjaga profesionalitas dan menghindari potensi masalah di kemudian hari.

Informasi yang Tidak Jelas atau Ambigu¶

Hindari memberikan informasi yang tidak jelas atau ambigu dalam surat diterima bekerja. Setiap detail, terutama mengenai gaji, benefit, dan tanggal mulai kerja, harus dinyatakan dengan jelas dan spesifik. Informasi yang ambigu bisa menimbulkan interpretasi yang berbeda dan menyebabkan kesalahpahaman antara perusahaan dan karyawan. Jika ada informasi yang kompleks, berikan penjelasan tambahan agar lebih mudah dipahami.

Kesalahan Tata Bahasa dan Typo¶

Kesalahan tata bahasa dan typo sangat tidak profesional dan bisa merusak citra perusahaan. Sebelum mengirimkan surat, periksa kembali dengan teliti untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan. Gunakan spell checker dan grammar checker jika perlu. Lebih baik lagi jika ada orang lain yang membaca ulang surat tersebut sebelum dikirim. Surat yang bebas dari kesalahan menunjukkan perhatian terhadap detail dan profesionalitas.

Nada yang Terlalu Kasar atau Tidak Profesional¶

Meskipun surat diterima bekerja adalah kabar baik, tetap gunakan nada yang profesional dan sopan. Hindari nada yang terlalu kasar, memaksa, atau tidak menghargai calon karyawan. Gunakan bahasa yang positif dan membangun. Tujuan surat ini adalah untuk membangun hubungan baik dengan karyawan baru sejak awal. Nada yang positif dan profesional akan menciptakan kesan pertama yang baik.

Setelah Mengirim Surat Diterima Bekerja¶

Proses setelah mengirim surat diterima bekerja juga penting untuk memastikan kelancaran onboarding karyawan baru. Perusahaan perlu melakukan beberapa langkah lanjutan untuk menindaklanjuti surat yang telah dikirim.

Proses Onboarding Selanjutnya¶

Setelah calon karyawan menerima dan menyetujui tawaran pekerjaan, perusahaan perlu mempersiapkan proses onboarding. Proses ini meliputi pengumpulan dokumen karyawan baru, pembuatan akun sistem, pengenalan terhadap perusahaan dan tim, serta pelatihan awal. Komunikasi yang baik dengan karyawan baru selama proses onboarding sangat penting untuk memastikan mereka merasa diterima dan siap bekerja.

Komunikasi dengan Calon Karyawan¶

Jaga komunikasi yang baik dengan calon karyawan setelah surat diterima bekerja dikirim. Berikan informasi mengenai langkah-langkah selanjutnya, jawab pertanyaan mereka dengan cepat dan jelas, dan pastikan mereka merasa didukung. Komunikasi yang baik akan membangun kepercayaan dan mempererat hubungan antara perusahaan dan karyawan baru sejak awal. Responsif terhadap pertanyaan dan kebutuhan karyawan baru adalah kunci sukses onboarding.

Fakta Menarik Seputar Surat Diterima Bekerja¶

Tahukah kamu? Surat diterima bekerja ternyata punya beberapa fakta menarik yang mungkin belum banyak diketahui:

• Bukan Sekadar Formalitas: Meskipun terlihat seperti dokumen formalitas, surat diterima bekerja sebenarnya memiliki kekuatan hukum. Surat ini menjadi bukti tertulis atas kesepakatan kerja antara perusahaan dan karyawan.
• Bisa Dinegosiasi: Beberapa aspek dalam surat diterima bekerja, seperti gaji dan benefit, terkadang bisa dinegosiasikan. Calon karyawan bisa mencoba bernegosiasi jika merasa tawaran yang diberikan belum sesuai dengan harapan.
• Versi Digital Lebih Umum: Di era digital ini, surat diterima bekerja lebih sering dikirim dalam bentuk digital (email) daripada surat fisik. Ini lebih efisien dan cepat.
• Bahasa Beragam: Surat diterima bekerja tidak hanya ditulis dalam bahasa Indonesia atau bahasa Inggris. Perusahaan multinasional seringkali menggunakan berbagai bahasa sesuai dengan lokasi kantor dan kandidat yang direkrut.

Kesimpulan¶

Surat diterima bekerja adalah dokumen penting yang menandai awal perjalanan karir seseorang di perusahaan baru. Memahami komponen penting, jenis-jenis, tips penulisan, dan hal-hal yang perlu dihindari dalam surat ini sangat penting baik bagi perusahaan maupun calon karyawan. Surat yang baik dan informatif akan menciptakan awal yang positif dan membangun hubungan yang baik di masa depan. Semoga panduan ini bermanfaat dan membantumu dalam memahami lebih dalam tentang surat diterima bekerja!

Yuk, diskusi di kolom komentar! Pengalaman apa yang paling berkesan saat kamu menerima surat diterima bekerja? Atau mungkin ada tips lain yang ingin kamu bagikan? Jangan ragu untuk berbagi di bawah ini!