Beranda contoh surat panduan surat surat template surat

Panduan Lengkap Contoh Surat dengan Lampiran: Biar Gak Bingung Lagi!

Diperbarui: • 0 • 9 menit membaca

Surat dengan lampiran adalah dokumen penting dalam berbagai urusan, mulai dari pekerjaan, bisnis, hingga urusan pribadi. Pernahkah kamu menerima surat dan melihat tulisan “Lampiran: …” di bagian bawahnya? Nah, itu tandanya surat tersebut tidak datang sendirian, tapi membawa teman-teman dokumen lain yang disebut lampiran. Yuk, kita bahas lebih dalam tentang surat yang ada lampirannya ini!

Apa Itu Surat dengan Lampiran?

Surat dengan lampiran, atau sering disebut juga surat lampiran, adalah surat utama yang dilengkapi dengan dokumen tambahan. Dokumen tambahan ini disebut lampiran dan biasanya berisi informasi pendukung atau detail yang lebih lengkap terkait isi surat utama. Bayangkan surat utama sebagai inti pesan, sedangkan lampiran adalah detail-detail penting yang memperjelas inti pesan tersebut. Dengan adanya lampiran, informasi yang disampaikan menjadi lebih komprehensif dan mudah dipahami.

Contoh surat dengan lampiran
Image just for illustration

Kenapa Lampiran Penting?

Lampiran punya peran krusial dalam komunikasi tertulis. Beberapa alasan kenapa lampiran itu penting:

  • Memperjelas Informasi: Lampiran memberikan detail tambahan yang mungkin terlalu panjang atau kurang cocok jika dimasukkan langsung ke dalam badan surat. Misalnya, dalam surat lamaran kerja, CV adalah lampiran yang memberikan detail riwayat pendidikan dan pengalaman kerja yang tidak mungkin ditulis lengkap di surat lamaran.
  • Menyediakan Bukti atau Dokumen Pendukung: Dalam urusan resmi atau bisnis, lampiran seringkali berupa dokumen penting seperti faktur, kuitansi, perjanjian, atau laporan. Dokumen-dokumen ini berfungsi sebagai bukti atau pendukung klaim yang disebutkan dalam surat utama.
  • Memudahkan Pembaca: Dengan memisahkan informasi detail ke dalam lampiran, surat utama menjadi lebih ringkas dan fokus pada poin utama. Pembaca bisa memilih untuk membaca lampiran jika mereka membutuhkan informasi lebih detail.
  • Organisasi Informasi yang Lebih Baik: Lampiran membantu mengorganisir informasi secara lebih sistematis. Surat utama menjadi ringkasan, sementara detail dan dokumen pendukung terpisah dalam lampiran. Ini membuat dokumen secara keseluruhan lebih terstruktur dan mudah dikelola.

Kapan Kita Perlu Menggunakan Lampiran?

Kapan sih waktu yang tepat untuk menggunakan lampiran dalam surat? Berikut beberapa situasi umum:

  • Dokumen Pendukung: Saat kamu perlu menyertakan dokumen seperti CV, portofolio, proposal, laporan keuangan, atau dokumen legal.
  • Data atau Informasi Tambahan: Jika suratmu menyebutkan data atau informasi yang terlalu detail untuk dimasukkan langsung ke badan surat, seperti daftar harga, spesifikasi produk, atau hasil penelitian.
  • Materi Presentasi: Dalam konteks bisnis atau akademik, kamu mungkin perlu melampirkan slide presentasi, brochure, atau materi promosi lainnya.
  • Formulir atau Kuesioner: Jika kamu meminta penerima surat untuk mengisi formulir atau kuesioner, dokumen tersebut biasanya dilampirkan.
  • Gambar atau Ilustrasi: Untuk surat yang membahas produk atau konsep visual, lampiran berupa gambar atau ilustrasi bisa sangat membantu.

Jenis-Jenis Surat yang Sering Menggunakan Lampiran

Hampir semua jenis surat bisa menggunakan lampiran, tergantung kebutuhan. Tapi, ada beberapa jenis surat yang memang lebih sering dan bahkan wajib menggunakan lampiran. Berikut beberapa contohnya:

1. Surat Lamaran Kerja

Surat lamaran kerja hampir selalu disertai lampiran. Lampiran yang paling umum adalah Curriculum Vitae (CV) atau Resume. Kadang, perusahaan juga meminta lampiran lain seperti:

  • Fotokopi Ijazah dan Transkrip Nilai: Sebagai bukti pendidikan formal.
  • Sertifikat Pelatihan atau Kursus: Menunjukkan keterampilan tambahan yang relevan.
  • Portofolio: Khusus untuk bidang kreatif seperti desain grafis, web development, atau writing.
  • Surat Referensi: Jika ada, surat referensi dari pekerjaan sebelumnya bisa menjadi nilai tambah.

Contoh surat lamaran kerja dengan lampiran CV
Image just for illustration

2. Surat Penawaran

Dalam dunia bisnis, surat penawaran seringkali menggunakan lampiran untuk memberikan detail yang lebih spesifik tentang produk atau jasa yang ditawarkan. Lampiran pada surat penawaran bisa berupa:

  • Daftar Harga: Rincian harga produk atau jasa yang ditawarkan.
  • Spesifikasi Produk: Detail teknis atau karakteristik produk.
  • Brosur atau Katalog Produk: Materi promosi visual yang lebih menarik.
  • Syarat dan Ketentuan: Informasi penting terkait kontrak atau perjanjian.
  • Contoh Produk atau Sample: Dalam beberapa kasus, terutama untuk penawaran produk fisik, contoh produk bisa dilampirkan (walaupun ini lebih jarang dalam bentuk surat fisik, lebih sering dalam pengiriman paket terpisah).

3. Surat Dinas atau Surat Resmi Pemerintah

Surat dinas atau surat resmi dari instansi pemerintah seringkali menggunakan lampiran untuk menyampaikan dokumen-dokumen pendukung atau informasi tambahan terkait kebijakan atau keputusan tertentu. Contoh lampiran pada surat dinas:

  • Peraturan atau Undang-Undang: Salinan peraturan atau undang-undang yang menjadi dasar surat.
  • Surat Keputusan: Dokumen resmi yang berisi keputusan instansi.
  • Laporan Kegiatan: Rincian kegiatan yang dilakukan terkait topik surat.
  • Data Statistik: Data pendukung yang relevan dengan isi surat.
  • Notulen Rapat: Catatan hasil rapat yang menjadi dasar keputusan.

4. Surat Tagihan atau Invoice

Surat tagihan atau invoice adalah contoh surat yang wajib punya lampiran, yaitu rincian tagihan. Rincian ini sangat penting agar penerima tagihan tahu persis untuk apa mereka ditagih dan berapa jumlahnya. Lampiran pada surat tagihan biasanya berisi:

  • Rincian Barang atau Jasa: Daftar lengkap barang atau jasa yang dibeli atau digunakan.
  • Jumlah Satuan dan Harga Satuan: Kuantitas dan harga per unit untuk setiap item.
  • Subtotal, Diskon (jika ada), dan PPN: Perhitungan total biaya, potongan harga (jika ada), dan pajak pertambahan nilai.
  • Nomor Pesanan atau Kontrak (jika ada): Referensi untuk memudahkan pengecekan.

5. Surat Undangan

Surat undangan, terutama undangan acara formal atau acara dengan banyak detail, seringkali menggunakan lampiran. Lampiran pada surat undangan bisa berupa:

  • Denah Lokasi: Peta atau sketsa lokasi acara agar tamu mudah menemukan tempat.
  • Informasi RSVP: Detail kontak dan cara konfirmasi kehadiran.
  • Dress Code: Panduan pakaian yang diharapkan untuk dikenakan tamu.
  • Jadwal Acara: Rundown atau susunan acara yang lebih rinci.
  • Kartu Balasan: Formulir yang bisa diisi dan dikirim kembali untuk konfirmasi kehadiran.

Komponen Penting dalam Surat dengan Lampiran

Ada beberapa komponen penting yang perlu diperhatikan saat membuat surat dengan lampiran agar suratmu jelas, profesional, dan efektif.

1. Judul Surat (Opsional, tapi Dianjurkan)

Judul surat, atau perihal surat, terletak di bagian atas surat, biasanya di bawah kop surat (jika ada) dan sebelum salam pembuka. Judul surat berfungsi untuk meringkas isi surat dan memudahkan penerima surat untuk memahami inti pesan sekilas. Untuk surat dengan lampiran, judul surat sebaiknya mencerminkan topik utama surat dan menyebutkan adanya lampiran.

Contoh Judul Surat:

  • Perihal: Lamaran Kerja sebagai Staf Pemasaran (Lampiran: CV dan Portofolio)
  • Perihal: Penawaran Jasa Desain Website (Lampiran: Daftar Harga dan Contoh Desain)
  • Perihal: Pemberitahuan Perubahan Jadwal Pelatihan (Lampiran: Jadwal Baru)

2. Kalimat Pemberitahuan Lampiran

Kalimat pemberitahuan lampiran adalah kalimat yang secara eksplisit menyebutkan bahwa surat ini dilengkapi dengan lampiran. Kalimat ini biasanya diletakkan di bagian bawah surat, setelah salam penutup dan sebelum tanda tangan.

Format Penulisan Lampiran:

Ada beberapa format penulisan lampiran yang umum digunakan:

  • Lampiran: [Jumlah] berkas
  • Lampiran: [Jumlah] lembar
  • Lampiran: [Daftar Lampiran]

Contoh Kalimat Pemberitahuan Lampiran:

Baca Juga: loading
  • Lampiran: 1 berkas
  • Lampiran: 3 lembar
  • Lampiran: 1. Curriculum Vitae
    2. Fotokopi Ijazah Terakhir

Tips:

  • Pilih format yang paling sesuai dengan jenis dan jumlah lampiranmu. Jika hanya satu lampiran, “1 berkas” atau “1 lembar” sudah cukup. Jika lebih dari satu, atau jika lampirannya beragam jenisnya, daftar lampiran akan lebih jelas.
  • Pastikan jumlah atau daftar lampiran yang kamu tulis sesuai dengan lampiran yang sebenarnya kamu sertakan. Jangan sampai ada perbedaan.

3. Daftar Lampiran (Jika Lebih dari Satu)

Jika suratmu memiliki lebih dari satu lampiran, sangat disarankan untuk membuat daftar lampiran. Daftar ini memberikan informasi yang jelas tentang apa saja dokumen yang dilampirkan. Daftar lampiran biasanya ditulis di bawah kalimat pemberitahuan lampiran.

Contoh Daftar Lampiran:

Lampiran: 2 berkas

  1. Curriculum Vitae
  2. Surat Referensi Kerja

Atau:

Lampiran:

  1. Proposal Proyek Pengembangan Aplikasi Mobile
  2. Daftar Anggaran Biaya Proyek
  3. Jadwal Pelaksanaan Proyek

Tips:

  • Gunakan penomoran atau bullet points untuk membuat daftar lampiran lebih rapi dan mudah dibaca.
  • Tulis nama lampiran secara singkat tapi jelas. Hindari nama file yang terlalu panjang atau kode-kode yang tidak dimengerti penerima surat.
  • Urutkan daftar lampiran secara logis, misalnya berdasarkan urutan penyebutan dalam surat utama atau berdasarkan jenis dokumen.

4. Penyebutan Lampiran dalam Isi Surat

Selain memberitahukan adanya lampiran di bagian bawah surat, penting juga untuk menyebutkan lampiran di dalam isi surat. Tujuannya adalah untuk mengarahkan perhatian pembaca ke lampiran dan menjelaskan relevansinya dengan isi surat utama.

Contoh Penyebutan Lampiran dalam Isi Surat:

  • “Bersama surat ini, saya lampirkan Curriculum Vitae (CV) yang berisi informasi lengkap mengenai latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja saya.”
  • “Untuk lebih jelasnya mengenai rincian harga dan spesifikasi produk, silakan merujuk pada lampiran daftar harga yang terlampir.”
  • “Sebagai bahan pertimbangan, kami lampirkan laporan keuangan tahunan perusahaan kami.”

Tips:

  • Sebutkan nama lampiran secara spesifik saat pertama kali menyebutkannya dalam isi surat.
  • Gunakan kata-kata seperti “terlampir”, “dilampirkan”, atau “sebagaimana terlampir” saat merujuk pada lampiran.
  • Jelaskan secara singkat apa isi atau tujuan dari lampiran tersebut agar pembaca memahami mengapa lampiran itu penting.

Tips Membuat Surat dengan Lampiran yang Efektif

Agar surat dengan lampiranmu efektif dan memberikan kesan profesional, perhatikan beberapa tips berikut:

  • Pastikan Lampiran Relevan: Hanya lampirkan dokumen yang benar-benar relevan dan mendukung isi surat utama. Jangan melampirkan dokumen yang tidak perlu atau tidak berhubungan.
  • Gunakan Format File yang Umum: Gunakan format file yang umum dan mudah dibuka oleh penerima surat, seperti PDF, DOC/DOCX (untuk dokumen teks), XLS/XLSX (untuk spreadsheet), JPG/PNG (untuk gambar). PDF adalah format yang paling disarankan karena portable dan menjaga format dokumen tetap sama di berbagai perangkat.
  • Beri Nama File Lampiran yang Jelas: Beri nama file lampiran yang deskriptif dan mudah dipahami. Contoh: “CV_Nama_Anda.pdf”, “Penawaran_Jasa_Desain_Website.pdf”, “Rincian_Tagihan_Invoice_123.pdf”.
  • Periksa Kembali Sebelum Mengirim: Sebelum mengirim surat, periksa kembali apakah semua lampiran sudah disertakan dan apakah jumlah atau daftar lampiran yang ditulis sudah benar. Kesalahan kecil seperti lupa melampirkan dokumen bisa mengurangi kesan profesional.
  • Pertimbangkan Ukuran File Lampiran: Jika lampiranmu berukuran besar (misalnya gambar resolusi tinggi atau video), pertimbangkan untuk mengompres file atau menggunakan layanan cloud storage dan menyertakan link di surat, terutama jika mengirim surat melalui email. Lampiran yang terlalu besar bisa membuat email sulit terkirim atau membebani inbox penerima.
  • Gunakan Fitur “Attach File” dengan Benar: Saat mengirim email, pastikan kamu menggunakan fitur “Attach File” atau “Lampiran” dengan benar. Jangan hanya copy-paste isi dokumen ke badan email jika seharusnya dokumen tersebut dilampirkan sebagai file.
  • Untuk Surat Fisik, Pastikan Lampiran Terlampir Rapi: Jika mengirim surat fisik, pastikan lampiran terlampir rapi dan tidak mudah lepas dari surat utama. Kamu bisa menggunakan paper clip, staples (jika jumlah halaman banyak), atau amplop tambahan untuk lampiran.

Contoh Format Surat dengan Lampiran Sederhana

Berikut contoh format surat sederhana yang menggunakan lampiran:

[KOP SURAT (Jika ada)]

[Tempat, Tanggal]

Nomor: [Nomor Surat]
Perihal: [Judul Surat, Contoh: Lamaran Kerja sebagai Staf Admin (Lampiran: CV)]

Yth. [Nama Penerima]
[Jabatan Penerima]
[Nama Perusahaan/Instansi]
[Alamat Perusahaan/Instansi]

Dengan hormat,

[Isi Surat - Paragraf Pembuka]

[Isi Surat - Paragraf Isi]

[Isi Surat - Paragraf Penutup]

Demikian surat lamaran ini saya sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Tanda Tangan]
[Nama Lengkap Anda]

Lampiran: 1 berkas (Curriculum Vitae)

Catatan:

  • Bagian [KOP SURAT] bersifat opsional. Jika surat bersifat pribadi, tidak perlu menggunakan kop surat. Jika surat resmi dari perusahaan atau instansi, kop surat wajib ada.
  • Bagian [Nomor Surat] juga opsional, biasanya digunakan untuk surat resmi dari instansi atau perusahaan.
  • [Judul Surat] dibuat ringkas dan jelas, menyebutkan topik utama dan adanya lampiran.
  • [Isi Surat] ditulis dengan bahasa yang sopan dan profesional.
  • [Lampiran] ditulis di bagian paling bawah, setelah tanda tangan.

Kesimpulan

Surat dengan lampiran adalah cara efektif untuk menyampaikan informasi yang lengkap dan terstruktur. Dengan memahami komponen penting dan tips dalam membuat surat dengan lampiran, kamu bisa membuat dokumen yang profesional, jelas, dan mudah dipahami. Ingatlah untuk selalu memastikan lampiran relevan, menggunakan format file yang umum, dan memeriksa kembali suratmu sebelum dikirim. Semoga panduan ini bermanfaat!

Gimana? Apakah artikel ini membantumu memahami tentang surat yang ada lampirannya? Yuk, sharing pengalamanmu atau pertanyaanmu di kolom komentar di bawah!

Posting Komentar